Terug op de rails met re-integratie activiteiten

Als werkgever sta je vaak voor de uitdaging om een zieke werknemer succesvol te herintegreren in jouw bedrijf. Re-integratie is niet alleen een verplichting, maar biedt ook kansen om je team sterker en veerkrachtiger te maken. In dit artikel verkennen we samen de wereld van re-integratie. Van de basisbeginselen tot een stap-voor-stap actieplan, leer je hoe je effectieve re-integratieactiviteiten kunt opzetten en uitvoeren. Dit leidt niet alleen tot een gezonder werkklimaat maar versterkt ook jouw bedrijf op lange termijn. Lees verder om te ontdekken hoe je jouw re-integratieproces kunt optimaliseren en je werknemers succesvol kunt terugleiden naar hun werkplek.

Wat is re-integratie?

Het is niet prettig als een werknemer langdurig ziek is. Niet voor de werknemer, maar ook niet voor jou als de werkgever. Als werkgever heb je ongetwijfeld te maken met situaties waarin een werknemer na ziekte weer aan het werk moet. Re-integratie is het proces waarbij je jouw zieke werknemer begeleidt naar zijn of haar terugkeer op de werkvloer. Dit kan gaan om terugkeer naar het eigen werk of naar andere passende werkzaamheden binnen jouw organisatie.

Re-integratie vereist zorgvuldige planning en uitvoering van verschillende activiteiten om te zorgen dat de terugkeer soepel en verantwoord verloopt. Je dient een re-integratieplan op te stellen dat aansluit bij de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer, vaak in samenwerking met de bedrijfsarts of arbodienst. Dit plan kan aanpassingen in de werkplek omvatten, maar ook rekening houden met aangepaste werktijden of specifieke taken die de werknemer kan uitvoeren.

9 Re-integratieactiviteiten voor jouw bedrijf

Hieronder vind je een aantal re-integratie activiteiten die jouw bedrijf kan helpen en jouw werknemers;

1. Werkplekaanpassingen: Maak je werkplek klaar voor iedereen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het bieden van een ondersteunende en toegankelijke werkplek voor al jouw werknemers, vooral wanneer een van hen terugkeert na een periode van ziekte. Het aanpassen van de werkplek is een effectieve manier om dit te bereiken. Dit kan variëren van het installeren van ergonomische meubels, zoals verstelbare stoelen en bureaus tot het implementeren van geavanceerde technologische hulpmiddelen die het werk vergemakkelijken.

2. Aangepaste werktijden: Flexibiliteit die werkt

Door flexibele werktijden aan te bieden, kun je jouw werknemer ondersteunen bij het re-integreren na ziekte. Dit kan betekenen dat je toestaat dat werknemers later beginnen, eerder stoppen, of werkdagen inkorten, afhankelijk van hun herstelbehoefte.

Het invoeren van aangepaste werktijden biedt jou de kans om te laten zien dat je begrip hebt voor de balans tussen werk en privé. Hierdoor kan jouw werknemer op een aangepaste snelheid terugkeren naar zijn of haar werk, zonder dat de druk om direct volledig te presteren te overweldigend wordt. Denk bijvoorbeeld aan een vierurige werkdag die geleidelijk uitgebouwd wordt naar volledige dagen, of de optie om vanuit huis te werken op dagen dat het reizen te belastend is.

Daarnaast kan het aanbieden van telewerkopties niet alleen helpen bij fysieke beperkingen, maar ook de mentale druk verlichten. Dit draagt bij aan een duurzaam herstel en voorkomt terugval. Door regelmatig te checken hoe het gaat, kun je de werktijden indien nodig verder aanpassen. Dit toont jouw betrokkenheid en kan de loyaliteit en motivatie van jouw werknemers verhogen.

3. Omscholing of bijscholing: Open deuren naar nieuwe mogelijkheden

Als werkgever zie je het potentieel in elk van jouw werknemers, ook wanneer ze terugkeren van een ziekteperiode. Soms zijn hun oorspronkelijke taken niet langer passend, en hier biedt omscholing of bijscholing een waardevolle oplossing. Door te investeren in de ontwikkeling van je werknemers, open je deuren naar nieuwe mogelijkheden binnen jouw bedrijf die beter aansluiten bij hun huidige capaciteiten.

Daarnaast kan bijscholing bestaande vaardigheden verfrissen en uitbreiden, wat bijdraagt aan zowel persoonlijke groei als het operationeel houden van jouw bedrijf. Bied, bijvoorbeeld cursussen aan in nieuwe softwareprogramma's, projectmanagementmethoden of klantenservice technieken. Deze vorm van ontwikkeling houdt niet alleen de werknemer betrokken en gemotiveerd, maar verhoogt ook de algehele veerkracht en aanpasbaarheid van jouw team. Dit is tevens ook nodig als je de werknemer naar een andere werkgever stuurt binnen het bedrijf.

4. Taakherontwerp: Een nieuwe kijk op oude rollen

Taakherontwerp is een strategie waarbij je de huidige taken van de werknemer aanpast om deze beter af te stemmen op zijn of haar huidige capaciteiten en beperkingen. Dit is niet alleen ondersteunend voor de werknemer, maar kan ook leiden tot efficiëntere werkprocessen binnen je bedrijf.

Begin met een grondige analyse van de taken die de werknemer voorheen uitvoerde en bepaal welke aspecten van deze taken nog steeds haalbaar zijn. Misschien kan de werknemer nog steeds dezelfde rollen vervullen, maar met aangepaste verantwoordelijkheden of ondersteunende technologieën die de taak lichter of toegankelijker maken.

Vervolgens, kijk naar alternatieve taken die relevant kunnen zijn voor de vaardigheden van de werknemer. Introduceer bijvoorbeeld taken die meer berusten op mentale dan op fysieke inspanning, zoals data-analyse in plaats van handmatig werk. Door het integreren van nieuwe technologieën of systemen kan de werknemer productiever zijn zonder fysieke stress.

5. Graduele werkbelasting: Stap voor stap vooruitgang

Een effectieve manier om hen te ondersteunen is het implementeren van een graduele werkbelasting. Dit betekent dat je de intensiteit en de hoeveelheid werk langzaam opvoert, aangepast aan hun hersteltempo.

Begin met lichte taken die weinig stress of fysieke inspanning vereisen. Het kan iets eenvoudigs zijn als documenten sorteren of deelname aan teamvergaderingen via videoconferenties, waarbij de werknemer vanuit huis kan werken. Dit biedt hen de kans om weer te wennen aan de werkstructuur zonder directe druk.

6. Regelmatige evaluaties: Sleutel tot succesvolle re-integratie inspanningen

Regelmatige evaluaties zijn hierbij van onschatbare waarde, omdat ze je helpen te begrijpen hoe jouw werknemers zich voelen en hoe effectief de huidige re-integratiestrategieën zijn.

Plan evaluatiesessies in op vaste momenten, zoals elke twee weken, waarin je samen met de werknemer de voortgang bespreekt. Gebruik deze gesprekken om eventuele aanpassingen in het re-integratietraject te bespreken, zoals het veranderen van taken of het aanpassen van werktijden. Dit toont jouw betrokkenheid bij hun herstel en aanpassingsvermogen.

7. Communicatie en feedback

Zorg voor regelmatige communicatie met jouw werknemers, zowel formeel als informeel. Plan bijvoorbeeld wekelijkse meetings waarin je niet alleen de voortgang bespreekt, maar ook ruimte biedt voor werknemers om hun ervaringen en eventuele zorgen te delen. Dit kan face-to-face, maar ook via moderne communicatiemiddelen zoals videoconferenties of collaboratieve platforms die real-time interactie mogelijk maken.

8. Gezondheids- en welzijnsprogramma's

Begin met het aanbieden van workshops die focussen op stressmanagement en mindfulness. Deze programma's helpen werknemers om beter om te gaan met dagelijkse spanningen en bevorderen een kalme en gefocuste werkomgeving. Ook fysieke activiteiten, zoals yogalessen of georganiseerde wandelmeetings, kunnen een grote bijdrage leveren aan zowel de fysieke als mentale gezondheid van jouw team.

Introduceer een voedingsprogramma dat gezonde eetopties op het werk aanbiedt. Denk hierbij aan fruit op kantoor of gezonde lunches. Dit niet alleen ondersteunt de algehele gezondheid, maar verhoogt ook het energieniveau van jouw werknemers gedurende de dag.

9. Therapeutische werkprogramma's: bevorder gezondheid

Het inzetten van therapeutische werkprogramma's kan een belangrijke rol spelen. Deze programma's zijn speciaal ontworpen om werknemers die langdurig ziek zijn of kampen met arbeidsongeschiktheid, te helpen bij hun terugkeer naar werk.

Start met een grondige probleemanalyse en een plan van aanpak, waarbij je de inzetbaarheid van de werknemer en de mogelijkheden voor aangepast werk evalueert. Werk nauw samen met deskundigen zoals de bedrijfsarts en de arbeidsdeskundige om een passend programma op te stellen. Hierbij is het belangrijk om re-integratieinspanningen te focussen op herstel en geleidelijke terugkeer naar het werk.

6 Tips voor re-integreren

Als werkgever speel je een centrale rol in het re-integratieproces van je werknemers. Hier zijn enkele gerichte adviezen:

1. Vroegtijdige interventie

Als werkgever is het belangrijk om snel te handelen wanneer een werknemer ziek wordt. Door onmiddellijk te beginnen met re-integratieactiviteiten, zoals het beoordelen van de mogelijkheid voor aangepast werk of de inzet van een arbeidsdeskundige, bevorder je een soepelere terugkeer naar de werkplek. Dit helpt niet alleen de werknemer maar ook jouw team om beter om te gaan met de veranderingen.

2. Ontwikkelen van een individuele plan van aanpak

Samenwerken met je werknemer en de bedrijfsarts om een gedetailleerd re-integratieplan op te stellen is belangrijk. Dit plan moet rekening houden met de medische beperkingen, maar ook met de capaciteiten van de werknemer. Vergeet niet dit plan regelmatig bij te stellen op basis van de voortgang en feedback van alle betrokken partijen.

3. Laat de arbodienst naar jouw plan van aanpak kijken

Nadat je een plan van aanpak hebt opgesteld, laat het dan reviseren door de arbodienst. Zij kunnen advies geven over eventuele aanpassingen om het plan meer in lijn te brengen met de actuele gezondheidstoestand van de werknemer. Deze stap zorgt voor een solide basis voor het verdere re-integratietraject.

4. Vraag hulp aan een re-integratiebedrijf

Overweeg om een gespecialiseerd re-integratiebedrijf in te schakelen (probeer wel eerst re-integratiebureaus te vergelijken). Zij bieden waardevolle expertise en ondersteuning bij het ontwerpen van effectieve re-integratieactiviteiten die specifiek gericht zijn op jouw branche en de situatie van de werknemer. Dit kan de druk op jou en je HR-afdeling aanzienlijk verminderen.

5. Maak een re-integratieverslag van je werknemer

Documenteer de re-integratievoortgang van je werknemer zorgvuldig in een re-integratieverslag. Dit verslag helpt bij het bijhouden van alle ondernomen stappen, aangeboden ondersteuning en eventuele aanpassingen in het werkproces. Het dient ook als een belangrijk document voor toekomstige evaluaties en beslissingen.

6. Blijf positief

Blijf gedurende het hele proces positief en ondersteunend naar je werknemer. Positiviteit vanuit het management kan een significante impact hebben op de motivatie en het moreel van de werknemer, wat essentieel is voor een succesvolle re-integratie.

6 Tips voor re integratieactiviteiten die de werkgever verplicht is

1. Opstellen van een probleemanalyse

Binnen zes weken na de ziekmelding moet een probleemanalyse worden gemaakt door de bedrijfsarts. Jij als werkgever bent verplicht om op basis van deze analyse samen met de werknemer een plan van aanpak voor de re-integratie op te stellen.

2. Re-integratiedossier bijhouden

Gedurende het hele re-integratieproces ben je verplicht een re-integratiedossier bij te houden. Dit dossier omvat alle documenten en communicatie met betrekking tot het verzuim en de re-integratie van de werknemer.

3. Inschakelen van een arbeidsdeskundige

Als het onduidelijk is of de werknemer kan terugkeren naar zijn/haar eigen werk, ben je verplicht een arbeidsdeskundige in te schakelen die kan beoordelen of het werk passend is en welke aanpassingen eventueel nodig zijn.

4. Loon doorbetaald

Je bent verplicht om gedurende de eerste 104 weken van ziekte het loon van de werknemer door te betalen (minimaal 70% van het laatstverdiende loon, maar minstens het minimumloon).

5. Preventie en voorlichting

Het is jouw taak om te zorgen voor een veilige werkomgeving en regelmatig voorlichting te geven over gezond werken en het voorkomen van ziekte.

6. Eindbeoordeling door UWV

Aan het eind van het tweede ziektejaar moet je samen met de werknemer het re-integratieverslag indienen bij het UWV, die beoordeelt of er voldoende aan de re-integratie is gedaan. Afhankelijk van deze beoordeling kan de werknemer een WIA-uitkering aanvragen.