Lohnsteuerkarte & ELStAM: Was Arbeitgeber wissen müssen

Was ist eine Lohnsteuerkarte?

Früher war sie ein farbiges Papierdokument, heute läuft alles digital: Die Lohnsteuerkarte in ihrer klassischen Form gibt es seit 2013 nicht mehr. An ihre Stelle ist das elektronische Lohnsteuerverfahren mit dem Namen ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) getreten – ein zentraler Bestandteil der modernen Lohnabrechnung in Deutschland.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihrer neuen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer direkt elektronisch über Ihr Abrechnungssystem beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abzufragen. Diese Merkmale bestimmen die Berechnung der monatlich einzubehaltenden Lohnsteuer – inklusive:

• Steuerklasse

• Kinderfreibeträge

• Kirchensteuermerkmal (Kirchenein/Kirchenaustritt)

• Freibeträge

• Geburtsdatum

• Meldedaten der Gemeinde

Diese Daten sind zentral in einer Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und stehen dem Arbeitgeber automatisiert zur Verfügung. Änderungen wie Heirat, Geburt eines Kindes oder ein Wohnortwechsel werden direkt über das Melderegister an die Finanzämter weitergegeben und im System aktualisiert.

Von der Papierkarte zur digitalen Lösung – ein kurzer Rückblick

Bis einschließlich 2010 wurde die Lohnsteuerkarte in Papierform von den Gemeinden ausgestellt. Danach erfolgte eine Übergangsphase mit befristeten Vordrucken, bevor die Einführung des ELStAM-Systems abgeschlossen wurde. Seitdem funktioniert alles elektronisch – für Sie als Arbeitgeber bedeutet das:

• Weniger Papierkram

• Zentrale Verwaltung aller lohnsteuerrelevanten Informationen

• Schnellere Reaktion auf Änderungen im Steuerstatus Ihrer Arbeitnehmenden

Dieser moderne Ansatz schafft nicht nur mehr Transparenz, sondern auch Rechtssicherheit – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Beschäftigten.

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Wie kann man eine Lohnsteuerkarte beantragen?

Die Lohnsteuerkarte gibt es heute nur noch in digitaler Form – als Teil des ELStAM-Verfahrens. Sie wird nicht mehr beantragt, sondern automatisch vom Finanzamt bereitgestellt.

Was ist zu tun?

• Beschäftigte stellen Änderungen (z. B. Freibeträge, Steuerklasse, Kinderfreibetrag) direkt beim Finanzamt.

• Die Daten werden vom Bundeszentralamt für Steuern ins ELStAM-System übertragen.

• Arbeitgeber rufen die Lohnsteuerabzugsmerkmale digital über ELSTER ab.

Kein Papier, keine manuelle Eingabe – alles läuft digital und automatisiert.

Das ELStAM-Verfahren

Das ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) ersetzt die frühere Lohnsteuerkarte und ermöglicht es Arbeitgebern, steuerliche Merkmale wie Steuerklasse, Freibeträge, Kinderfreibeträge, Kirchensteuerpflicht und Geburtsdatum direkt digital über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abzurufen.

🤖 Wie funktioniert das Verfahren in der Praxis?

Beim ELStAM-Verfahren greifen Sie als Unternehmen auf das System der Finanzverwaltung zu – konkret auf die ELStAM-Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Dort sind alle relevanten Lohnsteuerabzugsmerkmale gespeichert, z. B.:

• Steuerklasse

• Zahl und Art der Kinderfreibeträge

• Freibeträge (z. B. für Behinderung oder Werbungskosten)

• Kirchensteuerpflicht (Kirchenein oder Kirchenaustritt)

• Geburtsdatum

• Zuständiges Finanzamt

Sobald eine neue Person im Unternehmen beginnt, erfolgt die Anmeldung über das ELSTER-System im Rahmen der Lohnabrechnung. Die ELStAM werden anschließend automatisch zugeordnet und ins Lohnabrechnungsprogramm übertragen.

✅ Vorteile für Arbeitgeber

• Automatischer Datenabruf, kein Papier mehr

• Immer aktuelle Informationen (z. B. bei Heirat, Geburt, Kirchenaustritt)

• Rechtssicherheit durch offizielle Quellen

📌 Wichtige Hinweise für die Personalabteilung

• Freibeträge müssen Beschäftigte selbst beim Finanzamt beantragen

• Abruf sollte vor der ersten Lohnzahlung erfolgen

• Änderungen müssen über das Amt gemeldet werden, nicht über das Unternehmen

🧩 Beispiel aus der Praxis

Ein Wohnortwechsel mit Heirat und Kind ändert mehrere Merkmale. Das System übernimmt alles automatisch – nur der Abruf durch das Unternehmen muss aktuell gehalten werden.

ELStAM macht den Lohnsteuerabzug einfacher und zuverlässiger. Moderne HR-Systeme sparen Zeit und minimieren Fehler.

Kind auf Lohnsteuerkarte - was macht das aus?

Zwar wird heute keine Lohnsteuerkarte aus Papier mehr beantragt, doch die Begriffe sind im Alltag – besonders bei Eltern – noch immer geläufig. Gemeint ist damit meist die Eintragung eines Kindes als Kinderfreibetrag im ELStAM-System, was erhebliche Auswirkungen auf den Lohnsteuerabzug hat.

Kind auf der Lohnsteuerkarte – was bedeutet das für Arbeitgeber?

Als Arbeitgeber greifen Sie auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihrer Arbeitnehmenden zu. Wenn ein Kind geboren wird oder ein zusätzlicher Freibetrag gewährt wird, hat das konkrete Auswirkungen auf die Lohnsteuerberechnung. Zu beachten ist:

• Die Kinderfreibeträge werden nicht automatisch auf der elektronischen Lohnsteuerkarte eingetragen.

• Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer muss die Eintragung aktiv beim zuständigen Finanzamt beantragen.

• Die Daten werden dann vom Bundeszentralamt für Steuern ins ELStAM-System übernommen – Sie als Arbeitgeber rufen diese im Rahmen der Lohnabrechnung ab.

Welche Auswirkungen hat die Eintragung eines Kindes?

Das Eintragen eines Kindes kann zu einer spürbaren steuerlichen Entlastung führen:

➡️ Diese Anpassungen wirken sich direkt auf den monatlichen Lohnsteuerabzug und somit auf das Nettoeinkommen aus.

📌 Wichtige Hinweise für die Personalabteilung

• Keine eigenen Eintragungen durch den Arbeitgeber – die Verantwortung liegt bei der Arbeitnehmenden Person.

• Hinweis auf Antragspflicht: Klären Sie Mitarbeitende frühzeitig über die Bedeutung des Antrags beim Finanzamt auf.

• Regelmäßiger Abruf der ELStAM-Daten – besonders bei familiären Ereignissen wie Geburt, Heirat, Trennung oder Kirchenaustritt.

• Nutzen Sie digitale HR-Systeme mit ELSTER-Anbindung, um Änderungen effizient und fristgerecht umzusetzen.

Beispiel aus dem Alltag

Eine Mitarbeiterin meldet die Geburt ihres Kindes nicht beim Finanzamt – dadurch bleibt der Kinderfreibetrag im System auf „0“. Die Folge: Sie zahlt mehr Lohnsteuer als nötig. Erst nach dem Eintrag durch das Finanzamt und der Übernahme ins ELStAM-Verfahren wird die Lohnsteuer automatisch korrigiert.

Als HR-Verantwortliche unterstützen Sie Ihre Belegschaft am besten, indem Sie transparent über die Auswirkungen von Kindern auf der Lohnsteuerkarte, das Verfahren und die erforderlichen Angaben aufklären – so profitieren sowohl die Arbeitnehmenden als auch das Unternehmen von einem reibungslosen Ablauf.

Steuererklärung und Lohnsteuerkarte

Auch wenn Arbeitgeber nicht direkt in die private Steuererklärung ihrer Arbeitnehmenden involviert sind, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Lohnsteuerkarte – beziehungsweise die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) – darauf auswirken. Denn alle Daten, die im ELStAM-System hinterlegt sind, fließen in die jährliche Einkommensteuererklärung mit ein.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das vor allem eines: Die Pflicht zur korrekten und vollständigen Übermittlung der Lohnsteuerdaten im Rahmen der Lohnabrechnung. Hierzu zählen unter anderem Angaben zu Steuerklasse, Freibeträgen, Kinderfreibeträgen, Kirchensteuermerkmalen und dem Geburtsdatum der beschäftigten Person.

Diese Daten übermitteln Sie über ELSTER elektronisch an das zuständige Finanzamt – in der sogenannten Lohnsteuerbescheinigung. Sie dient als zentrales Dokument, auf das die Finanzverwaltung beim Abgleich mit der Steuererklärung zurückgreift. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können dabei nicht nur zu Nachfragen beim Finanzamt führen, sondern auch zu Nachzahlungen oder Erstattungen, die mit unnötigem Verwaltungsaufwand verbunden sind.

Besonders relevant wird das Thema bei Änderungen während des Kalenderjahres – zum Beispiel bei einem Steuerklassenwechsel, einem Kindesgeburt, einem Kirchenaustritt oder dem Wechsel des Hauptarbeitgebers. Hier sollten Sie als Unternehmen unbedingt darauf achten, dass solche Änderungen schnellstmöglich über das ELStAM-Verfahren abgerufen und korrekt in der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Viele Arbeitnehmende stellen einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung, um Freibeträge bereits im laufenden Jahr zu nutzen. Auch diese Änderungen werden über das Bundeszentralamt für Steuern digital an Sie übermittelt – eine manuelle Abfrage oder das Einreichen von Papierunterlagen ist in der Regel nicht mehr erforderlich.

Die elektronische Lohnsteuerkarte ist nicht nur ein Mittel zur monatlichen Lohnsteuerberechnung, sondern spielt auch eine Schlüsselrolle für die spätere Steuererklärung. Durch korrekte, automatisierte und fristgerechte Datenübermittlung sorgen Sie für eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden – und entlasten sowohl Ihr HR-Team als auch Ihre Mitarbeitenden.

Fazit

Die klassische Lohnsteuerkarte gehört der Vergangenheit an – doch ihre digitale Nachfolgerin, das ELStAM-Verfahren, ist für Arbeitgeber heute unverzichtbar. Durch den automatisierten Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale sichern Sie eine rechtssichere, effiziente und transparente Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen.

Wichtig ist, dass Sie die Bedeutung von Datenaktualität, Anträgen auf Freibeträge, Steuerklassenwechseln, sowie familiären Ereignissen wie Heirat oder der Geburt eines Kindes kennen – denn all das hat direkte Auswirkungen auf die Lohnsteuerberechnung. Eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und eine professionelle Handhabung der digitalen Prozesse stärken Ihre HR-Arbeit und vermeiden unnötige Rückfragen beim Finanzamt.

Nutzen Sie moderne Systeme, achten Sie auf saubere Datenpflege und begleiten Sie Ihre Arbeitnehmenden mit klaren Informationen zu ihren steuerlichen Merkmalen – so profitieren alle Seiten von einem reibungslosen Ablauf im digitalen Lohnsteuerverfahren.

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