Lohnkosten

Lohnkosten sind alles, was du als Arbeitgeber für die Arbeit deiner Mitarbeitenden zahlst: den Bruttolohn und die Lohnnebenkosten, die obendrauf kommen. Bei 3.000 € brutto sind das 2026 rund 3.639 € im Monat, bevor die Umlagen U1 und U2 und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft dazukommen.

Unten findest du die Sätze für 2026, ein durchgerechnetes Beispiel und die Stellen, an denen du deine Lohnkosten im Alltag wirklich steuern kannst.

Was gehört zu den Lohnkosten?

Deine Lohnkosten setzen sich aus vier Teilen zusammen:

• Bruttolohn: Grundlohn, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Beiträge teilst du dir mit deinen Mitarbeitenden, in der Regel zur Hälfte.

• Umlagen: U1 für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, U2 für Leistungen bei Mutterschaft und U3, die Insolvenzgeldumlage. Die U1 zahlst du nur, wenn du nicht mehr als 30 Mitarbeitende beschäftigst, U2 und U3 zahlen fast alle Arbeitgeber. Die Umlagen trägst du allein.

• Beitrag zur Berufsgenossenschaft: Das ist die gesetzliche Unfallversicherung. Auch sie zahlst du allein. Wie hoch der Beitrag ist, hängt von deiner Branche und deiner Lohnsumme ab.

Für Minijobs bis 603 € im Monat gilt eine Ausnahme: Statt der normalen Beiträge zahlst du Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale.

Arbeitgeberanteile 2026 im Überblick

Quelle: GKV-Spitzenverband, Rechengrößen im Versicherungs- und Beitragsrecht 2026

Zusammen sind das rund 21,3 % des Bruttolohns. Die Beiträge fallen nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze an: 2026 sind das 5.812,50 € im Monat für die Kranken- und Pflegeversicherung und 8.450 € für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Den Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung von 0,6 % zahlen deine Mitarbeitenden allein.

Lohnkosten berechnen: ein Beispiel mit 3.000 € brutto

Die Formel:

Lohnkosten = Bruttolohn + Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung + Umlagen + Beitrag zur Berufsgenossenschaft

So sieht das für eine Vollzeitkraft mit 3.000 € brutto im Monat aus, gerechnet mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag:

Die Sätze für U1 und U2 legt deine Krankenkasse fest, den Beitrag zur Berufsgenossenschaft deine Berufsgenossenschaft. Beide Werte bekommst du von dort und rechnest sie noch dazu.

Bei 40 Stunden pro Woche bezahlst du rund 173 Stunden im Monat, also rund 21 € Lohnkosten pro bezahlter Stunde. Pro tatsächlich gearbeiteter Stunde liegt der Wert höher, weil du auch Urlaub, Feiertage und Krankheitstage bezahlst.

Lohnkosten, Lohnnebenkosten, Personalkosten, Arbeitskosten: der Unterschied

Die vier Begriffe gehen im Alltag oft durcheinander. So grenzt du sie ab:

• Lohnnebenkosten sind alles, was du über den Bruttolohn hinaus zahlst: Arbeitgeberanteile, Umlagen und Berufsgenossenschaft.

• Lohnkosten sind Bruttolohn plus Lohnnebenkosten.

• Personalkosten fassen den Begriff weiter. Dazu gehören auch Recruiting, Einarbeitung, Weiterbildung und Arbeitskleidung.

• Arbeitskosten ist vor allem ein Begriff der amtlichen Statistik. Laut Destatis kostete eine geleistete Arbeitsstunde in Deutschland 2025 im Schnitt 45,00 €, im Gastgewerbe 27,40 € und im Handel 37,20 €.

Lohnkosten senken, ohne Personal abzubauen

Meist entstehen zu hohe Lohnkosten durch Schichten, die sich überschneiden, und durch eine Besetzung, die nicht zu dem passt, was im Betrieb gerade los ist. Hier setzt du an:

• Besetzung am Umsatz ausrichten: Vergleiche die geplanten Stunden mit dem Umsatz, den du pro Tag erwartest. Ein ruhiger Dienstag braucht nicht dieselbe Besetzung wie ein Samstag, an dem viel los ist.

• Überstunden früh sehen: Überstunden und Zuschläge treiben die Lohnkosten, und oft fällt das erst in der Lohnabrechnung auf. Behalte die Vertragsstunden deshalb schon beim Planen im Blick.

• Arbeitszeiten sauber erfassen: Vergessenes Ausstempeln und großzügiges Runden kosten dich jeden Monat Geld. Mit einer digitalen Zeiterfassung bezahlst du die Stunden, die wirklich gearbeitet wurden.

• Eine Lohnkostenquote festlegen: Teile die Lohnkosten durch den Umsatz und nimm das Ergebnis mal 100. Welcher Wert zu dir passt, hängt von Branche und Konzept ab. Wichtig ist, dass du ein Ziel festlegst und es jede Woche prüfst.

Im Premium Plan und im Enterprise Plan siehst du mit Performance in Shiftbase schon beim Planen, was deine Schichten an Lohn kosten. Du legst pro Abteilung ein Lohnkostenziel fest, und der Dienstplan zeigt dir grün, gelb oder rot, bevor jemand einstempelt. Shiftbase rechnet dabei mit den Stundenlöhnen deiner Mitarbeitenden, ohne Lohnnebenkosten. Für die vollen Lohnkosten schlägst du rund 21 % auf.

Lohnkosten in der Rechnung ausweisen: Musterrechnung für Handwerksbetriebe

Rechnest du Arbeiten im Haushalt von Privatkundschaft ab, stehen die Lohnkosten auf der Rechnung am besten getrennt vom Material. Deine Kundschaft kann dann die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG nutzen: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € im Jahr, direkt von der Einkommensteuer abgezogen. Für das Material gilt die Ermäßigung nicht.

Außerdem setzt das Gesetz voraus:

• Die Kundschaft hat eine Rechnung bekommen und per Überweisung auf dein Konto gezahlt. Barzahlung zählt nicht.

• Der Haushalt liegt in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum.

• Für die Arbeiten wurden keine zinsverbilligten Darlehen oder steuerfreien Zuschüsse aus öffentlicher Förderung genutzt.

In dieser Rechnung sind 270,00 € netto Arbeitskosten ausgewiesen.

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