In 2026 blijven de percentages van de vrije ruimte binnen de WKR gelijk, maar indexaties en kleine aanpassingen zorgen ervoor dat je alsnog scherp moet blijven om een naheffing van 80 procent te voorkomen.
De werkkostenregeling 2026 lijkt op het eerste gezicht rustig, omdat de vrije ruimte 2026 niet wordt verhoogd of verlaagd. Toch kunnen wijzigingen in normbedragen, zoals de thuiswerkvergoeding en maaltijdwaarderingen, invloed hebben op je totale budget. En als je pas aan het einde van het jaar ontdekt dat je ruimte op is, betaal je over het meerdere een forse eindheffing.
De vraag is dus niet of er grote veranderingen zijn, maar of jij voldoende grip hebt op wat je gedurende het jaar aanwijst binnen de WKR 2026. Want overzicht voorkomt verrassingen, maar alleen als je het structureel bijhoudt.
Wat verandert er in de WKR in 2026?
Als je puur naar de percentages kijkt, verandert er in 2026 weinig. De vrije ruimte blijft 2 procent over de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom en 1,18 procent over het bedrag daarboven. Dat betekent dat de basis van de WKR 2026 hetzelfde blijft als vorig jaar.
Toch zijn er wel degelijk aanpassingen die invloed hebben op je administratie. Zo is de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2026 vastgesteld op 2,45 euro per dag. Ook normbedragen, zoals de waardering van een maaltijd in de kantine, worden jaarlijks geïndexeerd. Dat lijken kleine bedragen, maar bij veel medewerkers telt dat snel op.
Daarnaast blijft de eindheffing van 80 procent bestaan wanneer je de vrije ruimte overschrijdt. Dat maakt het extra belangrijk om niet alleen te kijken naar wat er verandert, maar vooral naar wat je zelf aanwijst binnen de regeling.
Met andere woorden, de regels blijven grotendeels gelijk, maar de impact zit in de details. En juist die details verdwijnen makkelijk in losse declaraties, Excelbestanden of aparte administratiesystemen.
| 📊 Onderdeel | 📅 2025 | 📅 2026 |
|---|---|---|
| 💼 Vrije ruimte eerste € 400.000 | 2% | 2% |
| 📈 Vrije ruimte boven € 400.000 | 1,18% | 1,18% |
| 🏠 Thuiswerkvergoeding (onbelast) | € 2,35 per dag | € 2,45 per dag |
| 🚗 Reiskostenvergoeding (onbelast) | € 0,23 per km | € 0,23 per km |
| ⚖️ Eindheffing bij overschrijding | 80% | 80% |
Waar gaat het in de praktijk mis?
De meeste overschrijdingen ontstaan niet door grote kerstpakketten of dure personeelsfeesten, maar door kleine bedragen die gedurende het jaar optellen. Een thuiswerkvergoeding hier, een bloemetje daar, een teamlunch die wordt aangewezen in de vrije ruimte. Voor je het weet, zit je aan je plafond.
Wat het ingewikkeld maakt, is dat de WKR zelden op één plek wordt beheerd. HR keurt vergoedingen goed, finance boekt facturen in, en de salarisadministratie wijst posten aan. Iedereen doet zijn deel, maar niemand ziet altijd het totaaloverzicht.
En juist daar gaat het mis. Want zonder realtime inzicht weet je pas laat hoeveel vrije ruimte je nog over hebt. Soms zelfs pas bij de laatste aangifte van het jaar. Dan is bijsturen geen optie meer, maar alleen nog betalen.
Herkenbaar? Dan ligt het probleem meestal niet bij de regels van de WKR 2026, maar bij het gebrek aan overzicht in je eigen organisatie.
Zo houd je grip op je vrije ruimte in 2026
De regels van de WKR 2026 zijn niet het probleem. Het gebrek aan overzicht is dat vaak wel. Gelukkig kun je met een paar praktische stappen veel ellende voorkomen.
1. Monitor elk kwartaal je vrije ruimte
Wacht niet tot december. Plan elk kwartaal een vast controlemoment waarin je bekijkt hoeveel van je vrije ruimte 2026 al is benut. Zo kun je tijdig bijsturen, bijvoorbeeld door bepaalde vergoedingen anders te verwerken of gerichte vrijstellingen slimmer in te zetten.
2. Wijs één verantwoordelijke aan
Als iedereen een beetje verantwoordelijk is, is uiteindelijk niemand het echt. Spreek duidelijk af wie de WKR bewaakt en wie controleert of posten correct worden aangewezen. Dat voorkomt ruis tussen HR, finance en salarisadministratie.
3. Gebruik gerichte vrijstellingen eerst
Niet alles hoeft in de vrije ruimte te vallen. Reiskosten tot 0,23 per kilometer en de thuiswerkvergoeding van 2,45 per dag kun je onbelast vergoeden zonder dat dit je vrije ruimte raakt. Door hier bewust mee om te gaan, houd je meer budget over voor andere vergoedingen.
4. Zorg voor realtime inzicht
Werk je met losse Excelbestanden en handmatige controles, dan loop je sneller achter de feiten aan. Wanneer je personeelskosten, vergoedingen en registraties op één plek samenkomen, zie je eerder wat de impact is op je totale budget.
Conclusie: WKR 2026 vraagt geen nieuwe regels, maar wel beter overzicht
De WKR 2026 verandert op papier nauwelijks. De percentages van de vrije ruimte blijven gelijk en ook de eindheffing van 80 procent is niet nieuw. Toch schuilt het risico niet in grote wetswijzigingen, maar in kleine bedragen die zich ongemerkt opstapelen.
Als je gedurende het jaar niet weet hoeveel vrije ruimte je al hebt benut, loop je het risico dat je pas te laat ontdekt waar je staat. En dan is bijsturen geen optie meer, maar alleen nog betalen. De oplossing zit niet in ingewikkeldere regels of strengere controles. De oplossing zit in inzicht. In weten wat er wordt aangewezen, wanneer dat gebeurt en wat het effect is op je totale personeelskosten.
Bekijk daarom nu al hoe jij je vrije ruimte in 2026 bewaakt. Heb je realtime overzicht of werk je nog met losse lijstjes? Zie je per kwartaal waar je staat of pas aan het einde van het jaar? De WKR is geen probleem, zolang je hem actief beheert. En hoe eerder je grip hebt, hoe rustiger je december eruitziet.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
