Online werkrooster

Een online werkrooster is een werkrooster dat je in een browser of app bijhoudt in plaats van in een spreadsheet. Het staat op één plek, iedereen kijkt naar dezelfde versie en een wijziging is meteen zichtbaar bij je team. Daarmee verdwijnt het grootste ongemak van roosteren in Excel: niemand weet zeker of hij de laatste versie voor zich heeft.

Wat een online werkrooster anders doet dan Excel

Een rooster in Excel is een bestand dat je rondstuurt. Zodra je er iets in verandert, zijn er twee versies in omloop en moet je erachteraan. Een online werkrooster draait dat om: je publiceert de wijziging en je team ziet hem.

• Eén versie. Wat jij publiceert, is wat iedereen ziet, ook na een wissel op donderdagavond.

• Beschikbaarheid vooraf. Medewerkers geven zelf door wanneer ze kunnen, zodat je niet achteraf hoeft te schuiven.

• Uren bij de dienst. Wat er gewerkt is, staat bij de ingeplande dienst en niet in een los bestand.

• Verlof in dezelfde planning. Een goedgekeurde verlofaanvraag blokkeert de dienst direct.

• Overal in te zien. Je team kijkt op de telefoon, jij op de laptop.

Werk je nu met een spreadsheet en wil je eerst zien hoe ver je daarmee komt? Ons werkrooster in Excel is een prima tussenstap: je houdt de vertrouwde opzet en merkt vanzelf waar het knelt.

Wat je met een online werkrooster kunt plannen

De planning zelf blijft het werk. Een online werkrooster neemt vooral het bijhouden over.

• Diensten verdelen op basis van wie kan werken en welke vaardigheden je die dag nodig hebt.

• Gaten zien voordat je publiceert, in plaats van op de ochtend zelf.

• Wissels laten lopen via het rooster, zodat ze niet in de groepsapp blijven hangen.

• Terugkijken wat een week je aan uren heeft gekost.

Van Excel naar een online werkrooster

Een overstap hoeft niet in één keer. Deze volgorde werkt in de praktijk het rustigst.

1. Zet eerst je vaste basisrooster over. Dat is het saaiste deel en meteen het meeste werk dat je nooit meer hoeft te doen.

2. Laat medewerkers hun beschikbaarheid invullen voordat je de eerste week plant.

3. Publiceer één week als proef en houd het spreadsheet er nog even naast.

4. Koppel daarna pas de urenregistratie. Zolang het roosteren nog wennen is, wil je niet ook de loonstrook op de schop.

Koppelen met urenregistratie en loonverwerking

Een online werkrooster wordt pas echt rustig als de uren die eruit komen ook de uren zijn waarop je uitbetaalt. Een tijdregistratie-app zet de geklokte tijd naast de ingeplande dienst, zodat je het verschil ziet voordat de salarisadministratie het ziet. Houd er rekening mee dat je als werkgever gewerkte uren moet kunnen aantonen; dat staat los van de vraag of je op papier of online roostert.

Verder zijn de koppelingen die het meeste schelen die met je loonpakket, je kassasysteem en je HR-systeem. Daarmee hoef je dezelfde uren niet drie keer over te tikken.

Zoek je het bredere onderwerp in plaats van de online variant? Dan is rooster maken het startpunt.