Vakanz

Was bedeutet Vakanz?

Eine Vakanz ist eine Stelle, die gerade niemand innehat und die besetzt werden soll. Das Wort kam Ende des 15. Jahrhunderts aus dem Mittellateinischen ins Deutsche und geht auf das lateinische vacare zurück, leer oder frei sein. Das Adjektiv dazu ist vakant: Eine vakante Stelle ist eine unbesetzte Stelle.

Im Betrieb entsteht eine Vakanz, wenn jemand kündigt, in Rente geht, in Elternzeit ist oder intern wechselt, oder wenn der Betrieb wächst und eine neue Stelle schafft. Vakant ist die Stelle ab dem Tag, an dem sie besetzt sein sollte und es nicht ist. Ob die Anzeige da schon online steht, spielt keine Rolle.

Synonyme und andere Bedeutungen

Statt Vakanz kannst du offene Stelle, freie Stelle, unbesetzte Stelle oder Stellenvakanz sagen. Im Alltag ist offene Stelle das gängige Wort, Vakanz klingt formeller und steht eher in Stellenanzeigen, in der Verwaltung und in der Kirche. Dort heißt die Zeit, in der eine Pfarrstelle frei ist, Vakanzzeit.

Im Süddeutschen und in Österreich bedeutete Vakanz früher auch Schulferien. Das DWDS führt diese Bedeutung als veraltend. Suchanfragen wie „Vakanz Luxemburg“ meinen den Urlaub: Im Luxemburgischen ist Vakanz das gängige Wort dafür.

Offene Vakanz, freie Vakanz, keine Vakanz

Offene Vakanz und freie Vakanz sind doppelt gemoppelt, denn eine Vakanz ist schon offen. Gemeint ist trotzdem dasselbe: eine Stelle, für die der Betrieb gerade jemanden sucht. Steht auf einer Karriereseite „keine Vakanzen“, ist dort im Moment keine Stelle frei.

Vakanzzeit: wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt

Die Vakanzzeit ist der Zeitraum, in dem eine Stelle unbesetzt ist, obwohl sie besetzt sein sollte. Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit misst sie vom gewünschten Besetzungstermin, den der Arbeitgeber bei der Meldung der Stelle angibt, bis zur Abmeldung der Stelle. Sie erfasst nur Stellen, die Arbeitgeber der Arbeitsagentur melden. Solange der Wunschtermin nicht überschritten ist, beträgt die Vakanzzeit null Tage. Die Suche davor zählt also nicht mit.

Damit misst die Vakanzzeit etwas anderes als die Time-to-Hire: Die beginnt mit der Bewerbung und endet mit der Unterschrift, auch wenn die Stelle da noch gar nicht frei war. Die Vakanzzeit zählt nur die Tage, an denen jemand fehlt.

Median statt Durchschnitt

Im Hochbau blieben Stellen 2025 im Durchschnitt 277 Tage unbesetzt. Solche Durchschnittswerte verzerren aber leicht, weil manche Arbeitgeber eine Stelle nie abmelden und dauerhaft suchen. In Hamburg stieg die durchschnittliche Vakanzzeit von Oktober auf November 2023 von 115 auf 229 Tage, der Median nur von 73 auf 85 Tage.

Die Bundesagentur rechnet die abgeschlossene Vakanzzeit deshalb seit 2020 in der Engpassanalyse mit dem Median und nimmt ihn künftig auch in der Standardberichterstattung als führende Kennzahl (Statistik der BA, August 2026). Für deinen Betrieb gilt dasselbe: Eine einzige Stelle, die ein halbes Jahr offen bleibt, zieht den Durchschnitt hoch, der Median zeigt die typische Dauer.

Vakanzzeit im eigenen Betrieb messen

Im eigenen Betrieb zählt eher der Tag, an dem die neue Person wirklich anfängt, als die Abmeldung bei der Arbeitsagentur. Kündigt eine Servicekraft zum 31. März und hat die Nachfolgerin am 12. Mai ihre erste Schicht, ist die Stelle vom 1. April bis zum 11. Mai vakant: 41 Tage.

Rechne auch hier mit dem Median. Hattest du im letzten Jahr fünf Vakanzen mit 12, 20, 41, 55 und 180 Tagen, liegt der Durchschnitt bei 61,6 Tagen, der Median bei 41. Die eine Stelle in der Küchenleitung, die ein halbes Jahr offen war, treibt den Durchschnitt nach oben. Typisch für deinen Betrieb sind knapp sechs Wochen.

Wer früh weiß, dass jemand geht, kann die Vakanzzeit verkürzen. Die Kündigungsfrist ist die Zeit, in der du suchen kannst, bevor die Lücke im Dienstplan entsteht. Wer Abgänge in der Personalplanung mitdenkt, startet die Suche schon am Tag der Kündigung.

Vakanzkosten: was eine offene Stelle im Schichtbetrieb kostet

In einem Schichtbetrieb verschwindet die Arbeit einer offenen Stelle nicht. Im Beispiel oben war die Servicekraft mit 30 Stunden pro Woche angestellt. In knapp sechs Wochen Vakanz sind das rund 175 Stunden, die jemand anders übernimmt oder die niemand übernimmt.

Übernimmt das Team, entstehen Überstunden und, wenn Tarif oder Vertrag es vorsehen, Zuschläge. Springen Aushilfen ein, kosten sie Einarbeitung, bevor sie eine Schicht allein tragen. Bleibt die Schicht dünn, wartet der Gast länger, oder ein Bereich bleibt am Abend geschlossen. Das ist der Umsatz, der in keiner Kostenstelle auftaucht. Dazu kommen die Kosten der Suche selbst, die du als Cost per Hire erfasst.

Dauert eine Vakanz lange, kippt das Problem: Wer wochenlang für zwei arbeitet, sucht sich irgendwann selbst etwas Neues. Aus einer offenen Stelle wird dann Fluktuation, und die nächste Vakanz entsteht.

Vakanz, Vakanzzeit und verwandte Kennzahlen

Temporäre und langfristige Vakanz

Eine temporäre Vakanz löst du im Dienstplan, etwa mit einer Urlaubsvertretung oder einer Aushilfe. Eine langfristige Vakanz löst nur eine Neubesetzung. Das Risiko liegt dazwischen: Eine Lücke, die als temporär galt und dann doch bleibt, wird oft wochenlang mit Überstunden überbrückt, bevor jemand die Stelle ausschreibt.

Eine Vakanz überbrücken

Bis die Stelle besetzt ist, hast du im Schichtbetrieb vor allem diese Möglichkeiten:

• Teilzeitkräfte, die mehr arbeiten möchten, stocken vorübergehend auf. Das regelst du schriftlich und befristet.

• Aushilfen oder Minijobber übernehmen einzelne Schichten.

• Mitarbeitende aus einer anderen Filiale helfen aus.

• Zeitarbeit, wenn die Lücke lange dauert und schwer zu füllen ist.

• Weniger Öffnungszeit oder ein kleineres Angebot, wenn sonst das Team ausbrennt.

Bei einer Führungsvakanz, etwa wenn die Restaurantleitung geht, übernimmt meist die Stellvertretung kommissarisch. Das klappt, wenn klar ist, welche Entscheidungen sie treffen darf und wer ihre eigenen Schichten fährt. Sonst fehlen am Ende zwei Leute.

Im Dienstplan von Shiftbase stellst du die Schichten der offenen Stelle als offene Schichten ein, und wer aus dem Team kann, übernimmt sie in der App. Für die Neubesetzung erstellt Shiftbase in der Personalverwaltung den Arbeitsvertrag aus deiner Vorlage, die neue Person trägt ihre Daten über einen Link selbst ein und unterschreibt digital, und danach kannst du sie direkt einplanen.