Der ideale Time-to-Fill: Strategien zur Optimierung im Recruiting

Was ist Time-to-Fill? - Definition

Die Time-to-Fill (TtF) ist eine zentrale Recruiting-Kennzahl, die angibt, wie viele Kalendertage zwischen der Veröffentlichung einer Stelle und dem ersten Arbeitstag eines Kandidaten vergehen. Für Unternehmen ist sie ein bedeutender Key Performance Indicator (KPI), denn je länger eine Vakanz unbesetzt bleibt, desto höher sind die Kosten der Vakanz und desto größer das Risiko, Projekte zu verzögern oder Umsätze zu verlieren.

👉 Shiftbase-Tipp: Wenn Sie Ihre Time-to-Fill nicht aktiv messen und optimieren, verschenken Sie Potenzial im Recruitingprozess.

Time-to-Fill vs. Time-to-Hire

Im Recruiting-Alltag werden die Begriffe Time-to-Fill und Time-to-Hire häufig gleichgesetzt – dabei messen sie unterschiedliche Phasen im Einstellungsprozess. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, beide KPIs zu kennen und korrekt zu interpretieren, um gezielt Prozesse zu optimieren.

Die Time-to-Fill beschreibt die Zeitspanne vom Tag der Stellenveröffentlichung bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein Kandidat das Jobangebot annimmt oder den Arbeitsvertrag unterschreibt. Sie umfasst den gesamten Recruitingprozess – von der Bedarfsmeldung über die Veröffentlichung der Stellenanzeige, das Sourcing, Vorstellungsgespräche bis zur finalen Entscheidung.

Die Time-to-Hire beginnt später. Sie misst den Zeitraum ab dem Moment, in dem ein Recruiter erstmals mit einem Kandidaten in Kontakt tritt, bis zur Angebotsannahme durch diesen. Sie konzentriert sich also auf den Auswahlprozess und ist ein Gradmesser für die Reaktionsfähigkeit des Recruiting-Teams und die Qualität der Candidate Experience.

Ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung:
Ein Unternehmen veröffentlicht am 1. Juni eine Stelle. Am 15. Juni nimmt der Recruiter erstmals Kontakt mit einem passenden Kandidaten auf. Dieser nimmt das Angebot am 22. Juni an.

• Time-to-Fill: 21 Tage (1. Juni bis 22. Juni)

• Time-to-Hire: 7 Tage (15. Juni bis 22. Juni)

Beide Kennzahlen liefern wichtige Erkenntnisse. Die Time-to-Fill zeigt, wie effizient der gesamte Recruitingprozess läuft – inklusive interner Abstimmungen und der Performance von Stellenanzeigen oder Kanälen. Die Time-to-Hire gibt hingegen Aufschluss darüber, wie schnell ein identifizierter Kandidat durch den Auswahlprozess geführt wird.

Warum beide KPIs wichtig sind

Wie wird die Time-to-Fill gemessen?

Die Time-to-Fill wird als Anzahl der Kalendertage gemessen, die zwischen dem Veröffentlichungsdatum einer offenen Stelle und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters liegen – oder alternativ bis zur Annahme des Jobangebots, je nach interner Definition.

Standard-Formel:
Time-to-Fill = Annahmedatum des Angebots – Veröffentlichungsdatum der Stellenanzeige

Alternativ: Time-to-Fill = Startdatum – Veröffentlichungsdatum, wenn der erste Arbeitstag als Zielmarke gilt.

Welche Daten braucht man zur Messung?
Damit Sie die Time-to-Fill korrekt erfassen können, benötigen Sie:

• Datum der Stellenveröffentlichung (z. B. auf Ihrer Karriereseite oder bei Jobportalen)

• Datum der Angebotsannahme durch den Kandidaten (oder Startdatum)

• Optional: Zwischenzeitliche Schritte wie Bewerbungseingang, Interviewdaten, Absagequoten

Arbeitstage oder Kalendertage?
In der Praxis wird meist mit Kalendertagen gerechnet, da sich die Time-to-Fill so branchenübergreifend leichter vergleichen lässt. Wer präziser vorgehen will, kann auch nur Werktage (Arbeitstage) zählen – vor allem im internen Reporting.

Beispiel zur Veranschaulichung:

• 15. März: Stelle wird veröffentlicht

• 2. April: Kandidat unterschreibt das Angebot

• → Die Time-to-Fill beträgt 18 Kalendertage

Warum ist das wichtig?
Eine präzise Messung der Time-to-Fill hilft Unternehmen dabei:

• Bottlenecks im Recruitingprozess zu erkennen

• Dauerhafte Vakanzen zu vermeiden

• Die Performance des Recruiting-Teams objektiv zu bewerten

• Trends zu identifizieren – z. B. bei bestimmten Rollen, Abteilungen oder Saisons

Mit Shiftbase können Sie die Time-to-Fill automatisiert erfassen, mit anderen KPIs wie der Time-to-Hire, dem Cost of Vacancy oder der Candidate Experience verknüpfen – und Ihre Recruiting-Strategie ganzheitlich optimieren.

Wie hoch ist die Time-to-Fill im Durchschnitt?

Die durchschnittliche Time-to-Fill variiert stark je nach Branche, Region, Unternehmensgröße und Positionsebene. Laut aktuellen Studien liegt sie in Deutschland bei etwa 30 bis 90 Tagen – also rund 1 bis 3 Monate, gerechnet in Kalendertagen.

Branchenvergleich: Time-to-Fill nach Bereich

📌 Diese Zahlen sind Durchschnittswerte – in Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt können die Werte deutlich höher ausfallen.

Was beeinflusst den Durchschnitt?

• Standort des Unternehmens (Großstadt vs. ländlicher Raum)

• Schwierigkeit der Position (z. B. Führungsrolle, Spezialist)

• Saisonale Einflüsse (z. B. Sommerflaute, Jahresbeginn)

• Effizienz des Recruiting-Prozesses

• Entscheidungsgeschwindigkeit der Fachabteilung

Warum sollte man den eigenen Wert kennen?

Ein Vergleich mit dem Branchendurchschnitt hilft Arbeitgebern zu erkennen, ob der Recruitingprozess zu lang dauert – und wo Optimierungspotenzial besteht. Eine überdurchschnittlich hohe Besetzungsdauer kann auf folgende Engpässe hinweisen:

• Lange Freigabeprozesse

• Zu langsame Kommunikation mit Bewerbern

• Unzureichende Reichweite der Stellenanzeige

• Mangelnde Nutzung effizienter Recruiting-Kanäle

Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Fill?

Die Time-to-Fill hängt von einer Vielzahl an Einflussfaktoren ab – sowohl im Unternehmen selbst als auch im externen Arbeitsmarkt. Diese Faktoren entscheiden darüber, wie schnell eine offene Stelle tatsächlich besetzt werden kann.

🔍 Interne Einflussfaktoren

Genehmigungsprozesse und Abstimmung

• Langsame Freigabe von Stellenanzeigen oder Entscheidungen im Management verzögern den Start des Recruitingprozesses.

Qualität der Stellenanzeige

• Unklare oder unattraktive Anzeigen erschweren es, passende Kandidaten anzusprechen.

Effizienz des Recruiting-Teams

• Wie schnell reagiert das Team auf Bewerbungen?

• Wie gut ist die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen?

Auswahlverfahren & Interviews

• Mehrstufige Prozesse mit langen Zwischenphasen verlängern die Time-to-Fill unnötig.

Verfügbarkeit digitaler Tools

• Fehlende HR-Software führt zu Medienbrüchen, Intransparenz und manueller Verzögerung.

🌍 Externe Einflussfaktoren

Fachkräftemangel

• In vielen Branchen übersteigt die Nachfrage das Angebot – das erschwert schnelle Besetzungen.

Attraktivität des Standorts

• Ländliche Regionen oder schlechte Verkehrsanbindungen können Talente abschrecken.

Konkurrenz durch andere Arbeitgeber

• Je mehr attraktive Angebote auf dem Markt, desto länger dauert die Entscheidung von Kandidaten.

Saisonale Schwankungen

• Urlaubszeiten, Feiertage oder Jahreswechsel können Bewerbungsprozesse verzögern.

Arbeitsmarktbedingungen

• In wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind Bewerber zurückhaltender, was Wechselentscheidungen betrifft.

Die Time-to-Fill ist ein Spiegelbild Ihrer Recruiting-Performance, der Marktsituation und Ihrer internen Prozesse. Arbeitgeber sollten regelmäßig analysieren:

• Wo entstehen Verzögerungen?

• Welche Stellengruppen dauern besonders lang?

• Welche Kanäle liefern die besten Ergebnisse?

Wie können Unternehmen die Time-to-Fill verkürzen?

Die Time-to-Fill zu reduzieren heißt: schneller qualifizierte Talente einstellen, Prozesse effizient gestalten und unnötige Kosten vermeiden. Dafür braucht es gezielte Maßnahmen entlang des gesamten Recruiting-Prozesses – von der Bedarfsmeldung bis zur Vertragsannahme.

Eine erste Maßnahme: Stellenanforderungen klar definieren, bevor die Suche beginnt. Unklare Profile führen zu Zeitverlusten durch Rückfragen oder ungeeignete Bewerbungen. Klare Briefings zwischen HR, Fachabteilung und Geschäftsleitung schaffen hier Transparenz und Geschwindigkeit.

Auch die Qualität der Stellenanzeige spielt eine entscheidende Rolle. Je klarer und ansprechender sie formuliert ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich passende Kandidaten schnell bewerben. Struktur, Tonalität und relevante Benefits sollten auf die Zielgruppe abgestimmt sein – das spart kostbare Recruiting-Tage.

Die Wahl der richtigen Recruiting-Kanäle wirkt sich ebenfalls unmittelbar auf die Time-to-Fill aus. Setzen Sie auf datenbasierte Entscheidungen: Welche Kanäle liefern für welche Positionstypen die besten Ergebnisse?

Ein weiterer Hebel ist die Digitalisierung und Automatisierung des Bewerbungsprozesses. Von der automatisierten Eingangsbestätigung bis zur einfachen Interviewkoordination – jedes manuelle Element kostet Zeit.

Entscheidungsprozesse im Unternehmen sollten außerdem so schlank wie möglich gehalten werden. Zu viele Interviewrunden oder langwierige Abstimmungen zwischen Teams verlängern die Besetzungsdauer unnötig. Definieren Sie daher frühzeitig, wer über Einstellungen entscheidet – und in welchem Zeitrahmen.

Zusätzlich lohnt es sich, einen internen Talentpool aufzubauen. Kandidaten, die bereits bekannt und qualifiziert sind, können bei neuen Vakanzen direkt angesprochen werden. Das spart Suchzeit und reduziert Ihre Time-to-Fill erheblich.

Nicht zu vergessen: Eine gute Candidate Experience sorgt dafür, dass Bewerbende motiviert und verbindlich im Prozess bleiben. Schnelle Reaktionszeiten, transparente Kommunikation und ein professioneller Auftritt stärken die Entscheidung des Kandidaten – und verkürzen gleichzeitig den Auswahlprozess.

Mit Shiftbase behalten Unternehmen alle relevanten Recruiting-KPIs wie die Time-to-Fill im Blick und optimieren Prozesse auf Knopfdruck. Die Software bietet leistungsstarke Tools für Reporting, Automatisierung und Kommunikation – für kürzere Vakanzen und schnellere Einstellungen.

Fazit: Time-to-Fill gezielt steuern und Wettbewerbsvorteile sichern

Die Time-to-Fill ist weit mehr als eine Kennzahl – sie ist ein strategischer Gradmesser für die Effizienz Ihres gesamten Recruiting-Prozesses. Eine zu lange Besetzungsdauer kostet nicht nur Geld, sondern auch Talente, Zeit und Wettbewerbsfähigkeit.

Unternehmen, die ihre Time-to-Fill regelmäßig messen, vergleichen und optimieren, gewinnen nachhaltig an Geschwindigkeit, Planbarkeit und Arbeitgeberattraktivität. Durch klare Anforderungen, effiziente Abstimmungen, den Einsatz datenbasierter Tools und eine positive Candidate Experience lassen sich Vakanzen messbar schneller besetzen.