Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung – drei Begriffe, ein Prozess. Und jeden Monat dieselben Fehler: falsche Stunden, vergessene Zuschläge, Mindestlohn knapp unterschritten. Dieser Leitfaden zeigt, was rechtlich Pflicht ist, wie die Berechnung funktioniert – und wie du den Prozess mit DATEV automatisierst.
Was ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das monatliche Dokument, das Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zeigt, wie sich ihre Bruttovergütung in den ausgezahlten Nettobetrag verwandelt. Sie enthält alle relevanten Informationen zu Einkommen, Abzügen, Zuschlägen und Sozialversicherungsbeiträgen.
Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung – was ist der Unterschied?
Alle drei Begriffe beschreiben denselben Vorgang: die monatliche Vergütungsabrechnung.
- Lohnabrechnung: Für Mitarbeitende mit Stundenlohn – der Bruttobetrag variiert monatlich je nach geleisteten Stunden und Zuschlägen.
- Gehaltsabrechnung: Für Festangestellte mit gleichbleibendem Monatsgehalt.
- Entgeltabrechnung: Der rechtlich korrekte Oberbegriff nach § 108 GewO – im Alltag selten verwendet.
Gesetzliche Grundlage: § 108 GewO – Arbeitgeber müssen bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform ausstellen.
Die Abrechnung erfüllt mehrere wichtige Funktionen:
- Transparenz: Mitarbeitende verstehen, wie sich ihre Vergütung zusammensetzt.
- Rechtssicherheit: Arbeitgeber erfüllen ihre gesetzlichen Pflichten.
- Nachweisfunktion: Die Abrechnung dient als Dokument bei Streitfällen oder Behördenprüfungen.
- Kontrolle: Finanzamt, Sozialversicherungsträger und Mitarbeitende können Angaben überprüfen.
Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung: Die Unterschiede im Überblick
| Merkmal | Lohnabrechnung (Stundenlohn) | Gehaltsabrechnung (Festgehalt) |
|---|---|---|
| Berechnungsbasis | Stundenlohn × geleistete Stunden | Gleichbleibender Monatsbetrag |
| Monatlicher Bruttobetrag | Variiert je nach Stunden und Zuschlägen | Konstant (außer bei Änderungen) |
| Zuschläge | Häufig – Nacht, Sonn-/Feiertag, Überstunden | Seltener, oft pauschal geregelt |
| Zeiterfassung | Zwingend erforderlich als Abrechnungsgrundlage | Wichtig, aber Brutto unabhängig davon |
| Typische Branchen | Gastronomie, Einzelhandel, Logistik, Handwerk, Pflege, Produktion | Büro, Verwaltung, IT, Management |
| Hauptfehlerquelle | Falsche Stunden, fehlende Zuschläge, Mindestlohn unterschritten | Fehlende Sonderzahlungen, falsche Steuerklasse |
Was sind die gesetzliche Grundlagen?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss mit mehreren gesetzlichen Regelungen übereinstimmen:
- § 108 GewO: Pflicht zur Abrechnung in Textform bei jeder Lohnzahlung.
- Einkommensteuergesetz (EStG): Grundlage für die Lohnsteuerberechnung; § 3b EStG regelt steuerfreie Zuschläge.
- Sozialgesetzbuch (SGB): Regelungen zu Sozialversicherungsbeiträgen.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Vorgaben zu Arbeitszeiten und Zuschlägen.
- § 147 AO: Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
- Tarifverträge: Branchenspezifische Zuschläge und Sonderzahlungen.
Pflichtangaben in der Abrechnung
Nach § 108 GewO muss jede Abrechnung folgende Angaben enthalten:
Persönliche Angaben
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Personalnummer des Mitarbeitenden
- Steuerklasse und Identifikationsnummer
- Sozialversicherungsnummer
- Abrechnungszeitraum
Steuerklassen im Überblick
| Steuerklasse | Beschreibung |
|---|---|
| I | Ledig, geschieden oder dauerhaft getrennt lebend ohne Kinder |
| II | Alleinerziehende mit bestimmten Voraussetzungen |
| III | Verheiratet – Ehepartner verdient nicht oder geringfügig |
| IV | Verheiratet – beide Partner berufstätig mit ähnlichem Einkommen |
| V | Ehepartner des Steuerpflichtigen in Klasse III |
| VI | Nebeneinkünfte bei bestehender Hauptbeschäftigung |
Vergütungsbestandteile
- Stundenlohn und geleistete Stunden (bei Stundenlöhnern)
- Bruttogehalt oder -lohn
- Zuschläge (Nacht, Sonn-/Feiertag, Überstunden) – einzeln ausgewiesen
- Sachbezüge (z. B. Essensgutscheine, Tankgutschein)
- Einmalzahlungen (Boni, Prämien)
- Gesamtbrutto
Abzüge
- Lohnsteuer (je nach Steuerklasse)
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (falls zutreffend)
- Sozialversicherungsbeiträge: Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung
Ergebnis
- Nettolohn und Auszahlungsbetrag
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Bruttovergütung berechnen
Gehaltsabrechnung (Festgehalt)
Bei Festangestellten ist der Bruttobetrag konstant. Abweichungen entstehen durch:
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit
- Boni und Sonderzahlungen
- Teilmonatliche Abrechnungen bei Ein- oder Austritt
Lohnabrechnung (Stundenlohn)
Grundformel: Stundenlohn × geleistete Stunden + Zuschläge + Sachbezüge = Bruttolohn
Beispielrechnung – Servicekraft in der Gastronomie:
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Grundstundenlohn | 13,90 € × 140 Std. | 1.946,00 € |
| Überstunden (12 Std.) | 13,90 € × 1,25 × 12 | 208,50 € |
| Nachtzuschlag (25 %) | 13,90 € × 0,25 × 20 Std. | 69,50 € |
| Sonntagszuschlag (50 %) | 13,90 € × 0,50 × 8 Std. | 55,60 € |
| Essensgutschein (Sachbezug) | pauschal | 50,00 € |
| Gesamtbrutto | 2.329,60 € |
Steuerfreiheit nach § 3b EStG: Nacht- und Sonntagszuschläge sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden und der Stundenlohn unter 25 € liegt. Zuschläge müssen einzeln mit Stundenzahl, Prozentsatz und Betrag ausgewiesen sein – eine pauschale Angabe reicht nicht.
Sozialversicherungsbeiträge
Vom Bruttolohn werden Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung abgezogen:
| Versicherungsart | AN-Anteil (ca.) | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rentenversicherung | 9,3 % | je 50 % AN / AG |
| Krankenversicherung | 7,3 % + Zusatzbeitrag | je 50 % AN / AG |
| Pflegeversicherung | 1,7 % (+ 0,6 % Kinderlose) | je 50 % AN / AG |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | je 50 % AN / AG |
| Unfallversicherung | – | 100 % AG, separat |
Beiträge gelten nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze (wird jährlich angepasst). Bei Stundenlöhnern mit schwankenden Monatsverdiensten ist die Grenze monatlich zu prüfen.
Mindestlohn: Die wichtigste Fehlerquelle bei Stundenlöhnern
Bei Stundenlöhnern gilt: Der Bruttostundenlohn darf den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten. Seit Januar 2025 beträgt er 13,90 €/Stunde (Stand: April 2026 – aktuellen Satz prüfen).
Kritische Punkte für Arbeitgeber:
- Zuschläge dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Der Grundstundenlohn muss bereits den Mindestlohn erreichen.
- Bei Minijobs gilt der Mindestlohn ebenfalls: er begrenzt faktisch die maximale Stundenzahl pro Monat.
- Nachträgliche Korrekturen bei Mindestlohnverstößen sind teuer. Zoll-Prüfungen können bis zu 2 Jahre zurückgehen, Bußgelder bis 500.000 €.
Besonderheiten: Minijob und Teilzeit
Minijob (630-€-Grenze)
- Arbeitgeber zahlen Pauschalabgaben (Rentenversicherung 15 %, Krankenversicherung 13 %, Pauschsteuer 2 %).
- Keine regulären Sozialversicherungsabzüge beim Arbeitnehmer.
- Minijobber können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen.
- Die 630-€-Grenze gilt für den monatlichen Bruttolohn – bei Überschreitung wird der Job sozialversicherungspflichtig.
Kurzfristige Beschäftigung
Für Saisonkräfte und kurzfristige Beschäftigungen (max. 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr) gelten abweichende Regelungen zur Sozialversicherungspflicht.
Teilzeit mit variablen Stunden
Bei Teilzeitkräften mit variabler Stundenzahl ist die Zeiterfassung besonders wichtig – sie ist die einzige Grundlage für die korrekte Lohnberechnung.
Schritt-für-Schritt: Abrechnung erstellen
Schritt 1 – Arbeitszeiten und Daten erfassen
Zeiterfassungsdaten für den Abrechnungszeitraum exportieren. Alle Schichten, Pausen, Überstunden und Fehlzeiten prüfen. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub berücksichtigen.
Schritt 2 – Zuschläge identifizieren
Welche Stunden fallen in Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszeiten? Welche Überstunden wurden geleistet? Zuschlagssätze aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag anwenden.
Schritt 3 – Mindestlohn prüfen
Grundstundenlohn ≥ aktueller Mindestlohn? Bei Minijobs: 630-€-Grenze eingehalten?
Schritt 4 – Bruttovergütung berechnen
Grundlohn + Zuschläge + Sachbezüge + Sonderzahlungen = Gesamtbrutto.
Schritt 5 – Steuer- und Sozialabzüge berechnen
Lohnsteuer nach Steuerklasse, Sozialversicherungsbeiträge nach aktuellen Beitragssätzen. Steuerfreie Zuschläge separat ausweisen.
Schritt 6 – Abrechnung ausstellen und archivieren
In Textform aushändigen (digital oder Papier). Archivierung mindestens 10 Jahre (§ 147 AO).
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| Falsche Stundenzahl übernommen | Über- oder Unterzahlung | Zeiterfassung täglich aktualisieren, nicht monatlich rückwirkend |
| Zuschläge fehlen oder falsch berechnet | Nachzahlungsanspruch des Mitarbeitenden | Schichtplan und Zeiterfassung automatisch verknüpfen |
| Mindestlohn unterschritten | Bußgeld bis 500.000 €, Zoll-Prüfung | Stundennachweis monatlich gegen Mindestlohn prüfen |
| Steuerfreie Zuschläge nicht separat ausgewiesen | Steuerfreiheit entfällt bei Prüfung | Zuschläge immer mit Stundenzahl, Prozentsatz und Betrag ausweisen |
| Falsche Steuerklasse hinterlegt | Falsche Lohnsteuerabzüge | Stammdaten regelmäßig auf Aktualität prüfen |
| Minijob-Grenze überschritten ohne Korrektur | Nachträgliche Sozialversicherungspflicht | Monatliche Kontrolle der kumulierten Verdienste |
Branchenbeispiel: Gastronomie und Schichtbetriebe
In Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel und Pflege sind Abrechnungen besonders komplex. Typische Faktoren:
- Nacht- und Feiertagszuschläge
- Wechselnde Schichten mit variabler Stundenzahl
- Teilzeit- oder Minijob-Verträge
- Kurzfristige Personaländerungen
Ein Restaurant mit 20 Mitarbeitenden muss monatlich unterschiedliche Stundenkonten, Wochenendzuschläge, Krankmeldungen und kurzfristige Schichtänderungen berücksichtigen. Ohne digitale Zeiterfassung entstehen hier schnell Fehler und zeitaufwendige Korrekturen.
DATEV-Integration: Lohnabrechnung automatisieren
Shiftbase ist direkt mit DATEV verbunden – dem führenden Lohnabrechnungssystem für Steuerberater und Unternehmen in Deutschland. Das bedeutet:
- Arbeitszeiten, Zuschläge und Überstunden werden in Shiftbase erfasst.
- Die Daten werden automatisch für den DATEV-Export aufbereitet.
- Kein manueller Datentransfer, keine Tippfehler, keine doppelte Datenpflege.
- Steuerberater und Lohnbuchhaltung erhalten exakt die Daten, die sie für die Abrechnung benötigen.
Praxis-Tipp für HR-Manager: Tools wie Shiftbase verbinden Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einem System. Stunden, Zuschläge und Überstunden fließen automatisch in die Abrechnungsdaten – und werden direkt an DATEV übergeben.
Für den Einstieg ohne Software: Nutze unsere Excel-Vorlage, um Gehaltsabrechnungen schnell und übersichtlich zu erstellen.
Vorlage herunterladenFazit
Lohn- und Gehaltsabrechnung beschreiben denselben Prozess mit unterschiedlicher Berechnungsgrundlage. Die Komplexität liegt nicht in der Steuerberechnung selbst – sie liegt in der sauberen Datengrundlage: korrekte Arbeitszeiterfassung, vollständige Zuschlagsermittlung und lückenlose Dokumentation.
Wer Stundenlöhner oder Schichtmitarbeitende beschäftigt, braucht eine verlässliche Zeiterfassung als Fundament. Tools wie Shiftbase verbinden Schichtplanung, Zeiterfassung und DATEV-Export in einem System – damit die Abrechnung jeden Monat stimmt.
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