Wenn die Grippewelle in Deutschland anrollt, geraten viele Betriebe schnell an ihre Belastungsgrenze – Dienstpläne brechen weg, Ausfälle häufen sich und die Krankenwelle am Arbeitsplatz trifft oft genau dann, wenn die Nachfrage hoch ist. Besonders in Schichtbetrieben wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege wird die Erkältungssaison jedes Jahr zur organisatorischen Bewährungsprobe.
Warum die Grippe- und Erkältungssaison Unternehmen besonders herausfordert
--> Typische Auswirkungen einer Krankenwelle
Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen, passiert häufig Folgendes:
- Schichten bleiben unbesetzt oder müssen kurzfristig verschoben werden
- Arbeitsbelastung steigt, Teamstimmung sinkt
- Servicequalität leidet, Wartezeiten nehmen zu
- Führungskräfte verbringen mehr Zeit im „Feuerwehrmodus“ als in der eigentlichen Planung
--> Saisonale Krankheitsmuster in Deutschland
Die Erkältungssaison reicht typischerweise von Oktober bis März, mit Peaks im Dezember und Februar (vgl. Daten des RKI). Typische Faktoren:
- Enge Räume & viel Kundenkontakt
- Winterwetter & geschwächtes Immunsystem
- Post-Feiertags-Ansteckungswellen
Rechtlicher Rahmen: Was Arbeitgeber während einer Krankheitswelle beachten müssen
Krankmeldung & Attestpflicht
- Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden.
- Ein Attest ist gesetzlich ab dem 4. Krankheitstag vorgeschrieben – Unternehmen dürfen es aber früher verlangen (vertraglich festlegbar).
- Digitale AU („eAU“) erleichtert heute den Nachweis, da die Meldung direkt an die Krankenkasse übermittelt wird.
-
Ja. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt, dass Arbeitgeber dies ohne besonderen Anlass anordnen dürfen (BAG 2012).
Lohnfortzahlung & Arbeitsrecht
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) haben Mitarbeitende Anspruch auf:
- bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung
- auch bei hoher Krankenquote im Betrieb
- Ausnahmen gelten bei wiederholtem Fehlverhalten oder nicht nachgewiesener AU
Fehler, die Arbeitgeber vermeiden sollten:
- Aussetzen der Lohnfortzahlung „weil alle krank sind“
- Druck ausüben, trotz Krankheit zu erscheinen
Arbeitszeitgesetz: Überstunden & Grenzen
Auch in der Grippewelle gelten klare Vorgaben:
- Max. 10 Stunden täglich
- 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten
- Sonn- und Feiertagsregelungen bleiben bestehen
Überlastung ist nicht nur unzulässig, sondern führt oft zu weiteren Krankheitsfällen.
Operative Herausforderungen: Wenn viele Mitarbeitende gleichzeitig krank sind
Typische Pain Points
- Dienstpläne müssen mehrfach am Tag angepasst werden
- Fehlende Transparenz über Kapazitäten
- Unfaire Mehrbelastung einzelner Personen
- Notizen, WhatsApp-Gruppen oder Excel-Dateien reichen plötzlich nicht mehr aus
Ad-hoc-Maßnahmen vs. nachhaltige Planung
Viele Betriebe improvisieren in der Erkältungssaison – doch das führt langfristig zu:
- Fehlbesetzungen
- Frust im Team
- Ungerechten Schichteinsätzen
Strategien für eine robuste Dienstplanung in der Erkältungssaison
1️⃣ Saisonale Szenarien einplanen
Nutze historische Daten oder Auswertungen aus Tools wie Shiftbase:
- Krankenstand der Vorjahre
- Wochen mit besonders hohem Kundenaufkommen
- Personengruppen, die häufig Schlüsselrollen abdecken
2️⃣ Verfügbarkeiten & Qualifikationen aktuell halten
Wichtig für flexible Umplanung:
- Wer kann welche Position übernehmen?
- Wer hat Sonderqualifikationen?
- Wer ist in Rufbereitschaft?
3️⃣ Klare Backup-Mechanismen definieren
- Springer-Pools
- Ad-hoc-Rufbereitschaften (mit rechtlichen Grenzen)
- Vorgefertigte Notfall-Szenarien
-
Erstelle eine interne „Prio-Liste“: Erst Springer, dann Freiwillige, dann mögliche Umschichtungen.
4️⃣ Mitarbeitende in die Planung einbeziehen (Schichttausch)
Moderne Teams erwarten Self-Service:
- Schichtanfragen
- Verfügbarkeiten melden
- Schichten tauschen (mit Freigabe)
Kommunikation: Der Schlüssel für weniger Frust und mehr Fairness
Transparente Regeln
Definiere:
- Wann krank gemeldet werden muss
- Wie schnell Ersatz gesucht wird
- Wie Schichttausch funktioniert
Belastung anerkennen
Ehrliche Wertschätzung und Freizeitausgleich wirkt stärker als jede Ad-hoc-Maßnahme.
Betriebsrat & Mitbestimmung
Themen für Betriebsvereinbarungen:
- Überstunden
- Rufbereitschaften
- Schichttausch
- Dokumentation
- Digitale Unterstützung
Digitale Unterstützung: Warum Tools in der Grippewelle unverzichtbar sind
➡️ Wo Excel & Zettelwirtschaft scheitern
- Keine Echtzeit-Updates
- Hohe Fehlerquoten
- Mangelnde Transparenz
- Keine automatische Arbeitszeitprüfung
➡️ Was ein Dienstplan-Tool jetzt leisten sollte
- Krankmeldungen & Urlaub sofort sichtbar
- Automatische Benachrichtigungen
- Schutz vor ArbZG-Verstößen
- Smarte Vorschläge für Ersatzbesetzungen
➡️ Wie Shiftbase konkret hilft (praxisnah, nicht werblich)
- Mobile App für sofortige Schichtupdates
- Klare Übersicht über Krankmeldungen & Abwesenheiten
- Automatische Arbeitszeiterfassung & gesetzliche Prüfungen
- Tools für Schichttausch & Kapazitätsplanung
Branchenbeispiele: So gelingt die Planung trotz Grippewelle
-
- Wochenenden & Events mit Vollbesetzung einplanen
- Zentrale Rollen doppelt besetzen
- Springer aus Teilzeit oder Minijobbern aktiv einbeziehen
✨ Shiftbase-Super-Tipp: Starte rechtssicher ins neue Jahr:
Viele Unternehmen stellen im Januar neue Minijobber und Teilzeitkräfte ein – oft begleitet von Unsicherheiten rund um Probearbeit, Dokumentationspflichten und aktuelle Minijob-Regelungen. Mit Shiftbase behaltest du Arbeitszeiten, Verträge und Nachweispflichten transparent im Blick, sodass du neue Mitarbeitende sicher und effizient onboarden kannst. -
- Fokus auf Kernzeiten und Stoßzeiten
- Rollen priorisieren: z. B. Kasse, Beratung, Warenverräumung
-
- Klare Vorgaben & Personaluntergrenzen beachten
- Schichtmodelle, Rufbereitschaften, klare Übergaben sind entscheidend
✅Checkliste: Ist dein Dienstplan „grippewellenfest“?
Hake ab, was bereits umgesetzt ist. Je mehr Punkte erfüllt sind, desto stabiler ist dein Dienstplan bei krankheitsbedingten Ausfällen.
Bewertung
kritisch (0–3 Punkte)
Hohe Ausfallgefahr. Krankheitswellen führen sehr wahrscheinlich zu spontaner Umplanung, Mehrarbeit und rechtlichen Risiken.
ok (4–5 Punkte)
Grundlagen sind vorhanden, aber nicht belastbar. Bei längeren Krankheitsphasen entstehen schnell Engpässe.
stark (6–7 Punkte)
Sehr gute Vorbereitung. Ausfälle lassen sich strukturiert auffangen – ohne Überlastung oder Compliance-Risiken.
Wenn du im Bereich „kritisch“ oder „ok“ landen, lohnt sich eine strukturierte digitale Dienstplanung, um Ausfälle planbar und rechtssicher zu managen.
Du möchtest Ausfälle, Schichttausch und Umplanung sicher im Griff haben? Lasse dich unterstützen – wir nehmen deinen die operative Komplexität ab.
Jetzt kostenlos testen
Fazit
Die Grippewelle in Deutschland lässt sich nicht verhindern – aber professionelle, transparente und strategische Dienstplanung verhindert Chaos, Überlastung und rechtliche Risiken. Wer saisonale Muster kennt, klare Regeln etabliert und digitale Tools nutzt, bleibt auch bei hohen Krankenständen handlungsfähig.
Häufig gestellte Fragen
-
Plane saisonale Puffer ein, nutze digitale Tools für Transparenz und etabliere klare Backup-Prozesse.
-
Ja. Das ist rechtlich zulässig, sollte aber klar kommuniziert und fair gehandhabt werden.
-
Durch Priorisierung kritischer Rollen, Nutzung von Springern und automatische ArbZG-Prüfungen in Dienstplan-Tools wie Shiftbase.
-
Es zeigt sofort verfügbare Mitarbeitende, prüft Arbeitszeitgrenzen und ermöglicht schnellen, transparenten Schichttausch.
-
Datenanalyse + frühzeitige Planung (ab Herbst) + Reservekapazitäten + klare Verantwortlichkeiten.
-
Transparent, frühzeitig, mit Wertschätzung und klaren Ausgleichsregelungen.
-
Ja, vorzugsweise über Betriebsvereinbarungen oder interne Richtlinien – ideal unterstützt durch eine Software wie Shiftbase.
