Gehaltsabrechnung

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Die meisten Menschen würden zustimmen, dass die Gehaltsabrechnung einer der wichtigsten Aspekte eines jeden Unternehmens ist. Schließlich sorgt sie dafür, dass die Mitarbeiter pünktlich und vollständig bezahlt werden. Viele Unternehmen nehmen sich jedoch nicht die Zeit, um sicherzustellen, dass ihre Gehaltsabrechnungsprozesse so effizient wie möglich sind. Dies kann zu mehreren Problemen führen, darunter verspätete Zahlungen, versäumte Zahlungen und sogar Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Der Schlüssel zum Betrieb eines effektiven Gehaltsabrechnungssystems sind die richtigen Tools und Prozesse. Dazu gehört Software, die Gehaltsabrechnungsaufgaben wie die Berechnung von Steuern, das Sammeln von Mitarbeiterdaten und das Erstellen von Gehaltsschecks optimieren kann. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Gehaltsabrechnungssysteme den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Es ist auch wichtig, Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies kann die Vereinfachung bestimmter Aufgaben, die Automatisierung anderer oder die Suche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung umfassen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Mitarbeiterunterlagen regelmäßig zu überprüfen, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

Was ist Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Datum zahlen muss. Es wird normalerweise von der Buchhaltung oder der Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. Die Gehaltsabrechnungen von Kleinunternehmen können direkt vom Eigentümer oder einem Mitarbeiter abgewickelt werden.

Die Gehaltsabrechnung wird zunehmend an spezialisierte Firmen ausgelagert, die die Verarbeitung von Gehaltsschecks, Leistungen an Arbeitnehmer, Versicherungen und Buchhaltungsaufgaben wie die Quellensteuer übernehmen.

Die Gehaltsabrechnung kann sich auch auf die Liste der Mitarbeiter eines Unternehmens und den jeweils fälligen Vergütungsbetrag beziehen. Die Gehaltsabrechnung ist für die meisten Unternehmen eine erhebliche Ausgabe und fast immer abzugsfähig, was bedeutet, dass die Ausgabe vom Bruttoeinkommen abgezogen werden kann, wodurch das steuerpflichtige Einkommen des Unternehmens gesenkt wird.

Welche Informationen gehören in eine Gehaltsabrechnung?

Der Kopf einer Lohnabrechnung muss in erster Linie den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers enthalten. Außerdem müssen Sie den Zeitraum angeben, auf den sich die Gehaltsabrechnung bezieht. Natürlich muss auch das Erstellungsdatum der Abrechnung angegeben werden. Alle kritischen Daten des Mitarbeiters müssen ebenfalls im Header enthalten sein. Auf der Lohnabrechnung sind die Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Personaldaten, Vertragsdaten und Urlaubsdaten zu vermerken.

Der zentrale Teil der Lohnabrechnung besteht aus dem Gehalt, dem Geld- oder Sachbezug, den vermögenswirksamen Leistungen, den Beiträgen zur betrieblichen Altersversorgung und den Freibeträgen. Außerdem sind der Kirchensteuerabzug, die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers, personengebundene Abzüge, etwaige Aufwandsentschädigungen und der Auszahlungsbetrag auf der Lohnabrechnung festzuhalten.

Der letzte Teil enthält die Kontodaten des Arbeitnehmers, die Summe des Arbeitgebers, die Verdienstbescheinigung und den Hinweis, dass die Lohnabrechnung nach § 108 GewO erstellt wurde.

Was ist der Gehaltsabrechnungsprozess? Ein tiefer Blick

Um den Gehaltsabrechnungsprozess zu vereinfachen, zerlegen wir ihn in seine logischen Bestandteile. Die Berechnung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung wird viel einfacher, wenn Sie diese Elemente im Detail verstehen!

Bevor Sie jedoch mit der Gehaltsabrechnung beginnen können, müssen Sie einige Entscheidungen treffen. Unter anderem müssen Sie: 

  • Ihre Lohnhäufigkeit bestimmen (z. B. zweiwöchentlich)
  • Entscheiden, wie Mitarbeiter bezahlt werden (z. B. direkte Einzahlung)
  • Sich für eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) und staatliche Konten (z. B. staatliche Arbeitslosenversicherung)
  • registrieren Einen elektronischen Bund erstellen Tax Payment System (EFTPS)-Konto

Und jedes Mal, wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie entscheiden, ob er von Überstundenlöhnen befreit oder nicht befreit ist. Sie müssen auch das Formular W-4 (neben anderen Formularen für neue Mitarbeiter) sammeln, um die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß auszuführen und zu verteilen. 

Schauen Sie sich ohne weiteres an, woraus sich die Gehaltsabrechnung auf Mikroebene zusammensetzt.

1. Zeit

Um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, müssen Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter erfassen. Dazu gehören:

  • Regelmäßige geleistete Arbeitsstunden
  • Freistellung (z. B. bezahlte Freizeit)
  • Überstunden (dh anderthalb Stunden)

Die Erfassung der Mitarbeiterstunden stellt sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern den richtigen Betrag zahlen. Sammeln Sie Stundenzettel von Mitarbeitern, aus denen hervorgeht, wie viele Stunden sie während des Zahlungszeitraums gearbeitet haben und ob sie sich freigenommen haben. 

2. Berechnen Sie die Bruttolöhne der Mitarbeiter

Sie können Angestellte, stündliche Mitarbeiter oder beides haben. Sobald Sie wissen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, können Sie ihren Bruttolohn berechnen. 

Um den Bruttolohn Ihrer Angestellten zu berechnen, teilen Sie die Zahl der Lohnperioden im Jahr durch deren Jahresgehalt. Sie geben beispielsweise einem Mitarbeiter ein Jahresgehalt von 50.000 € und zahlen es wöchentlich aus. Da das Jahr 52 Wochen hat, beträgt der wöchentliche Bruttolohn des Arbeitnehmers 961,54 € (50.000 € Jahresgehalt / 52 Wochen). Denken Sie daran, Überstunden zu berücksichtigen, wenn der Mitarbeiter nicht freigestellt ist und mehr als 40 Stunden in der Arbeitswoche arbeitet. 

Um den Bruttolohn Ihrer Mitarbeiter zu berechnen, multiplizieren Sie deren Lohnsatz mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden im Lohnzeitraum. Angenommen, Sie zahlen einem Mitarbeiter 18 € pro Stunde. Da der Mitarbeiter diese Woche 40 Stunden gearbeitet hat, zahlen Sie ihm 720 € (18 € pro Stunde x 40 Stunden). 

Denken Sie daran, dass Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Gehaltsquellen haben, die Sie in die Gehaltsabrechnung aufnehmen müssen, z. B. Trinkgelder, Provisionen oder Boni.

3. Steuern und andere Abzüge

Einer der wichtigsten (und verwirrendsten) Teile der Gehaltsabrechnung ist das Abziehen von Steuern und anderen Abzügen vom Bruttolohn der Mitarbeiter. 

Vorsteuerabzüge: Stellen Sie zunächst fest, ob ein Mitarbeiter Vorsteuerabzüge hat. Wenn dies der Fall ist, ziehen Sie sie vom Bruttogehalt des Mitarbeiters ab, bevor Sie die anfallenden Steuern berechnen. 

Steuern: Als nächstes ist es an der Zeit, den Steuerabzug des Arbeitnehmers zu berechnen. Sie müssen die folgenden Steuern vom Gehalt eines Mitarbeiters abziehen:

  • Bundeseinkommensteuer 
  • Sozialversicherungssteuer
  • Medicare-Steuer
  • Staatliche und lokale Einkommenssteuern (falls zutreffend)
  • Staatliche Steuern

 

Denken Sie daran, dass Sie auch Arbeitgebersteuern auf das Gehalt Ihrer Mitarbeiter zahlen müssen. Zu den Arbeitgebersteuern gehören Sozialversicherung, Medicare, Bundesarbeitslosigkeit und staatliche Arbeitslosensteuern. 

Abzüge nach Steuern: Wenn der Arbeitnehmer irgendwelche Abzüge hat, behalten Sie diese nach der Berechnung der Arbeitnehmersteuern ein.

4. Mitarbeiter bezahlen

Nach Abzug von Steuern und anderen Abzügen vom Bruttolohn des Mitarbeiters, voila. Sie erhalten den Netto- oder Nettolohn des Mitarbeiters. 

Bevor Sie Mitarbeiter bezahlen, prüfen Sie, ob Ihre Angaben und Berechnungen korrekt sind. Sobald Sie die Gehaltsabrechnung genehmigt haben, ist es an der Zeit, die Mitarbeiter zu bezahlen.

Sie können Mitarbeiter per

  • Direktüberweisung
  • Gehaltsschecks
  • Mobile Geldbörse
  • bezahlen
  • Bargeld

Sie können auch Gehaltsabrechnungen in Papierform oder in digitaler Form bereitstellen, wenn Sie Mitarbeiter bezahlen. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Gehaltsinformationen einsehen.

5. Steuern einreichen und hinterlegen

Denken Sie, dass die Bezahlung der Mitarbeiter das Ende des Gehaltsabrechnungsprozesses ist? Nicht so schnell. Sie müssen auch Steuern beim IRS und gegebenenfalls bei Ihren staatlichen und lokalen Regierungen einreichen und hinterlegen.

Hinterlegen Sie Bundeseinkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern beim IRS. Sie müssen sie je nach Ihrem Einzahlungsplan monatlich oder halbwöchentlich hinterlegen. Um die Steuern zu melden, reichen Sie das Formular 941, die vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers, oder das Formular 944, die jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers ein. 

Zahlen Sie staatliche und lokale Steuern ein, je nach den Regeln der Steuerbehörden. Die Formulare, die Sie einreichen müssen, um die Steuern zu melden, variieren ebenfalls. 

Denken Sie zu guter Letzt daran, nur Arbeitgebersteuern wie die Bundesarbeitslosensteuer und die staatliche Arbeitslosensteuer zu hinterlegen und einzureichen. 

6. Führen Sie Aufzeichnungen 

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) und der IRS verlangen, dass Sie für eine Weile detaillierte Aufzeichnungen führen. Wie lange müssen Sie Lohn- und Steuerunterlagen aufbewahren?Sie sich die Tabelle an, um Folgendes herauszufinden:

Art der Aufzeichnung Wie lange aufzubewahren Zeitkarten und andere Aufzeichnungen, auf denen Lohnberechnungen basieren Mindestens 2 Jahre Gehaltsabrechnungen Mindestens 3 Jahre Beschäftigungssteuern Mindestens 4 Jahre

Detaillierte Aufzeichnungen werden nicht nur von der FLSA und IRS verlangt, Sie benötigen sie jedoch auch, um jedes Jahr das Formular W-2, Lohn- und Steuererklärung auszufüllen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Gehaltsabrechnung und einer Entgeltabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung erfasst alle Zahlungen an Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum. Im Gegensatz dazu ist die Entgeltabrechnung (auch Gehaltsabrechnung genannt) ein individuelles Dokument, das die Zahlung eines Mitarbeiters aufführt. Die Gehaltsabrechnung enthält Informationen zu allen Mitarbeitern, während die Entgeltabrechnung nur Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter enthält. Mit anderen Worten, die Gehaltsabrechnung ist die kumulierte Aufzeichnung aller Mitarbeiterzahlungen, während eine Entgeltabrechnung Informationen über das Gehalt einer Person für einen bestimmten Zeitraum enthält. Gehaltsabrechnungen enthalten in der Regel eine detaillierte Abrechnung von Steuern, Abzügen und sonstigen Einbehalten vom Bruttolohn. Es zeigt auch alle Boni oder Provisionen, die der Mitarbeiter während des betreffenden Zeitraums verdient hat.

Wie lange müssen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Rechtlich besteht keine Kontrolle über die Beendigung oder Fortführung der Lohnbuchhaltung für Arbeitnehmer. In der Vergangenheit bestand in der Regel eine Pflicht zur Aufbewahrung von Daten bis zu zehn Jahren; Dank digitaler Sammelsysteme ist dies jedoch nicht mehr erforderlich. Es wird dennoch empfohlen, Gehaltsabrechnungen und andere zugehörige Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, da diese Dokumente möglicherweise bei der Einreichung von Steuern benötigt werden. Darüber hinaus müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen speichern, um Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten, Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen und Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern beizulegen. Daher müssen Geschäftsinhaber ein System zur Speicherung ihrer Gehaltsdaten erstellen. Dieses System sollte Backups enthalten, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen immer zugänglich und sicher sind.

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