Regeln für Bewirtungsbelege: Was Unternehmen wissen sollten

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Die Bewirtungsaufwendungen fallen bei geschäftlichen Treffen in Lokalen wie Restaurants und Cafés an. Diese umfassen in der Regel Speisen, Getränke und andere hochwertige Gegenstände. Diese Ausgaben werden in einem Bewirtungsbeleg festgehalten, der die Art der konsumierten Speisen und Getränke sowie die Kosten dokumentiert. Darüber hinaus muss die Quittung auch Informationen über den Zweck und den Hintergrund des Geschäftsessens enthalten.

Unternehmen können 70 % des gesamten Rechnungsbetrags einschließlich Umsatzsteuer als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen. Zusätzlich können unvermeidbare Kosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren in diesen Abzug einbezogen werden. Die Unternehmen sollten sich bemühen, eine Bestätigung oder Beleg für diese Ausgaben zu erhalten, sofern dies möglich ist.

Wozu dient ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist für Unternehmer wichtig, um ihre Geschäftsessen zu dokumentieren und die Ausgaben von der Steuer abzusetzen. Das Einkommensteuergesetz (EStG) lässt die Bewirtung im Rahmen einer geschäftlichen oder betrieblichen Tätigkeit als steuerlich absetzbare Kosten zu. Die Einkommensteuerrichtlinien definieren Bewirtungskosten als Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und anderen Genussmitteln.

Die Abzugsgrenze für Bewirtungsaufwendungen ist je nach Art der Bewirtung unterschiedlich. Bezahlt ein Unternehmer ein Essen für seine Angestellten und Ehegatten, können 100 % der Kosten abgezogen werden. Handelt es sich jedoch um ein Geschäftsessen mit externen Geschäftspartnern, können nur 70 % der Ausgaben abgezogen werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dazu gehören die Bewirtung zu einem geschäftlichen Zweck, angemessene Kosten im Verhältnis zum Gewinn des Unternehmens und der Nachweis der verfügbaren Bewirtungskosten.

Daher ist es unerlässlich, einen Bewirtungsbeleg als Nachweis für die bei einem Geschäftsessen entstandenen Kosten zu haben. Die Quittung sollte in der Buchhaltung des Unternehmens korrekt verbucht werden, um eine Steuergutschrift vom Finanzamt zu erhalten.

Wann brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg wird für sogenannte Geschäftsessen oder geschäftliche Bewirtungen benötigt. Was ist darunter zu verstehen?

Was gilt als Geschäftsessen (oder geschäftliche Bewirtung)?

Eine Einladung zum Essen kann zu einem Geschäftsessen werden, wenn der Zweck darin besteht, geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen und Personen von außerhalb des Unternehmens, wie Kunden, Lieferanten, Klienten, Interessenten, Berater oder Freiberufler, anwesend sind. Häufige Anlässe für Geschäftsessen sind Treffen zur Kontaktpflege mit Geschäftspartnern, zur Feier des Abschlusses von Verträgen oder Projekten, zur Verhandlung von Verträgen oder Geschäften sowie Treffen mit Medienvertretern zur Öffentlichkeitsarbeit.

Die Kosten für ein Geschäftsessen können bis zu 70 % als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wodurch sich der Gewinn oder die Steuerlast eines Unternehmens verringert. Außerdem kann das Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer als Teil des Vorsteuerabzugs zurückfordern. Dabei spielt es keine Rolle, wo oder wie das Essen stattgefunden hat, z. B. in einem Restaurant, einer Betriebskantine oder einem Catering-Service.

Rein persönliche Essenseinladungen von befreundeten Geschäftspartnern gelten jedoch nicht als Geschäftsessen, und ihre Kosten sind nicht steuerlich absetzbar.

Unterschied: Bewirtungen

Bei der Besteuerung werden Bewirtungsaufwendungen nur berücksichtigt, wenn eine richtige Mahlzeit gereicht wird. Getränke, Snacks oder belegte Brötchen gelten als Geschenke und werden nicht berücksichtigt. Diese Ausgaben sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar und bedürfen keines Bewirtungsbelegs. Ob aufwändig zubereitetes Fingerfood unter Höflichkeit oder Bewirtung fällt, ist subjektiv, da die Unterscheidung nicht klar definiert ist.

Unterschied: Geschäftsessen und Bewirtung im Unternehmen

Wenn an einem Geschäftsessen nur Angestellte eines Unternehmens teilnehmen, gilt es als geschäftliche Bewirtung. Wenn jedoch mindestens eine Person, die nicht Angestellte des Unternehmens ist, anwesend ist und bewirtet wird, handelt es sich um eine geschäftliche Bewirtung. Die gesamten Kosten sind als Bewirtung steuerlich absetzbar, und es ist keine Bewirtungsquittung erforderlich.

Wie füllt man den Bewirtungsbeleg aus?

Die Erstellung eines Bewirtungsbelegs kann aufgrund der hohen Anforderungen des Finanzamts abschreckend wirken. In der Regel ist es jedoch einfach, einen solchen Beleg zu erstellen.

Folgende Pflichtangaben müssen auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden:

• Datum und Ort der Bewirtung
• Namen aller Anwesenden, einschließlich des Gastgebers (also Sie selbst)
• Zweck der Bewirtung
• Gesamtkosten der Bewirtung
• Ihre Unterschrift

Das Trinkgeld kann ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden. Sie können den Betrag einfach auf die Rechnung setzen, vom Kellner oder der Kellnerin unterschreiben lassen und dann auf der Bewirtungsquittung vermerken.

Zusätzlich müssen auf der Quittung des Restaurants bestimmte Angaben enthalten sein, um sicherzustellen, dass Ihre Bewirtungsausgaben als rechtmäßige Geschäftsausgaben anerkannt werden. Die Restaurantquittung muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• den Namen und die Adresse des Restaurants
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• die fortlaufende Rechnungsnummer
• die detaillierte Auflistung aller bestellten Speisen und Getränke mit Preisangaben
• den Nettorechnungsbetrag und den geltenden Mehrwertsteuersatz

Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung weniger als 250 Euro beträgt, gilt sie als Kleinbetragsrechnung und es sind keine weiteren Angaben erforderlich. Liegt der Betrag jedoch über 250 Euro, müssen gemäß § 14 UStG zusätzlich folgende Angaben gemacht werden:

• Ihr Name und Ihre Anschrift als Empfänger der Quittung
• Name und Anschrift des Restaurants
• Die Steuer- oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants

Wer füllt den Bewirtungsbeleg aus?

Es spielt keine Rolle, wer für das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs verantwortlich ist. Wichtig ist, dass die Angaben korrekt sind und dass der Zahler, also der Vertreter des zahlenden Unternehmens, dies durch seine Unterschrift bestätigt. Manche Restaurants stellen vollständige Bewirtungsquittungen aus, die lediglich eine Unterschrift erfordern, während andere vorgedruckte Formulare anbieten, die ausgefüllt werden können, beispielsweise auf der Rückseite der Rechnung.

Persönliche Quittungen, die formlos erstellt werden, sind ebenfalls zulässig, solange sie an den Essensbon geheftet werden. Es wird empfohlen, die Quittung zeitnah zu erstellen, am besten unmittelbar nach dem Essen. Seit Juni 2021 lassen die Steuerbehörden auch digitale oder digitalisierte Quittungen mit einer elektronischen Signatur zu.

Wie hoch sind die Kosten für Geschäftsessen?

Um als Betriebsausgabe anerkannt zu werden, müssen die Kosten für ein Geschäftsessen als angemessen gelten. Es gibt keine feste Grenze für die Kosten eines Geschäftsessens, da diese je nach Einschätzung der einzelnen Finanzämter variieren können. Im Streitfall entscheidet ein Gericht über die Frage.

Im Wesentlichen sollten die Kosten für ein Geschäftsessen dem Anlass angemessen sein. So wäre es zum Beispiel angemessen, einen wichtigen Vertragsabschluss mit einem mehrgängigen Menü in einem Luxusrestaurant zu feiern. Für ein einfaches Mittagessen nach einem regulären Kundentermin sind solche Ausgaben jedoch möglicherweise nicht zu rechtfertigen. Darüber hinaus spielen auch die Branche und die Stellung des Gastgebers eine Rolle bei der Bestimmung, was als angemessene Kosten gilt.

Bewirtungsbelege in Restaurants im Ausland

Auch bei Geschäften im Ausland müssen Unternehmen die Regeln für Bewirtungsbelege einhalten. Die Beschaffung detaillierter elektronischer Rechnungen kann eine Herausforderung sein, insbesondere außerhalb der EU. Angenommen, ein Unternehmen kann jedoch nachweisen, dass das Gastland keine maschinell erstellten und elektronisch erfassten Quittungen verlangt. In diesem Fall akzeptiert das Finanzamt eine handschriftliche Rechnung als gültigen Bewirtungsbeleg. Dies ist ausreichend, wenn die Voraussetzungen im Ausland nicht gegeben sind. Die Einführung digitaler Quittungen im Reisemanagement kann für Geschäftsreisende, die häufig unterwegs sind, von großem Nutzen sein.

Fazit

Die Aufzeichnung von Bewirtungskosten muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen, um vom Finanzamt steuerlich anerkannt zu werden. Ab dem 1. Januar 2023 müssen Bewirtungsbelege elektronisch erstellt werden und die vorgeschriebenen Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten. Es ist wichtig, sofort nach Erhalt der Quittung zu überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen auf der Quittung enthalten sind. Um den Verlust von Quittungen und übermäßigen Papierkram zu vermeiden, sollten Unternehmen den Einsatz von Software zur digitalen Erfassung ihrer Bewirtungsquittungen in Betracht ziehen.