Een rooster maken in Excel: zo doe je dat effectief en een gratis template download

Een werkrooster template in Excel

Het gebruik van een werkrooster template in Excel kan het proces van rooster maken aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen. In dit gedeelte bespreken we hoe je een template kunt gebruiken en aanpassen aan je specifieke behoeften.

Wat is een werkrooster template?

Een werkrooster template is een vooraf ontworpen bestand in Excel dat de basisstructuur en formules bevat voor het maken van een werkrooster. Templates kunnen variëren in complexiteit en functionaliteit, maar over het algemeen helpen ze je om snel en eenvoudig een planning op te stellen voor je werknemers.

Hoe gebruik je een werkrooster template?

1. Download een template: Zoek online naar een geschikte werkrooster template die past bij jouw behoeften. Er zijn veel gratis en betaalde opties beschikbaar, dus neem de tijd om de beste keuze te maken.

2. Pas de template aan: Open het gedownloade bestand in Excel en pas de kolommen, rijen en formules aan om ze in overeenstemming te brengen met jouw personeelsbestand en bedrijfsvoering. Voeg bijvoorbeeld kolommen toe voor contracturen, dienstrooster, eindtijden en eventueel taken die moeten worden uitgevoerd.

3. Vul de gegevens in: Voer de gegevens van je werknemers in, zoals naam, functie, beschikbaarheid en contracturen. Houd hierbij rekening met wensen, voorkeuren en eventuele beperkingen van je personeel.

4. Plan diensten in: Gebruik de template om diensten toe te wijzen aan werknemers op basis van hun beschikbaarheid, functie en contracturen. Houd hierbij rekening met wettelijke bepalingen en eventuele afspraken met het personeel.

5. Controleer en communiceer: Controleer het ingevulde rooster op fouten en zorg ervoor dat alle noodzakelijke informatie is opgenomen. Communiceer het rooster naar je werknemers en sta open voor eventuele wijzigingen of aanpassingen.

Tips voor het gebruik van een werkrooster template

• Kies een template die goed aansluit bij jouw bedrijf en personeelsbestand. Er zijn templates beschikbaar voor verschillende sectoren, bedrijfsgroottes en roostertypes (zoals ploegendiensten of oproepkrachten).

• Zorg ervoor dat je regelmatig updates maakt van je template om te voldoen aan veranderende wetgeving of bedrijfsvoering.

• Overweeg om een online alternatief te gebruiken, zoals Google Spreadsheets, als je real-time samenwerking en toegankelijkheid belangrijk vindt.

Voor- en nadelen van een rooster maken in Excel

Voordelen van een rooster maken in Excel

• Flexibiliteit: Excel biedt de mogelijkheid om roosters op maat te maken, aangepast aan de wensen en voorkeuren van zowel werkgevers als werknemers.

• Overzicht: Door alle informatie overzichtelijk in kolommen en rijen te organiseren, houd je gemakkelijk zicht op de planning, contracturen en beschikbaarheid van het personeel.

• Urenregistratie: In Excel kun je eenvoudig bijhouden hoeveel uur iedere medewerker werkt en eventueel opgenomen verlof registreren.

Nadelen van een rooster maken in Excel

• Tijdsintensief: Het handmatig invullen en aanpassen van roosters in Excel kan veel tijd kosten, vooral bij grote personeelsbestanden en veranderingen op het laatste moment.

• Foutgevoeligheid: Menselijke fouten zijn onvermijdelijk, vooral bij het handmatig invoeren van gegevens en formules.

• Beperkte mogelijkheden: Excel biedt niet alle functionaliteiten die gespecialiseerde rooster software wel heeft, zoals automatische dienstroosterplanning, het opstellen van ploegendiensten en het verwerken van oproepkrachten.

Op welke manieren kun je een werkrooster maken?

Het maken van een werkrooster is een essentieel onderdeel van personeelsplanning. Er zijn verschillende manieren om een werkrooster op te stellen, afhankelijk van de grootte van je personeelsbestand, het type bedrijf en je persoonlijke voorkeuren. Hieronder bespreken we enkele veelgebruikte methoden.

1. Handmatig werkrooster maken

Je kunt een werkrooster handmatig opstellen op papier of in een tekstverwerkingsprogramma. Hoewel dit tijdrovend kan zijn, vooral bij grote teams, biedt het je volledige controle over het proces en de mogelijkheid om rekening te houden met individuele wensen en beschikbaarheid van werknemers.

2. Excel of Google Spreadsheets

Een populaire optie is het maken van een rooster in Excel of Google Spreadsheets. Beide programma's bieden veel flexibiliteit en kunnen worden aangepast aan je specifieke behoeften. Ze maken het eenvoudig om de urenregistratie bij te houden, contracten te beheren en eventuele wijzigingen door te voeren.

3. Roostersoftware

Er zijn gespecialiseerde roostersoftwarepakketten beschikbaar, zoals Shiftbase, die je kunnen helpen bij het automatiseren van het roosterproces en het plannen van diensten. Deze software biedt geavanceerde functies, zoals het automatisch genereren van ploegendiensten, het opstellen van oproepkrachten en het integreren van wettelijke regels en medewerkersvoorkeuren.

Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen, en het is belangrijk om te kiezen voor de methode die het beste past bij jouw organisatie.

Een rooster maken met roostersoftware

Het gebruik van gespecialiseerde roostersoftware, zoals Shiftbase, kan het proces van het maken van een werkrooster stroomlijnen en optimaliseren. In dit gedeelte bespreken we hoe je Shiftbase kunt gebruiken om een effectief rooster op te stellen.

Wat is Shiftbase?

Shiftbase is een online roostersoftware die speciaal is ontworpen om het planningsproces te vereenvoudigen en te automatiseren. Het biedt geavanceerde functies zoals automatische dienstplanning, personeelsbeheer, urenregistratie en integratie met andere bedrijfssoftware.

Hoe maak je een rooster met Shiftbase?

1. Account aanmaken: Maak een account aan op de Shiftbase-website en log in op het online platform.

2. Personeelsbestand opstellen: Voeg je medewerkers toe aan het systeem, inclusief hun naam, functie, contracturen en beschikbaarheid. Je kunt ook rekening houden met wensen, voorkeuren en eventuele beperkingen van je personeel.

3. Diensten inplannen: Gebruik de ingebouwde planningsfuncties om diensten toe te wijzen aan werknemers op basis van hun beschikbaarheid en capaciteiten. Shiftbase houdt automatisch rekening met wettelijke bepalingen, bedrijfsregels en medewerkersvoorkeuren.

4. Rooster communiceren: Communiceer het rooster naar je werknemers via het platform. Medewerkers kunnen hun rooster inzien, verlofaanvragen indienen en eventuele wijzigingen doorgeven.

5. Urenregistratie en rapportage: Shiftbase biedt geïntegreerde urenregistratie en rapportagefuncties, waarmee je gemakkelijk de gewerkte uren van je personeel kunt bijhouden en analyseren.

Voordelen van het gebruik van rooster software

• Tijdbesparing: Shiftbase automatiseert veel van de taken die bij handmatige roostering en planning komen kijken, waardoor je tijd bespaart en je kunt focussen op andere aspecten van je bedrijf.

• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Shiftbase is aanpasbaar aan de specifieke behoeften van je organisatie en kan gemakkelijk worden geïntegreerd met andere bedrijfssoftware.

• Real-time samenwerking: Doordat Shiftbase een online platform is, kunnen meerdere teamleden tegelijkertijd aan het rooster werken en wijzigingen direct zichtbaar maken voor anderen.

• Betere communicatie: Shiftbase stroomlijnt de communicatie tussen werkgevers en werknemers, wat leidt tot minder misverstanden en een hogere tevredenheid.

Je werkrooster op één centrale plek!

• Snel roosters maken
• Inzicht in de loonkosten
• Overal toegang via de app

Gratis uitproberen Demo aanvragen