Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist die Abrechnung in Textform, die Arbeitgeber bei jeder Lohnzahlung erteilen: Sie zeigt den Abrechnungszeitraum, wie sich das Brutto zusammensetzt, welche Abzüge anfallen und welcher Betrag ausgezahlt wird.

Geschrieben von: Beke SchoustraAktualisiert am: 7. November 2026

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist die Aufstellung, die der Arbeitgeber bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts erteilen muss. Sie zeigt für einen Abrechnungszeitraum, meist einen Kalendermonat, woraus sich der Bruttolohn zusammensetzt, was an Lohnsteuer und Sozialversicherung abgeht und welcher Betrag auf dem Konto landet. Die Pflicht steht in § 108 Abs. 1 GewO und gilt für alle Arbeitnehmer, ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob.

Im Alltag heißt dasselbe Dokument auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Verdienstabrechnung. Die Lohnabrechnung muss in Textform kommen. Das heißt nach § 126b BGB: lesbar, mit dem Namen des Arbeitgebers und auf einem dauerhaften Datenträger. Papier erfüllt das, eine PDF per E-Mail auch, eine Unterschrift braucht es nicht. Ändert sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts, entfällt die Pflicht für diesen Monat (§ 108 Abs. 2 GewO). In Schichtbetrieben mit wechselnden Stunden kommt das kaum vor, weil fast jeder Monat anders aussieht.

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung: der Unterschied

Rechtlich gibt es keinen. Der Unterschied liegt in der Art, wie bezahlt wird. Von Lohn spricht man, wenn nach Stunden bezahlt wird: Die Servicekraft mit 15 € pro Stunde bekommt jeden Monat einen anderen Betrag, je nachdem, wie viele Schichten sie gearbeitet hat und wie viele davon nachts oder am Sonntag lagen. Dieser Zeitlohn ist in Gastronomie, Handel, Reinigung und Logistik die Regel. Vom Gehalt spricht man bei einem festen Monatsbetrag, der sich nur durch Zuschläge, Sonderzahlungen oder einen Eintritt mitten im Monat ändert.

Für die Abrechnung selbst ändert das wenig, für die Arbeit davor sehr viel. Beim Festgehalt steht das Brutto fest, bevor der Monat beginnt. Beim Stundenlohn steht es erst fest, wenn alle Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten des Monats geprüft sind.

Was in der Lohnabrechnung stehen muss

§ 108 Abs. 1 GewO verlangt mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts: Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und sonstigen Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge sowie Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Was genau dazugehört, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EntgBV). Lohnprogramme erstellen die Abrechnung in diesem Format, und das sind die Angaben, die § 1 EntgBV vorschreibt:

Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name, Anschrift und Geburtsdatum der beschäftigten Person
Versicherungsnummer der Rentenversicherung, Beginn der Beschäftigung und, in der letzten Abrechnung, ihr Ende
Abrechnungszeitraum mit der Zahl der Steuertage und Sozialversicherungstage
Steuerklasse mit Faktor, Kinderfreibeträge, Merkmale für die Kirchensteuer, Freibeträge und die Steuer-Identifikationsnummer
Beitragsgruppenschlüssel, die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle und die Kennziffer für Kinder in der Pflegeversicherung
gegebenenfalls den Hinweis auf Übergangsbereich (Midijob) oder Mehrfachbeschäftigung
jeden Bezug und jeden Abzug einzeln nach Art und Betrag, mit der Angabe, ob er laufend oder einmalig ist und ob er steuer- und beitragspflichtig ist
steuerpflichtiges Brutto, Sozialversicherungsbrutto und Gesamtbrutto, die gesetzlichen Abzüge, das Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag

Die Steuer-ID, nach der viele suchen, steht auf der Abrechnung, weil die Verordnung sie verlangt. Meist findet man sie im Kopf neben Steuerklasse und Personalnummer.

Aufbau einer Lohnabrechnung: ein Beispiel aus der Gastronomie

Lesbar wird eine Lohnabrechnung, wenn man sie von oben nach unten als Rechnung liest: Bezüge, dann die Bruttowerte, dann die Abzüge, dann die Auszahlung. Ein Beispiel: Eine Servicekraft in einem Restaurant arbeitet in Teilzeit mit 112 Stunden im Monat und bekommt 15,00 € pro Stunde. Im März arbeitet sie 118 Stunden, also 6 Stunden mehr als vereinbart. Zwei Frühschichten mit je 6 Stunden fällt sie krankheitsbedingt aus. 18 ihrer Stunden liegen zwischen 20 und 6 Uhr, 16 an Sonntagen. Ihr Arbeitsvertrag sieht für Überstunden und Nachtarbeit je 25 % und für Sonntagsarbeit 50 % Zuschlag vor.

Bezug	Rechnung	Betrag	Steuer und SV
Stundenlohn	118 Std. × 15,00 €	1.770,00 €	pflichtig
Entgeltfortzahlung Krankheit	12 Std. × 15,00 €	180,00 €	pflichtig
Überstundenzuschlag 25 %	6 Std. × 3,75 €	22,50 €	pflichtig
Nachtzuschlag 25 %	18 Std. × 3,75 €	67,50 €	frei
Sonntagszuschlag 50 %	16 Std. × 7,50 €	120,00 €	frei
Gesamtbrutto		2.160,00 €
Steuer- und SV-Brutto	2.160,00 € − 187,50 €	1.972,50 €

Der Nachtzuschlag und der Sonntagszuschlag bleiben steuerfrei, weil sie für tatsächlich geleistete Stunden neben dem Grundlohn gezahlt werden und unter den Grenzen von 25 % und 50 % des Grundlohns liegen (§ 3b Abs. 1 EStG). Beitragsfrei sind sie hier auch, weil der Stundenlohn unter 25 € liegt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Der Überstundenzuschlag ist dagegen voll steuer- und beitragspflichtig.

Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer rechnet das Lohnprogramm auf die 1.972,50 € nach Steuerklasse aus, die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ebenfalls. Was danach bleibt, ist der Nettolohn. Gehen davon noch ein Vorschuss oder ein Personalessen ab, ist der Auszahlungsbetrag kleiner als das Netto. Die 15,00 € liegen über dem Mindestlohn von 13,90 € für 2026 und auch über den 14,60 €, die ab dem 1. Januar 2027 gelten.

Müssen Überstunden und Krankheitstage auf der Lohnabrechnung stehen?

Bezahlte Überstunden ja. Jeder Bezug muss nach Art und Betrag einzeln auf der Abrechnung erscheinen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 EntgBV), also auch die Vergütung für Mehrarbeit und ein Überstundenzuschlag. Die Zahl der Stunden schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor, die meisten Lohnprogramme drucken sie aber als Menge vor den Betrag. Überstunden, die auf ein Arbeitszeitkonto gehen statt ausgezahlt zu werden, sind in dem Monat kein Bezug. Sie stehen im Stundenkonto und erscheinen auf der Abrechnung erst in dem Monat, in dem sie ausgezahlt werden. Wann sich Auszahlen lohnt und wie es versteuert wird, steht bei Überstunden auszahlen.

Krankheitstage als Tage muss die Abrechnung nicht nennen. Sichtbar wird Krankheit trotzdem: Bei Stundenlohn erscheint die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall meist als eigene Lohnart, wie im Beispiel oben. Fortgezahlt wird für bis zu sechs Wochen das Entgelt für die ausgefallene regelmäßige Arbeitszeit, ohne die Vergütung für Überstunden (§ 3 Abs. 1, § 4 Abs. 1 und 1a EFZG). Zahlt danach die Krankenkasse Krankengeld, gibt es für diese Tage keinen Lohn, und auf der Abrechnung sinkt die Zahl der Sozialversicherungstage.

Lohnabrechnung erstellen: wer sie macht und was sie braucht

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Viele kleinere Betriebe geben die Abrechnung an ihre Steuerberatung oder ein Lohnbüro, andere rechnen mit einem eigenen Lohnprogramm ab. Ein Lohnprogramm braucht für jeden Monat dieselben Zutaten, egal wer am Ende auf den Knopf drückt:

Stammdaten: Eintritt, Vertrag, Stundenlohn oder Gehalt, Steuermerkmale aus der ELStAM-Datenbank, Krankenkasse
die geprüften Stunden je Person, aus der Stundenabrechnung oder der Zeiterfassung
Zuschläge nach Tageszeit, Sonntag und Feiertag, getrennt nach steuerfrei und steuerpflichtig
Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung
Änderungen im Monat: Eintritte, Austritte, Lohnerhöhungen, Vorschüsse, Sonderzahlungen

Der letzte Punkt ist der, an dem die meisten Abrechnungen nachträglich korrigiert werden. Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder eine Prämie werden als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt anders verbeitragt als der laufende Lohn und brauchen deshalb eine eigene Lohnart.

Aus allen Abrechnungen eines Jahres entsteht am Ende die Jahreslohnabrechnung mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.

Die Stunden selbst sind dabei der aufwendigste Teil. Wie aus Schichten, Pausen und Feiertagen die abrechenbaren Stunden eines Monats werden, erklärt der Artikel zur Stundenabrechnung.

Fristen: wann Lohn, Beiträge und Lohnsteuer fällig sind

Wann der Lohn gezahlt wird, steht meist im Arbeits- oder Tarifvertrag. Ohne Regel ist er nach Ablauf des Zeitabschnitts fällig, beim Monatslohn also nach dem Monatsende (§ 614 BGB). Abgerechnet wird mit der Zahlung, die Abrechnung kommt also spätestens mit dem Geld.

Früher dran sind die Sozialversicherungsbeiträge. Sie sind in voraussichtlicher Höhe am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wird, ein Rest am drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Krankenkasse sein (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Statt zu schätzen, darf der Arbeitgeber auch die Beiträge des Vormonats zahlen und den Unterschied im Folgemonat ausgleichen.

Die Lohnsteuer meldest du bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Finanzamt an und führst sie ab (§ 41a Abs. 1 EStG). Der Zeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Lag die Lohnsteuer im Vorjahr bei mehr als 1.080 € und höchstens 5.000 €, ist es das Quartal, bei höchstens 1.080 € das Kalenderjahr (§ 41a Abs. 2 EStG).

Für Schichtbetriebe heißt das: Die Beiträge für die letzten Tage eines Monats werden geschätzt, bevor die Schichten gearbeitet sind. Je früher die Stunden eines Monats geprüft und abgeschlossen sind, desto kleiner ist der Rest, der im Folgemonat korrigiert werden muss.

Wie lange Lohnabrechnungen aufbewahrt werden müssen

Eine einheitliche Frist gibt es nicht, es laufen mehrere nebeneinander:

Was	Wie lange	Grundlage
Lohnkonto je Person und Jahr	bis Ende des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung	§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG
Lohnabrechnungen als Buchungsbelege	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung	bis Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG	mindestens 2 Jahre	§ 17 Abs. 1 MiLoG

Die Fristen nach der Abgabenordnung beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Welche Frist für welche Unterlage in deinem Betrieb gilt, klärt am besten die Steuerberatung. Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören unter anderem Gastronomie und Hotellerie, Gebäudereinigung sowie Spedition und Logistik. Dort müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein, mehr dazu bei der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Abkürzungen auf der Lohnabrechnung

Abkürzung	Bedeutung
AG / AN	Arbeitgeber / Arbeitnehmer, etwa beim AG-Anteil und AN-Anteil zur Sozialversicherung
LSt, SolZ, KiSt	Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer
KV, PV, RV, AV	Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
St-Brutto, SV-Brutto, Ges.-Brutto	steuerpflichtiges Brutto, beitragspflichtiges Brutto, Gesamtbrutto
St-Tage, SV-Tage	Steuertage und Sozialversicherungstage im Abrechnungszeitraum
BGRS	Beitragsgruppenschlüssel: welche Versicherungszweige für die Person gelten
PGR	Personengruppenschlüssel: die Art der Beschäftigung, etwa Minijob, Auszubildende oder Werkstudierende
ELStAM	Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale, die der Arbeitgeber beim Finanzamt abruft
VL / VWL	vermögenswirksame Leistungen
EFZ	Entgeltfortzahlung, zum Beispiel bei Krankheit

Wo Lohnabrechnungen in Schichtbetrieben schiefgehen

Die Steuerberechnung macht das Programm, die Fehler entstehen fast immer in den Daten, die hineingehen. In Betrieben mit Schichten wiederholen sich ein paar Fälle.

Die Nachtschicht über Mitternacht

Beginnt eine Schicht vor Mitternacht, darf der Zuschlag für die Stunden von 0 bis 4 Uhr bis zu 40 % des Grundlohns steuerfrei sein statt 25 %. Endet eine Sonntagsschicht nach Mitternacht, zählen die Stunden bis 4 Uhr am Montag noch als Sonntagsarbeit (§ 3b Abs. 3 EStG). Wer Stunden nur pro Kalendertag zusammenzählt, verschenkt hier steuerfreie Zuschläge.

Feiertage in Filialen in mehreren Bundesländern

Ob ein Tag ein gesetzlicher Feiertag ist, richtet sich nach dem Ort der Arbeitsstätte (§ 3b Abs. 2 EStG). Arbeitet jemand an Fronleichnam in einer Filiale in Bayern, ist das Feiertagsarbeit, für die ein Zuschlag bis 125 % des Grundlohns steuerfrei bleibt. In der Filiale in Niedersachsen ist es ein normaler Donnerstag. Der Sonntagszuschlag folgt dagegen dem Kalender.

Der Minijob mit schwankenden Stunden

Ein Minijob darf 2026 regelmäßig höchstens 603 € im Monat einbringen, ab dem 1. Januar 2027 höchstens 633 €. Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, aufgerundet (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Bei 15,00 € pro Stunde sind das 2026 genau 40 Stunden im Monat, 2027 sind es 42. Wer Aushilfen im Minijob flexibel einplant, sieht die Grenze am besten schon im Dienstplan und nicht erst auf der Abrechnung.

Stundenzettel, die nach dem Abschluss kommen

Ein vergessener Stundenzettel oder eine nachträglich getauschte Schicht bedeutet eine Korrekturabrechnung im Folgemonat, mit neuen Beitragsnachweisen und manchmal einer geänderten Lohnsteuer-Anmeldung. Ein fester Tag, an dem die Stunden eines Monats geprüft und abgeschlossen werden, verhindert die meisten dieser Korrekturen.

Die Lohnabrechnung beginnt im Dienstplan

Fast alles, was auf der Lohnabrechnung eines Stundenlöhners steht, entsteht im Dienstplan und in der Zeiterfassung: wer wann gearbeitet hat, wie viel davon nachts, sonntags oder an einem Feiertag lag, wer krank war und wer Urlaub hatte. Shiftbase setzt genau dort an. Du planst die Schichten, Mitarbeitende stempeln per App oder am Kiosk im Browser, und Zuschläge, Urlaub und Krankheit laufen im Monat mit. Am Monatsende prüfst du die Ausnahmen, schließt den Zeitraum ab und gibst die Stunden als DATEV-kompatiblen Export an dein Lohnbüro oder deine Steuerberatung. Wie das im Alltag aussieht, steht auf der Seite Lohnabrechnung vorbereiten. Abgerechnet wird danach im Lohnprogramm, denn Shiftbase erstellt keine Lohnabrechnungen.

Häufig gestellte Fragen

Der Arbeitgeber muss bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts eine Lohnabrechnung in Textform erteilen (§ 108 Abs. 1 GewO). Nur wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat, entfällt die Pflicht für diesen Monat. Bei Stundenlohn mit wechselnden Schichten ist das selten der Fall.

Eine Lohnabrechnung per E-Mail ist zulässig, weil § 108 GewO nur Textform verlangt. Textform heißt nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Arbeitgebers auf einem dauerhaften Datenträger, eine PDF erfüllt das. Eine Unterschrift ist nicht nötig.

Die Lohnabrechnung muss spätestens mit der Lohnzahlung kommen, denn § 108 GewO knüpft sie an die Zahlung. Wann der Lohn fällig ist, regelt meist der Arbeitsvertrag; ohne Regel ist der Monatslohn nach Ablauf des Monats fällig (§ 614 BGB).

Die Steuer-Identifikationsnummer steht meist im Kopf der Lohnabrechnung, neben Steuerklasse, Kinderfreibeträgen und Kirchensteuermerkmal. Sie muss dort stehen, weil § 1 Abs. 1 Nr. 7 der Entgeltbescheinigungsverordnung sie als Pflichtangabe nennt.

Lohnabrechnungen, die als Buchungsbelege dienen, bewahrt der Arbeitgeber acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Das Lohnkonto muss bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung bleiben (§ 41 EStG), die Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV).

Die Lohnabrechnung kommt mit jeder Lohnzahlung und zeigt einen Monat. Die Lohnsteuerbescheinigung fasst nach Ablauf des Jahres oder beim Austritt zusammen, was im ganzen Jahr an Lohn gezahlt und an Lohnsteuer einbehalten wurde, und geht elektronisch an das Finanzamt.

Shiftbase erstellt keine Lohnabrechnungen. Shiftbase bereitet die Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten eines Zeitraums auf und gibt sie als DATEV-kompatiblen Export an das Lohnprogramm, das Lohnbüro oder die Steuerberatung weiter, wo die Abrechnung entsteht.