HR Business Partner

Een HR business partner (HRBP) is een HR-professional die vast aan een deel van de organisatie gekoppeld is en met het management van dat deel meedenkt over personeel. De HRBP kijkt naar wat de plannen van de business betekenen voor mensen: hoeveel medewerkers er nodig zijn, met welke vaardigheden, en wat er moet veranderen om ze te houden.

De functie komt vooral voor in middelgrote en grote organisaties. Elke HRBP heeft daar een eigen portefeuille, zoals een regio, een divisie of een groep vestigingen, en is het vaste aanspreekpunt voor de directeur of het MT van dat onderdeel.

Wat doet een HR business partner?

Het werk volgt de agenda van het management. Bij groei rekent de HRBP mee aan de personeelsbehoefte en de wervingsplanning. Loopt het verzuim op in een regio, dan zoekt de HRBP samen met de leidinggevenden naar de oorzaak. Een reorganisatie of overname wordt samen met de directie voorbereid, waarna de HRBP erop toeziet dat de afspraken ook worden uitgevoerd. Typische taken zijn:

• de directie en leidinggevenden adviseren over formatie, organisatieopbouw en leiderschap;

• de strategische personeelsplanning vertalen naar plannen voor werving en opleiding;

• HR-cijfers als verzuim, verloop en personeelskosten analyseren en daar voorstellen bij doen (zie HR-KPI's);

• veranderingen begeleiden, zoals een reorganisatie, een overname of het gelijktrekken van arbeidsvoorwaarden;

• talentmanagement en opvolging: wie kan doorgroeien naar welke rol;

• de uitvoering beleggen bij HR-adviseurs, de salarisadministratie of externe partijen.

Het dagelijkse HR-werk ligt elders. Contracten opstellen, ziekmeldingen verwerken en de personeelsadministratie bijhouden doen HR-adviseurs, een HR-servicedesk of de administratie.

Waar de rol vandaan komt: het model van Ulrich

De term komt van de Amerikaanse hoogleraar Dave Ulrich. In zijn boek Human Resource Champions (1997) beschreef hij vier rollen voor HR: strategische partner, veranderaar, administratief expert en pleitbezorger van medewerkers. Organisaties werkten dat daarna uit tot een indeling van de HR-afdeling in drie delen, die meestal het Ulrich-model of driepijlermodel heet.

In het mkb bestaat die verdeling zelden. Daar doet één HR-manager of HR-adviseur vaak alle drie, en heet de functie soms HR business partner zonder dat er een servicecentrum achter zit. Wervingsbureaus zien de titel ook boven vacatures staan die eigenlijk om een HR-adviseur vragen.

Het verschil tussen HR-adviseur, HR-manager en HR business partner

In kleine organisaties lopen de rollen in elkaar over. Bij grotere werkgevers geeft de HR-manager of HR-directeur leiding aan de HR business partners. De HR-adviseurs voeren dan uit wat de HRBP met het management afspreekt.

HR business partner in retail en horeca

In bedrijven met veel vestigingen en wisselende diensten gaat het werk van een HRBP vaak over roosters, ook al maakt de HRBP ze niet zelf. Verzuim, verloop en personeelskosten hangen daar direct samen met hoe er gepland wordt.

Stel dat een HRBP verantwoordelijk is voor 25 supermarkten in één regio. Het verzuim ligt gemiddeld rond 5%, maar drie filialen zitten al een halfjaar boven de 8%. De HRBP legt de roosters van die filialen ernaast. Daar volgt vaker een late dienst op een vroege, en parttimers draaien er structureel meer uren dan in hun contract staat. Met de regiomanager spreekt de HRBP af die combinatie van diensten niet meer in te plannen en de contracturen te herzien van wie al maanden meer werkt. Na drie maanden meten ze per filiaal opnieuw.

De HR-adviseur begeleidt in zo'n regio de individuele zieke medewerker. De HRBP zoekt het patroon over de vestigingen heen en maakt afspraken met het management over wat er verandert.

Competenties van een HR business partner

Een HRBP moet de cijfers van het bedrijfsonderdeel kunnen lezen. Zonder zicht op omzet en personeelskosten valt er met een directeur weinig over formatie te bespreken. Even belangrijk is tegenspraak durven bieden. Een directeur die snel wil groeien terwijl het verzuim oploopt, heeft meer aan een HRBP die dat benoemt dan aan een HRBP die meteen de vacatures uitzet.

In vacatures komen verder steeds terug: ervaring met verandertrajecten, genoeg kennis van arbeidsrecht om te weten wanneer er een specialist bij moet, en het vermogen om een analyse om te zetten in een voorstel waar het MT ja of nee op kan zeggen. Wervingsbureaus letten daarbij vooral op senioriteit en organisatiegevoel, meer dan op het diploma.

Hoe word je HR business partner?

Een verplichte opleiding is er niet. In vacatures staat meestal hbo of wo als niveau, in richtingen als HRM, personeelsmanagement, bedrijfskunde of arbeids- en organisatiepsychologie. De meeste HRBP's zijn eerst HR-adviseur geweest of komen uit een consultancy- of managementfunctie.

Wie al in HR werkt, groeit vaak door met een post-hbo-opleiding of leergang in strategisch HRM of HR business partnering. Minstens zo veel telt ervaring met projecten die verder gaan dan één afdeling, zoals een aanpak voor verzuim, een nieuw beloningsbeleid of de invoering van een roostersysteem in alle vestigingen.

Wat verdient een HR business partner?

Het salaris van een HR business partner hangt vooral af van ervaring, de grootte van de organisatie en de sector. Een junior HRBP in het mkb verdient duidelijk minder dan een senior HRBP bij een grote werkgever of de overheid, waar de functie in een cao-schaal valt. De indicaties van vacaturesites en wervingsbureaus lopen daardoor ver uiteen. Voor een concreet bedrag kijk je naar de schaal in de cao van de sector of naar vergelijkbare vacatures in je regio.

Heeft jouw organisatie een HR business partner nodig?

Een vaste HRBP loont als er doorlopend strategische personeelsvragen liggen. In een bedrijf met één vestiging en een paar tientallen medewerkers doen de eigenaar of een HR-adviseur dat werk er meestal bij. Bij de stap naar meerdere vestigingen, een overname of een reorganisatie huren veel werkgevers tijdelijk een interim HR business partner in, die het traject opzet en de uitvoering daarna overdraagt.

Een HRBP werkt met cijfers die vaak in verschillende systemen staan. Uren, verlof en ziekte komen uit het rooster. In Shiftbase toont het rapportagedashboard per afdeling en periode onder meer het afwezigheidspercentage ten opzichte van de contracturen, de personeelskosten als percentage van de omzet en het verschil tussen geplande en gewerkte uren. Dat is de vergelijking tussen vestigingen waar een HRBP mee begint. Het rooster zelf maak je in de personeelsplanning.