Gehaltsnachweis

Ein Gehaltsnachweis belegt, wie viel jemand aus seinem Arbeitsverhältnis verdient. In den meisten Fällen sind das die Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate. Manche Vermieter, Banken und Behörden verlangen stattdessen eine eigens ausgestellte Verdienstbescheinigung mit Unterschrift. Beides kommt vom Arbeitgeber, meist aus der Personalabteilung oder dem Lohnbüro.

Für dich als Arbeitgeber wird das Thema konkret, wenn eine Mitarbeiterin am Freitag fragt, ob sie bis Montag etwas für die Wohnungsbesichtigung bekommt. Dann hilft es zu wissen, welches Dokument der Empfänger wirklich braucht, was darin stehen muss und was nicht hineingehört.

Was als Gehaltsnachweis zählt

Welches Dokument akzeptiert wird, entscheidet der Empfänger. Die Tabelle zeigt, was es gibt, wer es ausstellt und wofür es sich eignet.

Gehaltsnachweis und Einkommensnachweis werden oft gleich verwendet, meinen aber nicht dasselbe. Der Gehaltsnachweis belegt nur das Arbeitsentgelt. Ein Einkommensnachweis kann weitere Einkünfte enthalten, etwa Mieteinnahmen, Rente oder Unterhalt. Fragt ein Amt nach dem gesamten Einkommen eines Haushalts, reicht die Gehaltsabrechnung allein deshalb oft nicht.

Gehaltsabrechnung oder Verdienstbescheinigung?

Die Gehaltsabrechnung ist gesetzlich geregelt. Nach § 108 Abs. 1 GewO erhalten Beschäftigte bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform. Sie muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts zeigen, also Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Aussteller nennt. Eine PDF-Datei erfüllt das in der Regel, eine Unterschrift ist dafür nicht nötig.

Eine Lücke hat die Abrechnung trotzdem. Nach § 108 Abs. 2 GewO entfällt sie, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat. Wer ein festes Gehalt ohne Zuschläge bekommt, hat dann für manche Monate keine neue Abrechnung, die er vorlegen könnte. Für diesen Fall, und für Empfänger, die eine unterschriebene Bestätigung wollen, gibt es die Verdienstbescheinigung, die viele auch Gehaltsbescheinigung nennen.

§ 108 Abs. 3 GewO gibt Beschäftigten außerdem das Recht, für andere Zwecke eine weitere Entgeltbescheinigung zu verlangen, die sich auf die Angaben aus Absatz 1 beschränkt. Für eine Wohnungsbewerbung ist das oft die bessere Wahl als die vollständige Abrechnung, weil Steuermerkmale und Sozialversicherungsdaten den Vermieter nichts angehen.

Was auf einer Gehaltsabrechnung steht

Der Aufbau unterscheidet sich je nach Lohnprogramm, die Bausteine sind fast immer dieselben:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Personalnummer und Eintrittsdatum,

• der Abrechnungszeitraum,

• das Bruttoentgelt mit Grundvergütung, Zuschlägen, Zulagen und Einmalzahlungen,

• die Steuermerkmale und die Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherung,

• das Nettoeinkommen und der Auszahlungsbetrag mit Bankverbindung.

Eine Verdienstbescheinigung ist freier gestaltet. Typisch sind der Briefkopf des Betriebs, Beginn des Arbeitsverhältnisses, ob es befristet ist oder in der Probezeit läuft, die wöchentliche Arbeitszeit, das monatliche Brutto und Netto der letzten Monate sowie Datum, Unterschrift und eine Ansprechperson für Rückfragen.

Beispiel: drei Abrechnungen, drei verschiedene Beträge

Lena arbeitet als Servicekraft in einem Restaurant, 25 Stunden pro Woche zu 15 € pro Stunde. Ihre Grundvergütung liegt bei 1.625 € im Monat. Dazu kommen Zuschläge für Sonntags- und Feiertagsarbeit, die von der Planung abhängen:

Der Vermieter sieht drei Abrechnungen mit drei unterschiedlichen Nettobeträgen und fragt sich, womit er rechnen kann. Eine Verdienstbescheinigung, die die vertragliche Grundvergütung, die unbefristete Anstellung seit 2023 und den Durchschnitt der letzten drei Monate nennt, beantwortet diese Frage in einem Satz. In Betrieben mit Schichtarbeit, wo die Zuschläge jeden Monat anders ausfallen, ist das ein typischer Grund für die Frage nach einer Bescheinigung.

Wann Beschäftigte einen Gehaltsnachweis brauchen

Am häufigsten fragen Vermieter danach, meist nach den letzten drei Abrechnungen. Banken prüfen damit vor einem Kredit oder einer Finanzierung die Bonität. Bei staatlichen Leistungen geht es oft um das Gegenteil: Das Amt will sehen, dass das Einkommen unter einer Grenze liegt.

Für einige Leistungen ist der Arbeitgeber selbst zur Auskunft verpflichtet. Nach § 9 Abs. 1 BEEG bescheinigt er der Elterngeldstelle auf Verlangen das Arbeitsentgelt, die Abzugsmerkmale und die Arbeitszeit, das gilt auch für frühere Arbeitgeber. Beim Wohngeld muss er der Wohngeldbehörde auf Verlangen Auskunft über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsstätte und Verdienst geben (§ 23 Abs. 2 WoGG). Die Ämter schicken dafür meist eigene Vordrucke, die du ausfüllst, statt einen eigenen Gehaltsnachweis zu schreiben.

Weitere Anlässe sind Unterhaltsfragen nach einer Trennung, ein Visumsantrag oder ein neuer Mobilfunk- oder Leasingvertrag. Welche Form gilt, legt jeweils die Stelle fest, die den Nachweis verlangt.

So stellst du als Arbeitgeber einen Gehaltsnachweis aus

1. Frag nach dem Zweck. Für eine Behörde gibt es fast immer ein Formular, für einen Vermieter reicht oft die reduzierte Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO.

2. Nimm die Zahlen aus der abgeschlossenen Abrechnung, nicht aus dem Dienstplan. Geplante Stunden sind noch kein Verdienst.

3. Schreib nur hinein, was der Empfänger braucht. Steuer-ID, Konfession oder Krankenkasse muss ein Vermieter nicht sehen.

4. Unterschreib mit Datum und nenne eine Ansprechperson für Rückfragen.

5. Gib das Dokument der Person selbst. Ob und an wen sie es weiterreicht, entscheidet sie.

Arbeitet ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei für dich, kommen Abrechnung, Lohnsteuerbescheinigung und jede andere Lohnbescheinigung von dort. Die Lohnsteuerbescheinigung erhalten Beschäftigte nach § 41b Abs. 1 EStG als Ausdruck oder elektronisch, wenn das Lohnkonto am Jahresende oder beim Austritt abgeschlossen ist.

Woher die Zahlen kommen

Jeder Gehaltsnachweis ist nur so genau wie die Stunden, die in die Abrechnung geflossen sind. In Schichtbetrieben sind genau diese Stunden die Schwachstelle: Zuschläge für Sonntage, Überstunden und ausgezahlter Urlaub werden oft erst am Monatsende aus Stundenzetteln zusammengerechnet, und jede Korrektur danach ändert auch die Abrechnung.

Shiftbase ist kein Lohnprogramm und erstellt weder Abrechnungen noch Gehaltsnachweise. In der Zeiterfassung von Shiftbase laufen Arbeitszeiten, Zuschläge, Überstunden und Urlaub während des Abrechnungszeitraums mit. Wenn du die Stunden für die Lohnabrechnung vorbereitest, schließt du die Tage pro Abteilung ab und gibst die Daten als DATEV-kompatiblen Export oder als Excel- oder CSV-Datei an dein Lohnbüro. Die Abrechnung, aus der später jeder Gehaltsnachweis entsteht, macht weiterhin das Lohnbüro.