Einarbeitungsplan erstellen

Ein Einarbeitungsplan legt fest, was eine neue Mitarbeiterin in welcher Woche lernt, wer es ihr zeigt und woran ihr beide merkt, dass es sitzt. Er beginnt vor dem ersten Arbeitstag und endet meist mit der Probezeit. Im Englischen heißt er onboarding plan, in Büro und Vertrieb oft auch 30-60-90-Tage-Plan.

Was in einen Einarbeitungsplan gehört

Ein brauchbarer Plan hat fünf Spalten: den Zeitraum, das Thema, wer es vermittelt, woran du siehst, dass es geklappt hat, und ein Feld zum Abhaken. Ohne die Spalte „Wer“ bleibt die Einarbeitung an der Person hängen, die gerade Zeit hat. Im Schichtbetrieb ist das jeden Tag jemand anderes.

Inhaltlich deckt der Plan das Fachliche ab, also Aufgaben, Geräte und Software, dazu das Organisatorische wie Zeiterfassung, Krankmeldung und Urlaub, und das Ankommen im Team. Was die neue Kraft am ersten Tag in die Hand bekommt, steht in der Onboarding-Mappe. Der Einarbeitungsplan ist eine Seite darin.

Einarbeitungsplan Vorlage für neue Mitarbeiter

Diese Vorlage passt für die meisten Stellen. Kopier die Tabelle in Word oder Excel, ersetze die Beispiele in der Spalte „Thema“ durch die Aufgaben deiner Stelle und trag in „Wer“ echte Namen ein.

Für eine Bürostelle mit eigener Software zieht sich der Abschnitt „Woche 2 bis 4“ oft über zwei Monate. Bei einfachen Tätigkeiten im Service, im Verkauf oder im Lager reicht manchmal die Hälfte der Zeit. Die Zeilen bleiben gleich, nur die Zeiträume ändern sich.

Beispiel: Einarbeitungsplan für eine Verkäuferin in der Bäckerei

Ein ausgefülltes Beispiel zeigt, wie aus der Vorlage ein Plan wird. Sophie fängt als Verkäuferin in einer Bäckerei mit drei Filialen an, 30 Stunden pro Woche, im Wechsel Früh- und Spätschicht. Ihre Patin ist Anna, die seit vier Jahren in der Filiale arbeitet.

Der Plan zählt in Schichten. Wer 30 Stunden in wechselnden Schichten arbeitet, hat nach einer Kalenderwoche weniger gesehen als eine Vollzeitkraft. Die Spätschicht mit Abrechnung kommt bewusst früh, sonst steht Sophie in Woche drei zum ersten Mal allein vor einer Kasse, die nicht aufgeht.

Einarbeitungsschichten im Dienstplan einplanen

Einarbeitung kostet Stunden. In den ersten Schichten stehen zwei Leute dort, wo sonst eine reicht, und die Patin arbeitet langsamer, weil sie erklärt. Plan diese Doppelbesetzung bewusst ein. In einer Schicht, die ohnehin knapp besetzt ist, bleibt für Erklärungen keine Zeit, und die neue Kraft lernt vor allem, dass niemand Zeit für sie hat.

Im Dienstplan von Shiftbase planst du die ersten Schichten der neuen Kraft wie jede andere und setzt die Patin in dieselbe Schicht. Die neue Kraft sieht ihre Schichten in der Mitarbeiter-App. Über die Zeiterfassung landen auch die Einarbeitungsstunden bei den erfassten Stunden, so siehst du nach dem ersten Monat, wie viele Stunden die Einarbeitung tatsächlich gekostet hat.

Den Schritt davor, Vertrag und Stammdaten, erledigt die neue Person in der Personalverwaltung selbst. Sie trägt ihre Daten über einen Link ein, ihr unterschreibt den Vertrag digital, und danach kannst du sie im Dienstplan einplanen. Einen befristeten Vertrag unterschreibt ihr weiterhin auf Papier, das verlangt § 14 Abs. 4 TzBfG.

Wie lange dauert die Einarbeitungszeit?

Ein Gesetz, das eine bestimmte Einarbeitungszeit vorschreibt, gibt es nicht. Die Dauer hängt an der Stelle. Bei einfachen Tätigkeiten im Service, im Verkauf oder im Lager sind es oft wenige Wochen, bei Fachkräften mit eigener Software und vielen Abstimmungen zwei bis drei Monate. Führungskräfte brauchen häufig bis zum Ende der Probezeit oder länger.

Fertig ist die Einarbeitung, wenn die neue Kraft die Standardaufgaben ihrer Schicht allein schafft und weiß, wen sie bei Sonderfällen fragt. Viele Betriebe hängen das Abschlussgespräch deshalb an das Ende der Probezeit: Bis dahin sollte für beide Seiten klar sein, ob es passt.

Woran Einarbeitungspläne in der Praxis scheitern

Der häufigste Grund ist banal: Patin und neue Kraft stehen nicht in denselben Schichten. Dann zeigt jeden Tag jemand anderes etwas anderes, und die Hälfte geht verloren. Fast genauso oft hört der Plan nach der ersten Woche auf, obwohl die schwierigen Momente erst später kommen, der volle Samstag, die erste Reklamation, die erste Abrechnung allein.

Ein dritter Punkt fällt erst spät auf. Ohne festen Termin für ein Zwischengespräch kommen Probleme erst im Probezeitgespräch auf den Tisch, wenn keine Zeit mehr bleibt, etwas zu ändern. Trag das Gespräch nach drei oder vier Wochen deshalb gleich in den Plan ein.