Terug

30 januari 2022

Blog image

Tips voor het maken van een werkrooster

Het maken van een planning en een goed werkrooster is uitermate belangrijk voor zowel de werkgever als de werknemer. Roostermakers ervaren het maken van een werkrooster telkens weer als een intensieve en ook lastige opdracht. Met een doordacht en relatief eenvoudig stappenplan wordt het maken van een werkrooster een minder tijdrovende, moeilijke en intensieve klus. 

Een werkrooster maken, hoe doet u dat?

Het maken van een werkrooster luistert nauw. Het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaatsen én dat op de drukke momenten, ga er maar aan staan. Dat vraagt om een helder stappenplan. Bij het opstellen van een werkrooster moet de bezetting dus telkens in orde zijn, maar moet je wel rekening houden met de wensen van de medewerkers. Voorts gelden er wettelijke regels en dien je bijvoorbeeld rekening te houden met de Arbeidstijdenwet. In bepaalde branches dienen medewerkers minimaal veertien dagen van tevoren te weten wanneer ze moeten werken. Een ervaren roostermaker zorgt dat de roosters nog eerder klaar zijn. Dit geeft ruimte om eventueel nog bepaalde zaken aan te kunnen passen mocht dat nodig zijn.

Per functie een goed werkrooster maken

Stel, u moet een rooster maken. De eerste stap is het maken van een zogenaamd geanonimiseerd basisrooster. Dit kan in de vorm van een bezetting of ploegendienst. U schat voor bepaalde werktijden in op hoeveel mensen u een beroep denkt te moeten doen. Dit verdeelt u weer onder per functie in de personeelsplanning. Bij die functies zet u het minimale en het maximale aantal werknemers en hoeveel uur dat u nodig denkt te hebben. Bij die werknemers zet u een begin- en eindtijd. Ook bij het maken van een anoniem basisrooster zorg er voor dat u rekening houdt met zaken als schoolvakanties en feestdagen. Dan weet u al vrijwel zeker dat er meer werknemers vrij willen nemen en ook vrije tijd krijgen.


Door het invoeren van een bezetting, zorgt u ervoor dat u niet teveel medewerkers inroostert.

Beschikbaarheid personeel

De volgende stap is het inventariseren van de beschikbaarheid van werknemers in die periode. Ga ook na hoeveel uur ze beschikbaar zijn en kijk naar de minimale contracturen. Uiteraard heeft u oproepkrachten al gevraagd of ze eventueel beschikbaar zijn voor diensten. Verzamel de gegevens en maak een duidelijk overzicht van de werknemers, die dus staan voor bepaalde competenties. Nu u alle benodigde informatie op een rij hebt, kut u het werkrooster gaan invullen. Probeer het werkrooster minimaal één maand vooruit te maken. Dit kan alleen als uw medewerkers ruim van tevoren aangeven wanneer ze een vrije dag willen opnemen of andere verplichtingen hebben. Nu u ook weet wie beschikbaar is, is uw overzicht voor het invullen van de roosterperiode compleet en kunt u een planning maken.


Meld je gratis aan

Eerst de fulltimers roosteren

Bij het invullen van het werkrooster, plaats u uiteraard eerst de fulltimers, daarna de parttime medewerkers. Probeer daarbij rekening te houden met functies en kwaliteiten, voorkeursdagen, late diensten en een eerlijke verdeling. Doet u dat, dan levert u dat winst op in de toekomst. Roostermakers die rekening houden met medewerkers krijgen er namelijk personeel voor terug dat bereid is om iets extra’s of iets terug voor de roostermaker te doen. Zijn de fulltimers en de parttimers ingevuld en zijn er dan nog gaten, doe dan een beroep op flexwerkers, oproepkrachten of uitzendkrachten. Voor flexibiliteit zorg daarom dat u werknemers uit uw personeelsbestand achter de hand hebt die willen werken, mochten zich er calamiteiten voordoen of bij ziekte.


Excel, app of online tool

Daarna verspreidt u het rooster onder de verschillende medewerkers van uw afdeling. Doe dit bij voorkeur via de digitale snelweg, zodat u weet dat iedereen op hetzelfde moment over het werkschema beschikt. Op de zaak zelf zorgt u op de juiste plek voor een aantal papieren versies van het rooster. Bij veel bedrijven wordt medewerkers de kans gegeven om op het laatste moment nog aanpassingen te doen door van dagen (of diensten) te ruilen. Dit kan, maar stel wel een tijdslimiet waarbinnen wijzigingen dienen te gebeuren. Veel roosters worden in Excel of Google spreadsheets sjabloon gemaakt, er zijn tegenwoordig echter ook handige apps en speciale software voor het maken van een rooster zoals die van Shiftbase. Enkelen zijn gratis, anderen kosten een vast bedrag per maand. Het voordeel hiervan is dat deze vaak zijn te koppelen aan de loon- of salarisadministratie.

Een goed rooster maken

Een rooster maken is een hele puzzel. Om meer efficiëntie te krijgen in dit proces is het belangrijk om structuur aan te brengen. Start met de planning, hoeveel medewerkers heeft u nodig, wie zitten er in uw personeelsbestand en kan er ingeroosterd worden? Door middel van open diensten kunt u met zelfroosteren ook een werkrooster maken. Dit is een hele klus waar niet iedereen op zit te wachten, maar met software kunt u eenvoudig personeel inplannen en altijd de laatste versie communiceren. Zoek dus eerst uit wat voor u en uw medewerkers goed werkt. Apps zoals shiftbase zijn eenvoudig, zonder ingewikkelde opleidingen, te gebruiken.

Wilt u meer weten? Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis!