Rekrutierungsprozess

Was ist ein Rekrutierungsprozess?

Der Rekrutierungsprozess, meist Recruiting-Prozess genannt, umfasst alle Schritte, mit denen ein Betrieb eine offene Stelle besetzt: vom festgestellten Personalbedarf über Stellenanzeige, Auswahl und Arbeitsvertrag bis zum ersten Arbeitstag. Ein anderes Wort dafür ist Personalbeschaffung.

Der Bewerbungsprozess beschreibt denselben Weg aus der Sicht der Person, die sich bewirbt. Für dich als Arbeitgeber beginnt der Rekrutierungsprozess früher, nämlich mit der Frage, ob du überhaupt jemanden brauchst und für welche Stunden, und er endet später, wenn die neue Person eingearbeitet im Dienstplan steht.

Rekrutierungsprozess im Unternehmen

In einem Konzern verteilt sich der Rekrutierungsprozess auf Personalabteilung, Fachabteilung und oft eine Software für das Bewerbermanagement. In einem Restaurant, einer Filiale oder einem Pflegedienst macht das meist die Betriebsleitung selbst, zusammen mit der Schichtleitung, die später mit der neuen Person arbeitet. Gerade dort lohnt sich ein fester Ablauf, weil sonst jede Einstellung neu erfunden wird und Bewerbungen zwischen zwei Schichten liegen bleiben.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege. Beim internen Recruiting besetzt du die Stelle aus dem eigenen Team, etwa wenn eine Aushilfe mehr Stunden übernimmt oder eine Servicekraft Schichtleitung wird. Das geht schneller und kostet kaum etwas, reißt aber eine neue Lücke. Beim externen Recruiting suchst du außerhalb, über Stellenanzeigen, Jobbörsen, soziale Medien, Empfehlungen aus dem Team oder Active Sourcing, also die direkte Ansprache von Kandidaten. Wie viele Stellen du in den nächsten Monaten brauchst, kommt aus der Personalplanung.

Die sieben Phasen im Recruiting-Prozess

Wie viele Phasen ein Recruiting-Prozess hat, legt kein Gesetz fest. Manche Ratgeber zählen fünf, andere sieben. Die folgende Einteilung trennt die Schritte so, dass du für jeden sehen kannst, was er kostet und wo Kandidaten verloren gehen:

Die Kosten der Phasen 1 bis 6 zusammen, geteilt durch die Zahl der Einstellungen, ergeben den Cost per Hire. Phase 7 gehört nach dem üblichen Standard nicht dazu, obwohl sie in Schichtbetrieben oft der größte Posten ist.

Schritt für Schritt erklärt: Bewerberauswahl und -management

Wie die Phasen zusammenspielen, zeigt ein Beispiel. Ein Bäckerei-Café sucht zwei Aushilfen für die Wochenendschichten, samstags und sonntags von 06:30 bis 13:00 Uhr. Die Anzeige läuft zwei Wochen auf einer Jobbörse und auf Instagram, dazu hängt ein Aushang an der Theke.

Von 24 Bewerbungen bleiben zwei Einstellungen. Die 15 Absagen nach dem ersten Lesen gehen auf die Anzeige zurück. Hätte „Wochenende, 06:30 bis 13:00 Uhr“ schon in der Überschrift gestanden, hätten sich die meisten davon gar nicht beworben. Die übrigen Verluste entstehen an zwei Stellen, die du selbst in der Hand hast. Zwei gute Kandidaten waren nach vier Tagen Funkstille weg, und eine Person hat woanders zugesagt, während das Angebot des Cafés noch auf sich warten ließ.

Für Aushilfen, Servicekräfte und Verkaufspersonal heißt das: Antworte innerhalb von zwei Werktagen, auch wenn es nur ein Terminvorschlag ist, und entscheide nach dem Probearbeiten am selben Tag. Wer sich für eine Stelle mit festen Schichten bewirbt, hat meist mehrere Bewerbungen gleichzeitig laufen und nimmt das erste passende Angebot.

Durchführung von Interviews und Tests

Ein strukturiertes Gespräch heißt, dass du allen Kandidaten dieselben Fragen in derselben Reihenfolge stellst und die Antworten nach denselben Kriterien bewertest. Das dauert in der Vorbereitung eine halbe Stunde und macht die Entscheidung vergleichbar. Bei operativen Stellen gehören dazu immer die Fragen nach Verfügbarkeit und Arbeitszeiten: an welchen Tagen, wie früh, wie spät, wie viele Stunden im Monat.

Für Service, Küche, Kasse oder Lager zeigt eine Probeschicht mehr als eine zweite Gesprächsrunde. Beim Probearbeiten siehst du, wie jemand mit Gästen, Tempo und Team umgeht, und die Person sieht, worauf sie sich einlässt. Schriftliche Eignungstests oder Assessment-Center lohnen sich eher für Leitungsfunktionen.

Nicht alles darfst du fragen. Fragen nach Schwangerschaft, Familienplanung, Religion oder Herkunft knüpfen an Merkmale aus § 1 AGG an und sind unzulässig. Wer eine Bewerberin wegen einer Schwangerschaft ablehnt, benachteiligt sie nach § 3 Abs. 1 AGG unmittelbar wegen des Geschlechts. Halte die Gründe für jede Entscheidung kurz schriftlich fest, damit du sie später belegen kannst.

Regeln, die im Recruiting-Prozess gelten

Eine Stellenanzeige darf nach § 11 AGG niemanden wegen eines der Merkmale aus § 1 AGG benachteiligen. Deshalb steht hinter Berufsbezeichnungen das (m/w/d), und Formulierungen wie „junges Team sucht Verstärkung“ oder „Muttersprache Deutsch“ sind riskant, weil sie Ältere oder Menschen anderer Herkunft ausschließen.

Fühlt sich jemand bei einer Absage benachteiligt, muss er seinen Anspruch nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen. Die Frist beginnt, wenn ihm die Ablehnung zugeht. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten bewahrst du deshalb so lange auf, wie du sie zur Abwehr solcher Ansprüche brauchst, und löschst sie danach. Willst du jemanden für spätere Stellen in einem Talentpool behalten, frag vorher nach seiner Einwilligung.

Hat das Unternehmen in der Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer und einen Betriebsrat, musst du diesen nach § 99 BetrVG vor jeder Einstellung unterrichten, ihm die Bewerbungsunterlagen vorlegen und seine Zustimmung einholen. Nach § 93 BetrVG kann der Betriebsrat außerdem verlangen, dass Stellen zuerst intern ausgeschrieben werden. Für eine Filialkette oder eine Hotelgruppe gehört dieser Schritt fest in den Zeitplan.

Optimierung und Verbesserung des Rekrutierungsprozesses

Bevor du am Ablauf etwas änderst, schau, wo er hakt. Für einen Schichtbetrieb reichen vier Kennzahlen, die du ohne Software in einer Tabelle führen kannst:

• die Time-to-Hire, also die Tage vom Eingang der Bewerbung bis zur Unterschrift

• den Cost per Hire pro Stellenart, damit die teure Küchenleitung nicht den Wert für Aushilfen verzerrt

• die Zahl der Kandidaten nach jeder Phase, wie im Beispiel oben, um zu sehen, wo du sie verlierst

• wie viele der neuen Leute nach sechs Monaten noch da sind

Die letzte Zahl ist die wichtigste. Ein schneller und günstiger Prozess bringt wenig, wenn die Hälfte in der Probezeit wieder geht, denn dann beginnt alles von vorn und die Fluktuation steigt. Für den Median der Time-to-Hire nennt die Unternehmensberatung Kienbaum aus ihren Benchmarkdaten 48 Tage. Bei Stellen mit festen Schichten ist dein eigener Vorjahreswert für dieselbe Stellenart der bessere Vergleich.

Die meisten Verbesserungen kosten nichts. Schreib Arbeitszeiten, Stundenumfang und Lohn in die Anzeige, damit sich die Richtigen melden. Leg feste Gesprächszeiten pro Woche fest, statt jeden Termin einzeln abzustimmen. Halte eine Vertragsvorlage bereit. Und sag Kandidaten nach dem Probearbeiten zeitnah Bescheid, auch wenn es eine Absage ist. Wer gut behandelt wurde, bewirbt sich beim nächsten Mal wieder oder empfiehlt dich weiter.

Nach der Zusage: von der Unterschrift bis zur ersten Schicht

Mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag ist die Stelle besetzt, aber noch nicht im Dienstplan. Dazwischen liegen Personalien, Bankverbindung, Steuer-ID und die Frage, wann die neue Person zum ersten Mal eingeplant wird. Wie du die ersten Wochen aufbaust, steht im Artikel zum Onboarding.

In der Personalverwaltung von Shiftbase bekommt die neue Person einen Link zu einem Online-Formular, in das sie ihre persönlichen Daten, ihre Bankverbindung und die Angaben zur Lohnsteuer selbst einträgt. Den Arbeitsvertrag erstellt Shiftbase aus deiner eigenen Vorlage, ihr unterschreibt ihn beide digital, und das PDF liegt danach im Profil. Ein befristeter Vertrag braucht wegen der Schriftform weiter eine Unterschrift auf Papier. Anschließend planst du die Person im Dienstplan ein, und sie sieht ihre erste Schicht in der App.

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