Time-to-Hire in Deutschland: Alles, was Sie wissen müssen!

Time-to-Hire - Definition

Die "Time to Hire" – oder in Deutsch, die Einstellungsdauer – ist eine wichtige Kennzahl im Recruiting. Sie misst den Zeitraum zwischen dem Moment, in dem ein Bewerber den Bewerbungsprozess startet und dem Moment, in dem er den Arbeitsvertrag unterzeichnet. Diese Kennzahl gibt Unternehmen wertvolle Einblicke in die Effizienz und Geschwindigkeit ihres Bewerbungsprozesses.

Time-to-Fill vs Time-to-Hire

Obwohl "Time to Hire" und "Time to Fill" oft synonym verwendet werden, gibt es entscheidende Unterschiede zwischen diesen beiden Kennzahlen. Während die "Time to Hire" sich auf den Zeitraum konzentriert, der vergeht, bis ein Bewerber eingestellt wird, bezieht sich die "Time to Fill" auf den Zeitraum von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines Kandidaten. Kurz gesagt: "Time to Hire" misst die Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses, wohingegen "Time to Fill" die Gesamtdauer des Recruiting-Prozesses abbildet.

Was ist dann die Vakanzzeit?

Die Vakanzzeit ist ein weiterer wichtiger Begriff im Recruiting. Sie definiert den Zeitraum, in dem eine Stelle unbesetzt bleibt, also von dem Moment an, in dem eine Position im Unternehmen frei wird, bis zu dem Zeitpunkt, an dem der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Eine lange Vakanzzeit kann erhebliche Verluste und Betriebsunterbrechungen für Unternehmen bedeuten, da Arbeitslast und -aufgaben nicht effektiv verteilt werden können. Es ist somit im Interesse eines jeden Unternehmens, diese Zeit so kurz wie möglich zu halten.

Wie wird die Time-to-Hire ermittelt?

Das Ermitteln der "Time to Hire" ist von entscheidender Bedeutung, um den Recruiting-Prozess eines Unternehmens zu optimieren. Es handelt sich dabei um eine quantitative Messung, die Aufschluss darüber gibt, wie lange es dauert, einen Kandidaten für eine offene Position im Unternehmen zu gewinnen.

Erhebung der Time-to-Hire Schritt für Schritt

1) Dokumentation des Bewerbungsstarts: Notieren Sie das genaue Datum, an dem der Bewerber den Bewerbungsprozess startet. Dies kann das Datum sein, an dem die Bewerbungsunterlagen eingereicht wurden oder ein Online-Formular ausgefüllt wurde.

2) Erfassung des Vertragsunterzeichnungsdatums: Protokollieren Sie das Datum, an dem der Kandidat den Arbeitsvertrag offiziell unterschreibt.

3) Zeitspanne berechnen: Ziehen Sie das Startdatum des Bewerbungsprozesses vom Vertragsunterzeichnungsdatum ab. Das Ergebnis gibt Ihnen die genaue "Time to Hire" in Tagen.

Wie Sie Time-to-Hire berechnen

Die Berechnung der "Time to Hire" ist relativ einfach. Sie nehmen das Datum der Arbeitsvertragsunterzeichnung und subtrahieren das Datum, an dem der Bewerbungsprozess des Kandidaten begonnen hat.

Formel: Time to Hire = Datum der Vertragsunterzeichnung - Beginn des Bewerbungsprozesses

Es ist wichtig zu beachten, dass die "Time to Hire" in Tagen gemessen wird. Je kürzer diese Zeitspanne ist, desto effizienter ist in der Regel der Recruiting-Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig diese Kennzahl überwachen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, um den Prozess zu optimieren.

Welche Kosten entstehen in der Time-to-Hire?

Die Dauer der Time-to-Hire hat nicht nur Auswirkungen auf die Effizienz des Einstellungsprozesses, sondern auch auf die damit verbundenen Kosten. Jeder Tag, an dem eine Position unbesetzt bleibt, kann einem Unternehmen Geld kosten, und eine verlängerte Einstellungsdauer kann diese Kosten signifikant erhöhen.

Auswirkungen auf das Recruiting-Budget

Gehälter der Recruiter
Die Personaler und Recruiter investieren Zeit in die Suche, Bewertung und Einstellung von Kandidaten. Je länger dieser Prozess dauert, desto mehr Gehaltskosten fallen an.

Kosten für Stellenanzeigen
Längere Vakanzzeiten bedeuten, dass Stellenanzeigen für längere Zeit geschaltet werden müssen, was zu höheren Werbekosten führt.

Administrative Kosten
Hierzu gehören Kosten für Bewerbungssysteme, Vorstellungsgespräche, Hintergrundüberprüfungen und andere Prozesse, die mit der Einstellung verbunden sind.

Kosten für verpasste Geschäftsmöglichkeiten
Ein unbesetzter Posten, insbesondere in Schlüsselpositionen, kann dazu führen, dass dem Unternehmen wichtige Geschäftsmöglichkeiten entgehen.

Training und Onboarding
Ein häufiger Wechsel von Mitarbeitern oder eine hohe Fluktuation kann die Kosten für Schulungen und Einarbeitung erhöhen.

Warum ist eine hohe Time-to-Hire problematisch?

Eine verlängerte Time-to-Hire bringt nicht nur erhöhte direkte Kosten mit sich, sondern hat auch andere negative Auswirkungen:

• Verlust von Top-Kandidaten: Talentierte Bewerber könnten andere Angebote annehmen, wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert.

• Produktivitätsverlust: Jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, ist ein Tag ohne die volle Produktivität dieses Rolleninhabers.

• Moral und Arbeitsbelastung: Das Team, das die zusätzliche Arbeitsbelastung aufgrund der Vakanz schultern muss, könnte frustriert oder überlastet werden.

• Unternehmensimage: Ein langwieriger Einstellungsprozess kann das Image eines Unternehmens schädigen und zukünftige Bewerber abschrecken.

Insgesamt ist eine optimierte Time-to-Hire nicht nur aus Kostensicht wichtig, sondern auch für die Aufrechterhaltung einer starken Arbeitgebermarke und die Gewährleistung einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität.

Vorteile der Analyse der Einstellungsdauer für Unternehmen

Die Analyse der Einstellungsdauer, auch bekannt als "Time to Hire", bietet Unternehmen eine Fülle von Vorteilen. Diese Kennzahl ist nicht nur ein Indikator für die Effizienz des Recruiting-Prozesses, sondern auch ein wertvolles Werkzeug zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und zur Steigerung der allgemeinen Unternehmensleistung.

Effizienzsteigerung: Durch das Verständnis der Dauer bis zur Einstellung können Unternehmen Engpässe und Verzögerungen im Prozess identifizieren und entsprechend optimieren.

Kosteneinsparungen: Eine verkürzte Einstellungsdauer reduziert Kosten, die mit verlängerten Vakanzzeiten, wiederholten Werbemaßnahmen und administrativem Aufwand verbunden sind.

Bessere Talentgewinnung: Ein schneller und effizienter Einstellungsprozess verbessert das Arbeitgeberimage und zieht hochqualifizierte Bewerber an.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Unternehmen, die ihre Einstellungsdauer regelmäßig analysieren, können schneller auf Veränderungen im Arbeitsmarkt reagieren.

Mitarbeiterzufriedenheit: Ein optimierter Einstellungsprozess kann zur allgemeinen Zufriedenheit im Team beitragen, da Vakanzen schneller besetzt werden und Arbeitsüberlastungen vermieden werden.

Herausforderungen im Umgang mit der Time-to-Hire

Während die Analyse der Time-to-Hire viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen:

• Datenerhebung: Die genaue und konsistente Erfassung von Daten kann zeitaufwendig sein und erfordert oft spezialisierte Softwarelösungen.

• Qualität vs. Geschwindigkeit: Ein zu starker Fokus auf die Reduzierung der Time-to-Hire kann zu überstürzten Einstellungsentscheidungen führen, die die Qualität der eingestellten Kandidaten beeinträchtigen.

• Externe Faktoren: Einige Verzögerungen im Einstellungsprozess können durch externe Faktoren verursacht werden, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen, wie z.B. wirtschaftliche Schwankungen oder Branchentrends.

• Interne Kommunikation: Eine effektive Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, insbesondere zwischen HR und Fachabteilungen, ist entscheidend, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.

• Kulturelle Anpassung: Auch wenn ein Kandidat schnell eingestellt wird, ist es wichtig, sicherzustellen, dass er gut ins Unternehmensumfeld passt. Andernfalls könnten langfristige Probleme wie hohe Fluktuationsraten oder Teamkonflikte entstehen.

Ein ausgeglichener Ansatz, der sowohl die Geschwindigkeit als auch die Qualität des Einstellungsprozesses berücksichtigt, ist daher unerlässlich.

Was kann man tun um die Time-to-Hire zu reduzieren?

Die Reduzierung der Time-to-Hire ist von zentraler Bedeutung, um die Recruiting-Effizienz zu steigern und die mit Vakanzen verbundenen Kosten zu minimieren. Hier sind einige Strategien und Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um diesen wichtigen Kennwert zu verbessern:

Optimierung des Bewerbungsprozesses
Ein komplizierter oder langwieriger Bewerbungsprozess kann potenzielle Kandidaten abschrecken. Einfache, klare Bewerbungsformulare und eine intuitive Benutzeroberfläche können helfen, die Zahl der Bewerbungen zu erhöhen und den Prozess zu beschleunigen.

Technologie nutzen
Moderne Bewerbermanagement-Systeme (ATS) können den Bewerbungsprozess automatisieren, Bewerberdaten analysieren und die besten Kandidaten hervorheben.

Aktives Sourcing
Anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten, können Recruiter aktiv nach potenziellen Kandidaten suchen, insbesondere in Fachgebieten mit Fachkräftemangel.

Talent-Pools aufbauen
Ein ständig aktualisierter Pool von qualifizierten Kandidaten, die bereits Interesse am Unternehmen gezeigt haben, kann die Zeit bis zur Einstellung erheblich verkürzen.

Verbesserte Zusammenarbeit
Regelmäßige Abstimmung zwischen HR und den einstellenden Managern kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und den Einstellungsprozess zu beschleunigen.

Schnellere Entscheidungsprozesse
Klare Richtlinien und Entscheidungswege können dazu beitragen, Verzögerungen bei der Auswahl und Einstellung von Kandidaten zu vermeiden.

Markenbildung
Ein starkes Arbeitgeberimage kann die Anzahl und Qualität der Bewerbungen erhöhen, wodurch die Time-to-Hire reduziert wird.

Klare Stellenbeschreibungen
Präzise und klare Stellenbeschreibungen helfen Bewerbern, die Anforderungen besser zu verstehen und sich nur dann zu bewerben, wenn sie gut zur Position passen.

Feedback-Kultur pflegen
Schnelles Feedback an Bewerber, sowohl positives als auch negatives, hält sie im Prozess engagiert und reduziert Wartezeiten.

Schulung des HR-Teams
Regelmäßige Schulungen können sicherstellen, dass das HR-Team über die neuesten Best Practices und Werkzeuge im Recruiting informiert ist.

Durch die Implementierung dieser Strategien und die ständige Überwachung der Time-to-Hire können Unternehmen den Einstellungsprozess kontinuierlich verbessern und sicherstellen, dass sie die besten Talente so effizient wie möglich einstellen.

Time-to-Hire Benchmark in Deutschland

Der Time-to-Hire Benchmark gibt Unternehmen einen Anhaltspunkt dafür, wie ihre Einstellungsdauer im Vergleich zu anderen Unternehmen in derselben Branche oder Region steht. In Deutschland variieren diese Benchmarks je nach Industrie, Region und Art der Position. Dennoch gibt es einige allgemeine Beobachtungen und Datenpunkte, die beachtet werden sollten:

Durchschnittliche Einstellungsdauer

In Deutschland liegt die durchschnittliche Einstellungsdauer – von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Arbeitsvertrags durch den Bewerber – bei etwa 28 bis 42 Tagen. Dies kann je nach Branche und Art der Stelle variieren.

Branchenspezifische Unterschiede

In Branchen mit einem hohen Bedarf an Fachkräften, wie z.B. IT oder Ingenieurwesen, kann die Time-to-Hire länger sein, da qualifizierte Kandidaten schwerer zu finden sind. Im Gegensatz dazu kann in Branchen mit einem hohen Bewerberaufkommen, wie z.B. im Einzelhandel, die Time-to-Hire kürzer sein.

Regionale Unterschiede

In Großstädten mit einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt, wie Berlin, München oder Frankfurt, kann die Einstellungsdauer länger sein als in kleineren Städten oder ländlichen Gebieten.

Auswirkungen von Arbeitsmarkttrends

Die wirtschaftliche Lage, die Arbeitslosenquote und andere makroökonomische Faktoren können die Time-to-Hire beeinflussen. In Zeiten des Wirtschaftswachstums, wenn viele Unternehmen einstellen, kann die Einstellungsdauer zunehmen.

Rekrutierungsmethoden

Unternehmen, die moderne Rekrutierungstechnologien und -strategien anwenden, wie z.B. Künstliche Intelligenz im Bewerbermanagement oder Active Sourcing, können oft eine kürzere Time-to-Hire aufweisen.

Es ist wichtig zu betonen, dass der Time-to-Hire Benchmark nur ein Anhaltspunkt ist. Das Wichtigste für Unternehmen ist, die eigene Einstellungsdauer kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren, um den spezifischen Bedürfnissen und Herausforderungen ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Fazit zum Time-to-Hire

Der Begriff "Time-to-Hire" hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und ist zu einem zentralen Kennwert im Rekrutierungsprozess vieler Unternehmen geworden. Er gibt nicht nur Aufschluss über die Dauer von der Ausschreibung einer Stelle bis zur Einstellung eines Kandidaten, sondern dient auch als Indikator für die Effizienz und Effektivität des gesamten Recruiting-Prozesses.

Ein optimierter Time-to-Hire kann signifikante Vorteile für Unternehmen mit sich bringen. Er kann die Kosten des Rekrutierungsprozesses reduzieren, die Qualität der Einstellungen verbessern und letztlich zu einer besseren Candidate Experience beitragen. Dies wiederum kann das Unternehmensimage stärken und hochqualifizierte Bewerber anlocken.

Jedoch sollte der Fokus nicht nur auf der Verkürzung der Time-to-Hire liegen. Es ist von gleicher Bedeutung, dass die Qualität des Einstellungsprozesses und die Zufriedenheit der Bewerber nicht beeinträchtigt werden. Ein ausgewogener Ansatz, der sowohl Schnelligkeit als auch Qualität berücksichtigt, ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg.

Abschließend lässt sich sagen, dass Time-to-Hire ein wertvolles Instrument für HR-Experten und Unternehmen ist, um ihre Rekrutierungsstrategien zu überwachen, zu bewerten und stetig zu verbessern. Es ist jedoch nur ein Kennzahl von vielen und sollte immer im Kontext des gesamten Recruiting-Prozesses betrachtet werden.