Cost per Hire

Was ist der Cost per Hire?

Der Cost per Hire (CPH) ist die Kennzahl für die durchschnittlichen Kosten einer Neueinstellung. Du addierst alle Recruitingkosten eines Zeitraums und teilst sie durch die Zahl der Personen, die du in diesem Zeitraum eingestellt hast. Auf Deutsch heißt er Kosten pro Einstellung oder Einstellungskosten.

Die übliche Berechnung geht auf einen Standard der amerikanischen Society for Human Resource Management und des American National Standards Institute zurück, kurz ANSI/SHRM. Er zählt alle Kosten bis zur Einstellung. Was danach kommt, also Einarbeitung, Schulungen und die ersten Wochen, in denen die neue Person noch langsamer arbeitet, gehört nach diesem Standard nicht dazu.

Cost per Hire berechnen: die Formel

Die Formel lautet: Cost per Hire = (interne Recruitingkosten + externe Recruitingkosten) ÷ Anzahl der Einstellungen. Kosten und Einstellungen beziehen sich auf denselben Zeitraum, meist ein Quartal oder ein Jahr.

Rechenbeispiel: ein Restaurant mit zwei Standorten

Ein Restaurantbetrieb mit zwei Standorten hat in einem Jahr zwölf Personen eingestellt: acht Servicekräfte und Aushilfen, drei Leute für die Küche und eine Restaurantleitung. Dafür sind diese Kosten angefallen:

Der Cost per Hire liegt damit bei 18.000 € ÷ 12 = 1.500 €. Davon sind 12.850 € externe und 5.150 € interne Kosten.

Wo das Geld hingeht, zeigt der Durchschnitt nicht. Allein die Restaurantleitung hat 9.750 € gekostet: die Vermittlungsgebühr und 20 der 60 Stunden der Betriebsleitung. Für die übrigen elf Einstellungen bleiben 8.250 €, also 750 € pro Person. Rechne den Cost per Hire deshalb pro Stellenart. Mit dem Gesamtwert würdest du für die nächste Aushilfe doppelt so viel Budget einplanen, wie sie tatsächlich kostet.

Welche Recruitingkosten zählen zum Cost per Hire?

Interne Kosten entstehen im eigenen Betrieb, externe stellen dir andere in Rechnung. So wird üblicherweise abgegrenzt:

Am ungenauesten ist meist die Arbeitszeit, weil kaum ein Betrieb sie misst. Schätze die Stunden pro Einstellung einmal ehrlich und rechne sie mit dem Stundensatz einschließlich Arbeitgeberanteilen. Ohne diese interne Zeit fällt der Cost per Hire zu niedrig aus, vor allem in kleinen Betrieben, in denen die Inhaberin oder der Betriebsleiter alle Gespräche selbst führt.

Leg die Abgrenzung außerdem einmal fest und bleib dabei. Ein Wert, der im einen Jahr die Kosten einer Karrieremesse enthält und im nächsten nicht, lässt sich mit nichts vergleichen.

Was kostet eine Einstellung in Deutschland?

Eine amtliche Statistik zum Cost per Hire gibt es nicht. Die meistzitierte Zahl stammt aus einer Studie des Forschungsinstituts IZA, für die Samuel Muehlemann und Harald Pfeifer Betriebsdaten des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) aus dem Jahr 2007 ausgewertet haben. Eine Fachkraft einzustellen kostete die Betriebe damals im Durchschnitt rund 4.700 €, mehr als acht Wochenlöhne.

Mit einem selbst berechneten Cost per Hire lässt sich dieser Wert kaum vergleichen. Nur etwa ein Drittel davon waren Kosten der Suche, also Anzeigen, Gespräche und externe Berater. Zwei Drittel entfielen auf die Einarbeitung, weil neue Fachkräfte in der ersten Zeit weniger leisten. Diesen Teil lässt der ANSI/SHRM-Standard weg. Dazu kommt, dass die Daten fast 20 Jahre alt sind.

Ein Ergebnis der Studie hilft trotzdem bei der Planung. Wer in einem Zeitraum mehr Leute einstellt, zahlt pro Einstellung eher mehr: Stieg die Zahl der Einstellungen um 1 %, stiegen die Kosten um 1,3 %. Müssen vor der Saison viele Stellen gleichzeitig besetzt werden, lohnt es sich, früher anzufangen und die Einstellungen über mehrere Wochen zu verteilen.

Werte wie „3.000 bis 5.000 €“ findest du auf vielen Seiten, meist ohne Angabe, woher sie stammen. Für einen Restaurant- oder Handelsbetrieb ist dein eigener Vorjahreswert pro Stellenart ohnehin der bessere Maßstab.

Warum der Cost per Hire in Schichtbetrieben oft zu niedrig ausfällt

In Gastronomie, Handel und Reinigung wird oft eingestellt, meist ohne eigene Personalabteilung. Die Gespräche führt die Betriebsleitung zwischen zwei Services, und diese Stunden tauchen nirgends auf. Bis die Stelle besetzt ist, fängt das Team die Schichten mit Überstunden auf. Das sind Kosten der offenen Stelle, die in keinem Cost per Hire stehen. Geht die neue Kraft nach drei Wochen wieder, fallen Anzeige, Gespräche und Probeschicht ein zweites Mal an.

Deshalb gehört neben den Cost per Hire immer die Frage, wie viele neue Leute nach der Probezeit noch da sind. Ein Betrieb mit 800 € pro Einstellung, der jede zweite Aushilfe nach einem Monat wieder verliert, zahlt für jede Person, die bleibt, 1.600 €. Wie viele gehen, misst die Fluktuation. Wie lange eine Besetzung dauert, misst die Time-to-Hire.

Cost per Hire senken

Bei operativen Stellen sind die externen Kosten oft der kleinere Teil. Am meisten sparst du, wenn du seltener suchen musst und die Auswahl weniger Stunden kostet.

Empfehlungen aus dem Team sind für Service, Küche und Verkauf ein günstiger Kanal. Eine Empfehlungsprämie ist ein fester Betrag, den du nur zahlst, wenn jemand eingestellt wird, und wer über Kolleginnen oder Kollegen kommt, weiß meist schon, worauf er sich einlässt. Ähnlich ist es mit früheren Saisonkräften und Aushilfen, die gut gearbeitet haben. Sie brauchen kaum Einarbeitung. Halte ihre Kontaktdaten fest und frag rechtzeitig vor der Saison an.

In der Auswahl sparst du Stunden, wenn eine Probeschicht die zweite Gesprächsrunde ersetzt und die Schichtleitung am selben Tag entscheidet. Bei den Anzeigen zählst du am besten pro Kanal, wie viele Einstellungen er im letzten Jahr gebracht hat. Ein Portal mit vielen Bewerbungen und keiner einzigen Einstellung ist der teuerste Kanal von allen.

Weil die Einarbeitung nach der IZA-Studie mehr kostet als die Suche, lohnt sich auch ein fester Einarbeitungsplan. Mit ihm weiß jede Schichtleitung, was die neue Kraft in welcher Schicht lernt, und sie trägt früher eine Schicht allein.

Recruiting-Budget mit dem Cost per Hire planen

Mit dem Cost per Hire pro Stellenart schätzt du das Recruiting-Budget für das nächste Jahr. Plant das Restaurant aus dem Beispiel wieder zehn Servicekräfte und Aushilfen und zwei Leute für die Küche, rechnet es mit 12 × 750 € = 9.000 €. Wird zusätzlich eine Leitungsstelle über eine Vermittlung besetzt, kommen allein dafür rund 10.000 € dazu.

Wie viele Stellen du im nächsten Jahr nachbesetzen musst, leitest du aus den Abgängen des Vorjahres ab. Neue Stellen für Wachstum oder einen weiteren Standort kommen obendrauf.

Neue Leute in Shiftbase einarbeiten und einplanen

Nach der Unterschrift beginnt der Teil, den der Cost per Hire nicht misst. In der Personalverwaltung von Shiftbase schickst du der neuen Person einen Link zu einem Online-Formular, in das sie ihre persönlichen Daten, ihre Bankverbindung und die Angaben zur Lohnsteuer selbst einträgt.

Im Dienstplan legst du die ersten Schichten so, dass jemand Erfahrenes mit im Dienst ist. Die neue Person sieht ihre Schichten in der App, bevor sie zum ersten Mal kommt, und erfasst ihre Stunden über die Zeiterfassung wie alle anderen. Damit siehst du später auch, wie viele Stunden die Einarbeitung tatsächlich gekostet hat.

Probier es mit deinem eigenen Team aus: 14 Tage kostenlos testen.