Die wichtigsten Bestandteile einer korrekten Fakturierung

Definition: Was ist Fakturierung?

Unter Fakturierung versteht man die Erstellung und Versendung einer förmlichen Rechnung an einen Kunden als Gegenleistung für Waren oder Dienstleistungen. Eine Rechnung enthält in der Regel:

• Eine kurze Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
• Das Datum der Lieferung.
• Die Menge.
• Den Einzelpreis.
• Den Gesamtpreis.
• Anwendbare Steuern.

Sie kann auch die Zahlungsbedingungen des Verkäufers, Versandinformationen und Kontaktinformationen enthalten.

Die Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Sie hilft Ihnen dabei, nachzuvollziehen, was Sie verkauft haben, wann und für wie viel Sie es verkauft haben. Außerdem können Sie damit Ihre Transaktionen aufzeichnen und für die Buchhaltung und Steuern verwenden. Richtig gemacht, kann die Rechnungserstellung Ihnen helfen, Rechnungswesen schnell und effizient bezahlt zu werden.

Arten der Fakturierung

Die Fakturierung ist der Prozess der Einziehung von Umsätzen, Gebühren und Abgaben von Kunden. Sie erfolgt in der Regel im Rahmen der Handelsfinanzierungs- oder Kundenverwaltungsprozesse eines Unternehmens. Es gibt zwei Haupttypen von Rechnungen: Vorfakturierung und Nachfakturierung.

Vorfakturierung: Hier schätzen Sie den Betrag, den Sie Ihrem Kunden am Ende des Vertrags schulden. Auch alle anderen Kosten, die während des Zeitraums, in dem Ihre Arbeit ausgeführt wird, anfallen können, werden in Rechnung gestellt. Auf diese Weise können Sie berechnen, wie viel Geld Sie vor Beginn der Arbeiten aufbringen müssen, damit Sie mit den Arbeiten beginnen können, ohne auf die Bezahlung durch Ihren Kunden warten zu müssen.

Nachfakturierung: Bei der Nachfakturierung wird eine Faktura verschickt, sobald die Arbeit abgeschlossen ist und Sie die Zahlung erhalten haben. Ziel ist es, den Kunden zu helfen, so schnell wie möglich bezahlt zu werden, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Unternehmen jederzeit über ihre finanzielle Situation informiert sind.

Warum ist die Fakturierung wichtig?

Die Fakturierung ist im Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung, da sie dem Unternehmen hilft, Cashflow zu generieren. Bei der Rechnungsstellung wird eine Faktura erstellt, die den Kundenservice und die Produkte genau widerspiegelt.

Mit diesem Verfahren soll sichergestellt werden, dass jede Transaktion mit einem Kunden erfasst und verbucht wird. Rechnungen werden für jede spezifische Transaktion oder jeden Abrechnungszyklus erstellt, so dass die Unternehmen ihren Cashflow verfolgen können.

Die Fakturierung hilft den Unternehmen auch dabei, die Ausgaben im Laufe des Jahres zu verfolgen, was ihnen helfen kann, ihr Vermögen besser zu verwalten und ihre finanzielle Leistung zu analysieren.

Die Ausstellung von Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben, warum geht es also nicht ohne sie?

Nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG müssen Sie innerhalb von sechs Monaten, nachdem Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht haben, eine Rechnung ausstellen. Die Erbringung von innergemeinschaftlichen und Ausfuhrlieferungen sind steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug aus der Rechnung nicht ausschließen. Unternehmer, die ihre in Rechnung gestellten Umsätze nicht bezahlen, sind nach UStG 8-28 von der Zahlung ihrer in Rechnung gestellten Umsätze befreit.

Unternehmer müssen keine Rechnung an einen Privatkunden versenden, wenn der Verkauf an einen privaten Endverbraucher erfolgt (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 UStG). Es ist jedoch möglich, dies zu tun, wenn der Kunde es verlangt. Dies ist oft ein Problem, wenn man versucht, Waren online an Privatpersonen zu verkaufen. Sie können Privatkunden keine Rechnung für im Online-Shop gekaufte Waren stellen. Nach 368 BGB haben Privatkunden nur Anspruch auf eine Quittung, die die Zahlung bestätigt.

Obligatorische Angaben auf einer Rechnung

Fakturierung im Unternehmen

Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden liefert, ist es gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Sobald die Leistung erbracht ist, ist das Unternehmen gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Jeder Rechnung muss z. B. ein zugehöriger Geschäftsvorfall beigefügt werden. Außerdem können Sie die Umsatzsteuer nur auf der Grundlage einer vollständigen Faktura berechnen. Sie können Rechnungen für verschiedene Zwecke verwenden, z. B. um Zahlungen anzufordern, Kunden bei Bedarf zu mahnen und ggf. im Namen des Kunden eine Zahlung zu verlangen.

 

Anforderungen an Rechnungen für Kunden

Eine Rechnung muss neben dem genauen Inhalt auch den vom Gesetzgeber vorgegebenen Formvorschriften entsprechen. Um die Transparenz der Fakturierung zu gewährleisten, können Sie Rechnungen schriftlich oder elektronisch übermitteln, wobei die Formvorschriften einzuhalten sind.

Der Rechnungsaussteller muss die Zuverlässigkeit eines Kontrollverfahrens feststellen. Er muss sich vergewissern, dass die Rechnung authentisch und lesbar ist und den üblichen Verfahren entspricht, weshalb der korrekte Wortlaut der Rechnung von entscheidender Bedeutung ist.

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die elektronisch versandt und empfangen werden (per Post oder über eine spezielle Software). Elektronische Rechnungen müssen Sie immer in unveränderlicher Form vorlegen. Es ist daher nicht ratsam, sie als Word-Dokument zu versenden. UStG 14 Abs. 3 regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen.

Jede Rechnung hat eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, egal ob sie elektronisch oder in Papierform aufbewahrt wird.

Aufbau einer Rechnung

• Die erforderlichen Angaben auf einer Faktura
• Ausstellungsdatum der Rechnung (Datum der Ausstellung)
• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, müssen zusammen mit der Rechnung aufgeführt werden
• Angabe des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen geliefert oder erbracht hat, mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift
• eine Rechnungsnummer, der eine eindeutige Kennung vorangestellt ist
• Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen
• gelieferte Gegenstände und Dienstleistungen, einschließlich Menge, Bezeichnung und Art
• den Steuerbetrag
• den anwendbaren Steuersatz
• Steuersätze und individuelle Steuerbefreiungen für die Gebühr
• Diese Nummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und stellt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens dar

Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens

Die Angabe einer Bankkontonummer oder einer anderen Zahlungsmethode ist nicht zwingend erforderlich, sollte aber sinnvollerweise erfolgen. Unvollständige Rechnungen und andere Verstöße gegen Formalitäten gefährden den Vorsteuerabzug (Umsatzsteuer) und werden vom Finanzamt streng geahndet. Es ist unerlässlich, Rechnungen kurz zu prüfen, um eventuelle Fehler zu erkennen und sie so schnell wie möglich zu korrigieren.

Die Fakturierung ist ein Geschäftsprozess, der Ihnen hilft, den Überblick über die Ausgaben für Ihre Kunden zu behalten. So behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und erhalten Ihre Rechnungen pünktlich.

Vorteile der Fakturierung

Die Vorteile der Fakturierung sind wie folgt:

Halten Sie Ihre Kunden bei Laune:

Mit der Fakturierung können Sie Ihre Kunden bei Laune halten. Sie können ihnen eine Rechnung auf verschiedene Weise zukommen lassen, z. B. per E-Mail, Brief oder Post. Sie zeigen damit, dass Ihnen die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden wichtig ist und dass Sie möchten, dass Ihre Kunden mit ihren Einkäufen bei Ihnen zufrieden sind.

Bleiben Sie professionell:

Wenn Sie Ihren Kunden Rechnungen ausstellen, zeigen Sie ihnen, dass Sie professionell genug sind, ihnen bei jedem Kauf in Ihrem Geschäft oder auf Ihrer Website Papierkram zu schicken - selbst wenn sie etwas für sich selbst zu Hause gekauft haben! So bauen Sie Vertrauen zwischen Ihnen und Ihren Kunden auf, was dazu beiträgt, dass künftige Verkäufe reibungsloser vonstatten gehen, wenn sie wieder etwas von Ihnen brauchen.

Präsentieren Sie Ihre Marke:

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen verschicken, zeigen Sie, wer Sie als Geschäftsinhaber oder Unternehmer sind - vor allem dann, wenn andere Leute Papierrechnungen verwendet haben, ohne Papierkram zu versenden!

Behalten Sie den Überblick:

Mit Rechnungssystemen können Sie alle Ihre Finanztransaktionen an einem Ort verwalten, was es einfacher macht, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Sie können sehen, wie viel Geld in Ihrem Unternehmen ein- und ausgeht. So haben Sie die Informationen, die Sie brauchen, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihr Unternehmen am besten führen.

Zahlen Sie pünktlich:

Wenn Sie Zahlungen von Kunden annehmen, bevor diese ihre Rechnungen beglichen haben, besteht immer das Risiko, dass sie nicht rechtzeitig zahlen (und wenn sie nicht rechtzeitig zahlen, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie überhaupt nicht zahlen). Wenn Sie die Zahlungen sofort nach der Fakturierung entgegennehmen, besteht weniger Ungewissheit darüber, wann die Rechnungen bezahlt und beglichen werden - nicht nur für Ihr Unternehmen, sondern auch für andere Lieferanten, die auf die Zahlungen der Kunden angewiesen sind.

Gibt es eine Frist für die Fakturierung?

Für Kunden und Unternehmen gelten unterschiedliche gesetzliche Fristen für die Fakturierung.

 

Die Fristen des Kunden:

Wenn der Kunde nicht bis zu einem bestimmten Datum zahlt, bleibt er automatisch das Geld schuldig. In der Regel ist in jeder Rechnung eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsdatum angegeben. Wenn keine Zahlungsfrist angegeben ist, wird dem Kunden automatisch Geld geschuldet.

Die Fristen des Rechnungsstellers:

Die Unternehmen müssen ihren Kunden innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Ware oder Erbringung der Dienstleistung eine Rechnung ausstellen, je nach Rechtsrahmen.

Kundenbindungsfristen:

Hausbesitzer, die einen Handwerker beauftragen, sind verpflichtet, die Rechnungen zwei Jahre lang aufzubewahren. Handwerker, die handwerkliche Dienstleistungen anbieten, müssen ihre Kunden über die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen informieren.

Unternehmer müssen Rechnungsbelege aufbewahren:

Steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen werden von Unternehmen zehn Jahre lang aufbewahrt.

Was tun Sie, wenn Fehler bei der Rechnungsstellung auftreten?

Je nach Stand des Rechnungsstellungsprozesses erfordern fehlerhafte Eingangsrechnungen unterschiedliche Korrekturverfahren.

Ungebuchte und nicht gesendete Rechnungen:

Die fehlerhafte Rechnung kann entsorgt und durch eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer ersetzt werden.

Gebuchte und nicht gesendete Rechnung:

Um die fehlerhafte Buchung zu beheben, müssen Sie eine Negativbuchung vornehmen. Die korrekte Buchung wird dann erneut durchgeführt. Es wird eine neue Rechnung für den Kunden erstellt.

Die Rechnung wurde fehlerhaft empfangen:

Ein Rechnungsaussteller muss den Kunden sofort informieren, wenn die Rechnung einen Fehler enthält. Sie wird vom Rechnungssteller storniert, der einen negativen Betrag für die falsche Rechnung ausweist. In der Betreffzeile der neuen Rechnung verweist der Rechnungssteller auf die falsche Rechnungsnummer.

Fazit

Die Rechnungsstellung ist eine gute Möglichkeit, um für die von Ihnen erbrachten Produkte oder Dienstleistungen umgehend bezahlt zu werden. Es ist jedoch wichtig, die möglichen Nachteile zu kennen, bevor Sie diese Zahlungsmethode nutzen.

Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie vergessen, eine Rechnung zu versenden, was zu Zahlungsverzögerungen führt. Die Erstellung von Rechnungen kann auch zeitaufwändig sein, und Sie müssen vorsichtig sein, welche Informationen Sie in die Rechnung aufnehmen. Außerdem kann die Rechnungsstellung teuer sein, wenn Sie ein papiergestütztes System verwenden.

Trotz dieser potenziellen Nachteile ist die Rechnungsstellung nach wie vor eine beliebte Zahlungsmethode, und es lohnt sich, sie in Betracht zu ziehen, wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, pünktlich bezahlt zu werden.