Personeelsplanning in de zorg is een van de lastigste die er zijn. Je draait met onregelmatige diensten rond de klok, je cao zit vol toeslagen, en niet iedereen mag zomaar elke taak doen. Tel daar de personeelstekorten en het hoge verzuim bij op, en je begrijpt waarom veel zorgorganisaties hun rooster, urenregistratie, verzuim en salaris over allemaal losse systemen en spreadsheets verdeeld hebben. In dit artikel lees je waarom personeelsplanning in de zorg zo complex is, en hoe je met één systeem van rooster tot salaris grip houdt.
Waarom is personeelsplanning in de zorg zo complex?
De zorg werkt niet van negen tot vijf. Je hebt te maken met vroege, late en nachtdiensten, gebroken diensten en zorg die dag en nacht doorloopt. Dat maakt het rooster op zichzelf al ingewikkeld, want de bezetting moet rond de klok kloppen zonder dat je medewerkers overbelast raken of buiten de grenzen van de Arbeidstijdenwet vallen.
Daar bovenop komt de beloning. Zorg-cao's kennen uitgebreide toeslagen, met de onregelmatigheidstoeslag als bekendste: een opslag op het loon voor werken op ongunstige tijden, zoals 's avonds, 's nachts en in het weekend. Die toeslag verschilt per tijdslot en per cao, en moet per dienst correct worden berekend. Doe je dat met de hand, dan is de kans op fouten groot, en fouten in de beloning zijn in de zorg een gevoelig punt.
En dan is er de vraag wie welke dienst mag draaien. Niet iedereen heeft dezelfde bevoegdheden of certificaten, dus je rooster moet niet alleen genoeg mensen bevatten, maar ook de juiste mensen. In een sector met structurele tekorten en hoog verzuim is die puzzel elke week opnieuw lastig te leggen.
Van rooster tot salaris in één systeem
Het grootste knelpunt is niet één van deze dingen apart, maar dat ze meestal in aparte systemen leven. Het rooster staat op de ene plek, de gewerkte uren op de andere, het verzuim in een derde, en aan het eind van de maand worden de uren met de hand overgezet naar de salarisverwerking. Elke overstap is een moment waarop er iets misgaat.
Het scheelt enorm als die stappen in één systeem samenkomen. Als je rooster, urenregistratie en verzuim op dezelfde plek staan, stroomt de informatie vanzelf door: je plant een dienst, de medewerker klokt zijn uren, het systeem berekent de toeslagen, en de kant-en-klare gegevens gaan door naar je salarispakket. Je hoeft niets meer over te typen, en je weet zeker dat wat je uitbetaalt overeenkomt met wat er is gewerkt.
In je Shiftbase-account komt dat samen: de personeelsplanning, de urenregistratie en de verzuimregistratie op één plek, met een koppeling naar veel gangbare salarispakketten.
Nauwkeurige urenregistratie en toeslagen
Omdat de beloning in de zorg zo afhankelijk is van wanneer er gewerkt wordt, staat of valt alles bij een nauwkeurige urenregistratie. De medewerker klokt zijn werkelijke tijden, en op basis daarvan berekent het systeem de juiste toeslagen volgens de regels die je hebt ingesteld. Zo krijgt iemand die een nachtdienst draait automatisch de bijbehorende onregelmatigheidstoeslag, zonder dat een planner dat met de hand hoeft na te rekenen.
Dat maakt de salarisverwerking niet alleen sneller, maar ook uitlegbaar. Als een medewerker vraagt waarom zijn loon deze maand anders is, kun je het terugleiden naar de gewerkte diensten en de toeslagen die daarbij horen.
Grip op verzuim en bezetting
Verzuim is in de zorg een groot en terugkerend probleem, en elke zieke collega raakt direct je bezetting. Door het verzuim in hetzelfde systeem te registreren als je rooster, zie je meteen waar een gat valt en kun je gericht vervanging zoeken, in plaats van te ontdekken dat je een dienst niet rond krijgt als het al bijna zover is.
Datzelfde overzicht helpt je om de werkdruk in de gaten te houden. Je ziet wie er al veel diensten draait en wie er ruimte heeft, zodat je de zwaarste diensten niet steeds bij dezelfde mensen legt. In een sector waar overbelasting zo vaak tot uitval leidt, is dat het verschil tussen een team dat het volhoudt en een team dat omvalt.
Waar let je op bij software voor de zorg?
Niet elk systeem past bij een zorgorganisatie. Let bij de keuze in elk geval op:
- Ondersteuning voor onregelmatige diensten, nachtdiensten en de toeslagen uit je zorg-cao
- De mogelijkheid om bevoegdheden en certificaten aan diensten te koppelen
- Mobiele toegang, zodat zorgmedewerkers zonder vaste werkplek hun rooster en verlof op hun telefoon zien
- Een koppeling met je salarispakket, zodat de uren met toeslagen automatisch doorstromen
- Naleving van de Arbeidstijdenwet, zeker rond nachtdiensten en rusttijden
Breng je zorgplanning samen op één plek
Onregelmatige diensten, toeslagen en verzuim maken de personeelsplanning in de zorg zwaar, zeker als je gegevens over losse systemen verspreid staan. Herken je dat, dan is dat precies waar Shiftbase voor gemaakt is.
In je Shiftbase-account plan je de diensten, registreer je de uren met de juiste toeslagen, houd je het verzuim bij en lever je de gegevens kant-en-klaar aan voor je salarispakket, allemaal op één plek.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
