Arbeitsbescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung ist die Bescheinigung, mit der du als Arbeitgeber der Agentur für Arbeit die Angaben lieferst, die sie für die Entscheidung über das Arbeitslosengeld eines ehemaligen Mitarbeiters braucht. Rechtsgrundlage ist § 312 SGB III.

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es dafür kein Papierformular mehr. Du übermittelst die Arbeitsbescheinigung elektronisch über das Verfahren BEA, und die Agentur schickt deinem ehemaligen Mitarbeiter eine Kopie der Daten.

Wann du eine Arbeitsbescheinigung ausstellen musst

Die Pflicht entsteht auf Verlangen: Fordert der ehemalige Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit die Bescheinigung an, musst du sie ausstellen. Nach Auskunft der Bundesagentur ist sie nicht bei jedem Ende eines Arbeitsverhältnisses nötig, sondern dann, wenn jemand Arbeitslosengeld beantragt oder die Agentur sie anfordert.

Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. Das Arbeitslosengeld hängt aber an der Bescheinigung, und eine fehlende oder falsche Bescheinigung kann ein Bußgeld kosten. Sinnvoll ist deshalb, sie zu übermitteln, sobald sie verlangt wird. Dasselbe Verfahren gilt, wenn es um Teilarbeitslosengeld oder um eine freiwillige Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung geht.

Was in die Arbeitsbescheinigung gehört

Bescheinigen musst du alle Tatsachen, die für den Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können. Das Gesetz nennt insbesondere:

• Die Art der Tätigkeit, also was die Person bei dir gemacht hat.

• Beginn, Ende, Unterbrechungen und den Grund der Beendigung, etwa Kündigung durch dich, Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag oder Ende einer Befristung.

• Das Arbeitsentgelt und sonstige Geldleistungen, die die Person erhalten hat oder noch beanspruchen kann.

Beim Entgelt kommt es in Schichtbetrieben auf die Details an. Regelmäßige Zuschläge, zum Beispiel Nachtzuschläge, gehören zum Arbeitsentgelt und damit in die Bescheinigung. Unterbrechungen sind Zeiten ohne Entgelt, etwa nach dem Ende der Lohnfortzahlung bei langer Krankheit oder während der Elternzeit.

Beim Grund der Beendigung lohnt sich Sorgfalt. Ob du gekündigt hast oder der Mitarbeiter selbst, entscheidet mit darüber, ob die Agentur eine Sperrzeit prüft. Ein falsch angekreuzter Grund ist für deinen ehemaligen Mitarbeiter teuer und für dich ein Fall von "nicht richtig" bescheinigt.

Elektronisch über BEA: so läuft die Übermittlung

BEA steht für "Bescheinigungen elektronisch annehmen". Seit 2023 sind Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen auf diesem Weg zu erstellen und zu übermitteln (§ 313a SGB III). In der Praxis erzeugst du die Bescheinigung aus deinem Lohnabrechnungsprogramm oder über das Portal sv.net, wenn du keins hast.

Die Agentur für Arbeit leitet der Person, für die du die Bescheinigung übermittelt hast, unverzüglich einen Nachweis über die Daten zu. Dein ehemaliger Mitarbeiter sieht also, was du gemeldet hast, und meldet sich, wenn etwas nicht stimmt. PDF-Formulare gibt es nur noch für Beschäftigungen, die bis zum 31. Dezember 2022 geendet haben.

Schritt für Schritt, wenn die Anforderung kommt

• Anforderung prüfen: Kommt sie von der Agentur oder vom ehemaligen Mitarbeiter, und für welches Beschäftigungsverhältnis?

• Beendigung abgleichen: Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag oder befristeter Vertrag zeigen Grund und Datum. Was dort steht, kommt auch in die Bescheinigung.

• Entgelt prüfen: Stimmen die Monate aus der Lohnabrechnung, sind regelmäßige Zuschläge und Einmalzahlungen dabei, sind Zeiten ohne Entgelt als Unterbrechung erfasst?

• Über BEA übermitteln: aus dem Lohnabrechnungsprogramm oder über sv.net.

• Rückfragen beantworten: Meldet sich die Agentur oder der Mitarbeiter wegen eines Fehlers, korrigierst du die Bescheinigung und übermittelst sie neu.

Arbeitet jemand bei dir, während er Arbeitslosengeld bezieht, etwa mit wenigen Stunden in einer Aushilfsstelle, fordert die Agentur eine Nebeneinkommensbescheinigung an (§ 313 SGB III). Auch die läuft über BEA.

Abgrenzung zu Arbeitsbestätigung und Arbeitszeugnis

Noch zwei Bescheinigungen werden oft verwechselt. Die Verdienstbescheinigung belegt das Einkommen, etwa für einen Kredit. Und wer im Anschluss an eine Beschäftigung Bürgergeld beim Jobcenter beantragt, braucht dafür einen eigenen Vordruck der Bundesagentur.

Was passiert, wenn die Arbeitsbescheinigung fehlt oder falsch ist

Wer eine Arbeitsbescheinigung nicht, nicht richtig oder nicht vollständig ausstellt, handelt ordnungswidrig. Das kann ein Bußgeld bis 2.000 € kosten (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 und Abs. 3 SGB III). Entsteht der Bundesagentur dadurch ein Schaden, etwa weil sie zu viel Arbeitslosengeld zahlt, musst du ihn bei Vorsatz oder Fahrlässigkeit ersetzen (§ 321 SGB III).

Für deinen ehemaligen Mitarbeiter verzögert sich ohne Bescheinigung das Arbeitslosengeld. Hat er Anspruch auf Arbeitslosengeld im EU-Ausland gestellt, fordert die Agentur außerdem schriftlich eine EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III an.

Beispiel: ein Koch nach betriebsbedingter Kündigung

Ein Restaurant in Köln kündigt seinem Koch nach zwei Jahren betriebsbedingt zum 31. März. Er meldet sich arbeitslos, die Agentur für Arbeit fordert die Arbeitsbescheinigung an.

Das Restaurant erstellt sie über BEA aus dem Lohnprogramm: Tätigkeit Koch, Beschäftigung vom 1. April 2024 bis 31. März 2026, Grund Kündigung durch den Arbeitgeber, dazu die Monatsentgelte mit den Nacht- und Sonntagszuschlägen. Zwei Wochen Krankheit im Winter sind keine Unterbrechung, denn in dieser Zeit lief die Lohnfortzahlung.

Hätte jemand im Restaurant versehentlich "Eigenkündigung" eingetragen, prüft die Agentur eine Sperrzeit, und der Koch würde den Fehler in seinem Nachweis sehen. Die Bescheinigung muss dann korrigiert werden, bevor über sein Arbeitslosengeld entschieden wird.

Die Zahlen für die Bescheinigung stehen in der Lohnabrechnung, und die bekommt ihre Stunden aus der Zeiterfassung. In Shiftbase exportierst du abrechnungsfertige Stunden mit allen Zuschlägen in dein Lohnprogramm, und Vertrag, Laufzeit und Dokumente bleiben in der Personalakte, auch nachdem jemand gegangen ist.