Personalkosten

Personalkosten sind alle Kosten, die ein Betrieb für seine Beschäftigten trägt: Löhne und Gehälter, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Umlagen, Sonderzahlungen und alles, was rund um die Beschäftigung anfällt, von der Stellenanzeige bis zur Arbeitskleidung. In der Gewinn- und Verlustrechnung heißen sie Personalaufwand. Für die Kalkulation zählt meist eine andere Zahl: was ein Mitarbeiter pro Jahr oder pro tatsächlich gearbeiteter Stunde kostet.

Diese Zahl liegt deutlich über dem Stundenlohn. Wie weit, zeigt die Beispielrechnung weiter unten: Eine Servicekraft mit gut 16 € Stundenlohn kostet ihren Betrieb knapp 25 € für jede Stunde, die sie im Service steht.

Was gehört zu den Personalkosten?

Üblich ist die Einteilung in direkte Personalkosten, also das Entgelt für die Arbeit, und indirekte Personalkosten, die durch die Beschäftigung zusätzlich entstehen. Die indirekten heißen auch Personalnebenkosten oder Lohnnebenkosten.

Lohnkosten und Personalkosten werden oft gleich benutzt. Genau genommen meint man mit Lohnkosten nur den Bruttolohn plus die gesetzlichen Abgaben darauf. Personalkosten ist der weitere Begriff und schließt Sonderzahlungen wie das Weihnachtsgeld, Recruiting und Weiterbildung mit ein. Welche Abgaben 2026 im Einzelnen anfallen, listet der Beitrag zu den Lohnnebenkosten auf.

Was ein Mitarbeiter kostet: Beispielrechnung

Eine Servicekraft in einem Restaurant verdient 2.800 € brutto im Monat bei 40 Stunden pro Woche. Laut Arbeitsvertrag bekommt sie im November ein halbes Monatsgehalt als Weihnachtsgeld und hat 28 Urlaubstage.

Der Arbeitgeberanteil setzt sich 2026 aus 7,3 % Kranken-, 1,8 % Pflege-, 9,3 % Renten- und 1,3 % Arbeitslosenversicherung zusammen, dazu die Hälfte des Zusatzbeitrags der Krankenkasse, im Schnitt 1,45 % (Stand: 2026). Die Umlagen U1 und U2 und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft kommen hinzu; ihre Sätze hängen von Krankenkasse und Branche ab und fehlen deshalb in der Tabelle.

Pro gearbeiteter Stunde wird es teurer

Bezahlt werden 52 Wochen mit je 40 Stunden, also 2.080 Stunden im Jahr. Gearbeitet wird weniger. Angenommen, neben den 28 Urlaubstagen fallen 9 Feiertage auf Arbeitstage und die Servicekraft ist 10 Tage krank, dann fehlen 47 Tage oder 376 Stunden. Es bleiben 1.704 Stunden, in denen sie tatsächlich im Service steht.

Mit dem letzten Wert rechnest du, wenn du eine Schicht kalkulierst oder überlegst, ob sich am Samstagabend eine zusätzliche Kraft lohnt. Wie viele Feiertage auf Arbeitstage fallen, hängt vom Bundesland und vom Jahr ab, und die Krankheitstage sind hier eine Annahme. Für ein ganzes Team rechnet der Personalkosten-Rechner in Excel dieselben Posten pro Person durch.

Taugt die Faustformel Bruttogehalt mal 1,7?

In Businessplänen steht oft, ein Mitarbeiter koste das 1,7- bis 2-Fache seines Bruttogehalts. Im Beispiel kostet die Servicekraft das 1,26-Fache ihres Jahresbruttos, bezogen auf die gearbeitete Stunde das 1,54-Fache ihres Stundenlohns. Mit Recruiting, Einarbeitung, einem Büroarbeitsplatz oder einem Dienstwagen kann ein Faktor von 1,7 stimmen. Für eine Aushilfe in der Küche liegt er zu hoch. Als Startwert für einen Businessplan ist die Faustformel brauchbar, für die Kalkulation einer Schicht rechnest du besser selbst.

Fixe, sprungfixe und variable Personalkosten

Grundgehälter und vertraglich vereinbarte Stunden sind fixe Kosten: Sie fallen an, auch wenn an einem verregneten Dienstag kaum Gäste kommen. Variabel sind Zuschläge, bezahlte Überstunden, Provisionen und die Stunden von Aushilfen, die du nur bei Bedarf einplanst.

Dazwischen liegen sprungfixe Kosten. Ein Supermarkt fängt ein paar Prozent mehr Kundschaft mit derselben Besetzung auf. Ab einem bestimmten Punkt braucht er eine zusätzliche Kassenkraft, und die Personalkosten springen gleich um eine ganze Stelle nach oben.

Im Schichtbetrieb lohnt der Blick auf das Verhältnis: Je größer der Anteil fester Verträge, desto stärker treffen ruhige Wochen das Ergebnis. Je mehr Stunden flexibel sind, desto mehr hängt an einer Planung, die die Besetzung dem erwarteten Betrieb anpasst. Dazu gehört zu wissen, wer welche Station beherrscht, etwa aus einer Qualifikationsmatrix pro Team.

Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung

Im Gesamtkostenverfahren weist die GuV den Personalaufwand als eigenen Posten aus, unterteilt in Löhne und Gehälter sowie soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung (§ 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB). Im Umsatzkostenverfahren gibt es diesen Posten nicht; die Personalkosten stecken dort in den Herstellungs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten.

Der Personalaufwand in der GuV ist meist kleiner als die Personalkosten im weiten Sinn. Stellenanzeigen, Seminare oder Arbeitskleidung landen in vielen Betrieben unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Wer Personalkosten über die Jahre oder mit anderen Betrieben vergleicht, sollte deshalb wissen, welche Abgrenzung hinter der Zahl steht.

Kennzahlen: Personalkostenquote und Kosten pro Stunde

Die bekannteste Kennzahl ist die Personalkostenquote: Personalkosten geteilt durch Umsatz, mal 100. Ein Restaurant mit 60.000 € Monatsumsatz und 19.800 € Personalkosten kommt auf 33 %. Welche Quote in Gastronomie, Handel oder Pflege üblich ist, beantwortet der Beitrag Wie hoch dürfen Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz sein?

Drei weitere Werte helfen beim Steuern:

• Personalkosten pro Mitarbeiter oder pro Vollzeitstelle, um Standorte und Jahre zu vergleichen

• Personalkosten pro gearbeiteter Stunde, wie im Beispiel oben, für die Kalkulation von Schichten und Preisen

• der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten, auch Personalaufwandsquote genannt, um zu sehen, wie personalintensiv der Betrieb ist

Eine Quote allein sagt wenig. Steigt sie, kann das an zu vielen geplanten Stunden liegen, an einem Monat mit schwachem Umsatz oder an einer Tariferhöhung. Erst der Blick auf Stunden und Umsatz pro Tag zeigt, welche der drei Ursachen es war.

Personalkosten senken, ohne den Service zu gefährden

In Schichtbetrieben liegt der größte Hebel selten im Stundenlohn. Er liegt in Stunden, die zur falschen Zeit geplant sind: drei Leute im Service an einem ruhigen Montagnachmittag, zwei am vollen Samstagabend. Wer die Besetzung am erwarteten Umsatz ausrichtet, spart an dieser Stelle und muss die Löhne nicht anfassen, die Mindestlohn und Tarifvertrag ohnehin nach unten begrenzen.

Weitere Stellschrauben sind Überstunden mit Zuschlag, die sich durch eine früh geplante Aushilfe ersetzen lassen, eine hohe Fluktuation, die jedes Mal Recruiting und Einarbeitung kostet, und ein hoher Krankenstand. Was in vollen Wochen konkret hilft, sammelt der Beitrag zu Personalkosten in der Hochsaison.

Steuerfreie oder pauschal versteuerte Leistungen, etwa Sachbezüge oder ein Zuschuss zur Kinderbetreuung, machen eine Gehaltserhöhung für den Betrieb günstiger. Welche Grenzen dafür gelten, klärst du mit deiner Lohnbuchhaltung.

Personalkosten schon im Dienstplan sehen

In Shiftbase legst du pro Abteilung ein Ziel fest: die Lohnkosten als Anteil am Umsatz, die Produktivität als Umsatz pro geplanter Stunde oder einen durchschnittlichen Stundenlohn. Beim Planen zeigt der Dienstplan grün, gelb oder rot, ob ein Tag im Ziel liegt, und nach der Woche stehen geplante und tatsächliche Werte nebeneinander. Den Umsatz holt Shiftbase aus der Kasse oder aus einer Datei, oder du trägst ihn ein.

Gerechnet wird dabei mit den Stundenlöhnen deiner Mitarbeitenden, ohne Lohnnebenkosten. Für die vollen Personalkosten schlägst du die Arbeitgeberanteile auf, im Beispiel oben rund 21 %. Wie die Personalkostenplanung in Shiftbase im Dienstplan aussieht, zeigt die Produktseite.