Vertrauensarbeitszeit: Flexibilität, die motiviert!

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, das darauf basiert, dass den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Vertrauen entgegengebracht wird, ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich zu gestalten. Bei der Vertrauensarbeitszeit wird die genaue Arbeitszeit nicht genau festgelegt, sondern es wird erwartet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitsaufgaben erledigen und dabei die vereinbarte Arbeitszeit einhalten.

Im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit können die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten weitgehend selbst bestimmen. Sie können ihre Arbeitszeit flexibel einteilen und beispielsweise früher beginnen oder später enden. Es geht dabei nicht primär um die Anwesenheitszeit, sondern vielmehr um das Erreichen der vereinbarten Arbeitsziele und die Erfüllung der Arbeitsaufgaben.

Die Vertrauensarbeitszeit basiert auf einer vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeit eigenverantwortlich erledigen und ihre Arbeitszeiten so gestalten, dass die vereinbarten Ziele erreicht werden. Im Gegenzug erhalten die Beschäftigten mehr Freiheit und Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit.

Verwalte die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter ganz einfach!

• Einfaches Ein- und Ausstempeln
• Automatische Berechnung von Boni
• Verknüpfung mit der Lohnbuchhaltung

Kostenlos testen Eine Demo anfordern

Wie gestaltet sich die Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?

Auch wenn das Modell der Vertrauensarbeitszeit auf Eigenverantwortung und Vertrauen in die Mitarbeitenden setzt, bleibt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehen – und zwar unabhängig vom gewählten Arbeitszeitmodell.

Gesetzliche Grundlage:

Nach dem EuGH-Urteil C‑55/18 und der Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem bereitzustellen. Dies gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit, da das Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) weiterhin Anwendung findet.

Was bedeutet das konkret für die Praxis?

• Mitarbeitende dürfen ihre Arbeitszeiten selbst erfassen – aber die Verantwortung für die Einhaltung der Vorgaben liegt beim Arbeitgeber.

• Es ist nicht mehr ausreichend, nur auf Vertrauen und Zielerreichung zu setzen, wenn keine systematische Zeiterfassung erfolgt.

• Geeignet sind z. B.:

  • Digitale Zeiterfassungstools wie Shiftbase

  • Mobile Apps, die Start und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen

  • Web-Portale oder Terminals im Büro

Welche Daten müssen erfasst werden?

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit

• Pausenzeiten (zur Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten)

• Überstunden und Ausgleich

Tipp für Arbeitgeber:

Sie können weiterhin Zielvereinbarungen in den Fokus rücken – solange ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem im Hintergrund dokumentiert, dass keine Arbeitszeitgesetze verletzt werden.

Was passiert mit Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit?

Auch im Modell der Vertrauensarbeitszeit entstehen Überstunden – selbst wenn Arbeitszeiten nicht engmaschig kontrolliert werden. Das bedeutet: Überstunden verschwinden nicht durch Vertrauen, sondern müssen aktiv geregelt und dokumentiert werden.

⚖️ Rechtslage zu Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit:

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az. 5 AZR 409/21) gilt:

„Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass Überstunden pauschal abgegolten oder ignoriert werden dürfen.“

Was bedeutet das konkret für Sie als Arbeitgeber?

1️⃣ Überstunden sind zu vergüten oder auszugleichen – sofern sie:

• angeordnet,

• gebilligt oder

• geduldet wurden (z. B. durch regelmäßige Mehrarbeit bei Zielerreichung).

2️⃣ Pauschale Abgeltungsklauseln im Arbeitsvertrag (z. B. „mit dem Gehalt abgegolten“) sind oft unwirksam, sofern sie nicht klar begrenzt oder rechtlich sauber formuliert sind.

3️⃣ Die Pflicht zur Zeiterfassung bleibt bestehen – auch, um Überstunden nachweisbar zu dokumentieren und ggf. abzurechnen.

4️⃣ Überstunden sollten mit klaren Regelungen im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen abgegrenzt werden:

• Wann gelten sie als anerkannt?

• Wie erfolgt der Ausgleich?

• Wer genehmigt sie?

Mit Tools wie Shiftbase lässt sich die Vertrauensarbeitszeit einfach dokumentieren – inklusive Überstundenregelung. So behalten Sie den Überblick, vermeiden rechtliche Fallstricke und stärken gleichzeitig die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden.

Beispiel für eine rechtssichere Formulierung im Arbeitsvertrag:

„Anfallende Mehrarbeit ist nur dann zu leisten, wenn sie im Einzelfall durch die vorgesetzte Stelle ausdrücklich angeordnet wird. Ein Ausgleich erfolgt durch Freizeit oder Vergütung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.“

Welche Vorteile und Herausforderungen bringt das Modell?

✅ Vorteile für Arbeitgeber:

1. Mehr Eigenverantwortung – weniger Mikromanagement

Mitarbeitende organisieren ihre Arbeitszeit selbstständig – was die Rolle der Führungskraft entlastet. Der Fokus liegt auf Ergebnissen statt Anwesenheit.

Shiftbase-Kunden berichten regelmäßig von einer gesteigerten Produktivität und einer höheren Selbstwirksamkeit im Team.

2. Wettbewerbsvorteil im Recruiting

In Zeiten von Fachkräftemangel ist Vertrauensarbeitszeit ein echtes Employer-Branding-Plus – besonders für wissensintensive Branchen, IT, Beratung oder kreative Berufe.

Flexibilität zählt für viele Bewerber/innen inzwischen mehr als Gehalt – das Modell signalisiert „moderne Unternehmenskultur“.

3. Kosten- und Zeiteinsparung

Weniger klassische Zeiterfassungsaufwände (z. B. keine Stempelzeiten bei Vertriebsaußendienst oder Projektarbeit), reduzierter Verwaltungsaufwand durch digitale Tools wie Shiftbase.

4. Höhere Motivation und Zufriedenheit

Wer sich seine Arbeitszeit frei einteilen kann, kann privates und berufliches besser vereinbaren. Das steigert Loyalität und reduziert Fluktuation.

5. Förderung der Vertrauenskultur

Die Umstellung auf Vertrauensarbeitszeit setzt ein deutliches Signal:

„Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden – und rechnen mit ihrer Reife und Eigenverantwortung.“

Das schafft eine positive, partnerschaftliche Unternehmenskultur.

🚨 Herausforderungen und Risiken für Arbeitgeber:

1. Gesetzliche Fallstricke (z. B. Zeiterfassungspflicht)

Viele Arbeitgeber gehen fälschlich davon aus, dass sie bei Vertrauensarbeitszeit keine Arbeitszeit erfassen müssen.
Das widerspricht dem EuGH-Urteil C‑55/18 und der BAG-Rechtsprechung.

Folge: Bußgelder, Verstöße gegen ArbZG, fehlende Nachweise bei Überstunden.

2. Gefahr der Entgrenzung

Ohne klare Regeln besteht das Risiko, dass Mitarbeitende zu viel arbeiten (Stichwort: "Selbstausbeutung") oder ständig erreichbar sind.

Lösung: Klare Zielvereinbarungen, regelmäßige Check-ins, Definition von Kernzeiten und Erholungsphasen.

3. Fehlende Transparenz bei Arbeitsleistung

Gerade bei hybrider Arbeit oder Remote Work fällt es Führungskräften schwer, zu beurteilen, wie lange und wann jemand tatsächlich arbeitet.

Abhilfe: Tools wie Shiftbase mit übersichtlichen Dashboards und Reportingfunktionen.

4. Ungleichbehandlung im Team

Wenn manche Mitarbeitende flexibel arbeiten dürfen, andere jedoch an feste Arbeitszeiten gebunden sind (z. B. Kundenservice, Produktion), kann Unzufriedenheit entstehen.

Wichtig: Interne Kommunikation und klare Kriterien, wer das Modell nutzen kann.

5. Vertrags- und Regelungslücken

Ohne vertragliche Rahmenbedingungen können schnell Konflikte entstehen – etwa bei Überstunden oder Nichterreichbarkeit.

Arbeitgeber sollten klare arbeitsvertragliche Klauseln oder Betriebsvereinbarungen schaffen.

Das Modell der Vertrauensarbeitszeit ist ein echter Innovationshebel – wenn es:

• rechtlich korrekt umgesetzt wird,

• durch digitale Systeme gestützt ist (z. B. Shiftbase),

• von Führungskräften aktiv begleitet wird.

Vertrauen allein reicht nicht. Struktur schafft Sicherheit.

Fazit: Vertrauensarbeitszeit – Chance für moderne Arbeitgeber, Pflicht zur klaren Umsetzung

Das Modell der Vertrauensarbeitszeit ist ein wirkungsvolles Instrument für moderne Unternehmen, um Flexibilität, Eigenverantwortung und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern. Es stärkt die Vertrauenskultur, fördert Selbstorganisation und verbessert die Work-Life-Balance – zentrale Kriterien für Arbeitgeberattraktivität und langfristige Bindung.

Doch Vertrauen entbindet nicht von Verantwortung:
Arbeitgeber sind weiterhin gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten objektiv und verlässlich zu erfassen – auch bei freier Zeiteinteilung. Das bestätigen das EuGH-Urteil C‑55/18 und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

➡️ Wer Vertrauensarbeitszeit einführt, braucht:

• Digitale, rechtskonforme Zeiterfassung (z. B. mit Shiftbase),

• klare arbeitsvertragliche Regelungen,

• Zielvereinbarungen statt Präsenzpflicht,

• und eine transparente Kommunikation im Team.

Vertrauen braucht Struktur.
Nur wenn Sie als Arbeitgeber beides kombinieren, entfaltet Vertrauensarbeitszeit ihr volles Potenzial – ohne rechtliche Risiken oder organisatorische Reibungen.