Terug

7 december 2021

Blog image

7 voordelen van online personeelsplanning software

Veel bedrijven maken gebruik van spreadsheet voor het maken van een roosters. Hoewel een spreadsheet zeer flexibel is, is het niet de beste oplossing voor het maken van een overzichtelijke personeelsplanning. Hoewel het grote voordeel van een rooster excel is dat een rooster volledig naar eigen wens ingericht kan worden, past deze inrichting over het algemeen een stuk gemakkelijker en sneller in een standaard personeelsplanning pakket. Ook bieden online personeelsplanning pakketten vaak nog meer mogelijkheden en voordelen.

1. Online personeelsplanning maken

De meest gebruikte manier voor het maken van een werkrooster is via een spreadsheet. Een van de bekendste problemen bij het maken van een werkrooster in bijvoorbeeld Excel, is dat er beperkte informatie beschikbaar is om een goede planning te maken. Plannen op basis van data is mogelijk wanneer geroosterd wordt in de cloud wordt gemaakt, zijn tijdens het roosteren de verlof aanvragen zichtbaar, de contracturen, verlofuren en de personeelskosten. Daarnaast kunnen beschikbare medewerkers uitgenodigd worden voor het draaien van een dienst, doormiddel van open diensten. Op deze manier is in no time een passend rooster gemaakt.

2. Personeelsplanning online bekijken

Vaak worden roosters die zijn gemaakt in excel, verstuurd naar de medewerkers. Het is niet vanzelfsprekend dat rooster in excel geopend kunnen worden door het personeel. Niet iedereen beschikt over excel of is technisch genoeg om dit te installeren. Een ander nadeel is dat er vaak meerdere versies van het rooster worden gemaakt en verzonden. Dit kan zorgen voor onduidelijkheden bij het personeel. Met een online personeelsplanning is er altijd maar één leidend rooster en ben je niet meer aan het puzzelen in spreadsheet of met papieren roosters.

Plannen met online rooster software levert
echte tijdsbesparing op.

3. Diensten onderling ruilen

Als planner wil je niet continu bezig zijn met het zoeken van vervangers voor medewerkers die niet kunnen werken op de ingeroosterde momenten. Over het algemeen kunnen medewerkers inloggen in een roosterprogramma en zelfstandig een vervanger voor hun dienst zoeken. Zodra deze gevonden is kan een planner nog steeds goedkeuring geven om grip te houden op het rooster, maar is hierdoor niet meer onnodig tijd kwijt met het zoeken van vervangers.

4. Medewerkers uitnodigen voor diensten

Wanneer een medewerker ziek is, moet er snel een vervanger gevonden worden. Het zoeken van een vervanger is vaak een tijdrovende klus, omdat meerdere medewerkers opgebeld moeten worden. Een makkelijkere manier is om geselecteerde medewerkers uit te nodigen voor een dienst, welke door medewerkers ontvangen wordt per email en push-bericht. Zo'n dienst noemen we een open dienst. Vanuit deze berichtgeving kan een medewerker een dienst accepteren en wordt de planner hiervan op de hoogte gebracht. Na het accepteren van een open dienst wordt de dienst direct ingepland.

5. Online beschikbaarheid opgeven

Met goede online personeelsplanning software kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid opgeven via de computer of mobiele app. De beschikbaarheid is direct zichtbaar in de online planning, zodat de planner duidelijk inzicht heeft wanneer medewerkers beschikbaar zijn. Dit is ideaal voor bedrijven met meerdere vestigingen, aangezien personeel daar vaak onderling wordt uitgewisseld, en de planner her personeel niet kent. Bij plannen op basis van beschikbaarheid met Excel, is hier real-time controle over houden, een stuk lastiger, wat kan zorgen voor ontevreden medewerkers. Wanneer de beschikbaarheid wordt ontvangen via email of WhatsApp, moet de planner steeds wisselen tussen de verschillende programma's. Dit zorgt er voor dat het maken van een rooster nog meer tijd kost.


6. Inzicht in afwezigheden

Wanneer een rooster wordt gemaakt moet ook rekening gehouden worden met de afwezigheden van medewerkers. Zeker wanneer een rooster voor een vakantieperiode wordt gemaakt. In deze situatie is het erg prettig om als planner of manager alle verlofaanvragen afwezigheden direct in het rooster te kunnen zien, zodat er om de afwezigheden heen ingeroosterd kan worden.


7. Plannen op basis van kosten

In veel rooster programma's kunnen de uurlonen van medewerkers worden ingevoerd, waardoor de verwachte personeelskosten direct inzichtelijk zijn. Hierdoor kan de planner het meest optimale rooster maken, ook op het gebied van loonkosten.

Naast de loonkosten kan ook gepland worden op basis van budget en forcast. Hierdoor kan een optimale personeelsplanning gemaakt worden.

8. integraties

Door het gebruik van integraties zoals met een kassa of reserveringsysteem is alle data voor handen om rekening mee te houden tijdens het plannen.