Human Resource Management

Wat is human resource management (HRM)?

Human resource management (HRM) is de manier waarop een organisatie haar medewerkers werft, inzet, ontwikkelt, beloont en laat gaan, afgestemd op wat het bedrijf wil bereiken. Letterlijk betekent het "beheer van menselijke hulpbronnen". Het idee achter de term is dat je in medewerkers investeert, omdat het bedrijf zonder hen niet draait.

Om HRM heen hangt een rij woorden die vaak hetzelfde bedoelen. HR (human resources) is de korte vorm en ook de naam van de afdeling. Personeelszaken en P&O zijn de oudere Nederlandse namen en leggen meer nadruk op de uitvoering: contracten, verlof, ziekmeldingen. Wie HRM zegt in plaats van HR, bedoelt meestal dat het personeelsbeleid ook bijdraagt aan de koers van het bedrijf en dus meer is dan administratie.

Wat zijn de taken van human resource management?

De taken van HRM volgen een medewerker van de vacature tot het vertrek. Dat heet ook wel de HR-cyclus. Een voorbeeld maakt duidelijk wat er per stap gebeurt.

Een supermarkt zoekt een vakkenvuller voor de avonden. Iemand schrijft de vacature en kiest uit de sollicitanten. Dat is werving en selectie. De nieuwe medewerker tekent een contract en krijgt in de eerste week uitleg over de kassa, de houdbaarheidsregels en wie de sleutel heeft: onboarding. Daarna komt zij op het rooster, binnen haar contracturen en de avonden waarop ze kan. Na drie maanden volgt een gesprek over hoe het gaat. Een jaar later wil ze ook overdag werken en de training voor de versafdeling volgen. Ze is een keer twee weken ziek. Drie jaar na haar start vertrekt ze voor een studie in een andere stad. Bij elk van die momenten hoort een stuk HRM.

Per domein ziet dat er zo uit:

HR-administratie: het uitvoerende deel van HRM

HR-administratie, ook wel HRM-administratie of personeelsadministratie genoemd, is het vastleggen van alles wat er rond een medewerker gebeurt. Het gaat om het personeelsdossier met contract en identiteitsbewijs, om wijzigingen in uren of loon en om verlofaanvragen en ziekmeldingen. Ook de gegevens die de salarisadministratie elke maand nodig heeft om het loon te berekenen, horen erbij.

Of HRM in de praktijk werkt, hangt vooral af van de administratie. Een loonsverhoging die niet als mutatie bij het salariskantoor aankomt, een contract dat stilzwijgend afloopt of een ziekmelding die alleen in een appgroep staat: dat zijn administratieve fouten met gevolgen voor de medewerker en de werkgever. In kleine en middelgrote bedrijven is de HR-administratie vaak het eerste deel van HRM dat naar software gaat, omdat het herhalend werk is dat foutgevoelig wordt zodra het team groeit.

Rollen binnen een HR-afdeling

In een grotere organisatie verdelen meerdere rollen de taken van HRM. Een HR-medewerker of HR-administrateur doet de uitvoering en de dossiers. Een HR-adviseur adviseert leidinggevenden over verzuim, conflicten en arbeidsrecht. Een recruiter richt zich op werving, een specialist leren en ontwikkelen op training. De HR Business Partner denkt mee met het management over de koers. De HR-manager stuurt de afdeling aan.

Kleinere bedrijven hebben die rollen niet allemaal. Daar doet de eigenaar of de bedrijfsleider het HRM-werk zelf, soms met een extern HR-bureau voor de lastige zaken. Wanneer een eigen HR-afdeling loont en hoe die eruitziet, hangt vooral af van de omvang van het team.

Doelstellingen van een HRM-afdeling

De HRM-literatuur onderscheidt meestal vier soorten doelstellingen. Ze klinken abstract, maar in een bedrijf met diensten zijn ze heel concreet te maken.

Persoonlijke doelstellingen gaan over de medewerker zelf: kan iemand groeien en past het werk bij de rest van zijn of haar leven? In een restaurant betekent dat bijvoorbeeld dat een afwasser die kok wil worden een opleidingsplek krijgt en dat een student zijn tentamenweken vooraf kan blokkeren in het rooster.

Functionele doelstellingen gaan over de HR-afdeling als dienst: werkt HRM zelf goed? Worden contracten op tijd verlengd, krijgen nieuwe medewerkers op hun eerste dag een rooster en hoeven leidinggevenden niet drie keer te mailen voor een verlofsaldo?

Organisatiedoelstellingen verbinden HRM met de bedrijfsdoelen. Wil een winkelketen twee filialen openen, dan moet HRM op tijd mensen werven en bedrijfsleiders opleiden. Of dat lukt, meet je met kengetallen zoals verloop, verzuim en de tijd tot een vacature is ingevuld.

Maatschappelijke doelstellingen gaan over de verantwoordelijkheid van de werkgever buiten het bedrijf: gelijke behandeling, veilige arbeidsomstandigheden en een plek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Operationeel en strategisch HRM

Operationeel HRM is het werk van deze week: een vacature uitzetten, een ziekmelding verwerken, een contract verlengen. Strategisch HRM kijkt een paar jaar vooruit. Welke mensen heeft het bedrijf straks nodig, welke functies verdwijnen en hoe zorg je dat je goede mensen houdt? Tussen die twee zit het tactische niveau, met het jaarplan voor werving en opleiding.

Een bedrijf dat het operationele deel niet op orde heeft, komt zelden aan strategie toe. Wie elke maandag losse eindjes uit de dossiers moet halen, heeft geen tijd om na te denken over de formatie voor volgend jaar. Hoe je de lange termijn aanpakt, staat bij strategisch HRM.

Waar Shiftbase in het HRM-werk past

Shiftbase richt zich op het deel van HRM dat in bedrijven met roosters de meeste tijd kost: inzet, uren, verlof en de personeelsadministratie daaromheen. Elke medewerker heeft in Shiftbase een dossier direct naast het rooster, met contract, ID-bewijs en certificaten. Een nieuwe medewerker ondertekent het contract op de telefoon. Voordat een contract afloopt, krijg je een melding. Goedgekeurde uren gaan naar het salarispakket, dat de loonstroken maakt.

Gebruik je al een HR-systeem voor de bredere HRM-taken, dan koppel je dat aan Shiftbase. Met Personio en HoorayHR houd je zo één personeelsdossier voor beide systemen. Met Buddee blijft het HR-systeem de bron voor je planning.