Dienstreisen gehören in vielen Branchen zum Alltag – etwa im Vertrieb, in der Pflege, im Einzelhandel oder im Außendienst. Gleichzeitig zählt die Dienstreiseabrechnung zu den häufigsten Ursachen für Rückfragen zwischen Mitarbeitenden, HR und Buchhaltung. Unklare Regelungen, fehlende Belege oder falsch angewendete Pauschalen führen nicht nur zu Mehraufwand, sondern können auch steuerliche und arbeitsrechtliche Risiken verursachen.
Was bedeutet Dienstreiseabrechnung im Unternehmensalltag?
Die Dienstreiseabrechnung beschreibt den strukturierten Prozess, mit dem Unternehmen dienstlich veranlasste Reisen ihrer Mitarbeitenden erfassen, prüfen und finanziell ausgleichen.
Typische Prozessschritte sind:
- Genehmigung der Dienstreise (optional, aber empfohlen)
- Erfassung von Reisedauer, Reisezweck und Abwesenheit
- Sammlung und Einreichung von Belegen
- Prüfung durch HR oder Buchhaltung
- Erstattung über die Gehaltsabrechnung oder separat
Besonders relevant ist die Dienstreiseabrechnung für:
- Arbeitgeber und HR-Abteilungen
- Teamleitungen und Manager mit Reisetätigkeit im Team
- Lohnbuchhaltung, Controlling und Steuerberatung
Vergleich: Manuelle vs. softwarebasierte Abrechnung
| Kriterium | Manuell (z. B. Excel) | Softwarelösung |
|---|---|---|
| Zeitaufwand | Hoch | Gering |
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Niedrig |
| Belegverwaltung | Manuell | Digital / mobil |
| Rechtssicherheit | Eingeschränkt | DSGVO-konform |
| Auswertung möglich? | Kaum | Ja (z. B. Dashboard) |
Dienstreise oder Arbeitsweg – klare Abgrenzung
--> Wann liegt eine Dienstreise vor?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Mitarbeitende vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt nicht als Dienstreise.
--> Praxisbeispiele:
- Besuch einer anderen Filiale oder Niederlassung → Dienstreise
- Teilnahme an einer externen Schulung oder Messe → Dienstreise
- Fahrt zum regelmäßig zugewiesenen Einsatzort → kein Dienstreisecharakter
--> Warum diese Unterscheidung wichtig ist:
- Nur Dienstreisen sind vollständig erstattungsfähig
- Für den Arbeitsweg gelten andere steuerliche Regeln (Entfernungspauschale)
Welche Kosten gehören zur Dienstreiseabrechnung?
Erstattungsfähige Reisekosten
- Fahrtkosten: PKW (Kilometerpauschale), Bahn, Flug, ÖPNV
- Übernachtungskosten: Hotel, Pension oder dienstlich veranlasste Unterkunft
- Verpflegungsmehraufwand: gesetzlich festgelegte Pauschalen je nach Reisedauer
- Nebenkosten: Taxi, Parkgebühren, Maut, Internet, Gepäckaufbewahrung
Gesetzliche Grundlagen und Arbeitgeberpflichten
Rechtliche Basis der Dienstreiseabrechnung
Erstattungspflicht: Nach § 670 BGB sind Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Aufwendungen zu ersetzen, die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen.
Weitere relevante Regelungsbereiche:
- Einkommensteuergesetz (EStG)
- Reisekostenrecht
- Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
Arbeitgeber können entscheiden, ob sie Pauschalen oder tatsächliche Kosten erstatten. Wichtig ist eine klare, schriftlich fixierte Regelung, die für alle Mitarbeitenden gilt.
Typische Probleme in der Praxis – und konkrete Lösungen
Häufige Herausforderungen:
- Fehlende oder verspätet eingereichte Belege
- Unterschiedliche Abrechnungsformate
- Manuelle Prüfprozesse mit hohem Zeitaufwand
Bewährte Lösungsansätze:
- Verbindliche Reiserichtlinien mit klaren Pauschalen
- Feste Fristen für die Abrechnung
- Digitale Erfassung von Abwesenheiten und Reisedaten
Dienstreiseabrechnung effizient organisieren – Best Practices
- Reiserichtlinien zentral dokumentieren und kommunizieren
- Pauschalen und Erstattungsregeln transparent machen
- Digitale Tools zur Erfassung und Freigabe nutzen
- Standardisierte Abrechnungsprozesse etablieren
So reduzieren Unternehmen Fehlerquoten, sparen Zeit und erhöhen die Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
Fazit
Eine strukturierte und rechtssichere Dienstreiseabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil moderner Personalarbeit. Klare Regeln, transparente Prozesse und digitale Unterstützung helfen Unternehmen, Kosten zu kontrollieren, Risiken zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.
