Lohnkosten korrekt ausweisen & absetzen – So geht’s

Was sind Lohnkosten?

Lohnkosten sind ein zentraler Bestandteil der betrieblichen Aufwendungen und umfassen alle Kosten, die einem Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung seiner Mitarbeiter entstehen. Sie setzen sich aus dem Lohn bzw. Gehalt des Arbeitnehmers sowie den sogenannten Lohnnebenkosten zusammen.

🧾 Bestandteile der Lohnkosten im Überblick:

• Direkte Löhne und Gehälter: Das Arbeitsentgelt, das direkt an den Angestellten für geleistete Arbeitsstunden gezahlt wird.

• Lohnnebenkosten:

  • Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung

  • Arbeitgeberanteile an Sozialversicherungen

  • Freiwilligen Leistungen wie Zuschüsse, Prämien oder Sachleistungen

• Sonstige Personalaufwendungen: z. B. Kosten für Weiterbildung, betriebliche Altersvorsorge oder Dienstkleidung

Gegenüberstellung: Lohnkosten vs. Personalkosten

Wichtig für die betriebswirtschaftliche Planung:

Lohnkosten zählen zu den Betriebsausgaben und beeinflussen maßgeblich die Kostenstruktur eines Unternehmens. In vielen Branchen – wie etwa bei Handwerkerleistungen oder in der Produktion – machen sie einen erheblichen Anteil an den gesamten Kosten aus. Besonders relevant sind sie auch im Vergleich zu anderen Aufwendungen wie Materialkosten oder Gebühren.

📊 Hinweis zur Steuer: Lohnkosten wirken sich direkt auf die Höhe der zu zahlenden Steuern aus. Wer die Rechnungen und Angaben korrekt dokumentiert, kann viele dieser Kosten beim Finanzamt als absetzbare Betriebsausgaben geltend machen – je nach Vorschriften und Unternehmensform.

Insgesamt ist das Verständnis dieses Begriffs nicht nur für die Personalabteilung wichtig, sondern auch für alle, die sich mit Betriebswirtschaftslehre, Umsatzsteuer oder der Kalkulation von Preisen beschäftigen.

Wie müssen Lohnkosten auf einer Rechnung ausgewiesen werden?

Die korrekte Ausweisung von Lohnkosten auf einer Rechnung ist besonders wichtig, wenn Handwerkerleistungen, Dienstleistungen oder andere personalintensive Arbeiten abgerechnet werden. Vor allem für Arbeitgeber, Unternehmen und selbstständige Handwerker spielt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine zentrale Rolle – insbesondere im Hinblick auf die Absetzbarkeit beim Finanzamt.

📌 Was gehört zur ordnungsgemäßen Ausweisung?

Damit Lohnkosten auf einer Rechnung steuerlich anerkannt werden, müssen sie klar getrennt von anderen Posten wie Materialkosten oder Fahrtkosten aufgeführt sein. Eine pauschale Gesamtsumme reicht nicht aus.

🔍 Folgende Angaben müssen auf der Rechnung enthalten sein:

• Beschreibung der Arbeitsleistung: z. B. „Montage von Türen – 3 Arbeitsstunden“

• Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden

• Stundensatz oder Gesamtbetrag für die Arbeitszeit

• Summe der Lohnkosten separat ausgewiesen

• Materialkosten und andere Aufwendungen ebenfalls separat auflisten

• Umsatzsteuer klar erkennbar

• Gesamtbetrag der Rechnung

📄 Warum ist das wichtig?

Das deutsche Finanzamt erkennt Handwerkerleistungen in vielen Fällen nur dann als Betriebsausgaben oder steuerlich absetzbare Leistungen an, wenn die Lohnkosten getrennt von anderen Posten dargestellt sind. Das betrifft nicht nur gewerbliche Kunden, sondern auch private Auftraggeber, die z. B. bei Renovierungen oder Modernisierungen bestimmte Kosten steuerlich geltend machen möchten.

Tipp: Wer sich an diese Struktur hält, schafft Klarheit – sowohl für Kunden als auch für die eigene Buchhaltung und das unternehmensinterne Personalwesen.

Wie viel Lohnkosten kann man absetzen?

Die Möglichkeit, Lohnkosten steuerlich abzusetzen, hängt davon ab, ob du als Arbeitgeber, Unternehmen oder Privatperson auftrittst – und in welchem Zusammenhang die Leistungen erbracht wurden. Generell gilt: Je klarer die Rechnungen strukturiert sind und je besser die Angaben den steuerlichen Vorschriften entsprechen, desto eher erkennt das Finanzamt die Kosten an.

Für Unternehmen und Arbeitgeber:

Als Unternehmer oder Selbstständiger kannst du Lohnkosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu zählen:

• Direkte Löhne und Gehälter für Angestellte

• Beiträge zur Sozialversicherung (z. B. Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Rentenversicherung)

• Freiwillige Leistungen wie Bonuszahlungen oder Sachleistungen

• Ausgaben für Weiterbildungen, Fahrtkosten, Arbeitskleidung

Wichtig: Auch Lohnnebenkosten, also die zusätzlichen Aufwendungen, die nicht direkt aus dem Arbeitsentgelt resultieren, können steuerlich berücksichtigt werden. Die Beitragsbemessungsgrenze kann hierbei je nach Sozialversicherungszweig eine Rolle spielen.

Für Privatpersonen (z. B. bei Handwerkerleistungen):

Privatpersonen können laut § 35a EStG bis zu 20 % der Arbeitskosten, maximal 1.200 Euro pro Jahr, von der Steuer absetzen – allerdings nur den Lohnanteil, nicht die Materialkosten.

Voraussetzungen für die Absetzbarkeit:

• Rechnung muss Arbeitskosten separat ausweisen

• Zahlung muss per Überweisung erfolgen (keine Barzahlung)

• Leistung muss in einem inländischen Haushalt erbracht worden sein

• Keine Förderung durch andere öffentliche Programme (z. B. BAFA)

Zusammengefasst:

• Unternehmen: können nahezu alle Personalkosten absetzen

• Private Auftraggeber: können Anteile der Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen

• Klare Rechnungen sind entscheidend – sowohl für die steuerliche Anerkennung als auch für die interne Nachvollziehbarkeit

Wenn du Fragen zu konkreten Beiträgen, Vorschriften oder der Höhe absetzbarer Lohnkosten hast, lohnt sich ein Blick auf die aktuellen Informationen vom Finanzamt oder eine Rücksprache mit dem Steuerberater.

Lohnkosten in Rechnung ausweisen - Musterrechnung

Damit Lohnkosten beim Finanzamt als absetzbare Betriebsausgaben oder steuerlich begünstigte Handwerkerleistungen anerkannt werden, müssen sie transparent und nachvollziehbar in der Rechnung dargestellt werden. Ein einfaches Beispiel hilft, die Anforderungen besser zu verstehen und im eigenen Unternehmen korrekt umzusetzen.

📄 Musterrechnung für eine handwerkliche Dienstleistung

Muster GmbH
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr. 2025-00123
Rechnungsdatum: 15.06.2025
Kundennummer: 78910

Leistungszeitraum: 10.06.2025 – 12.06.2025

Leistungsbeschreibung:

• Austausch von Türzargen und Schlössern

• Anfahrt und Montage vor Ort

🧾 Kostenaufstellung:

📌 Hinweis zur steuerlichen Geltendmachung: Arbeitskosten in Höhe von 270,00 € sind steuerlich absetzbar. Bitte bewahren Sie diese Rechnung für Ihre Unterlagen auf und zahlen Sie ausschließlich per Überweisung.

Was diese Musterrechnung erfüllt:

• Klare Trennung von Lohnkosten, Materialkosten und sonstigen Kosten

• Transparente Darstellung der Anzahl der Arbeitsstunden und des Stundensatzes

• Korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer

• Vollständige Angaben zur Leistung, zum Unternehmen und zum Zeitraum

Diese Struktur hilft sowohl Arbeitgebern als auch Handwerkern, ihre Leistungen ordnungsgemäß zu dokumentieren und die steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen – ob in der Produktion, bei Sachleistungen oder im klassischen Dienstleistungsbereich.

Fazit

Die korrekte Erfassung und Ausweisung von Lohnkosten ist für Arbeitgeber, Unternehmen und selbstständige Handwerksbetriebe nicht nur eine Frage der Transparenz, sondern ein wesentlicher Faktor für die steuerliche Absetzbarkeit und die betriebswirtschaftliche Planung. Ob es um Löhne, Lohnnebenkosten, freiwillige Leistungen oder den Vergleich mit anderen Kostenarten wie Materialkosten geht – wer die geltenden Vorschriften kennt und einhält, kann gezielt Betriebsausgaben optimieren und Steuervorteile nutzen.

Ein klar strukturierter Rechnungsaufbau, vollständige Angaben sowie eine nachvollziehbare Trennung der Arbeitskosten von anderen Posten sind unerlässlich. Nur so können Lohnkosten korrekt als Betriebsausgaben oder – im Fall von Handwerkerleistungen – anteilig gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden.