Werkplanning

Een werkplanning is het overzicht van welk werk er in een periode gedaan moet worden, wie het doet en wanneer. Een rooster zegt wie er van negen tot vijf werkt. De werkplanning zegt ook wat die persoon in die uren doet: de kassa, de ontvangst van de vrachtwagen, de keuken of het sluiten. Je maakt hem door eerst het werk op een rij te zetten en per taak te noteren wie het kan. Pas daarna verdeel je de mensen, te beginnen bij de taak die de minste mensen kunnen.

Werkplanning, werkrooster en werkplan

De woorden lopen in de praktijk door elkaar. In een zaak met vijf mensen die allemaal alles doen, is het rooster meteen de werkplanning. Zodra niet iedereen alles kan, heb je ze allebei nodig: het personeelsrooster met de diensten en de werkplanning met de taken binnen die diensten.

Een werkplan is iets anders. Dat is een plan van aanpak voor een project of een jaar, met doelen, mijlpalen en een budget, zoals scholen, gemeenten en zorgteams dat schrijven. Wie er zaterdag op de kassa staat, staat er niet in.

Ook een planning voor je eigen werkdag, met taken in tijdsblokken en ruimte voor uitloop, heet vaak werkplanning. Daar gaat het hier niet over. De werkplanning hieronder is die van een team: meerdere mensen, diensten en taken die op tijd gedaan moeten zijn.

Hoe maak je een werkplanning?

Voor een week loop je deze stappen door:

1. Zet het werk per dag en per dagdeel op een rij: wat moet er gebeuren, van hoe laat tot hoe laat en met hoeveel mensen. Denk aan vaste blokken zoals openen, de ontvangst van goederen en sluiten, en aan de piek rond het middaguur.

2. Schrijf bij elke taak wie hem kan doen. Kassa, sleutelbeheer, een heftruck of de keuken vragen vaardigheden die niet iedereen heeft. Vakken vullen kan bijna iedereen.

3. Leg daar naast wie er die week is: beschikbaarheid, goedgekeurd verlof en contracturen.

4. Verdeel eerst de taken die maar een paar mensen kunnen, dan de rest. Wie andersom begint, zet zijn enige sleutelhouder 's ochtends in de ontvangst en heeft 's avonds niemand om af te sluiten.

5. Plan de pauzes meteen mee. Een kassa die de hele dag open is, heeft tijdens elke pauze iemand anders nodig.

6. Deel de planning met het team en houd hem bij als er iets verandert.

Voorbeeld van een werkplanning: zaterdag in de supermarkt

Een buurtsupermarkt is op zaterdag open van 08:00 tot 20:00 uur. Het werk van die dag:

Er zijn zes mensen beschikbaar. Ilse is filiaalleider, kan alles en is de enige sleutelhouder die zaterdag kan. Noor, Yara en Tim hebben kassatraining, maar Yara kan pas vanaf 12:00 uur. Mark werkt op vers en Sem vult vakken.

De kassa's gaan eerst, want daar zitten de meeste uren en de minste mensen: achttien kassa-uren voor vier mensen die het kunnen. Zo wordt de werkplanning:

Samen zijn dat zesendertig werkuren. Tim heeft kassatraining en staat toch in de ontvangst. Dat is bewust, want zo is er 's ochtends iemand in de winkel die naar de kassa kan schuiven. Noor en Yara werken zes uur en hebben elk recht op een halfuur pauze. Die nemen ze tussen 11:00 en 17:00 uur, als kassa 2 open is.

Dan meldt Noor zich om 07:00 uur ziek. In het rooster ontbreekt een naam. In de werkplanning zie je wat er openvalt: kassa 1 van 08:00 tot 14:00 uur. Tim schuift om 08:00 uur naar de kassa en Sem doet de ontvangst alleen, waardoor de vakken pas tegen het middaguur vol zijn. Ilse neemt de kassa om 11:00 uur over en Yara komt twee uur eerder. Dat is één telefoontje, naar iemand van wie je weet dat ze de kassa kan.

Een werkplanning maken in Excel

Excel is een prima begin zolang het team klein is. Zet de medewerkers in de rijen en de dagdelen of uren in de kolommen. In elke cel typ je de taak: Kassa, Vers, Vullen. Geef elke taak met voorwaardelijke opmaak een eigen kleur, dan zie je in één blik waar de kassa onbezet is.

Tel daarna per kolom hoeveel mensen er op een taak staan. Met =AANTAL.ALS(C2:C12;"Kassa") onder elke kolom valt een uur waarin de kassa op nul staat meteen op. Zet op een tweede tabblad per medewerker de taken die die kan doen. Dan verdeel je niet op gevoel.

Het gaat mis na het delen. Een ziekmelding, een ruil of een extra levering pas je in het bestand aan en stuur je opnieuw rond. Wie dan nog de oude versie open heeft, staat zaterdag op de verkeerde plek. Wil je toch met Excel beginnen, dan is de werkrooster-template in Excel een kant-en-klare opzet.

Hoe ver vooruit maak je een werkplanning?

Het rooster maak je minstens 28 dagen van tevoren bekend, tenzij je cao een andere termijn afspreekt (art. 4:2 Arbeidstijdenwet). De werkplanning mag later volgen, want die verandert niets aan de werktijden. Veel winkels en horecazaken verdelen de taken pas aan het eind van de week ervoor, als de leveringen, de reserveringen en het weer bekend zijn. Wie vaste mensen op vaste taken heeft, legt die in een basisweek vast en past alleen de uitzonderingen aan.

Pauzes en rusttijden in de werkplanning

Bij een taak die de hele dag doorloopt, zoals een kassa of een receptie, bepaalt de Arbeidstijdenwet mee hoe je de dag knipt. Wie meer dan 5,5 uur werkt, heeft recht op minstens 30 minuten pauze. Boven de 10 uur is dat 45 minuten (art. 5:4 lid 2). Een kassadienst van zes uur heeft dus een halfuur waarin iemand anders de kassa overneemt.

Tussen twee diensten zit minstens 11 uur rust. Eenmaal per zeven dagen mag dat 8 uur zijn als het werk dat vraagt (art. 5:3 lid 2). Wie zaterdag om half negen 's avonds sluit, kan zondag dus pas om half acht weer beginnen, tenzij je de rust die week inkort. Een dienst duurt maximaal 12 uur (art. 5:7 lid 2). Een cao kan van een deel van deze regels afwijken.

Een werkplanning in Shiftbase

Shiftbase is planningssoftware voor wisselende diensten. Een dienst hoort bij een afdeling. Aan een dienst-template koppel je de vaardigheden die de dienst vraagt, dus bij het kiezen van een medewerker zie je of die de dienst kan draaien. Per afdeling, team en dienst stel je de gewenste bezetting in. Een teller in het rooster laat zien wat er nog ontbreekt.

Beschikbaarheid, goedgekeurd verlof en contracturen staan al in het rooster. Overlapt een dienst met verlof of komt iemand boven de contracturen uit, dan krijg je een waarschuwing. Rusttijden, pauzes en de maximale uren uit de Arbeidstijdenwet zie je vóór je publiceert.

Valt er iemand uit, dan zet je de dienst open en pakt een collega hem zelf op in de app. Kan een medewerker niet, dan stelt die zelf een ruil voor die jij goedkeurt. Een week die goed liep, kopieer je naar de volgende, zodat je het werkrooster niet elke week vanaf nul maakt. De planning maak je zelf, of je laat Shiftbase een eerste versie voorstellen die jij nakijkt en publiceert.