Onboarding-Mappe

Eine Onboarding-Mappe sammelt, was neue Mitarbeitende am Anfang brauchen. Mit Beispiel aus der Gastronomie und den Angaben, die am ersten Tag Pflicht sind.

Eine Onboarding-Mappe sammelt alles, was eine neue Mitarbeiterin in den ersten Tagen braucht: wer sie begrüßt, wann und wo sie arbeitet, welche Unterlagen noch fehlen und an wen sie sich mit Fragen wendet. Sie liegt am ersten Arbeitstag als Ordner bereit oder kommt ein paar Tage vorher als PDF. Andere Namen dafür sind Willkommensmappe, Begrüßungsmappe oder Einarbeitungsmappe.

Die Mappe ist ein Baustein im Onboarding. Was in welcher Woche passiert, regelt der Einarbeitungsplan, und der liegt als eigene Seite in der Mappe.

Was in eine Onboarding-Mappe gehört

Die folgende Liste passt für die meisten Betriebe. Streich, was bei dir keine Rolle spielt. Eine dünne Mappe, die stimmt, hilft mehr als ein dicker Ordner mit Seiten von vorletztem Jahr.

Ein kurzes Begrüßungsschreiben von dir oder der direkten Führungskraft, mit Datum, Uhrzeit und Treffpunkt für den ersten Tag.
Die Ansprechpersonen mit Foto, Rolle und Erreichbarkeit: Führungskraft, Pate oder Patin, Lohnbüro und wer bei einer Krankmeldung informiert wird.
Die ersten Schichten oder Arbeitstage mit Beginn, Ende und Pausen, dazu der Hinweis, wo der aktuelle Dienstplan steht.
Der Einarbeitungsplan für die ersten Wochen.
Abläufe, die ab dem ersten Tag gelten: Krankmeldung, Urlaubsantrag, Schichttausch und Zeiterfassung.
Hausregeln wie Arbeitskleidung, Hygiene, Pausenraum, Parken und Schlüssel.
Zugänge und Arbeitsmittel, etwa die Anmeldung für die Mitarbeiter-App, Kasse, E-Mail und Spind.
Eine Liste der Unterlagen, die noch fehlen, zum Beispiel Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und Krankenkasse.
Ein paar Sätze zum Betrieb: was ihr macht, wie die Teams aufgeteilt sind und, falls vorhanden, ein Organigramm.

Für die Stammdaten kannst du einen Personalfragebogen beilegen, den die neue Kraft ausgefüllt zurückgibt.

Pflichtangaben: was am ersten Arbeitstag vorliegen muss

Ein Teil der Mappe ist Pflicht. Nach § 2 Abs. 1 des Nachweisgesetzes (NachwG) hältst du die wesentlichen Vertragsbedingungen fest und händigst sie aus, gestaffelt nach Fristen. Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung braucht die neue Person den Nachweis über diese drei Punkte:

Name und Anschrift der Vertragsparteien.
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, mit Überstundenvergütung, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen jeweils getrennt, dazu Fälligkeit und Art der Auszahlung.
Die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten. Bei Schichtarbeit gehören Schichtsystem, Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen dazu.

Die übrigen Angaben folgen spätestens am siebten Kalendertag beziehungsweise einen Monat nach dem vereinbarten Beginn. Steht das alles schon im unterschriebenen Arbeitsvertrag, reicht eine Kopie in der Mappe. Heikel ist für Schichtbetriebe der dritte Punkt. Wenn im Vertrag nur „Arbeitszeit nach Dienstplan“ steht, prüf, ob Schichtsystem, Rhythmus und die Regeln für Schichtänderungen an anderer Stelle festgehalten sind.

Beispiel: Onboarding-Mappe für eine Servicekraft im Restaurant

So kann eine Onboarding-Mappe für eine neue Servicekraft aussehen, die am Montag mit einer Spätschicht anfängt. Acht Seiten reichen:

Seite	Inhalt
1	Begrüßung von der Restaurantleitung, Treffpunkt Montag 15:30 Uhr am Personaleingang
2	Ansprechpersonen: Restaurantleitung, Patin aus dem Service, Küchenchef, Lohnbüro
3	Die ersten zwei Wochen: Schichten mit Uhrzeit, die ersten vier zusammen mit der Patin
4	Einarbeitungsplan: Tischplan und Kasse, Getränkekarte, Allergene, Abrechnung am Schichtende
5	So meldest du dich krank, so beantragst du Urlaub, so tauschst du eine Schicht
6	Arbeitskleidung, Hygieneregeln, Spind und Pausenraum
7	Zugänge: Mitarbeiter-App, Kassenschlüssel, WLAN
8	Unterlagen, die noch fehlen, jeweils mit Datum

Für eine Verkäuferin in der Bäckerei ändern sich vor allem Seite 4 und 6, der Rest bleibt fast gleich. Leg die Mappe deshalb als Vorlage mit festen und austauschbaren Seiten an. Dann ist die nächste in einer halben Stunde fertig.

Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter

Das Schreiben auf der ersten Seite ist kurz und konkret. Ein Beispiel:

„Hallo Lena, willkommen im Team. Wir freuen uns, dass du ab Montag bei uns im Service bist. Komm bitte um 15:30 Uhr zum Personaleingang. Mehmet holt dich dort ab und ist in den ersten Wochen deine Ansprechperson. Deine ersten Schichten und alles für den Start findest du in dieser Mappe. Bis Montag, Sandra“

Ein Name, eine Uhrzeit, ein Treffpunkt und eine Person, die sich kümmert. Mehr braucht die erste Seite nicht, und Lena weiß am Sonntagabend, wohin sie am Montag geht.

Gedruckt oder digital?

Beides funktioniert. Eine gedruckte Mappe am ersten Tag wirkt persönlich und ist da, bevor das Handy eingerichtet ist. Ein PDF, das ein paar Tage vorher kommt, beantwortet die Fragen, die sich neue Leute am Abend vor dem Start stellen: Wo parke ich, was ziehe ich an, wen frage ich. In vielen Betrieben läuft es auf eine Mischung hinaus, das PDF vorab und am ersten Tag eine dünne Mappe mit Begrüßung, Ansprechpersonen und Schichten.

Was sich oft ändert, gehört nicht auf Papier. Ein gedruckter Dienstplan ist nach einer Woche veraltet, eine Telefonliste nach dem nächsten Personalwechsel. Für solche Inhalte steht in der Mappe nur, wo die aktuelle Version zu finden ist.

Die Mappe aktuell halten

Eine Onboarding-Mappe veraltet leise. Leg fest, wer sie pflegt, und frag jede neue Kraft nach vier Wochen, was ihr am Anfang gefehlt hat. Diese Antworten sind die beste Überarbeitung, die du bekommen kannst. Hast du schon ein Mitarbeiterhandbuch, verweist du für die Hausregeln dorthin und hältst die Mappe schlank.

Was Shiftbase dir bei der Onboarding-Mappe abnimmt

Einen Teil der Papiere musst du gar nicht mehr in eine Mappe legen. In der Personalverwaltung von Shiftbase schickst du der neuen Person einen Link zu einem Online-Formular. Dort trägt sie ihre persönlichen Daten, Adresse, Bankverbindung und Angaben zur Lohnsteuer selbst ein und lädt ihren Ausweis hoch. Den Arbeitsvertrag erstellt Shiftbase aus deiner eigenen Vorlage, ihr unterschreibt beide digital, und das unterschriebene PDF liegt danach im Profil der Mitarbeiterin.

Ab dann kannst du sie im Dienstplan einplanen. Ihre Schichten sieht sie in der Mitarbeiter-App, du musst sie also nicht ausdrucken. In der Mappe bleibt für diesen Teil eine Zeile: wie sie die App installiert und sich anmeldet.

Häufig gestellte Fragen

In eine Onboarding-Mappe gehören ein Begrüßungsschreiben, die Ansprechpersonen, die ersten Schichten oder Arbeitstage, der Einarbeitungsplan, die wichtigsten Abläufe wie Krankmeldung und Urlaubsantrag, Hausregeln, Zugänge und eine Liste der Unterlagen, die noch fehlen. Dazu kommen die Angaben, die nach dem Nachweisgesetz am ersten Arbeitstag vorliegen müssen.

Onboarding-Mappe und Willkommensmappe meinen meistens dasselbe, ein Paket mit Informationen für neue Mitarbeitende. Manche Betriebe nennen nur die Begrüßung mit Infos zum Unternehmen Willkommensmappe und legen Abläufe und Einarbeitungsplan in eine eigene Onboarding-Mappe.

Ein Beispiel für eine Onboarding-Mappe in der Gastronomie hat acht Seiten: Begrüßung, Ansprechpersonen, die ersten Schichten, Einarbeitungsplan, Abläufe für Krankmeldung, Urlaub und Schichttausch, Hausregeln, Zugänge und eine Liste offener Unterlagen. Für die Hausregeln eignet sich die kostenlose Mitarbeiterhandbuch-Vorlage als Grundlage.

Am ersten Arbeitstag muss der Arbeitgeber nach § 2 NachwG den Nachweis über Name und Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt mit allen Bestandteilen sowie Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten aushändigen, bei Schichtarbeit auch Schichtsystem, Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen. Die übrigen wesentlichen Vertragsbedingungen folgen spätestens nach sieben Kalendertagen beziehungsweise einem Monat.

Ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter nennt die Person beim Namen, sagt, wann und wo sie am ersten Tag erwartet wird, und stellt die Ansprechperson für die ersten Wochen vor. Drei bis fünf Sätze reichen, unterschreiben sollte die direkte Führungskraft.

Eine Onboarding-Mappe kann gedruckt oder digital sein, oft ist eine Mischung am praktischsten: ein PDF ein paar Tage vor dem Start und am ersten Tag eine dünne gedruckte Mappe. Inhalte, die sich oft ändern, wie Dienstplan und Telefonliste, gehören nicht ausgedruckt in die Mappe, dort steht nur, wo die aktuelle Version zu finden ist.