Einarbeitungsplan Vorlage für neue Mitarbeitende

Diese Einarbeitungsplan Vorlage ist eine Word-Datei mit drei Seiten für Betriebe mit Schichten, also Gastronomie, Bäckerei oder Einzelhandel. Du hakst ab, was erledigt ist, und trägst ein, wer sich darum kümmert.

Was in der Vorlage steht

• Kopfdaten mit Beginn, erster Schicht, Vertragsstunden, Führungskraft, Pate oder Patin und Ende der Probezeit,

• zehn Punkte für die Zeit vor dem ersten Arbeitstag, mit den Pflichten aus Nachweisgesetz, Sofortmeldung und Infektionsschutzgesetz,

• sechs Punkte für die erste Schicht, darunter die Unterweisung zum Arbeitsschutz,

• den Einarbeitungsplan nach Schichten mit Thema, Wer, Ziel und Erledigt bis zum Ende der Probezeit,

• ein ausgefülltes Beispiel für eine Küchenhilfe in einem Restaurant.

So nutzt du die Vorlage

1. Kopf ausfüllen, sobald der Vertrag unterschrieben ist. Dann siehst du, wie viel Zeit bis zur ersten Schicht bleibt.

2. Streichen und ergänzen. Ein Modegeschäft braucht keine Bescheinigung vom Gesundheitsamt, eine Küche dafür die Fritteuse in der Unterweisung. Der graue Text ist ein Beispiel.

3. Namen statt Funktionen eintragen. Steht in der Spalte „Wer“ nur „Schichtleitung“, fühlt sich an einem freien Tag niemand zuständig.

4. Während der Schichten abhaken und den ausgefüllten Plan in die Personalakte legen.

Welche Pflichten vor der ersten Schicht erledigt sein müssen

Spätestens am ersten Arbeitstag bekommt die neue Kraft einen Nachweis mit Name und Anschrift beider Seiten, dem Arbeitsentgelt und der Arbeitszeit mit Pausen, Ruhezeiten und, bei Schichtarbeit, dem Schichtsystem (§ 2 Abs. 1 NachwG). Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit müssen bis zum siebten Kalendertag vorliegen, die übrigen Angaben nach einem Monat. In der Gastronomie und den anderen Branchen aus § 2a SchwarzArbG gibst du den Nachweis unterschrieben auf Papier aus. Im Einzelhandel reicht die Textform, etwa als PDF per E-Mail, wenn du um einen Empfangsnachweis bittest.

Wer in der Gastronomie, im Hotel oder einer der anderen Branchen aus § 28a Abs. 4 SGB IV einstellt, schickt die Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung. Für die Gastronomie gilt außerdem die Ausweispflicht: Du weist neue Mitarbeitende vor dem ersten Einsatz schriftlich darauf hin, dass sie ihren Ausweis dabeihaben müssen, und bewahrst den Hinweis auf.

Wer in der Küche einer Gaststätte arbeitet oder Lebensmittel wie Fleisch, Milchprodukte oder Backwaren mit nicht durchgebackener Füllung herstellt, behandelt oder verkauft und dabei mit ihnen in Berührung kommt, braucht vor der ersten Schicht eine Bescheinigung des Gesundheitsamts, die höchstens drei Monate alt ist (§§ 42, 43 Abs. 1 IfSG). Nach Arbeitsbeginn belehrst du selbst, danach alle zwei Jahre, und dokumentierst die Teilnahme. Bescheinigung und letzte Belehrung bewahrst du im Betrieb auf. Vor der ersten Aufgabe kommt schließlich die Unterweisung zum Arbeitsschutz (§ 12 ArbSchG).

Beispiel: Jonas fängt in der Küche an

Jonas beginnt als Küchenhilfe in einem Restaurant mit 18 Mitarbeitenden, 25 Stunden pro Woche in Früh- und Spätschichten. Sein Pate ist Tom, Koch seit sechs Jahren. Vertrag und Personalfragebogen sind zwei Wochen vorher zurück, die Bescheinigung des Gesundheitsamts ist drei Wochen alt. Am ersten Tag geht vor Schichtbeginn die Sofortmeldung raus, und Jonas unterschreibt den Nachweis auf Papier.

Tom zeigt ihm in der ersten Schicht Messer, Schneidemaschine, Fritteuse und den Notausgang, danach folgt die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. In Schicht 2 bis 4 macht Jonas Vorbereitung und Spülküche unter Aufsicht, Schicht 4 ist seine erste Spätschicht mit Reinigung und Abschluss. Nach zehn Schichten spricht die Küchenchefin eine Viertelstunde mit ihm. Was ein Einarbeitungsplan sonst noch regelt und wie lange die Einarbeitung je nach Stelle dauert, steht beim Einarbeitungsplan im Lexikon.

Wo die Word-Vorlage nicht mehr reicht

Eine Vorlage zeigt, was zu tun ist, aber nicht, ob es erledigt ist. Fangen im Frühjahr fünf Neue gleichzeitig an, weiß niemand mehr, wessen Personalfragebogen schon zurück ist und wer die Bescheinigung vom Gesundheitsamt noch nicht abgegeben hat.

In Shiftbase schickst du neuen Mitarbeitenden einen Link. Sie tragen Daten, Ausweis und Bankverbindung selbst ein, und in der Übersicht siehst du, wo jeder Neuzugang gerade steht. Den Vertrag erstellt Shiftbase aus deiner Vorlage: Einen unbefristeten unterschreibt die neue Kraft am Handy, einen befristeten auf Papier, und in der Gastronomie gibst du den Nachweis weiterhin auf Papier aus. Nachweise wie die Bescheinigung vom Gesundheitsamt legst du mit Ablaufdatum in der Personalakte in Shiftbase ab. Die ersten Schichten planst du im Dienstplan neben dem Paten, und die neue Kraft sieht sie direkt in der App.