Einstempeln & Ausstempeln – Vermeide Fehler und bleibe gesetzeskonform

Wer kennt es nicht: Der Tag startet hektisch, ein Kunde ruft an – und schon ist das Einstempeln vergessen. Oder man verlässt abends schnell das Büro, ohne auszustempeln. Kleine Fehler mit großer Wirkung: unvollständige Zeiterfassungen können zu Lohnabweichungen, rechtlichen Problemen und unnötigem Stress führen – für Mitarbeitende und Arbeitgeber.

Warum korrektes Einstempeln & Ausstempeln so wichtig ist

Einstempeln und Ausstempeln sind keine reine Formsache – sie bilden die Grundlage für faire Arbeitszeiten, transparente Lohnabrechnung und rechtssichere Nachweise. Seit der Einführung der Zeiterfassungspflicht in der DACH-Region prüfen Behörden zunehmend, ob Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind.

⚖️ Die drei zentralen Gründe im Überblick

• Rechtssicherheit für Arbeitgeber

  Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitsbeginn, -ende und Pausen systematisch zu erfassen (§ 16 ArbZG). Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können bei Prüfungen durch den Zoll oder die Arbeitsinspektion zu Bußgeldern führen.

• Transparenz für Mitarbeitende

  Eine klare Zeiterfassung schützt Mitarbeitende vor unbezahlten Überstunden und fördert Vertrauen im Team. Sie schafft außerdem eine nachvollziehbare Basis für Lohnabrechnung und Ausgleichstage.

• Effizienz & Nachvollziehbarkeit

  Mit digitalen Systemen wie Shiftbase lassen sich Stempelzeiten zentral verwalten, automatisch prüfen und exportieren. Das reduziert Fehlerquellen und spart Verwaltungsaufwand. 

--> Weitere praktische Hinweise findest du im Shiftbase Help Center – Verwaltung von Ein- und Ausstempeln.

Beispiel: „Was passiert, wenn Mitarbeitende regelmäßig falsch stempeln?“

In einem mittelständischen Gastronomiebetrieb fielen bei einer internen Kontrolle wiederholt Abweichungen zwischen Schichtplänen und gestempelten Arbeitszeiten auf. Mitarbeitende stempelten versehentlich Pausen doppelt oder gar nicht – teilweise, weil kein klares Verfahren existierte.

Die Folgen:

• Unstimmigkeiten in der Lohnabrechnung, weil zu viele Stunden erfasst wurden
• Verstöße gegen Ruhezeiten laut Arbeitszeitgesetz
• Vertrauensverlust zwischen Team und Management

Gesetzliche Grundlagen in Deutschland, Österreich & Schweiz

🇩🇪 Deutschland

• Pflicht zur Zeiterfassung: bestätigt durch BAG-Urteil (1 ABR 22/21)
• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Pausen dokumentieren
• Aufbewahrungspflicht: mindestens 2 Jahre
• Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG

🇦🇹 Österreich

• Arbeitszeitgesetz (AZG) und Arbeitsruhegesetz (ARG) schreiben Aufzeichnungspflichten vor
• Alle Arbeitszeiten inklusive Ruhepausen müssen erfasst werden
• Ausnahmen für leitende Angestellte und All-In-Verträge

🇨🇭 Schweiz

• Nach Arbeitsgesetz (ArG) sind Arbeitszeiten grundsätzlich zu erfassen
• Erleichterungen für „Vertrauensarbeitszeit“ (mit Mindestangaben)
• Verstöße können Bußen nach sich ziehen

💡 Tipp: Hier könnte der Arbeitszeit‑Rechner nützlich sein, um Unregelmäßigkeiten oder Diskrepanzen in der Arbeitszeiterfassung aufzudecken.

Häufige Fehler beim Einstempeln & Ausstempeln – und wie du sie vermeidest

--> Praxis-Tipp: Nutze eine digitale Zeiterfassungs-App mit Erinnerungsfunktion – so wirst du beim Schichtbeginn oder -ende automatisch ans Stempeln erinnert.

So richtest du eine rechtskonforme Zeiterfassung ein 

Schritt 1️⃣ – Klare Richtlinien festlegen

Erstelle eine Betriebsvereinbarung oder interne Policy, die genau regelt:

• wann und wie gestempelt wird
• wer Änderungen vornehmen darf
• wie mit vergessenen Stempelungen umzugehen ist

Beispiel: „Mitarbeitende stempeln zu Schichtbeginn am Terminal oder über die App ein. Nachträge müssen innerhalb von 24 Stunden beantragt und vom Vorgesetzten freigegeben werden.“

Schritt 2️⃣ – Das passende Tool wählen

Achte bei der Auswahl auf:

• Mobile & stationäre Erfassung (App + Terminal)
• Offline-Funktion für Außendienst
• Audit-Trail und Änderungsverlauf
• Automatische Pausen & Zuschlagslogik
• Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung (z. B. DATEV)
• DSGVO-konforme Speicherung

Shiftbase bietet genau diese Funktionen – für eine flexible, sichere und transparente Arbeitszeiterfassung.

Schritt 3️⃣ – Mitarbeitende einbeziehen

Erkläre, warum korrektes Einstempeln wichtig ist. Viele Fehler passieren aus Unwissenheit, nicht aus Absicht. Kurze Schulungen oder Tool-Demos helfen, Akzeptanz und Routine zu fördern.

Schritt 4️⃣ – Kontrolle & Optimierung

• Monatlich prüfen: Fehlstempelungen, Überstunden, Pausenverstöße
• Daten regelmäßig exportieren und archivieren
• Feedback der Mitarbeitenden nutzen, um Prozesse zu verbessern

Beispiel: Ein Einzelhandelsbetrieb reduzierte Fehlstempelungen um 40 %, nachdem automatische Erinnerungen in der App aktiviert wurden.

Tools & Methoden im Vergleich

Fazit: Digitale Lösungen bieten den besten Mix aus Rechtssicherheit, Komfort und Transparenz – besonders für Schichtbetriebe und dezentrale Teams.

Datenschutz und Verantwortung

Was ist erlaubt – und was nicht?

Zeiterfassungssysteme dürfen personenbezogene Daten nur zweckgebunden speichern.

• Keine permanente Standortüberwachung
• GPS nur, wenn betrieblich erforderlich (z. B. Außendienst)
• Klare Information der Mitarbeitenden erforderlich

DSGVO-Grundsätze

• Datenminimierung: Nur notwendige Daten erfassen
• Transparenz: Alle Betroffenen müssen wissen, was gespeichert wird
• Speicherdauer: Arbeitszeitdaten in der Regel 2 Jahre (DE)

Branchenpraxis: Wie Unternehmen profitieren

🍴 Gastronomie & Hotellerie 🛏️
Wechselnde Schichten und Spitzenzeiten – digitale Tools helfen, Pausen und Split-Shifts korrekt zu erfassen.

🏪 Einzelhandel
Teilzeitkräfte und Aushilfen profitieren von automatischen Erinnerungen und mobilen Stempeloptionen.

🚑 Pflege & Gesundheitswesen
Zeiterfassung im Schichtdienst – wichtig für Ruhezeiten und Rufbereitschaftsnachweise.

⚙️ Produktion & Logistik
Schichtübergaben, Maschinenbezug und PZE-Integration sorgen für präzise Arbeitszeitkontrolle.

Korrektes Einstempeln und Ausstempeln ist weit mehr als Bürokratie – es ist die Grundlage für faire, transparente und rechtssichere Arbeitszeiten. Mit klaren Prozessen, geschulten Teams und einem passenden Tool wie Shiftbase lassen sich Fehler vermeiden, Kosten sparen und die Zufriedenheit im Team nachhaltig steigern.

Jetzt Zeiterfassung einfach & rechtssicher machen - mit Shiftbase

Möchtest du sichergehen, dass Einstempeln und Ausstempeln in deinem Unternehmen fehlerfrei funktioniert? Mit Shiftbase kannst du Arbeitszeiten automatisch erfassen, Pausenregelungen hinterlegen und Nachträge revisionssicher verwalten – ganz ohne Tabellenchaos oder manuelle Nacharbeit.

Teste Shiftbase kostenlos und entdecke, wie du Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung in einem System organisierst.🚀