Rooster maken

Een rooster maken begint bij de bezetting, niet bij de namen. Eerst bepaal je hoeveel mensen je op elk moment nodig hebt, daarna wie er beschikbaar is en hoeveel uur iedereen in zijn contract heeft. Dat is de kern van personeelsplanning. De roostermaker hierboven doet die verdeling voor je.

Waar een goed werkrooster aan voldoet

Een rooster is goed als het op vijf punten klopt:

• Op elk moment staat de bezetting die je nodig hebt, niet meer en niet minder.

• Iedereen werkt ongeveer de uren uit zijn contract, zodat er geen stapel meer- of minuren ontstaat.

• Het rooster blijft binnen de Arbeidstijdenwet en je cao.

• Het rooster houdt rekening met de beschikbaarheid die medewerkers hebben opgegeven.

• Het team weet op tijd wanneer het moet werken.

Het laatste punt wordt vaak onderschat. De Arbeidstijdenwet vraagt dat je werktijden 28 dagen vooraf bekendmaakt, tenzij je cao of een collectieve afspraak een andere termijn noemt (art. 4:2). Een oproepkracht roep je minstens vier dagen van tevoren op (art. 7:628a BW).

Zo maak je een maandrooster in acht stappen

1. Bepaal de bezetting per dag en dagdeel. Kijk naar de drukte van dezelfde weken vorig jaar, reserveringen of de kassadata. Een vrijdagavond in december vraagt iets anders dan een dinsdagochtend in februari.

2. Zet de vaste gegevens erin. Openingstijden, feestdagen, schoolvakanties en vakantie die al is goedgekeurd.

3. Verzamel de beschikbaarheid. Vraag die op een vast moment op, bijvoorbeeld twee weken voor de nieuwe maand, en in één kanaal in plaats van via losse appjes.

4. Maak een basisrooster zonder namen. Alleen de diensten en het aantal mensen per dienst. Zo zie je in één oogopslag of de bezetting klopt voordat je gaat puzzelen met personen.

5. Plan eerst je vaste medewerkers in. Daarna vul je de gaten met parttimers, flexkrachten en oproepkrachten.

6. Controleer per persoon de uren en de rust. Tel de uren per week tegen het contract en kijk of er tussen twee diensten genoeg rust zit.

7. Spreek af hoe ruilen werkt. Bijvoorbeeld: ruilen mag, maar alleen met akkoord van de leidinggevende, of via open diensten waar medewerkers zich zelf voor aanmelden.

8. Publiceer en houd wijzigingen bij. Zet het rooster op een plek waar iedereen de laatste versie ziet en houd wijzigingen bij op die ene plek.

Een maandrooster maak je het snelst door het basisrooster van stap 4 vier of vijf keer te herhalen en daarna per week aan te passen voor vakanties, feestdagen en drukke weekenden. Publiceer de hele maand in één keer, dan kan het team zijn privéleven erop afstemmen.

Werkrooster maken in Excel of met roostersoftware

Voor een klein team met vaste diensten volstaat Excel prima. Met ons gratis werkrooster-template voor Excel heb je zo een overzicht per week. De roostermaker bovenaan deze pagina zet een rooster ook voor je in een Excel-bestand.

Excel loopt vast zodra er veel verandert. Een ruil, een ziekmelding of een nieuwe medewerker betekent opnieuw rekenen, opnieuw versturen en hopen dat iedereen de laatste versie bekijkt. Uren tegen het contract tel je met de hand op. Of er genoeg rust tussen twee diensten zit, zie je pas als je het zelf narekent.

Met roostersoftware kun je een werkrooster maken dat zich elke week herhaalt, met de beschikbaarheid en de contracturen er direct naast. Medewerkers zien het online werkrooster op hun telefoon en de gewerkte uren gaan door naar je urenregistratie.

Welke regels uit de Arbeidstijdenwet in je rooster horen

Voor medewerkers van 18 jaar en ouder gelden deze grenzen:

• Hoogstens 12 uur per dienst en 60 uur per week.

• Gemiddeld hoogstens 55 uur per week over 4 weken en 48 uur per week over 16 weken.

• Minstens 11 uur onafgebroken rust per 24 uur (art. 5:3).

• Per week minstens 36 uur aaneengesloten rust, of 72 uur per twee weken, die je in twee blokken van minstens 32 uur mag splitsen (art. 5:5).

• Een pauze van minstens 30 minuten bij een dienst van meer dan 5,5 uur. Die mag je in twee keer 15 minuten opsplitsen.

Voor medewerkers onder de 18 en voor nachtdiensten zijn de regels strenger. Je cao kan daarnaast eigen afspraken hebben over toeslagen, het aantal weekenden of de tijd tussen twee diensten. Shiftbase toetst je rooster aan de Arbeidstijdenwet en waarschuwt als een dienst over een grens gaat.

Rooster maken app

Met een rooster maken app heeft je team het rooster altijd bij zich. Medewerkers zien hun diensten op de telefoon, krijgen een melding als er iets verandert en geven hun beschikbaarheid op in de app. Ruilen gaat via een verzoek dat jij goedkeurt, zodat het rooster klopt zonder dat je de wijziging zelf hoeft door te voeren.

De mobiele app van Shiftbase doet dat voor je hele team. Je plant de diensten vanuit dezelfde omgeving als waar de uren binnenkomen.

Werken met een flexibel rooster

Bij een flexibel rooster leg je niet elke dienst van tevoren vast. Je zet een deel als open dienst klaar en medewerkers melden zich zelf aan, of ze ruilen onderling binnen afspraken die jij stelt. Dat werkt goed met studenten en parttimers die per week andere uren kunnen, en in zaken waar de drukte lastig te voorspellen is.

Flexibel is niet hetzelfde als vrijblijvend. Spreek af hoe lang van tevoren een open dienst gevuld moet zijn en wie beslist als niemand reageert, anders sta je op zaterdagochtend alsnog met een gat.