Definition der Gehaltsabrechnung
An jedem Arbeitsplatz ist die Gehaltsabrechnung eine entscheidende Funktion. Mitarbeiter müssen korrekt und pünktlich bezahlt werden, und die verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge müssen vorgenommen werden. Der Nachweis dafür ist eine Gehaltsabrechnung, auf der nicht nur der verdiente Lohn, sondern auch alle gesetzlichen Abzüge aufgeführt sind.
Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel von einem internen Team durchgeführt oder an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister ausgelagert. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Berechnung des erzielten Lohns, etwaiger Abzüge wie Steuern und Sozialabgaben sowie sonstiger zu berücksichtigender Elemente (z. B. Urlaubsgeld). Ist dies alles erledigt, werden die Lohnabrechnungen erstellt und an die Mitarbeiter versandt.
Für Arbeitgeber ist es wichtig sicherzustellen, dass Gehaltsabrechnungsprozesse den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften in ihrem Land oder ihrer Region entsprechen. Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Fehler bei der Gehaltsabrechnung können sowohl finanziell als auch rufschädigend sein.
Definition der Gehaltsabrechnung
Alle Unternehmen, die Personal oder Arbeiter beschäftigen, müssen ihnen per Gesetz Gehaltsabrechnungen ausstellen. Dieses Dokument, auch Gehaltsabrechnung genannt, enthält Informationen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns.
Außerdem enthält die Lohnabrechnung Angaben zu Zulagen, Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Abzügen und Vorschüssen bzw. Zahlungsrückständen. Gemäß § 107 der Gewerbeordnung (GewO) muss eine Gehaltsabrechnung eine genaue Berechnung des Arbeitsentgelts, geltender gesetzlicher Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge und Steuern sowie deren jeweilige Euro-Beträge enthalten.
Die Entgeltnachweisverordnung regelt seit dem 1. Juli 2013 alle für Zwecke der Sozialversicherung ausgestellten Entgeltabrechnungen in Deutschland. Das Gesetz gilt für alle Organisationen unabhängig von ihrer Größe und vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen.
Welche Angaben muss die Gehaltsabrechnung enthalten?
Laut Gewerbeordnung muss eine Lohnabrechnung folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift
- des Arbeitgebers Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
- Persönliche Identifikationsnummer (PIN) der Arbeitnehmerversicherung Beginn-
- und Enddatum des Arbeitsverhältnisses, falls eine Kündigung erforderlich ist.
- Der Abrechnungszeitraum umfasst die Tage für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
- Steuerklassen und Kinderfreibeträge
- Merkmale für den Kirchensteuerabzug Steuerfreibeträge
- und steuerliche Hinzurechnungsbeträge
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Erhebungsstelle für den gesamten Sozialversicherungsbeitrag Beitragszuschlag
- für Kinderlose
- Ggf. ist anzugeben, ob der Fall a Graubereich, der entweder Beschäftigung oder zusätzliche Arbeit darstellen könnte.
- Alle Zahlungen und Abzüge, außer Beiträgen zu freiwilligen oder privaten Krankenversicherungen und damit verbundenen Arbeitgeberzuschüssen, sind mit ihrer jeweiligen Höhe zu kennzeichnen.
- Das Verständnis des Anteils Ihres Einkommens und Ihrer Abzüge, die als steuerpflichtiger Lohn, Bruttosozialversicherungssteuern und Gesamtlohn gelten, ist für die Optimierung Ihres Gehalts unerlässlich.
- Gesetzliche Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitsentgelt und Sozialversicherungsbrutto Entgeltabrechnung
In der Praxis
Ist die Gesamtsumme aller lohn- und gehaltsbezogenen Bezüge und Abzüge. Jedes Unternehmen hat je nach Größe, Struktur, Branche und Geografie unterschiedliche Anforderungen an die Gehaltsabrechnung. Um diese Bedürfnisse effektiv zu bewältigen, müssen Arbeitgeber die Gehaltsabrechnungsvorschriften umfassend verstehen, da sie von Land zu Land unterschiedlich sind.
Organisationen müssen auch die Einhaltung lokaler und nationaler Gesetze in Bezug auf die Gehaltsabrechnung sicherstellen, einschließlich Steuerabzüge, Versicherungsprämien und anderer anwendbarer Abzüge. Abhängig von der Größe des Unternehmens und seiner Mitarbeiterbasis kann die Gehaltsabrechnung manuell oder über automatisierte Softwaresysteme verwaltet werden.
Neben der Berechnung der Lohn- und Gehaltszahlungen muss der Arbeitgeber diese Transaktionen für die Rechnungslegung dokumentieren. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmern Lohnabrechnungen auszustellen, die Auskunft über die Höhe der gezahlten Löhne oder Gehälter und etwaige gesetzliche Abzüge geben.
Die Gehaltsabrechnung betrifft jeden in einer Organisation und ist ein grundlegender Bestandteil eines effektiven Managements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Gesetze und Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Gehaltsabrechnung effizient verwalten, um profitabel zu bleiben. Durch eine sorgfältige Implementierung und Verwaltung der Gehaltsabrechnungsprozesse können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden.
Welche Abzüge sind in der Lohnbuchhaltung vorzunehmen?
Das Verständnis der Abzüge vom Bruttolohn, wie Steuern und Sozialversicherung, ist von größter Bedeutung. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie beachten sollten:
- Einkommensteuer
- Kirchensteuer
- Solidaritätszuschlag (falls zutreffend)
Sozialversicherung
- Rentenversicherung Arbeitnehmerbeteiligung
- Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmerbeteiligung
- Krankenversicherung Arbeitnehmerbeteiligung
- Pflegeversicherung Arbeitnehmerbeteiligung
- Zuschlag zur Pflegeversicherung
Zu beachten ist, dass es in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung eine Beitragsbemessungsgrenze gibt. Auch wenn Ihr Bruttogehalt die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt, bleiben die Abzüge als Prozentsatz Ihres Gesamteinkommens berechnet und steigen nicht mehr an.
Darüber hinaus können mehrere Faktoren sowohl den Brutto- als auch den Nettolohn beeinflussen, wie z. B.
- vermögenswirksame Leistungen
- monetäre Sachleistungen
- arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
- personengebundene Abzüge wie eine Lohnpfändung
Wie muss eine korrekte Gehaltsabrechnung aussehen?
Die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters ist ein ganzes Dokument, da sie mit allen wesentlichen Informationen zu ihren Einkünften und Abzügen vollständig sein muss. Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Angaben, die auf jeder Lohnabrechnung enthalten sein sollten. Vor allem muss die Gehaltsabrechnung für jede Periode den korrekten Brutto- und Nettolohn sowie etwaige Abzüge und Beiträge des Arbeitnehmers ausweisen.
Darüber hinaus sollten Sie hier noch einige weitere wesentliche Faktoren berücksichtigen:
- Mitarbeiterinformationen wie Name und Adresse
- Steuernummer des Mitarbeiters
- Zahlungsdauer (wöchentlich, monatlich usw.)
- Zahlungsrate (stündlich oder jährlich)
- Gesamtstundenzahl während der Zeit gearbeitet
- Kranken- und Urlaubsgeld
- Beiträge an Pensionskassen
- Steuerabzüge für Krankenversicherung, Pflegeversicherung etc.
- Schließlich verlangen einige Rechtsordnungen, dass alle Gehaltsabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden müssen.
Die Gehaltsabrechnung ist ein Schlüsselelement in jeder Organisation, und es ist wichtig, die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Abzüge, Compliance und korrekte Gehaltsabrechnungen zu verstehen. Durch die Kenntnis der relevanten Vorschriften können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Gehaltsabrechnungsprozesse gesetzeskonform sind, und sie gleichzeitig effizient für eine optimale Rentabilität verwalten.
In welcher Form muss die Lohnabrechnung erstellt werden?
Nach § 108 GewO soll die Gehaltsabrechnung in Textform erstellt werden. Dies erfordert zwar nicht, dass gedruckte Lohnabrechnungen auf Papier erstellt werden müssen, aber auch digitale Versionen sind erlaubt! Der wichtigste Faktor ist, dass das gewählte Format allgemein akzeptiert und abgesegnet werden kann – PDF-Dokumente dienen als großartige Beispiele für solche Formate.
Es ist jedoch zulässig, dass ein Tarifvertrag oder Betriebsvertrag die Verpflichtung zur Zahlung von Rechnungen in Papierform vorschreibt.
Wie soll die Gehaltsabrechnung versendet werden?
Obwohl Arbeitgeber keine Gehaltsabrechnungen vorlegen müssen, sollten sie diese ausstellen; Sie müssen nicht per Post oder anderen Diensten liefern.
Digitale Gehaltsabrechnungen sind mehr als nur eine E-Mail des Arbeitgebers; sie muss für die Mitarbeiter zugänglich und abrufbar sein. Das Arbeitsgericht Oldenburg hat festgestellt, dass der Arbeitgeber ausdrücklich oder auch stillschweigend sein Einverständnis erklären muss, damit die elektronische Übermittlung von Gehaltsabrechnungen erfolgreich erfolgen kann.
Wer erstellt die Lohnabrechnung?
Der Arbeitgeber muss für die Arbeitnehmer Lohnabrechnungen erstellen. Die Erstellung dieser Belege erfolgt in der Regel über Lohnbuchhaltungsprozesse.
Wenn Sie die Lohnbuchhaltung an einen Drittanbieter auslagern, ist es zwingend erforderlich, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgt. Dies sollte durch einen offiziellen Vertrag festgelegt werden, der alle erforderlichen Datenschutzverpflichtungen umreißt.
Welche Steuerklassen gibt es in der Lohnabrechnung?
Je nach Steuerklasse werden die Einkommensteuer und damit die Steuerabzüge auf der Lohnabrechnung unterschiedlich berechnet. Zudem gelten je nach Steuerklasse unterschiedliche Grundfreibeträge. In Deutschland gibt es insgesamt sechs verschiedene Einkommensteuerklassen.
Die jeweilige Steuerklasse wird dem Arbeitnehmer vom zuständigen Finanzamt zugeordnet. Dementsprechend kann der Arbeitgeber die Steuerabzüge bei der Lohnabrechnung berücksichtigen.
Die Steuerklasse richtet sich nach dem Familienstand des Arbeitnehmers. Folgende sechs Steuerklassen werden unterschieden: Steuerklasse
- Steuerklasse I: Sie gilt für Alleinstehende, Verheiratete, die dauerhaft getrennt leben, und verwitwete Arbeitnehmer. Der Grundfreibetrag beträgt 10347 Euro.
- Steuerklasse II: Alleinerziehende fallen unter diese Steuerklasse. Der Grundfreibetrag beträgt 10347 Euro.
- Steuerklasse III: Gilt für Ehepaare mit einem Partner der Steuerklasse V oder wenn der Partner arbeitslos ist. Zulage: 20694 Euro.
- Steuerklasse IV: Ehepaare, deren Partner ebenfalls der Steuerklasse IV zugeordnet sind. Zulage: 10347 Euro.
- Steuerklasse V: Gilt für Verheiratete, wenn der Partner der Steuerklasse III angehört. In dieser Steuerklasse gibt es keinen Grundfreibetrag.
- Steuerklasse VI: Sie gilt für Alleinstehende und Verheiratete mit mehreren Erwerbstätigkeiten und gilt ab der zweiten Erwerbstätigkeit. Es gibt keine Grundsicherung.
- Steuerklasse 0: Diese Steuerklasse gilt für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland. Aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens müssen diese Arbeitnehmer in Deutschland keine Einkommensteuer zahlen.
Wann ist die Gehaltsabrechnung fällig?
Arbeitnehmer erhalten ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnungen in der Regel einige Tage vor oder nach der Auszahlung; Es gibt jedoch keinen festgelegten Zeitplan, wann die Erklärung ausgestellt werden muss. Das Gesetz (§ 614 BGB) schreibt vor, dass Lohn- oder Gehaltszahlungen unmittelbar nach Beendigung der Tätigkeit auszuzahlen sind. Üblicherweise würde ein monatliches Abrechnungssystem diese Zahlungen am ersten Tag des kommenden Monats gewähren; Dies kann sich jedoch aufgrund von Vereinbarungen zwischen den beteiligten Unternehmen ändern.
Wer haftet für fehlerhafte Lohnabrechnungen?
Grundsätzlich haftet immer der Arbeitgeber für falsche Angaben auf der Lohnabrechnung. Fälscht beispielsweise ein Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung, sodass weniger Lohnsteuer abgezogen wird, muss der Arbeitgeber im Entdeckungsfall die Differenz ausgleichen.
Der Arbeitgeber ist somit für die korrekte Abführung der Lohnsteuer verantwortlich. Dies ergibt sichaus § 42d EstG . DemArbeitgeber steht jedoch ein Rückgriffsrecht gegen den Arbeitnehmer zu, wenn das Finanzamt ihn als Schuldner wegen unzureichend einbehaltener Lohnsteuer in Anspruch nimmt.
Der Arbeitnehmer wiederum kann Widerspruch einlegen, wenn die Lohnabrechnung nicht korrekt ist. Es ist wichtig, eine angemessene Frist zu setzen und eine kohärente und nachvollziehbare Begründung zu liefern. Hier gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Kurzarbeitergeld in der Lohnabrechnung
Auch wenn es sich um eine Kurzzeitbeschäftigung handelt, bleibt das Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis bestehen und Steuern und Sozialversicherungsbeiträge müssen bis auf wenige Ausnahmen abgezogen werden.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Vergütung für den Mitarbeiter zu berechnen. Anstelle des Bruttolohns, den er ohne Arbeitsausfall erhalten würde (Solllohn), erhält er vom Arbeitgeber nur eine Leistung, die der reduzierten Arbeitszeit (Istlohn) zuzüglich des Kurzarbeitergeldes entspricht. Diese wird dem Arbeitgeber von der Agentur für Arbeit erstattet. Wird die Arbeitszeit auf null reduziert, erhält der Arbeitnehmer nur noch Kurzarbeitergeld. Er entspricht 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, bei Beschäftigten mit Kindergeld sind es 67 Prozent.
Sie unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt. Daher sind Arbeitnehmer, die in einem Kalenderjahr Lohnersatzleistungen von mehr als 410 Euro bezogen haben, verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung abzugeben.
Das tatsächliche Entgelt, das der Arbeitnehmer für die Restarbeit erhält, unterliegt unterschiedlichen Sozialversicherungsbeiträgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wie Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung.
Auch das Kurzarbeitergeld ist von den Sozialversicherungsbeiträgen betroffen. Berechnungsgrundlage ist ein fiktives Honorar, das auf Basis von Ist- und Soll-Gebühren ermittelt wird. Die Festsetzung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge obliegt dem Arbeitgeber. Für das Kurzarbeitergeld fallen nicht die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung an, wohl aber die Beiträge zur Rentenversicherung und zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung.
Wie sieht die Gehaltsabrechnung für Minijobs aus?
Minijobber verdienen genauso eine monatliche Gehaltsabrechnung wie Festangestellte. Anstatt die Abzüge individuell zu berechnen, erhalten Minijobber jedoch einen einheitlichen Satz, der auf ihren Gehaltsscheck angewendet wird.
Bei Minijobbern ist zwischen 520-Euro-Jobs (vor dem 1. Oktober 2022: 450-Euro-Jobs) und Kurzzeitbeschäftigten zu unterscheiden.
Zur ersten Gruppe gehören Arbeitnehmer mit einem regelmäßigen monatlichen Einkommen von 520 Euro.
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn sie vertraglich oder aufgrund ihrer Beschaffenheit im Voraus oder aufgrund eines Rahmenvertrages auf 70 Arbeitstage begrenzt ist.
Die Berechnung der Abzüge in der Lohnabrechnung für geringfügig Beschäftigte ist ganz einfach. Es gilt immer der gleiche Beitragssatz. Diese beträgt 13 Prozent für die Krankenversicherung und 15 Prozent für die Rentenversicherung. Beides wird vom Arbeitgeber bezahlt. Arbeitnehmer können sich vom Rentenversicherungsbeitrag befreien lassen. Beiträge zur Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen.
Abzuziehen sind außerdem eine Pauschalsteuer von zwei Prozent und Umlagen von 1,45 Prozent.
Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen betragen sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer sechs Jahre. Dies gilt für Gehaltsabrechnungen und elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Letztere sind Informationen wie die Lohnsteuerklasse, das Kirchensteuermerkmal oder die Anzahl der Kinderfreibeträge.
Nach § 41 Einkommensteuergesetz (EstG) ist auch bei der Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen zwischen Aufbewahrungsfristen für Lohnkosten und Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen zu unterscheiden. Lohnunterlagen, die der betrieblichen Gewinnermittlung zugeordnet sind, sind zehn Jahre aufzubewahren.
Für Arbeitnehmer kommt neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein weiteres Kriterium hinzu: der Nachweis der Rentenansprüche. Den Arbeitnehmern wird empfohlen, alle Gehaltsabrechnungen bis zur Pensionierung aufzubewahren.
Kannst du deine eigene Lohnabrechnung machen?
Wer als Unternehmen oder Unternehmer Arbeitnehmer beschäftigt, ist verpflichtet, eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen. Es besteht entweder die Möglichkeit, die Lohnbuchhaltung selbst zu erstellen oder die Tätigkeit an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern.
In vielen Unternehmen sind Mitarbeiter oder sogar eine ganze Abteilung für die Erstellung der Lohnbuchhaltung zuständig – meist die Personalabteilung.
Um eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen, werden verschiedene Angaben benötigt, wie zum Beispiel Personalien der Mitarbeiter, die geltende Steuerklasse, die geleisteten Arbeitsstunden und vieles mehr.
Auf dem Markt sind Softwarelösungen erhältlich, die bei der Erstellung von Lohnabrechnungen helfen. Diese können sowohl für private Arbeitgeber als auch für Unternehmen genutzt werden. Darüber hinaus gibt es professionelle Dienstleister, die für Kunden die gesamte Lohnbuchhaltung übernehmen – von der Lohnabrechnung bis zur Abgabe der Steuererklärung.
Um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und die Menschen, die Sie beschäftigen, einen fairen Lohn erhalten, ist es unerlässlich, dieses System zu haben. Eine effiziente Zahlungsmethode beseitigt jegliche Verwirrung in Bezug auf Besteuerung, Sozialversicherungsbeiträge oder andere damit zusammenhängende Angelegenheiten, sodass jeder seine angemessenen Rechte erhält.
Welche Vorteile bietet die Lohnbuchhaltung per Software?
Die Lohnbuchhaltung per Software bietet diverse Vorteile für Unternehmen und auch für Arbeitnehmer:
- Zeitersparnis: Da nur die bereits erfassten Daten zusammengeführt werden müssen, ist die Erstellung der Lohnabrechnungen in wenigen Augenblicken abgeschlossen. Auch der elektronische Versand geht deutlich schneller, als wenn die Unterlagen in Papierform bereitgestellt werden müssten. Davon profitieren auch die Mitarbeiter.
- Kostenersparnis: Die Kosten für Papier, Ordner, Aktenschränke und Lagerplatz entfallen bei der Lohnabrechnung per Software.
- Nachhaltigkeit: Papier oder Holz ist ein wertvoller Rohstoff. Die papierlose Erstellung von Gehaltsabrechnungen kann somit Ressourcen einsparen.
- Datenschutz: Effektiver Datenschutz von Dokumenten ist mit Hilfe aktueller Software und geeigneter Methoden der Zugriffsbeschränkung sowie Verschlüsselung und Signatur möglich. Dagegen ist die Wahrung des Datenschutzes bei Papierakten sehr komplex: von der sicheren Aufbewahrung bis zur Aktenvernichtung.
Was kostet eine Gehaltsabrechnung?
Die Kosten für eine Lohnabrechnung richten sich nach der Komplexität der Lohnbuchhaltung. Neben den direkten Kosten für die Erstellung und den Druck der Gehaltsabrechnungen entstehen auch indirekte Kosten, die durch Fehler aufgrund falscher Daten oder fehlender Informationen entstehen.
Arbeitnehmer können ihre Gehaltsabrechnung in der Regel kostenlos über das sichere Online-Portal ihres Arbeitgebers beziehen. Sollen jedoch zusätzliche Unterlagen ausgedruckt oder per Post verschickt werden, haftet der Arbeitgeber für die damit verbundenen Kosten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine ordentliche und genaue Lohnbuchhaltung in jedem Unternehmen unerlässlich ist. Der Einsatz von Software kann sowohl Zeit und Geld sparen als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzbestimmungen gewährleisten. Es hilft den Mitarbeitern auch, schnell auf ihre Gehaltsabrechnungen und andere wichtige Dokumente zuzugreifen. Die Lohnbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens, und die Verwendung der richtigen Software kann dazu beitragen, sie effizienter und kostengünstiger zu machen.
