Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem der Arbeitgeber darauf verzichtet, Beginn und Ende der Arbeit vorzugeben und zu kontrollieren. Die Beschäftigten teilen ihre vertraglich vereinbarten Stunden selbst ein und werden an Aufgaben und Ergebnissen gemessen. Das Modell ist weiterhin erlaubt. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht aber fest, dass auch bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeit erfasst werden muss.

Vertraut wird also bei der Lage der Arbeitszeit, beim Umfang nur begrenzt. Wer 40 Stunden vereinbart hat, schuldet weiterhin 40 Stunden. Und wer regelmäßig 48 arbeitet, weil die Aufgaben nicht in 40 passen, kann unter Umständen eine Vergütung dafür verlangen.

Ist Vertrauensarbeitszeit nach dem BAG-Beschluss noch erlaubt?

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Es stützt sich auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Ein Verbot der Vertrauensarbeitszeit enthält der Beschluss nicht; unzulässig ist der Verzicht auf jede Erfassung.

Wie viel Freiheit bleibt, steht in den Gründen. Das Zeiterfassungssystem muss nicht zwingend elektronisch sein, je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen. Und der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren; das System einzurichten und vorzuhalten bleibt seine Aufgabe. In der Praxis tragen Beschäftigte ihre Zeiten selbst ein, niemand prüft die Anwesenheit, und trotzdem liegen am Monatsende Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags vor.

Unabhängig davon gilt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber und für Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer spätestens am siebten Tag aufzuzeichnen. Ob der Gesetzgeber Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit schafft, ist offen; das Arbeitszeitgesetz regelt (Stand: 22. Oktober 2026) die Form der Erfassung nicht, und die geplante Arbeitszeitreform ist dort nicht umgesetzt.

Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit

Überstunden entstehen auch hier, sie fallen nur weniger auf. Ob der Arbeitgeber sie bezahlen muss, hängt davon ab, ob er sie veranlasst hat: durch Anordnung, Billigung, Duldung oder eine Arbeitsmenge, die in der vereinbarten Zeit nicht zu schaffen ist (BAG, 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Gerade der letzte Punkt betrifft die Vertrauensarbeitszeit, weil dort Aufgaben statt Stunden verteilt werden.

Im Streit muss die oder der Beschäftigte darlegen, an welchen Tagen von wann bis wann gearbeitet wurde. Ohne Zeiterfassung wird das für beide Seiten schwer, mit ihr liegt es schwarz auf weiß vor.

Wie die Vergütung aussieht, regelt der Vertrag. Fehlt eine Regelung, gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist (§ 612 Abs. 1 BGB). Eine Klausel wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ hält in einem vorformulierten Arbeitsvertrag oft nicht, wenn sie nicht erkennen lässt, wie viele Stunden sie erfasst; unklare Klauseln sind nach § 307 Abs. 1 BGB unwirksam.

Ein Beispiel aus dem Einzelhandel: Eine Filialleiterin hat 40 Stunden und Vertrauensarbeitszeit vereinbart. Im Weihnachtsgeschäft kommt sie laut eigener Erfassung sechs Wochen lang auf 48 Stunden, weil Inventur und Personalplanung dazukommen. Das sind 48 Stunden über der Vertragszeit. Hat die Regionalleitung die Inventur angesetzt und die Stunden gesehen, sind sie veranlasst und müssen vergütet oder in Freizeit ausgeglichen werden, wenn der Vertrag nichts Wirksames anderes regelt. Ohne Erfassung stünde Aussage gegen Aussage.

Sind Minusstunden bei Vertrauensarbeitszeit erlaubt?

Ob eine kürzere Woche zu Minusstunden führt, hängt davon ab, ob ein Arbeitszeitkonto vereinbart ist. Ohne Konto werden sie in der Regel nicht verbucht und nicht vom Gehalt abgezogen, mit Konto gelten dessen Regeln. Wer dauerhaft deutlich unter der Vertragszeit bleibt, erfüllt allerdings seine Arbeitspflicht nicht, und das darf der Arbeitgeber ansprechen.

Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit im Vergleich

Die Grenze verschwimmt, sobald eine Vertrauensarbeitszeit feste Präsenzzeiten bekommt, etwa für den Teamtermin am Montag. Mit einer Kernarbeitszeit ist sie im Grunde Gleitzeit ohne Saldokontrolle, manche Betriebe nennen das Vertrauensgleitzeit.

Vor- und Nachteile der Vertrauensarbeitszeit

Arbeitgeber sparen den Aufwand, Anwesenheit und Gleitzeitsalden zu kontrollieren, und für viele Bewerberinnen und Bewerber ist freie Zeiteinteilung ein Argument. Der größte Nachteil für den Arbeitgeber ist das Haftungsrisiko. Er bleibt für Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit verantwortlich und riskiert bei Verstößen Bußgelder bis zu 30.000 € (§ 22 ArbZG), obwohl er die Zeiten nicht steuert. Dazu kommen nachträgliche Überstundenforderungen, wenn Aufgaben und Stunden auseinanderlaufen.

Für Beschäftigte ist die Freiheit echt, solange die Arbeitsmenge zur Vertragszeit passt. Passt sie nicht, wird aus Vertrauensarbeitszeit Mehrarbeit ohne Ende, mit Mails am Abend und der Präsentation am Wochenende. Eine ehrliche Zeiterfassung schützt deshalb auch die Beschäftigten, weil sie zeigt, wann die Aufgaben nicht mehr in die Woche passen.

Für wen eignet sich Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit passt zu Tätigkeiten, deren Lage niemand vorgeben muss: Projektarbeit, Vertrieb im Außendienst, Personal- oder Controllingaufgaben. Wo Öffnungszeiten, Gäste oder Patienten den Takt vorgeben, passt sie nicht, denn eine Köchin kann ihre Schicht nicht nach Gefühl beginnen. In Gastronomie und Handel bleibt Vertrauensarbeitszeit deshalb meist der Verwaltung und der Leitungsebene vorbehalten, während die Teams nach Dienstplan arbeiten.

Für leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG gilt das Arbeitszeitgesetz nicht (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Der Begriff ist eng: Leitend ist etwa, wer selbstständig einstellen und entlassen darf oder Prokura hat, die auch im Innenverhältnis nicht unbedeutend ist. Eine Filialleitung ohne solche Befugnisse fällt in der Regel nicht darunter.

Vertrauensarbeitszeit im Arbeitsvertrag regeln

Ein Gesetz, das Vertrauensarbeitszeit definiert, gibt es nicht; das Modell entsteht durch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung. Geregelt sein sollten:

• die vereinbarte Wochenarbeitszeit,

• der Verzicht auf Vorgaben zur Lage, gegebenenfalls mit Erreichbarkeits- oder Präsenzzeiten,

• wie und bis wann die Beschäftigten ihre Zeiten erfassen,

• wann Mehrarbeit als angeordnet gilt und wie sie ausgeglichen wird,

• der Hinweis auf Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit.

Eine Klausel könnte so lauten: „Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche. Die Lage der Arbeitszeit bestimmt der Arbeitnehmer im Rahmen der betrieblichen Erfordernisse selbst (Vertrauensarbeitszeit). Er erfasst Beginn, Ende und Dauer seiner täglichen Arbeitszeit im Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers. Mehrarbeit ist nur auf Anordnung zu leisten und wird durch Freizeit ausgeglichen.“ Eine solche Formulierung ersetzt keine rechtliche Prüfung und schützt nicht vor Ansprüchen, wenn die Arbeitsmenge Mehrarbeit faktisch erzwingt.

Mit Betriebsrat ist die Lage der Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig, die Einführung und Anwendung eines technischen Erfassungssystems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Vertrauensarbeitszeit mit Shiftbase erfassen

Für Vertrauensarbeitszeit reicht meist eine Selbsterfassung mit wenig Aufwand. In der Zeiterfassung von Shiftbase stempeln Beschäftigte per App am Telefon oder im Browser am Rechner. Die Stunden laufen gegen die Vertragsstunden, und Plus- und Minusstunden zeigen früh, wenn die Aufgaben dauerhaft nicht in die Woche passen. Für die Lohnabrechnung exportierst du die genehmigten Stunden.