Rooster maken zonder gedoe

14 december 2022

handmatig roosters maken, roosters op papier, werkrooster maken met excel

Een werkrooster maken kan erg tijdrovend zijn, maar niet als je papieren roosters inwisselt voor een digitaal rooster. Met een digitaal rooster is het namelijk eenvoudiger om inzicht te krijgen in de diensten die nog open staan. Hiernaast is het mogelijk om het actuele rooster na veranderingen eenvoudig met teamleden te delen, zodat alle collega's weten wanneer zij ingeroosterd zijn. Ben je benieuwd naar hoe je een goed werkrooster maakt, ook als je met verschillende werktijden en contractvormen te maken hebt? Je ontdekt alles over het maken van een dienstrooster in dit artikel.

Een werkrooster maken

Iedere ondernemer met personeel moet eraan geloven: een rooster maken dat voor iedereen werkt. Door een roostermaker in te huren kun je het proces van een rooster maken versnellen. Het maken van een goed werkrooster is namelijk een hele klus. Je moet rekening houden met allerlei aspecten, waaronder de minimale contracturen per werknemer, beschikbaarheid en de loonkosten die gemaakt worden. Hiernaast moet je je voorbereiden op de verwachte omzet, zodat je genoeg mensen kunt inroosteren. Kortom, bij het maken van een werkrooster komt veel geregel kijken.

"Wist je dat... zelfroosteren met een online tool steeds vaker gedaan wordt? In alle branches wordt het dienstrooster gedigitaliseerd, waardoor het rooster steed sneller en eenvoudiger gemaakt kan worden."

Het maken van een personeelsplanning is niet eenvoudig, maar met de juiste online tool voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan. Werk je namelijk met een digitaal rooster, dan heb je in één oogopslag zicht in verlof, beschikbaarheid, loonkosten en meer. Desondanks moet je informatie inwinnen over je personeelsbestand voordat je aan de slag kunt met het maken van een werkrooster.

Stappenplan voor het maken van een goed werkrooster

Als werkgever wil je graag dat je personeel zich comfortabel voelt bij het rooster. Tegelijkertijd moet de bezetting geoptimaliseerd zijn, zodat klanten of cliënten van jouw bedrijf de best mogelijke klantervaring meekrijgen. Geen zorgen, want door de volgende tips toe te passen is een rooster maken zo geregeld!

Breng het personeelsbestand in kaart

Om een goede weekplanning te maken moet je allereerst weten hoe het personeelsbestand in elkaar zit. Het is hierbij vooral belangrijk om de volgende punten inzichtelijk te maken:

  • Het aantal werknemers in het bedrijf, inclusief flexibele medewerkers en oproepkrachten.
  • De beschikbaarheid van werknemers per afdeling.
  • Verlof en vakanties om de capaciteit per week te kunnen bepalen.
  • De verschillende diensten in het bedrijf.

Maak je een standaard weekrooster met één of twee diensten per dag, dan is het in elkaar passen van het rooster vaak niet zo ingewikkeld. Het is wat lastiger als het bedrijf 24 uur per dag operationeel is en er dus met ploegendiensten gewerkt wordt. Om dergelijke roosters in te vullen is het slim om een offline basisrooster te maken. Je kunt bijvoorbeeld een standaard werkrooster maken in excel met een basis sjabloon. Plan voor minimaal 3 weken vooruit om werknemers voldoende tijd te geven om het rooster goed te keuren.

Een offline rooster maken in excel

De eerste versie van de personeelsplanning hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt namelijk verschillende sjablonen in Microsoft excel vinden die gratis te gebruiken zijn. Hiermee voorkom je dat je tijd kwijt bent aan het maken van een lay-out voor de planning. In dit excel rooster zet je zaken als wensen van werknemers, beschikbaarheid van werknemers op alle afdelingen en eventueel het urenbudget. Bij het invullen van het basisrooster zet je de volgende zaken in de excel sheet:

  • Hoeveel medewerkers er per afdeling minimaal moeten aanwezig zijn.
  • Hoeveel medewerkers er maximaal ingeroosterd kunnen worden.
  • Wat de werktijden per functie of team zijn.
  • Met welke feestdagen of schoolvakanties je rekening moet houden.

Zorg er altijd voor dat je deze informatie bij de hand hebt voordat je een rooster maakt. Door namelijk vooraf inzicht te brengen in zowel beschikbaarheid, het urenbudget, werktijden en verlofdagen, is het roosteren minder tijdrovend.

Roosters maken met rooster software 

Medewerkers hebben hun gewenste planning en afwezigheid per e-mail doorgegeven en je bent hierdoor steeds aan het wisselen tussen outlook en Excel. Je moet namelijk goed in de gaten houden wie op welk moment kan werken. Met rooster software is het maken van een goed rooster zo geregeld. Maak je namelijk gebruik van rooster software, dan maakt de software wensen, verlofaanvragen, regelgeving en budgetten in één oogopslag overzichtelijk.

Bij het maken van een goed rooster begin je met het aanmaken van de benodigde diensten. Bij de meeste online werkroosters zie je aan de linkerkant de namen van de medewerkers staan en bovenaan de tijdstippen en data. Achter de naam van een medewerker kun je een dienst plannen. Je selecteer hierbij een start- en eindtijd per dienst. Vervolgens wordt de dienst in het rooster opgeslagen. Het voordeel hiervan is dat medewerkers het werkrooster direct in de online omgeving kunnen bekijken, waardoor fouten in het rooster snel opgelost kunnen worden. De nieuwe versie deel je vervolgens moeiteloos met het personeel.

Bij het invullen van het rooster is het mogelijk om één of meerdere medewerkers te selecteren, zodat je een dienst voor meerdere mensen tegelijk kunt plannen. Hierna selecteer je een diensttype, waarna de start- en eindtijd van de dienst automatisch ingevuld worden. Pauzes worden ook direct ingepland, waardoor de urenregistratie altijd klopt. Als alle diensten zijn ingeroosterd en het werkrooster klopt, is het rooster klaar om gedeeld te worden. Klopt er iets niet, dan kan het personeel dit in de planning aangeven, waardoor het roosteren praktischer wordt. Tot slot kan het personeel de personeelsplanning en hun eigen ingeplande uren inzien door onze online tool te raadplegen.

Benieuwd naar hoe onze tool in de praktijk werkt? Start vandaag met het rooster maken met Shiftbase en probeer onze software 14 dagen gratis!

Duidelijke afspraken over diensten ruilen

Het werkrooster maken is één ding, maar als medewerkers halverwege het rooster van diensten wisselen kan het een flinke klus zijn om deze wijzingen bij te houden. Maak daarom duidelijke afspraken over het ruilen van diensten in het definitieve rooster. Het is hierbij belangrijk om dezelfde afspraken met al het personeel te maken. Het is hierbij belangrijk om duidelijk te maken:

  • met wie een wijziging of ruiling van dienst besproken moet worden;
  • hoe wijzigingen naar het team worden gecommuniceerd;
  • wanneer diensten geruild mogen worden;
  • wie specifieke taken overneemt bij afwezigheid van een specialist;
  • wie het werkrooster aanpast.

Het is ook slim om afspraken te maken over hoe snel het definitieve rooster na een wijziging aangepast moet worden. Dit is niet alleen belangrijk voor het personeel, omdat ze dan weten wie wanneer werkt. Snelle handelingen na wijzigingen in het rooster zorgen ook voor een kloppende urenregistratie. Wacht je na een wijziging met het aanpassen van het daadwerkelijke rooster, dan is de kans groot dat de urenregistratie niet helemaal kloppend is aan het eind van de maand. Dit wil je voorkomen, omdat dit niet alleen het urenbudget in disbalans brengt, maar ook voor onenigheid met medewerkers kan zorgen.

Het rooster maken in een handomdraai

Met Shiftbase wordt het rooster maken, communicatie met personeel en het bijhouden van budgetten eenvoudiger. Met onze software maak je namelijk niet alleen snel een rooster, maar deel je dit rooster ook eenvoudiger met het personeel. Hiernaast houdt de software rekening met contractvormen, inzetbaarheid, afwezigheid en meer. Benieuwd naar hoe dat er in de praktijk uitziet?

Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis!

Werkrooster Personeel