Januar-Krankenwelle: So halten Unternehmen ihre Dienstplanung stabil

Wenn die Grippewelle in Deutschland anrollt, geraten viele Betriebe schnell an ihre Belastungsgrenze: Dienstpläne brechen weg, Ausfälle häufen sich und die Krankenwelle am Arbeitsplatz trifft oft genau dann, wenn die Nachfrage hoch ist. Besonders in Schichtbetrieben wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege wird die Erkältungssaison jedes Jahr zur organisatorischen Bewährungsprobe. 

Warum die Grippe- und Erkältungssaison Unternehmen besonders herausfordert

Typische Auswirkungen einer Krankenwelle

Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen, passiert häufig Folgendes:

• Schichten bleiben unbesetzt oder müssen kurzfristig verschoben werden

• Arbeitsbelastung steigt, Teamstimmung sinkt

• Servicequalität leidet, Wartezeiten nehmen zu

• Führungskräfte verbringen mehr Zeit im „Feuerwehrmodus“ als in der eigentlichen Planung

Saisonale Krankheitsmuster in Deutschland

Die Erkältungssaison reicht typischerweise von Oktober bis März, die meisten Grippefälle fallen meist zwischen Januar und März (vgl. Daten des RKI). Typische Faktoren:

• Enge Räume & viel Kundenkontakt

• Winterwetter & geschwächtes Immunsystem

• Post-Feiertags-Ansteckungswellen

Rechtlicher Rahmen: Was Arbeitgeber während einer Krankheitswelle beachten müssen

Krankmeldung & Attestpflicht

• Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden.

• Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist ab dem vierten Tag eine ärztliche Bescheinigung nötig. Du darfst sie auch früher verlangen (§ 5 Abs. 1 EFZG).

• Mit der elektronischen AU (eAU) übermittelt die Arztpraxis die Daten an die Krankenkasse, und du rufst sie dort ab.

Lohnfortzahlung & Arbeitsrecht

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) haben Mitarbeitende Anspruch auf:

• bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung

• auch bei hoher Krankenquote im Betrieb

• Ausnahmen gelten in den ersten vier Wochen des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EFZG), bei selbst verschuldeter Arbeitsunfähigkeit und solange die AU-Bescheinigung fehlt (§ 7 EFZG)

Fehler, die Arbeitgeber vermeiden sollten:

• Aussetzen der Lohnfortzahlung „weil alle krank sind“

• Druck ausüben, trotz Krankheit zu erscheinen

Arbeitszeitgesetz: Überstunden & Grenzen

Auch in der Grippewelle gelten klare Vorgaben:

• Max. 10 Stunden täglich

• 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten

• Sonn- und Feiertagsregelungen bleiben bestehen

Überlastung ist nicht nur unzulässig, sondern führt oft zu weiteren Krankheitsfällen.

Operative Herausforderungen: Wenn viele Mitarbeitende gleichzeitig krank sind

Typische Pain Points

• Dienstpläne müssen mehrfach am Tag angepasst werden

• Fehlende Transparenz über Kapazitäten

• Unfaire Mehrbelastung einzelner Personen

• Notizen, WhatsApp-Gruppen oder Excel-Dateien reichen plötzlich nicht mehr aus

Ad-hoc-Maßnahmen vs. nachhaltige Planung

Viele Betriebe improvisieren in der Erkältungssaison. Das führt langfristig zu:

• Fehlbesetzungen

• Frust im Team

• Ungerechten Schichteinsätzen

Strategien für eine robuste Dienstplanung in der Erkältungssaison

Saisonale Szenarien einplanen

Nutze historische Daten oder Auswertungen aus Tools wie Shiftbase:

• Krankenstand der Vorjahre

• Wochen mit besonders hohem Kundenaufkommen

• Personengruppen, die häufig Schlüsselrollen abdecken

Verfügbarkeiten & Qualifikationen aktuell halten

Wichtig für flexible Umplanung:

• Wer kann welche Position übernehmen?

• Wer hat Sonderqualifikationen?

• Wer ist in Rufbereitschaft?

Klare Backup-Mechanismen definieren

• Springer-Pools

• Ad-hoc-Rufbereitschaften (mit rechtlichen Grenzen)

• Vorgefertigte Notfall-Szenarien

Mitarbeitende in die Planung einbeziehen (Schichttausch)

Moderne Teams erwarten Self-Service:

• Schichtanfragen

• Verfügbarkeiten melden

• Schichten tauschen (mit Freigabe)

Kommunikation: Der Schlüssel für weniger Frust und mehr Fairness

Transparente Regeln
Definiere:

• Wann krank gemeldet werden muss

• Wie schnell Ersatz gesucht wird

• Wie Schichttausch funktioniert

Belastung anerkennen
Ehrliche Wertschätzung und Freizeitausgleich wirkt stärker als jede Ad-hoc-Maßnahme.

Betriebsrat & Mitbestimmung
Themen für Betriebsvereinbarungen:

• Überstunden

• Rufbereitschaften

• Schichttausch

• Dokumentation

• Digitale Unterstützung

Digitale Unterstützung: Warum Tools in der Grippewelle unverzichtbar sind

Wo Excel & Zettelwirtschaft scheitern

• Keine Echtzeit-Updates

• Hohe Fehlerquoten

• Mangelnde Transparenz

• Keine automatische Arbeitszeitprüfung

Was ein Dienstplan-Tool jetzt leisten sollte

• Krankmeldungen & Urlaub sofort sichtbar

• Automatische Benachrichtigungen

• Hinweise auf mögliche ArbZG-Verstöße

• Smarte Vorschläge für Ersatzbesetzungen

Wie Shiftbase konkret hilft

• Mobile App für sofortige Schichtupdates

• Klare Übersicht über Krankmeldungen & Abwesenheiten

• Zeiterfassung per App, Pausen nach deinen Pausenregeln

• Automatische Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz: folgt mit dem Add-on Compliance+

• Tools für Schichttausch & Kapazitätsplanung

Fazit

Die Grippewelle in Deutschland lässt sich nicht verhindern. Eine transparente, vorausschauende Dienstplanung hält Chaos, Überlastung und rechtliche Risiken aber klein. Wer saisonale Muster kennt, klare Regeln etabliert und digitale Tools nutzt, bleibt auch bei hohen Krankenständen handlungsfähig.