FTE berechnen mit Excel

Geschrieben von: Diana Tran

Was ist FTE?

FTE steht für Full Time Equivalent (Vollzeitäquivalent) und ist eine Kennzahl zur Messung der tatsächlichen Arbeitskapazität in deinem Unternehmen.

Diese Download-Seite hilft dir dagegen bei der praktischen Umsetzung: FTE konkret berechnen.

Warum solltest du FTE berechnen?

Gerade in Branchen mit vielen Teilzeitkräften – etwa Gastronomie, Einzelhandel, Hotellerie oder Pflege – sagt die reine Anzahl an Mitarbeitenden wenig über die tatsächliche Kapazität aus.

Mit FTE kannst du:

  • Personalkosten realistischer kalkulieren

  • Personalbedarf planen

  • Standorte vergleichen

  • Über- oder Unterbesetzung erkennen

  • Produktivität pro Vollzeitstelle analysieren

FTE ist damit eine zentrale Kennzahl für moderne Personalplanung.

FTE berechnen – So funktioniert die Formel

Beispiel

Angenommen, deine Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche:

  • 3 Mitarbeitende à 40 Stunden

  • 4 Mitarbeitende à 20 Stunden

  • 2 Mitarbeitende à 10 Stunden

Gesamtstunden: 220

FTE: 220 ÷ 40 = 5,5 FTE

Obwohl du 9 Mitarbeitende beschäftigst, entspricht die Arbeitsleistung 5,5 Vollzeitstellen.

Kostenlose Excel-Vorlage: FTE automatisch berechnen

Unsere Excel-Vorlage nimmt dir die manuelle Rechnung ab.

  • ✔ Automatische Berechnung

  • ✔ Anpassbare Vollzeitstunden (z. B. 38, 40 oder 42 Stunden)

  • ✔ Übersichtliche Zusammenfassung

  • ✔ Ideal für Monats- oder Jahresauswertung

  • ✔ Einfach erweiterbar bei Wachstum

Wann reicht Excel – und wann brauchst du eine Software?

Die Excel-Vorlage eignet sich gut, wenn:

  • du einzelne Standorte berechnest

  • deine Mitarbeitendenstruktur überschaubar ist

  • du monatliche Auswertungen machst

Sobald du jedoch:

  • viele Mitarbeitende verwaltest

  • mehrere Standorte hast

  • mit Schichtmodellen arbeitest

  • Überstunden, Abwesenheiten und Echtzeitdaten berücksichtigen möchtest

wird Excel schnell unübersichtlich.

Mit Shiftbase Workforce Management kannst du:

Das reduziert Fehler und spart Zeit.

Häufige Fehler bei der FTE-Berechnung

1. Headcount mit FTE verwechseln: Die Anzahl der Mitarbeitenden entspricht nicht automatisch der Arbeitskapazität.

2. Unterschiedliche Vollzeitdefinitionen ignorieren: Je nach Branche oder Tarifvertrag gelten 38–40 Stunden als Vollzeit.

3. Saisonale Schwankungen nicht einplanen: Gerade im Handel oder in der Gastronomie solltest du FTE monatlich analysieren.

Zusammenfassung

FTE hilft dir, die tatsächliche Arbeitskapazität deines Unternehmens transparent zu machen.

Mit der kostenlosen Excel-Vorlage kannst du:

  • deine Personalstruktur analysieren

  • Kapazitäten planen

  • Kosten besser kalkulieren

  • fundierte Wachstumsentscheidungen treffen

Häufig gestellte Fragen

Du addierst die Wochenstunden aller Mitarbeitenden und teilst die Summe durch die Wochenstunden einer Vollzeitstelle. Bei 220 Stunden und einer 40-Stunden-Woche kommst du auf 220 ÷ 40 = 5,5 FTE. In der Excel-Vorlage trägst du nur die Stunden und deine Vollzeitstunden ein, den Rest rechnet sie automatisch.

Headcount ist die Zahl der Köpfe, FTE die Arbeitskapazität in Vollzeitstellen. Neun Mitarbeitende mit zusammen 220 Wochenstunden sind also neun Köpfe, aber bei einer 40-Stunden-Woche nur 5,5 FTE. Für Personalkosten und Personalbedarf ist FTE deshalb meist die genauere Zahl.

Excel reicht, solange sich die Stunden selten ändern. Arbeiten viele Teilzeitkräfte mit wechselnden Stunden oder an mehreren Standorten, tippst du Stunden schnell doppelt ab und rechnest mit veralteten Zahlen. In Shiftbase stehen geplante und gearbeitete Stunden pro Person schon im System, und du exportierst sie für deine Auswertung.

Diana TranEhemalige Senior Content Strategist DACH

Diana Tran war Senior Content Strategist bei Shiftbase und verantwortete den deutschsprachigen Markt. Über drei Jahre schrieb sie über Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und die arbeitsrechtlichen Anforderungen in Deutschland, für Unternehmen, die ihre Personalprozesse rechtssicher und praxisnah aufstellen wollen.

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Der beste Weg, dein Schichtteam zu planen.

Mit einer Vorlage kommst du durch diese Woche. Danach hält Shiftbase Dienstplan, Stunden und Abwesenheit zusammen, Woche für Woche.

Eine Woche Shiftbase-Dienstplan: oben, was in der Woche ansteht, darunter jede Schicht nach Abteilung

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