Einarbeitungsplan erstellen: Schritte zum erfolgreichen Onboarding

Was ist ein Einführungsplan?

Ein Einarbeitungsplan ist eine strukturierte Übersicht, die die reibungslose Integration eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen erleichtern soll. Dieser Plan erstreckt sich in der Regel über die ersten 90 Tage der Tätigkeit des Mitarbeiters. Er zielt darauf ab, den Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien, der Teamdynamik, den Arbeitsaufgaben und den Lernzielen vertraut zu machen. Er bietet einen Fahrplan für die Reise des Mitarbeiters und stellt sicher, dass er sich von Beginn seiner Beschäftigung an willkommen, informiert und kompetent fühlt. Der Plan ist auf die Rolle und die Aufgaben jedes Einzelnen zugeschnitten und umfasst verschiedene Phasen:

Tage 1-30

In diesem ersten Monat durchläuft der neue Mitarbeiter einen intensiven Einarbeitungsprozess. Sie machen sich mit der Unternehmenskultur, den Richtlinien und Verfahren vertraut. Außerdem erhalten sie Einblicke in die Teamstruktur und beginnen, ihre spezifischen Aufgaben zu verstehen.

Tage 31-60

In den folgenden 30 Tagen können die Mitarbeiter ihr erworbenes Wissen umsetzen. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf praktischem Lernen und praktischen Aufgaben. Während sie sich bemühen, ihre Aufgaben zu erfüllen, werden die Mitarbeiter ermutigt, aus ihren Fehlern zu lernen und sich persönlich weiterzuentwickeln.

Tage 61-90

Im Laufe des dritten Monats sollte der Mitarbeiter beginnen, seine Fähigkeiten in seiner Rolle unter Beweis zu stellen. In dieser Zeit arbeiten sie aktiv daran, die SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminiert) zu erreichen, die in ihrem 30-60-90-Tage-Plan festgelegt sind. Regelmäßige Feedbackgespräche spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Leistung und der Anpassung an die Erwartungen des Unternehmens.

Das Ziel eines Einführungsplans ist es, eine positive Eingliederungserfahrung zu gewährleisten. Er hilft neuen Mitarbeitern, ihre Rolle zu verstehen und sich im Team wertgeschätzt zu fühlen. Während bestimmte Teile wie die Unternehmensrichtlinien einheitlich sind, wird der Plan auf die einzelnen Rollen zugeschnitten.

Wer ist für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters verantwortlich?

In der Regel spielt der Vorgesetzte eine zentrale Rolle im Onboarding-Prozess, da er oft als erster Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter fungiert. Es kann jedoch auch von großem Nutzen sein, Kollegen aus der betreffenden Abteilung einzubeziehen. Sie können wertvolle Einblicke in die Rolle geben und praktische Ratschläge erteilen. Durch diese Interaktion lernt der neue Mitarbeiter auch seine künftigen Mitarbeiter kennen, was eine reibungslosere Integration in das Unternehmen begünstigt.

Wie lange dauert die Einarbeitungszeit?

Die Dauer der Einarbeitungszeit hängt vom Unternehmen und den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ab, die der neue Mitarbeiter übernehmen wird. Dieser Zeitrahmen kann von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen oder Monaten reichen. Eine endgültige Empfehlung ist hier nicht möglich. Es ist jedoch ratsam, den Zeitrahmen so zu gestalten, dass alle Aspekte während des Onboarding umfassend abgedeckt werden.

Welche Kosten sind mit der Schulung verbunden?

Die Bedeutung der Bindung wertvoller Mitarbeiter für Unternehmen geht über rein finanzielle Überlegungen hinaus. Der Prozess der Einstellung und Schulung eines neuen Mitarbeiters ist oft mit erheblichen Kosten verbunden. Einige Schätzungen besagen, dass die Kosten das Sechs- bis Neunfache des Gehalts des Einzelnen betragen können. Doch der Aufwand ist nicht nur monetärer Natur. Es ist wichtig, die zeitliche Investition zu berücksichtigen, die während der Einarbeitungsphase erforderlich ist und die sowohl die Kollegen als auch die Vorgesetzten betrifft.

Was muss ein Einarbeitungsplan beinhalten?

Ein wirksamer Einarbeitungsplan beginnt bereits bei der Einstellung unter der Leitung des Personalleiters. Ein idealer Einarbeitungsplan umfasst die folgenden Schlüsselelemente:

Phase vor dem Arbeitsantritt

Bevor der Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag antritt, sollte er Zugang zum Ethos des Unternehmens erhalten und einen Einblick in seine Rolle und Aufgaben bekommen, um sich gründlich vorbereiten zu können.

Erste Arbeitswoche

An seinem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter von seinen Kollegen herzlich empfangen werden. Idealerweise sind alle wichtigen Materialien bereits vorbereitet. Falls noch nicht geschehen, kann der Arbeitsvertrag nochmals geprüft und bestätigt werden, sodass der neue Mitarbeiter ohne Verzögerung starten kann.

Während der ersten Arbeitswoche sollte der neue Mitarbeiter alle notwendigen Unterlagen ausfüllen und die ihm zugewiesenen Ansprechpartner kennenlernen, die ihn unterstützen. Ein zwangloses Treffen am Ende des ersten Tages kann den Zusammenhalt und den Austausch zwischen neuen und bestehenden Teammitgliedern fördern.

Die ersten Wochen oder Monate

Selbst nachdem sich der neue Mitarbeiter mit den Räumlichkeiten und Abläufen vertraut gemacht hat, ist der Einarbeitungsprozess noch nicht abgeschlossen. Regelmäßige Informationssitzungen, Schulungen und Feedbackgespräche sind essentiell. Die Kollegen und der designierte Mentor sollten stets ansprechbar sein und bei Fragen und Anliegen unterstützen. Ein fester Ansprechpartner kann helfen, Feedback zum Einarbeitungsprozess einzuholen und diesen kontinuierlich zu verbessern.

Wie erstelle ich einen Einarbeitungsplan?

Die Erstellung eines effektiven Einarbeitungsplans erfordert sorgfältige Planung und einen individuellen Ansatz, um einen neuen Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines umfassenden Einarbeitungsplans:

Bewertung vor der Arbeitsantritts des neuen Mitarbeiters

Noch bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag antritt, sollten Sie eine Analyse durchführen, um die spezifische Rolle, die benötigten Fähigkeiten und die Erwartungen an die Position zu klären. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Was sind die spezifischen Erwartungen an diese Position?
• Wie trägt diese Position zum Gesamterfolg des Unternehmens bei?
• Welche Fähigkeiten und Kenntnisse sind notwendig, damit der Mitarbeiter in seiner Rolle erfolgreich ist?
• Welche alltäglichen Aufgaben wird er/sie übernehmen?
• Wie wird er/sie in bestehende Projekte integriert?

Das frühzeitige Sammeln dieser Informationen legt den Grundstein für einen erfolgreichen Einarbeitungsprozess und stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter von Anfang an mit den Zielen und Werten des Unternehmens vertraut ist.

Definieren Sie realistische Erwartungen

Ein Einarbeitungsplan sollte den neuen Mitarbeiter nicht überwältigen. Vielmehr sollte er in den ersten Monaten klar die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters im Unternehmen aufzeigen. Es ist wichtig anzuerkennen, dass das neue Teammitglied Zeit benötigt, um sich sowohl an die Unternehmenskultur als auch an seine spezifische Rolle anzupassen. Setzen Sie realistische Erwartungen und definieren Sie ein angemessenes Arbeitspensum für die ersten 30 Tage. Dies ermöglicht dem neuen Mitarbeiter, sich voll und ganz auf das Erlernen neuer Fähigkeiten und die Integration in das Team zu konzentrieren. Berücksichtigen Sie die Lernkurve und bieten Sie alle notwendigen Unterstützungen und Ressourcen an.

Definieren Sie wirksame Ziele

Laut einer Bamboo HR-Studie aus dem Jahr 2014 verliert ein durchschnittliches Unternehmen einen signifikanten Anteil seiner neu eingestellten Mitarbeiter bereits innerhalb der ersten drei Monate. Ein effektiver Ansatz zur Steigerung der Mitarbeiterbindung und Motivation ist die Einführung von SMART-Zielen für neue Mitarbeiter. Diese Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Sie bieten dem Mitarbeiter eine klare Richtung und demonstrieren, wie seine individuelle Leistung zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Die genauen Ziele, die einem Mitarbeiter zugewiesen werden, hängen von seiner spezifischen Rolle und Position im Unternehmen ab. Einige Beispiele für 90-Tage-SMART-Ziele könnten sein:

• Kundenbetreuung: Innerhalb von 30 Tagen 30 Kundensupportanfragen zusammen mit Ihrem Team erfolgreich bearbeiten. Dazu zählt das Erlernen des firmeninternen Computersystems und die Fähigkeit, unvorhergesehene technische Probleme effektiv zu lösen.

• Agentur: Mit den Projektbeteiligten an einem Werbetext arbeiten und diesen bei Bloggern promoten, mit dem Ziel, ihn auf mindestens drei relevanten Websites für den Kunden zu veröffentlichen.

Während des Einarbeitungsprozesses sollten sich neue Mitarbeiter hauptsächlich auf ihre zugewiesenen Aufgaben konzentrieren. Es kann jedoch auch förderlich sein, ihnen spezifische, messbare Projekte zuzuweisen. Dies stärkt ihr Gefühl von Autonomie und Verantwortung und hilft, ein übermäßiges Kontrollgefühl durch ihre Teamkollegen zu vermeiden.

Zuweisung eines Mentors

Das Onboarding sollte mehr als nur ein Dokument sein, das neuen Mitarbeitern vorgelegt wird. Es sollte als fortlaufende Referenz dienen, während sich der Mitarbeiter in seinem neuen Arbeitsumfeld einlebt. Eine bewährte Methode ist die Zuweisung eines Mentors zu jedem Neuzugang. Dieser Mentor fungiert als vertrauenswürdiger Berater, der den neuen Mitarbeiter durch die ersten Wochen führt, alle auftretenden Fragen beantwortet und sicherstellt, dass sich der Neuzugang nicht überlastet oder isoliert fühlt.

Es ist entscheidend, dass der Mentor nicht der direkte Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters ist. Auf diese Weise hat der Neuzugang eine vertrauensvolle Person zur Seite, an die er sich bei Fragen zur Teamdynamik und zu Unternehmensnormen wenden kann, ohne Hemmungen zu haben. Während die Führungskraft für das große Ganze zuständig ist, wie beispielsweise die Vermittlung langfristiger Ziele, sollte der Mentor die alltäglichen Prozesse und die Teamkultur näherbringen.

Regelmäßige Kontrollgespräche einplanen

Flexibilität ist im Einarbeitungsprozess essenziell. Selbst wenn der Einarbeitungsplan klare Meilensteine für die ersten 90 Tage vorsieht, muss er Anpassungsfähigkeit bieten. Beispielsweise könnten unerwartete Projekte oder Anforderungen anderer Teams die ursprünglich festgelegten SMART-Ziele des Mitarbeiters beeinflussen. Zudem arbeiten Menschen unterschiedlich und passen sich in unterschiedlichen Geschwindigkeiten an. Es ist daher wichtig, den Einarbeitungsplan als flexiblen Leitfaden und nicht als starres Regelwerk zu betrachten. Dies minimiert die Frustration, wenn Änderungen notwendig werden und ermöglicht eine individuellere Betreuung des neuen Mitarbeiters.

Was sind die Vorteile eines Einarbeitungsplans?

Ein Einarbeitungsplan, auch als Onboarding-Programm bezeichnet, ist für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen unerlässlich. Hier sind die zentralen Vorteile, die ein strukturierter Einarbeitungsplan sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter mit sich bringt:

Schnellere Produktivität: Durch eine klare und strukturierte Einführung in ihre neuen Rollen können sich Mitarbeiter schneller an ihre Aufgaben gewöhnen und effizient arbeiten.

Erhöhtes Mitarbeiterengagement: Ein sorgfältiger Einarbeitungsprozess signalisiert dem neuen Mitarbeiter, dass das Unternehmen in seinen Erfolg investiert. Dies steigert das Engagement und die Loyalität gegenüber dem Unternehmen.

Klare definierte Erwartungen: Der Plan klärt, was von den neuen Mitarbeitern erwartet wird – in Bezug auf Verhalten, Aufgaben und Leistungsziele. Dies hilft dabei, zukünftige Missverständnisse oder Fehlkommunikationen zu vermeiden.

Schnelle Anpassung an die Unternehmenskultur: Durch eine bewusste Einführung in die Kultur, Werte und Normen des Unternehmens können sich neue Mitarbeiter schneller integrieren und sich mit dem Unternehmen identifizieren.

Förderung von Kompetenzen: Ein Einarbeitungsplan kann Schulungsmaßnahmen oder Weiterbildungsprogramme enthalten, die dazu beitragen, dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Kenntnisse weiterentwickeln und so ihre Rollen effektiv erfüllen können.

Stärkung der Kommunikation: Durch den Plan werden Kanäle für offene und transparente Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter, den Kollegen und Vorgesetzten etabliert. Dies schafft ein Umfeld, in dem Feedback gegeben und Fragen ohne Hemmungen gestellt werden können.

Zusammengefasst dient ein gut durchdachter Einarbeitungsplan nicht nur dazu, neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, sondern auch dazu, langfristig den Erfolg des Unternehmens durch zufriedene, engagierte und gut ausgebildete Mitarbeiter zu sichern.