Is tijdregistratie verplicht in Nederland?

Ja, tijdregistratie is verplicht in Nederland althans, in meer gevallen dan je misschien denkt. Als werkgever moet je kunnen aantonen hoeveel gewerkte uren jouw medewerkers maken, inclusief pauzes, verlof en rusttijden. Niet alleen omdat de Arbeidstijdenwet dat voorschrijft, maar ook omdat de Nederlandse Arbeidsinspectie er streng op toeziet.

In dit artikel ontdek je wat de wetgeving precies van je vraagt, hoe de regels in de Europese Unie invloed hebben en wat de gevolgen zijn als je de registratie niet op orde hebt. En het goede nieuws? Het hoeft helemaal geen gedoe te zijn — met het juiste systeem houd je makkelijk grip op je urenregistratie.

Tijdregistratie verplicht: wat zegt de wet nou écht?

Volgens de Arbeidstijdenwet moet je als werkgever kunnen aantonen hoeveel uren je personeel werkt, wanneer ze pauze nemen, en of ze voldoende rusttijd krijgen. De wet verplicht dus niet letterlijk het gebruik van een bepaald systeem, maar wél het bijhouden van een deugdelijke registratie. Dat betekent concreet: je moet kunnen laten zien welke werktijden zijn afgesproken en wat er daadwerkelijk is geregistreerd.

Deze verplichting geldt in het bijzonder als je medewerkers onregelmatige diensten draaien, overuren maken of in risicovolle sectoren werken. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier actief op. Geen registratie of onvolledige administratie? Dan kun je rekenen op waarschuwingen of zelfs een boete. Kortom: tijdregistratie mag dan geen papieren verplichting lijken, maar in de praktijk is het dat vaak wél.

Urenregistratie verplicht? Alleen als je dit wilt voorkomen…

Je bent misschien niet wettelijk verplicht om élk uur met militaire precisie bij te houden — maar je wilt ook geen boete riskeren. In de praktijk is een urenregistratie verplicht zodra je te maken krijgt met zaken als overuren, ploegendiensten, of een inspectie door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Die controleert of je kunt aantonen hoeveel uren je medewerkers gewerkt hebben en of de arbeidstijden en rusttijden kloppen.

Fouten in je urenregistratie zijn niet alleen vervelend, ze kunnen ook leiden tot juridische consequenties. En laten we eerlijk zijn: je hebt wel betere dingen te doen dan achteraf in Excelsheets duiken om gaten in je registratie te verklaren. Door je gewerkte tijd goed te registreren, voorkom je discussie, frustratie én problemen met justitie.

⚠️ “In 2023 kreeg een MKB-bedrijf in de bouwsector een boete van €4.500 vanwege een onvolledige registratie van overuren.”

Europese Hof: Wat zegt Europa over tijdregistratie?

In 2019 deed het Europese Hof een opvallende uitspraak: werkgevers in EU-lidstaten moeten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem hanteren om de gewerkte uren van hun werknemers vast te leggen. Waarom? Om werknemers te beschermen tegen overbelasting én om te waarborgen dat arbeidstijden, pauzes en rusttijden worden gerespecteerd.

Deze uitspraak heeft sindsdien invloed op hoe landen, waaronder Nederland, hun wetgeving rondom tijdregistratie inrichten. Het gaat dus niet meer alleen om eigen administratie, maar om transparantie richting medewerkers én toezichthouders. Als werkgever wordt er van je verwacht dat je deze regels serieus neemt en je tijdregistratiesysteem op orde hebt — ook als de Nederlandse wet nog wat achterloopt op Brussel.

📄 Meer lezen? Bekijk hier de officiële uitspraak van het Europese Hof (C‑55/18) over de verplichting tot tijdregistratie.

Waarom goede tijdregistratie geen straf is (maar winst!)

Laten we eerlijk zijn: niemand wordt blij van papieren urenbriefjes, eindeloze Excelsheets of “ik dacht dat jij het noteerde”-gesprekken. Een goede urenregistratie voorkomt niet alleen fouten, het geeft je vooral duidelijk overzicht in wie, wat, wanneer doet. Je personeel werkt efficiënter, jij houdt grip op de planning en je voorkomt verrassingen in de loonkosten.

Met een slim tijdregistratiesysteem zie je in één oogopslag waar je team aan werkt, wie verlof heeft aangevraagd, en of er overuren gemaakt zijn. Je wint dus kostbare tijd, voorkomt misverstanden én verhoogt de productiviteit. En nee, daar heb je geen ingewikkelde IT-afdeling voor nodig. Met gebruiksvriendelijke software (zoals Shiftbase 👀), regel je het in een paar klikken.

Wat Shiftbase je oplevert:

• 📅 Volledige tijdregistratie van gewerkte uren, pauzes, overuren en afwezigheid (vakantie uren, ziekte, verlof etc)

• ⏱️ Realtime inzicht in wie waar en wanneer werkt

• 📊 Slimme rapportages die fouten in uren of planning direct zichtbaar maken

• 📲 Mobiele app voor zowel managers als medewerkers – registreren waar je ook bent

• 🔐 Veilig opgeslagen data, volledig AVG-proof

• 🔁 Automatische koppeling met je loonadministratie

• 🧠 Eenvoudige implementatie zonder technische rompslomp

• 📈 Directe winst in overzicht, rust en productiviteit

Van pauze tot overuren: wat moet je allemaal bijhouden?

Tijdregistratie draait om meer dan alleen begin- en eindtijden. Als werkgever moet je ook kunnen aantonen wanneer medewerkers pauze nemen, hoeveel overuren er worden gemaakt, en wanneer iemand verlof of afwezigheid heeft. De arbeidstijdenwet stelt duidelijke eisen over rusttijden, wekelijkse arbeidstijden en het aantal uren dat een werknemer maximaal mag werken binnen een bepaalde periode.

Zonder compleet overzicht is het lastig om aan te tonen dat je je aan de regels houdt. En het bijhouden van deze gegevens zorgt niet alleen voor nauwkeurigheid, maar ook voor rust op de werkvloer. Zeker als je gebruikmaakt van een goed urenregistratiesysteem dat automatisch alles registreert wat nodig is — zonder dat jij er elke dag achteraan hoeft.

🗓️ Voorbeeld: Dagplanning + vereiste registraties

Medewerker: Lisa
Functie: Klantenservicemedewerker
Contract: 32 uur per week (ma-do)
Locatie: Kantoor

Dagplanning – Woensdag 17 juli

De rol van de Nederlandse Arbeidsinspectie: controle, boete of advies?

De Nederlandse Arbeidsinspectie is geen mythisch monster dat plots opduikt, maar een toezichthouder die wél degelijk ingrijpt als je het niet zo nauw neemt met je tijdregistratie. Werkgevers zijn verplicht om te kunnen aantonen hoeveel uren hun medewerkers werken, of er sprake is van overuren, of de rusttijden kloppen en of je voldoet aan de arbeidstijdenwet.

Bij een inspectie kijkt men niet alleen naar je mooie planning, maar vooral naar je registratie: wat is er daadwerkelijk gewerkt? Een rommelige administratie kan leiden tot waarschuwingen, verplichte aanpassingen of als het echt mis is een boete.

Gelukkig krijg je vaak eerst de kans om orde op zaken te stellen. Maar eerlijk is eerlijk: als je met een degelijk registratiesysteem werkt, hoef je je nergens zorgen over te maken. Dan laat je met één druk op de knop zien dat alles klopt en dat geeft niet alleen rust, maar ook vertrouwen.

Waarom Shiftbase het makkelijker maakt dan Excel ooit deed

Je kunt nog zo je best doen met Excel-sheets, gedeelde documenten of papieren roosters, maar op een gegeven moment raak je het overzicht kwijt. Formules breken, versies raken kwijt, medewerkers vullen hun uren onvolledig in en jij mag achteraf de puzzel leggen.

Met Shiftbase hoef je niet langer te twijfelen of de tijdregistratie klopt. Het systeem registreert automatisch alle gewerkte uren, pauzes, verlof en zelfs afwezigheid. Alles wordt veilig opgeslagen, is realtime te volgen én je kunt het eenvoudig koppelen aan je loonadministratie. Zo voldoe je moeiteloos aan de eisen van de Arbeidstijdenwet, de Nederlandse Arbeidsinspectie én je eigen behoefte aan rust in je planning.

Je hebt met Shiftbase dus niet alleen een betrouwbaar urenregistratiesysteem, maar ook een handige tool voor personeelsplanning, rapportage, aanwezigheidsregistratie en het beheren van al je registratiegegevens zonder gedoe.

Conclusie: Tijdregistratie? Geen gedoe, wél slim geregeld

Dus, is tijdregistratie verplicht in Nederland? Ja — in veel gevallen ben je als werkgever verplicht om de gewerkte uren, pauzes, overuren en verlof van je medewerkers correct te registreren. Niet alleen vanwege de Arbeidstijdenwet of het Europese Hof, maar ook om jezelf te beschermen tegen fouten, boetes en frustratie.

Het goede nieuws: met een gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem voorkom je gedoe en krijg je iets terug waar geen spreadsheet tegenop kan: rust, overzicht en controle. En precies dat is wat tools zoals Shiftbase mogelijk maken — zonder technische rompslomp, mét directe impact.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen