Bewirtungsbeleg Guide: So sichern Sie Steuervorteile!

  • Verfasst von: Carin Vreede
  • Letzte Aktualisierung: 22 November 2023
Bewirtungsbeleg mit Restaurantlogo im Hintergrund

Starke Geschäftsbeziehungen sind essentiell für den Unternehmenserfolg. Ein effektiver Weg, diese zu festigen, ist ein gemeinsames Essen mit Kunden oder Partnern. Allerdings ist es entscheidend, solche Anlässe korrekt zu dokumentieren, insbesondere durch einen Bewirtungsbeleg. Dieser Artikel erklärt, wann und warum ein Bewirtungsbeleg nötig ist und wie man ihn ordnungsgemäß ausfüllt.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Dokument, das die Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder anderen externen Personen bei einem Geschäftsessen oder einer ähnlichen Veranstaltung detailliert auflistet. Dieser Beleg dient als Nachweis für die steuerliche Absetzbarkeit dieser Kosten als Betriebsausgaben. Er enthält wichtige Informationen wie das Datum und den Ort des Essens, die Namen der teilnehmenden Personen, den Anlass der Bewirtung sowie eine genaue Aufstellung der entstandenen Kosten. Der Bewirtungsbeleg ist für die Buchhaltung und für die Vorlage bei Finanzbehörden von Bedeutung, um die Anerkennung der Ausgaben als geschäftliche Ausgaben zu gewährleisten.

Wozu dient ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg dient mehreren Zwecken im geschäftlichen Kontext:

  • Nachweis für das Finanzamt: Er bietet einen offiziellen Nachweis über die Kosten für Geschäftsessen oder ähnliche Veranstaltungen. Dies ist wichtig für die steuerliche Absetzbarkeit dieser Ausgaben als Betriebskosten.

  • Dokumentation von Geschäftstreffen: Der Beleg dient als Dokumentation der geschäftlichen Natur eines Treffens. Er enthält Details wie Datum, Ort, Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung.

  • Kontrolle der Betriebsausgaben: Durch die genaue Aufzeichnung der Ausgaben auf dem Bewirtungsbeleg können Unternehmen ihre Betriebsausgaben besser überwachen und kontrollieren.

  • Voraussetzung für den Vorsteuerabzug: Für die Rückerstattung der Umsatzsteuer aus den Bewirtungskosten ist der Bewirtungsbeleg eine notwendige Voraussetzung.

  • Transparenz und Compliance: Er hilft dabei, Transparenz in der Buchführung zu wahren und den Compliance-Anforderungen des Unternehmens und der Finanzbehörden gerecht zu werden.

Kurz gesagt, der Bewirtungsbeleg ist ein wesentliches Instrument zur Sicherstellung der korrekten und transparenten Abwicklung von Geschäftsessen im Rahmen der betrieblichen und steuerlichen Vorschriften.

Wann brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg?

Beispiel eines Bewirtungsbelegs für ein Geschäftsessen, bewirtungsbeleg ausfüllen

Einen Bewirtungsbeleg benötigen Sie in folgenden Situationen:

Bei Geschäftsessen mit Externen

Wenn Sie Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten oder andere externe Personen bewirten, ist ein Bewirtungsbeleg erforderlich. Dies dient als Nachweis für das Finanzamt, dass es sich um eine geschäftliche Ausgabe handelt.

Für steuerliche Absetzbarkeit

Um die Kosten für das Geschäftsessen als Betriebsausgaben abzusetzen, müssen Sie den Bewirtungsbeleg vorlegen. Dieser dient als Beleg dafür, dass die Ausgaben tatsächlich im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit entstanden sind.

Bei höheren Beträgen

Für geringfügige Bewirtungsausgaben, wie beispielsweise kleine Snacks oder Getränke, wird nicht immer ein Bewirtungsbeleg benötigt. Bei höheren Beträgen oder vollwertigen Mahlzeiten ist der Beleg jedoch unerlässlich.

Für die Vorsteuerabzugsberechtigung

Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ermöglicht es, die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.

Der Bewirtungsbeleg sollte wichtige Informationen wie Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass des Treffens und eine detaillierte Kostenaufstellung enthalten, um von den Finanzbehörden anerkannt zu werden.

Was gilt als Geschäftsessen (oder geschäftliche Bewirtung)?

Ein Geschäftsessen gilt als berufliche Veranstaltung, bei der Geschäftliches besprochen wird und Personen außerhalb des eigenen Unternehmens wie Kunden, Lieferanten, Klienten, Berater oder Freiberufler teilnehmen. Solche Essen dienen häufig der Kontaktpflege, Vertragsverhandlungen oder Öffentlichkeitsarbeit. Bis zu 70 % der Kosten können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, unabhängig vom Ort des Essens.

Im Gegensatz dazu zählen rein persönliche Essenseinladungen mit Geschäftspartnern nicht als Geschäftsessen und sind steuerlich nicht absetzbar.

Unterschiede bestehen auch bei der Besteuerung von Bewirtungen. Wird eine richtige Mahlzeit serviert, gelten diese Aufwendungen als Bewirtung und sind steuerlich abzugsfähig. Getränke, Snacks oder belegte Brötchen hingegen gelten als Geschenke und erfordern keinen Bewirtungsbeleg.

Ein weiterer Unterschied besteht zwischen Geschäftsessen und Bewirtung im Unternehmen. Sind nur Angestellte des eigenen Unternehmens anwesend, gilt dies als geschäftliche Bewirtung. Sind externe Personen beteiligt, handelt es sich um ein Geschäftsessen. Die Kosten für geschäftliche Bewirtungen sind vollständig absetzbar, und es wird keine Bewirtungsquittung benötigt.

Wie füllt man den Bewirtungsbeleg aus?

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Das korrekte Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist wichtig, um ihn steuerlich geltend machen zu können. Hier sind die Schritte:

Datum und Ort: Tragen Sie das Datum und den Ort des Geschäftsessens ein.

Teilnehmer: Listen Sie alle anwesenden Personen auf, einschließlich der Namen und der Zugehörigkeit zu Unternehmen oder Organisationen.

Anlass der Bewirtung: Beschreiben Sie kurz den geschäftlichen Hintergrund des Treffens, wie etwa Vertragsverhandlungen, Netzwerktreffen oder Kundenpflege.

Detaillierte Kostenaufstellung: Führen Sie alle Kosten auf, die im Rahmen der Bewirtung entstanden sind. Dazu gehören Speisen, Getränke und gegebenenfalls andere Ausgaben wie Raummiete.

Betrag inklusive Umsatzsteuer: Geben Sie den Gesamtbetrag inklusive der ausgewiesenen Umsatzsteuer an.

Unterschrift des Gastgebers: Der Gastgeber des Geschäftsessens sollte den Beleg unterschreiben. Dies bestätigt die Richtigkeit der Angaben.

Zusätzliche Belege: Heften Sie alle relevanten Belege, wie Restaurantrechnungen, an den Bewirtungsbeleg an, um eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten.

Es ist wichtig, dass der Bewirtungsbeleg sorgfältig und vollständig ausgefüllt wird, um bei einer möglichen Überprüfung durch das Finanzamt anerkannt zu werden.

Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung weniger als 250 Euro beträgt, gilt sie als Kleinbetragsrechnung und es sind keine weiteren Angaben erforderlich. Liegt der Betrag jedoch über 250 Euro, müssen gemäß § 14 UStG zusätzlich folgende Angaben gemacht werden:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift als Empfänger der Quittung

  • Name und Anschrift des Restaurants

  • Die Steuer- oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants

Wer füllt den Bewirtungsbeleg aus?

Digitale Version eines Bewirtungsbelegs auf einem Tablet

Den Bewirtungsbeleg füllt in der Regel der Gastgeber des Geschäftsessens aus. Dies ist die Person, die das Essen organisiert und die Bewirtungskosten trägt, typischerweise ein Mitarbeiter oder Vertreter des Unternehmens, das die geschäftlichen Beziehungen pflegt. Der Gastgeber ist verantwortlich für die korrekte und vollständige Dokumentation aller relevanten Informationen auf dem Bewirtungsbeleg, wie Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und die detaillierte Kostenaufstellung. Die Unterschrift des Gastgebers am Ende des Belegs bestätigt die Richtigkeit der Angaben und ist ein wesentlicher Bestandteil für die steuerliche Anerkennung der Bewirtungsausgaben.

Bewirtungsbelege in Restaurants im Ausland

Bewirtungsbelege für Geschäftsessen in Restaurants im Ausland unterliegen grundsätzlich den gleichen Anforderungen wie im Inland, allerdings gibt es einige Besonderheiten zu beachten:

  • Währung: Die Ausgaben werden oft in einer fremden Währung getätigt. Diese Beträge müssen für die Buchhaltung und Steuererklärung in Euro umgerechnet werden.

  • Mehrwertsteuer: Die Vorsteuerabzugsfähigkeit kann sich unterscheiden, da die Mehrwertsteuersätze und -regelungen je nach Land variieren. In einigen Fällen ist es möglicherweise nicht möglich, die ausländische Mehrwertsteuer zurückzufordern.

  • Sprache: Bewirtungsbelege sind oft in einer anderen Sprache verfasst. Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen dennoch klar ersichtlich und verständlich sind. Gegebenenfalls sollte eine Übersetzung beigefügt werden.

  • Nachweis der Geschäftlichkeit: Wie auch bei inländischen Bewirtungsbelegen muss der geschäftliche Charakter des Treffens klar dokumentiert sein. Dies beinhaltet Angaben zu Teilnehmern, Anlass und Zweck des Geschäftsessens.

  • Angemessenheit der Ausgaben: Auch im Ausland sollten die Bewirtungskosten angemessen und üblich für den Geschäftszweck sein. Übermäßige Ausgaben könnten von den Finanzbehörden hinterfragt werden.

Es ist empfehlenswert, sich vor Geschäftsreisen ins Ausland über die spezifischen Regelungen und Anforderungen in Bezug auf Bewirtungsbelege und steuerliche Absetzbarkeit zu informieren, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben korrekt eingehalten werden.

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Das Fazit zum Thema Bewirtungsbeleg

Ab 2023 ist es erforderlich, Bewirtungsbelege elektronisch zu erstellen und dabei die Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu berücksichtigen. Dies stellt sicher, dass die Belege den aktuellen gesetzlichen Standards entsprechen und somit vom Finanzamt anerkannt werden können.

Es ist essenziell, unmittelbar nach Erhalt der Quittung zu prüfen, ob alle notwendigen Informationen darauf vermerkt sind. Fehlende oder unkorrekte Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben anerkennt.

Zur Vereinfachung der Prozesse und zur Vermeidung von Papierkram und dem Verlust von Belegen ist der Einsatz von digitaler Erfassungssoftware für Bewirtungsbelege empfehlenswert. Solche Systeme erleichtern nicht nur die Verwaltung und Archivierung der Belege, sondern tragen auch zur Transparenz und Effizienz in der Buchhaltung bei. Insgesamt ist es für Unternehmen unerlässlich, sich an die gesetzlichen Vorgaben zu halten und moderne Technologien zu nutzen, um eine korrekte und effiziente Abwicklung der Bewirtungsbeleg-Prozesse sicherzustellen.

 

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Carin Vreede

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Carin Vreede

Mit viele Jahren Erfahrung im Bereich HR hat Carin Erfahrung mit HR-Prozesse. Als Content-Marketing-Expertin setzt sie dieses Wissen in ansprechende und informative Inhalte um, die Unternehmen dabei helfen, ihre HR-Prozesse zu optimieren und ihre Mitarbeiter zu motivieren und weiter zu entwickeln.

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