FTE (Vollzeitäquivalent)

Was bedeutet FTE?

FTE ist die Abkürzung für Full-Time Equivalent, auf Deutsch Vollzeitäquivalent oder kurz VZÄ. Die Kennzahl gibt an, wie vielen Vollzeitstellen die Arbeitszeit deiner Beschäftigten entspricht: 1,0 FTE ist eine volle Stelle, 0,5 FTE eine halbe.

Gezählt wird die Arbeitszeit. Ist in einem Bericht oder einer Stellenanzeige von „FTE-Mitarbeitern“ die Rede, sind deshalb Vollzeitstellen gemeint und keine Personen. Ein Restaurant mit 14 Beschäftigten, von denen fünf als Minijobber am Wochenende kommen, hat vielleicht nur 9 FTE. Für die Frage, wie viel Arbeitszeit dir in einer Woche zur Verfügung steht, ist das die ehrlichere Zahl.

Ein Gesetz, das festlegt, wie viele Stunden 1,0 FTE sind, gibt es nicht. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz misst Teilzeit an der Vollzeit im eigenen Betrieb (§ 2 Abs. 1 TzBfG). Was bei dir eine volle Stelle ist, bestimmen also Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, zum Beispiel 40 Stunden pro Woche oder 38,5 Stunden nach Tarif.

FTE und Headcount sind zwei verschiedene Zahlen

Den Headcount brauchst du, wenn es um Menschen geht: Arbeitsverträge, Einarbeitung, Dienstkleidung, Plätze im Pausenraum. FTE brauchst du, wenn es um Arbeitszeit und Geld geht: Personalbedarf, Lohnkosten pro Stelle, Umsatz pro Vollzeitkraft. Wer zwei Filialen über den Headcount vergleicht, hält leicht die Filiale mit den meisten Aushilfen für die am besten besetzte.

Stunden in FTE umrechnen

Die Rechnung ist eine Division: die Wochenstunden einer Person geteilt durch die Wochenstunden einer Vollzeitstelle. Für ein Team addierst du einfach die Stunden aller Beschäftigten und teilst die Summe durch die Vollzeitstunden. Wenn du für viele Personen mit wechselnden Stunden FTE berechnen willst, nimmt dir die Excel-Vorlage die Rechnung ab.

Die Tabelle zeigt, warum du die Vollzeit einmal festlegst und dann überall gleich verwendest. 20 Stunden sind bei einer 40-Stunden-Woche 0,5 FTE, bei 38,5 Stunden 0,52. Rechnet eine Filiale mit 40 und die andere mit 38,5, vergleichst du nicht mehr dasselbe.

Beispiel: ein Restaurant mit 14 Beschäftigten

Mit 360 Wochenstunden hat das Restaurant bei einer 40-Stunden-Woche 9,0 FTE. Für die Planung heißt das: Fällt im Sommer eine Vollzeitkraft drei Wochen aus, fehlt ein Neuntel der Arbeitszeit und nicht ein Vierzehntel. Minijobber zählen dabei mit ihren Stunden mit, denn auch ein Minijob ist eine Teilzeitbeschäftigung (§ 2 Abs. 2 TzBfG).

1 FTE in Stunden: Woche, Monat und Jahr

Für einen Monat rechnest du mit dem Durchschnitt von 52 Wochen geteilt durch 12 Monate, also rund 4,33 Wochen. Bei 40 Stunden pro Woche hat 1,0 FTE damit rund 173 Stunden im Monat und 2.080 Stunden im Jahr. Arbeitet eine Aushilfe im Oktober 52 Stunden, sind das 52 ÷ 173 = 0,3 FTE für diesen Monat.

Die Jahreszahl ist eine Bruttogröße, in der Urlaub, Feiertage und Krankheit noch stecken. Wie viele Stunden eine Vollzeitkraft tatsächlich im Betrieb steht, hängt davon ab, wie viel davon abgeht. Das zeigt dir die Ausfallquote aus dem Vorjahr.

Plan-FTE oder Ist-FTE: welche Stunden zählen?

FTE lässt sich aus zwei Stundenzahlen rechnen, und beide sind richtig, nur für verschiedene Fragen. Das Plan-FTE, oft auch Soll-FTE genannt, nimmt die Vertragsstunden. Es zeigt, wie viel Arbeitszeit du eingekauft hast. Das Ist-FTE nimmt die gearbeiteten Stunden aus der Zeiterfassung und zeigt, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.

Im Schichtbetrieb liegen beide oft weit auseinander. Eine Servicekraft mit 25 Vertragsstunden, die im Dezember jede Woche 32 Stunden arbeitet, zählt im Plan mit 0,63 FTE und im Ist mit 0,8 FTE. Liegt das Ist über Monate über dem Plan, fehlt dir Personal, und die Lücke wird mit Überstunden gefüllt. Liegt es darunter, entstehen Minusstunden.

Drei Dinge legst du am besten einmal schriftlich fest: wie viele Wochenstunden 1,0 FTE sind, ob Überstunden ins Ist-FTE einfließen und ob bezahlter Urlaub und Krankheit als Arbeitszeit zählen. Auszubildende und Beschäftigte in Elternzeit führen viele Betriebe getrennt. Wie du entscheidest, ist weniger wichtig, als dass alle Standorte und alle Monate gleich gerechnet werden.

Wo das Arbeitsrecht anders zählt als das FTE

Manche gesetzliche Schwelle hat ihre eigene Rechnung, die vom FTE abweicht. Das bekannteste Beispiel ist der Kündigungsschutz. Für Arbeitsverhältnisse, die nach dem 31. Dezember 2003 begonnen haben, gilt das Kündigungsschutzgesetz nur in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern, Auszubildende nicht mitgerechnet. Teilzeitkräfte zählen dabei mit 0,5, wenn sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, und mit 0,75 bis 30 Stunden (§ 23 Abs. 1 KSchG).

Für das Restaurant aus dem Beispiel ergibt das 6 + 3 × 0,75 + 5 × 0,5 = 10,75. Das FTE liegt bei 9,0, die Zählung nach dem Kündigungsschutzgesetz aber über zehn. Ob dein Betrieb ein Kleinbetrieb ist, liest du deshalb nicht am FTE ab. Im Zweifel klärst du das mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wofür du FTE im Schichtbetrieb brauchst

Am häufigsten brauchst du FTE für den Personalbedarf. Die Personalplanung rechnet in FTE, weil sich Teilzeit und Vollzeit sonst nicht addieren lassen. Braucht dein Café montags bis samstags von 7 bis 19 Uhr zwei Personen an der Theke, sind das 2 × 12 × 6 = 144 Stunden in der Woche oder 3,6 FTE bei 40 Stunden, bevor Urlaub und Krankheit dazukommen.

Bei den Lohnkosten macht der Wert pro FTE Filialen mit unterschiedlich vielen Aushilfen vergleichbar. Dasselbe gilt für den Umsatz: Ein Umsatz pro Kopf sagt wenig, sobald eine Filiale zehn Minijobber hat und die andere zwei. Pro FTE gerechnet steht hinter beiden Zahlen dieselbe Menge Arbeitszeit.

FTE aus Dienstplan und Zeiterfassung ablesen

Genau wird das Ist-FTE erst, wenn die gearbeiteten Stunden nicht von Stundenzetteln abgetippt werden. In Shiftbase stehen im Dienstplan bei jeder Person die Vertragsstunden und die Stunden, die in der Woche schon eingeplant sind. Die Zeiterfassung zeigt dir pro Person die Stunden über oder unter dem Vertrag, Überstunden eingerechnet. Die freigegebenen Stunden exportierst du für deine Auswertung und teilst sie durch deine Vollzeitstunden. So rechnest du Plan und Ist mit denselben Stunden, die auch an die Lohnabrechnung gehen.