Arbeitsbescheinigung

Ein Mitarbeiter hat gekündigt oder wurde entlassen. Zwei Tage später ruft die Bundesagentur für Arbeit an: Die Arbeitsbescheinigung fehlt noch. Ohne sie kein Arbeitslosengeld — und für dich als Arbeitgeber drohen Rückfragen und Verzögerungen. Dieses Dokument erklärt, was reinmuss, wie du es richtig ausstellst und worin es sich von der Arbeitsbestätigung unterscheidet.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes offizielles Dokument, das Arbeitgeber für die Bundesagentur für Arbeit ausstellen müssen, sobald ein Arbeitsverhältnis endet oder ein Mitarbeiter Sozialleistungen beantragt. Sie enthält alle Beschäftigungsdaten, die für die Berechnung des Arbeitslosengeldes I benötigt werden.

--> Gesetzliche Grundlage: § 312 SGB III — die Ausstellungspflicht ist zwingend und an keine Anfrage des Arbeitnehmers geknüpft.

Arbeitsbescheinigung vs. Arbeitsbestätigung: Der Unterschied

Viele Arbeitgeber verwechseln beide Dokumente oder stellen das falsche aus. Hier der direkte Vergleich:

Wofür wird sie benötigt?

• Beantragung von Arbeitslosengeld I bei der Bundesagentur für Arbeit

• Beantragung von Bürgergeld beim Jobcenter (separates Formular nach § 57 SGB II)

• Prüfung von Anspruchszeiten (z. B. Kurzarbeit, Krankheitsphasen)

Wer fordert sie an?

• Bundesagentur für Arbeit (automatisch nach Meldung des Arbeitnehmers)

• Jobcenter

• In bestimmten Fällen auch der neue Arbeitgeber

Kurz gesagt: Die Arbeitsbescheinigung ist ein Pflichtdokument für die Arbeitsagentur mit detaillierten Lohndaten. Die Arbeitsbestätigung ist ein freiwilliger, sachlicher Nachweis für Dritte — ohne Bewertung und ohne gesetzliches Formular.

Was muss die Arbeitsbescheinigung enthalten?

Das offizielle Formular der Bundesagentur für Arbeit (§ 312 SGB III) verlangt folgende Angaben:

Persönliche Daten

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse des Mitarbeitenden

• Sozialversicherungsnummer

Beschäftigungsdaten

• Beschäftigungszeitraum (Beginn und Ende)

• Art des Arbeitsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Ausbildung, befristet)

• Durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit

Vergütungsdaten

• Bruttoarbeitsentgelt (aufgeschlüsselt nach Monaten)

• Zuschläge (Nacht, Sonn-/Feiertag, Schicht) — sofern regelmäßig

• Sonderzahlungen (Weihnachts-/Urlaubsgeld)

• Plus- und Minusstunden aus dem Arbeitszeitkonto

Fehlzeiten

• Krankheitszeiten (mit AU-Bescheinigung)

• Urlaubstage (genommener und ausstehender Urlaub)

• Mutterschutz und Elternzeit

• Unbezahlte Abwesenheiten

• Kurzarbeitszeiten

Beendigungsgrund

• Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsende

• Datum der Beendigung

Schritt-für-Schritt: Arbeitsbescheinigung korrekt ausstellen

Schritt 1 — Arbeitszeit- und Lohndaten prüfen

Erfasste Arbeitszeiten aus dem Zeiterfassungssystem abrufen und mit dem Lohnkonto abgleichen. Besonders prüfen: Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Plus- und Minusstunden gemäß Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.

Schritt 2 — Fehlzeiten vollständig erfassen

Alle Abwesenheiten dokumentieren: Krankheitszeiten mit AU-Nachweis, Urlaubstage (genommen und nicht genommen), Mutterschutz/Elternzeit, unbezahlte Abwesenheiten. Lücken in der Dokumentation führen zu Rückfragen der BA.

Schritt 3 — Entgeltbestandteile zusammenstellen

Grundgehalt, Zuschläge, Urlaubsentgelt, Mehrarbeitsvergütung und Kurzarbeitergeld (falls vorhanden) vollständig und korrekt aufführen. Fehler bei Zuschlägen sind die häufigste Ursache für Rückfragen.

Schritt 4 — Formular der Bundesagentur ausfüllen

Offizielles Formular: "Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III"

• Download als PDF: Bundesagentur für Arbeit

• Für Bürgergeld (ALG II): separates Formular nach § 57 SGB II

Schritt 5 — Vier-Augen-Prinzip

Abgleich mit Arbeitsvertrag und Zeitkonto, Freigabe durch Personalabteilung oder Geschäftsführung. Fehler sind nach Übermittlung schwieriger zu korrigieren.

Schritt 6 — Digital übermitteln und archivieren

Übermittlung über das sv.net-Portal der ITSG oder direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware. Anschließend DSGVO-konform in der digitalen Personalakte archivieren.

Branchenspezifische Besonderheiten

Gastronomie und Hotellerie

Saisonarbeit, Aushilfen und variable Schichten machen die Dokumentation aufwendig. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit müssen vollständig aufgeführt werden — auch wenn sie gering sind. Tarifrelevant: NGG.

Einzelhandel

Hoher Anteil an Teilzeitkräften und Minijobs, oft unregelmäßige Einsätze. Plus- und Minusstunden aus flexiblen Schichtmodellen müssen exakt aus dem Zeiterfassungssystem übertragen werden. Tarifrelevant: ver.di / HDE.

Pflege und Gesundheitswesen

Schichtdienste mit Nacht- und Feiertagszuschlägen, Sonderregelungen im Tarifvertrag (z. B. TVöD, TV-L). Besonders auf korrekte Auszeichnung von Bereitschaftsdienst vs. Vollarbeit achten.

Logistik und Produktion

Drei-Schicht-Betrieb bedeutet regelmäßig Nacht- und Sonntagszuschläge. Kurzarbeit-Perioden müssen separat ausgewiesen werden, da sie die Anspruchsberechnung beeinflussen.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fazit

Die Arbeitsbescheinigung ist eine der wenigen HR-Pflichten, bei denen Fehler unmittelbare Folgen für den Mitarbeitenden haben — sein Arbeitslosengeld hängt direkt von der Vollständigkeit und Korrektheit deiner Angaben ab. Gleichzeitig ist sie administrativ aufwendig, weil sie Daten aus mehreren Systemen zusammenführt: Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheitsverwaltung.

Ein klarer Workflow — direkt bei Kündigung oder Vertragsende anstoßen, Daten aus dem System exportieren, Vier-Augen-Prinzip, digital übermitteln — macht den Unterschied zwischen einer reibungslosen Abwicklung und behördlichen Rückfragen.

Digitale HR-Lösungen wie Shiftbase halten Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personalakte zentral und aktuell — sodass du alle benötigten Daten für die Arbeitsbescheinigung auf Knopfdruck abrufen kannst.