Outsourcing: Was ist das und welche Vor- und Nachteile hat es?

  • Verfasst von: Carin Vreede
  • Letzte Aktualisierung: 30 März 2023
it outsourcing  werbung begriff

Beim Outsourcing wird ein externer Dienstleister mit der Durchführung von Arbeiten beauftragt, die normalerweise von internen Mitarbeitern erledigt werden. In den letzten Jahrzehnten ist Outsourcing immer häufiger geworden, da es an Popularität gewonnen hat. Dieser Schritt zielt darauf ab, Fixkosten zu senken und komplizierte Prozesse zu vereinfachen. Außerdem benötigen Unternehmen eine Qualitätssicherung in Bereichen, die nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören.

Outsourcing kann für Unternehmen von Vorteil sein, z. B. durch Kosteneinsparungen, Zugang zu globalen Arbeitskräften und verbesserte Effizienz. Es kann jedoch auch zu Herausforderungen wie Kommunikationsschwierigkeiten, Problemen bei der Qualitätskontrolle und kulturellen Unterschieden führen.

Wir erklären, was Outsourcing ist, welche Vor- und Nachteile es hat und wie Sie und Ihr Unternehmen davon profitieren können.

Definition: Was ist Outsourcing?

Eine Outsourcing-Vereinbarung besteht aus drei Elementen: "außen", "Ressource" und "nutzen" (Nutzen). Outsourcing bedeutet, einen externen Anbieter mit der Erledigung von Aufgaben und Strukturen zu beauftragen, die intern (noch) nicht zur Verfügung stehen oder die zu teuer sind, um sie intern zu erledigen. Externe Anbieter erbringen die Dienstleistung, statt dass Sie sie weiterhin selbst anbieten. IT, Marketing, Buchhaltung und Steuerberatung sind allesamt klassische Bereiche für Outsourcing.

Outsourcing-Beispiel

Ihre Geschäftsidee ist gut; Sie kennen sich mit Webdesign aus und möchten sich eine zweite Einnahmequelle schaffen. Auch das Marketing können Sie selbst übernehmen. Ein solcher Online-Shop ist jedoch viel mehr als nur eine Website. Für Reklamationen sind Kundendienststellen notwendig, und der Kunde muss die Ware erhalten. Es ist notwendig, den Warenumsatz zu dokumentieren und die Zahlungen zu überprüfen. Sie brauchen ein Callcenter, Logistikdienstleister, eine Buchhaltungsfirma sowie Rechts- und Steuerberater. Wenn Sie diese Dienstleistungen auslagern, können Sie sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren - Webdesign und Marketing.

Warum sollten Sie auslagern?

Bevor Sie entscheiden, ob Outsourcing eine gute Idee ist, müssen Sie Ihre Unternehmensstruktur und Ihre Ressourcen berücksichtigen. In der Regel hat dies nichts mit der Größe des Unternehmens zu tun, und ein Unternehmen kann bestimmte Aufgaben effektiv auslagern, egal ob es klein oder groß ist.

Nehmen wir zum Beispiel das Online-Marketing. Stellen Sie sich die Situation vor, dass Ihr Unternehmen einen Experten auf diesem Gebiet benötigt. In diesem Fall ist die Beauftragung einer Agentur wirtschaftlicher und effektiver als die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter oder die Einstellung eines professionellen Online-Vermarkters. Durch Outsourcing können Sie Geld sparen und erhalten eine bessere Qualität.

Arten von Outsourcing 

Es gibt zwei grundlegende Arten von Outsourcing: internes Outsourcing und externes Outsourcing. Die erste Möglichkeit ist die Auslagerung einzelner Aufgaben oder die Delegation kompletter Geschäftsprozesse (z. B. Buchhaltung oder Produktion) innerhalb einer Unternehmensgruppe. Sie können auch einen Dritten mit der Erbringung von Mehrwertdiensten beauftragen.

Es gibt verschiedene Arten von Outsourcing, darunter:

Application Service Providing (ASP):

Outsourcing-Dienstleister betreiben ihre Rechenzentren oder Serverräume zum Hosten bestimmter Software. Sie stellen den Kunden einen sicheren Internetzugang zur Verfügung und berechnen ihnen eine monatliche Miete für den Zugriff auf die Anwendung.

Geschäftsprozess-Outsourcing (BBO):

Der Prozess der Auslagerung von Geschäftsfunktionen wie Personalwesen und Personalbeschaffung. Ziel ist es, die Konzentration der Ressourcen auf das Kerngeschäft zu ermöglichen.

Outtasking:

Beim Outsourcing werden einzelne, klar definierte Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert. Der Kunde behält die Kontrolle über seine Prozesse, und die Erstellung einer Website oder Software kann ein Beispiel für Outsourcing sein.

Out-Servicing:

Eine besondere Form des Outsourcing besteht darin, dass nur der Kundenservice an einen Dienstleister übertragen wird. Ein typisches Beispiel ist ein Call Center, das Kundenanliegen bearbeitet. Der Hauptzweck des Outsourcing besteht darin, Kosten zu senken und Prozesse zu vereinfachen.

Outsourcing im Unternehmen

Da Outsourcing Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen betrifft, sollten Sie diese Unternehmensstrategie in einem ausgewogenen Verhältnis betrachten. Die Berücksichtigung der verschiedenen Perspektiven im Vorfeld ist unerlässlich, da beide Parteien unterschiedliche Standpunkte haben können.

Was bedeutet Outsourcing für die Arbeitnehmer?

Die Auslagerung bestimmter Aufgaben oder Bereiche kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter nicht gewürdigt fühlen, was ein schwieriges Thema ist. Ein Unternehmen, das auslagert, signalisiert seinen Mitarbeitern, dass es externe Dienstleistungen bevorzugt und Geld sparen will, indem es seine Mitarbeiter opfert. Das Ergebnis kann ein Rückgang der Mitarbeitermotivation und ein Anstieg der Mitarbeiterfluktuation sein.

Outsourcing: wann ist outsourcing sinnvoll?

Ein typischer Arbeitgeber neigt dazu, Outsourcing als eine Möglichkeit zu betrachten, um Mitarbeitern zu helfen, die Angst vor einem unerwarteten Verlust ihres Arbeitsplatzes haben und ständiges Feedback benötigen. Da Unternehmen bestrebt sind, Geld zu sparen und Komplexität effizienter zu handhaben, lagern sie Aufgaben oder ganze Geschäftsprozesse aus.

Außerdem wollen sie die Abhängigkeit von internen Experten mit spezifischen Fachkenntnissen verringern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Manche Arbeitgeber sind jedoch auf externe Experten angewiesen, um sich bestimmte Fähigkeiten anzueignen, da sie diese benötigen.

Vorteile des Outsourcing

Der Vorteil des Outsourcings liegt darin, dass es für Unternehmen, die sich in einer frühen Entwicklungsphase befinden, von Vorteil ist und dass es Zeit braucht, um ihre Wachstumsraten abzuschätzen. Trotz eines erfolgreichen Wachstums über viele Jahre oder Jahrzehnte hinweg haben etablierte Unternehmen möglicherweise keine andere Wahl als das Outsourcing. Es gibt in der Regel einige Vorteile, wie zum Beispiel

Kostenreduzierung

Die Inanspruchnahme spezialisierter Anbieter oder Zulieferer kann oft zu Größenvorteilen führen. Das Ergebnis sind niedrigere Produktionskosten, insbesondere auf globalen Märkten. Außerdem werden Sie nur bestimmte Dienstleistungen jährlich benötigen - wie Steuerberatung. Ein Vollzeitmitarbeiter kostet viel mehr als ein Teilzeitmitarbeiter. Im Allgemeinen können durch Outsourcing mindestens 20 Prozent der Kosten eingespart werden.

Zeitersparnis

Die Einarbeitung in einen neuen Bereich nimmt für Selbstständige und kleinere Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Anstatt sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, verschlingt der Prozess Zeit und Mühe. Diese Zeit können Sie anderweitig investieren, anstatt sie zu vergeuden.

Risikominimierung

Bei schwankenden wirtschaftlichen Bedingungen ist die Flexibilität der Arbeitskräfte größer. Die Auslagerung einiger Bereiche verringert das Risiko, wenn ein Unternehmen nicht gut abschneidet.

Verbesserung der Qualität

Es ist vorteilhaft, einen Spezialisten mit der Qualitätssicherung zu beauftragen, und durch Outsourcing werden bessere Produkte hergestellt.

Kernkompetenzen

Sie können die frei werdenden Ressourcen nutzen, um das Kerngeschäft des Unternehmens zu verbessern. Diese Methode verbessert auch die Qualität und Effektivität.

Nachteile von Outsourcing

Auch wenn Outsourcing Vorteile hat, kann es auch Nachteile haben, die Sie berücksichtigen müssen. In einer bestimmten Situation ist Outsourcing nur dann sinnvoll, wenn es diese Kriterien erfüllt.

Abhängigkeit

Zulieferer oder Dienstleister können von Unternehmen abhängig werden. Bei einem externen Auftragnehmer können Probleme auftreten, die zu Produktionsverzögerungen und erheblichen Kosten führen. Verlangt der Dienstleister plötzlich andere Konditionen, wird das abhängige Unternehmen erpressbar.

Vertragsbindung

Kurzfristige Wechsel zu einem günstigeren oder besseren Anbieter sind bei langfristigen Verträgen nicht möglich, und eine langfristige Bindung kann dazu führen, dass man in einem Vertrag gefangen ist, der mehr Nachteile als Vorteile bringt.

Schutz der Daten

Outsourcing erfordert viel Zusammenarbeit, da Sie viele interne Informationen weitergeben müssen. Diese sind nicht für die Öffentlichkeit oder die Konkurrenz bestimmt, und Verstöße gegen den Datenschutz können schwerwiegende Folgen haben.

Arbeitsklima

Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, ihren Arbeitgeber zu schätzen. Outsourcing hingegen deutet auf eine Bevorzugung von ausländischem Personal hin. In der Folge sind die Mitarbeiter weniger motiviert, loyal und zufrieden.

Verlust von Wissen

Das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter muss gefördert werden, was die Möglichkeit der Mitarbeiter einschränkt, sich durch Outsourcing zu qualifizieren und weiterzubilden. Ein Anbieterwechsel bedeutet auch einen Verlust an Erfahrung - zum Beispiel im Außendienst.

Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation ist wichtig, um auf Anfragen, Probleme und Verbesserungsvorschläge einzugehen. Die Kommunikation mit externen Anbietern ist oft komplexer und langsamer. Es ist wichtig, dass klare Vereinbarungen über die Kommunikationskanäle getroffen werden und ein regelmäßiger Austausch stattfindet.

Wann sollte Outsourcing in Betracht gezogen werden?

Das Wachstum des Outsourcing ist in erster Linie auf den erhöhten Kostendruck zurückzuführen. Um ihre Betriebskosten ohne Qualitätseinbußen zu senken, sehen sich die Unternehmen gezwungen, ihre Betriebsausgaben zu minimieren. Die Globalisierung verschärft den Wettbewerb, so dass sie sich nur durch den Ausbau ihrer Marktposition behaupten können.

Zusätzlich zum Outsourcing gewinnen sie Zeit, um sich auf die Entwicklung ihrer Geschäfte zu konzentrieren, indem sie wertschöpfende Tätigkeiten an externe Anbieter auslagern. Um die Vorteile des Outsourcings zu maximieren und Ressourcen zu sparen, müssen Sie Outsourcing-Verträge richtig gestalten.

Ist Outsourcing bis zu einem gewissen Grad möglich?

Outsourcing kann sich auf verschiedene Weise auf einen Geschäftsprozess auswirken, z. B. durch Auslagerung einzelner Aufgaben, Teilbereiche oder ganzer Abteilungen. Es hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab und davon, welche Lösungen es einsetzt. Das Ergebnis von Outsourcing kann positiv oder negativ sein, da es unweigerlich zu einer Reorganisation führt.

Das Vorgehen: Prozessgestaltung beim Outsourcing

Die Auslagerung bestimmter Bereiche kann weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und ihre internen Strukturen haben. Um einen erfolgreichen Outsourcing-Prozess zu gewährleisten, ist es ratsam, langsam vorzugehen.

Outsourcing-Prozess: In vier Schritten zum Erfolg

Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Bereich auslagern, sind Sie mit einem hohen Maß an Komplexität konfrontiert. Unternehmen, die sich für eine Auslagerung entscheiden, sollten daher mit längeren Verhandlungen mit Dritten und einem höheren Planungsaufwand rechnen.

Schritt 1: Identifizierung der Problembereiche anhand der aktuellen Situation

Um erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen zunächst seine aktuelle Situation analysieren. Vor diesem Hintergrund wird es für Unternehmen viel einfacher sein, fundierte Entscheidungen über eine Auslagerung nach Deutschland oder ins Ausland zu treffen. Außerdem müssen Sie Bereiche für das Outsourcing identifizieren. Welche Bereiche das sind, hängt von den Kernkompetenzen eines Unternehmens ab.

Schritt 2: Bestimmung der verantwortlichen Mitarbeiter

Es ist notwendig, eine Person zu bestimmen, die für die Auslagerung in einem oder mehreren Bereichen verantwortlich ist. Eine wesentliche Aufgabe von ihm ist es, die Grundlagen für das Outsourcing zu schaffen. Die Erstellung eines Konzepts, eines Zeitplans und eines Meilensteinplans ist ebenso wichtig wie die Identifizierung potenzieller Dienstleister. Auch die Ausarbeitung entsprechender Verträge liegt in der Verantwortung eines beauftragten Mitarbeiters.

Schritt 3: Auswahl und Verhandlung von Anbietern

Es ist nicht nur eine Frage der Zeit, sondern auch der soliden Vorbereitung. Um den richtigen Freiberufler oder das richtige Unternehmen auszuwählen, ist es wichtig, die Branche zu kennen. Darüber hinaus wird durch die Verhandlungen mit einem Outsourcing-Unternehmen sichergestellt, dass das Angebot den Erwartungen und Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Schritt 4: Management des Tagesgeschäfts und Umsetzung der Strategie

"Kontrolle ist gut, aber Vertrauen ist besser!" Wenn es um Outsourcing geht, ist dieses Sprichwort wahr. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass Partner sich möglicherweise nicht an die vereinbarten Standards halten müssen. Die frühzeitige Erkennung aufkommender Probleme mit Lieferanten ist möglich, wenn ein spezielles Berichtssystem für Outsourcing-Zwecke eingeführt wird.

Outsourcing-Fehler

In manchen Fällen verläuft das Outsourcing nicht nach Plan, und Fehler sind oft die Ursache für das Scheitern eines Projekts. Beim Outsourcing sind die folgenden Fehler am häufigsten:

Fehler bei der Auswahl von Outsourcing-Angeboten.

Verschiedene Outsourcing-Anbieter bieten ihre Dienste an, darunter große Firmen, Freiberufler und Selbstständige. Eine erfolgreiche Partnerschaft erfordert die sorgfältige Auswahl des richtigen Partners.

Interne und externe Vereinbarungen müssen geklärt werden.

Outsourcing - was bedeutet das? In welchem Umfang wird die Dienstleistung erbracht? Welche Kriterien werden festgelegt? Welche Kontrollmechanismen gibt es? Ungenau formulierte Vereinbarungen können zu Missverständnissen, Problemen und zusätzlichen Kosten führen.

Beliebiges Outsourcing.

Wir lagern das einfach aus. Outsourcing ist nicht nur eine Möglichkeit, um Zeit oder Mühe zu sparen. Um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, müssen Sie die Vorteile, Nachteile, Kosten und Auswirkungen abwägen. Ein häufiger Fehler beim Outsourcing sind unüberlegte oder überstürzte Entscheidungen.

Missverständnisse über Outsourcing.

Ein Mangel an Naivität ist der Grund. Outsourcing scheitert. Wenn Sie sich mit den Vorteilen, Risiken und Kosten eines Projekts befassen, können Sie sich die richtige Meinung bilden. Eine Entscheidung, die Selbstständige oder Unternehmen treffen, muss auf Fakten beruhen.

Outsourcing-Partner brauchen bessere Verträge.

Die Pflichten beider Parteien müssen im Outsourcing-Vertrag klar definiert sein. Es sollte keine offenen Fragen geben.

Produktivität
Carin Vreede

Verfasst von:

Carin Vreede

Mit viele Jahren Erfahrung im Bereich HR hat Carin Erfahrung mit HR-Prozesse. Als Content-Marketing-Expertin setzt sie dieses Wissen in ansprechende und informative Inhalte um, die Unternehmen dabei helfen, ihre HR-Prozesse zu optimieren und ihre Mitarbeiter zu motivieren und weiter zu entwickeln.

Disclaimer

Bitte beachte, dass die Informationen auf unserer Website für allgemeine Informationszwecke gedacht sind und keine verbindliche Beratung darstellen. Die Informationen auf unserer Website können nicht als Ersatz für eine rechtliche und verbindliche Beratung in einer bestimmten Situation angesehen werden. Trotz unserer Recherchen übernehmen wir keine Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen auf unserer Website. Wir haften nicht für Schäden oder Verluste, die durch die Nutzung der Informationen auf unserer Website entstehen.