Bereken hoeveel je kwijt bent aan tijdregistratie met onze rekenmachine

Weet jij wat handmatige urenregistratie je écht kost? Veel bedrijven onderschatten de impact van administratieve rompslomp en menselijke fouten op de winst. Stop met gissen en bereken het zelf. Met deze ROI-calculator zie je binnen één minuut hoeveel euro’s en uren je bespaart door over te stappen op een digitaal systeem. Vul je gegevens in en ontdek direct jouw winst.

Wat betekent wettelijke tijdregistratie?

Een tijdregistratiesysteem dat aan de wet voldoet, moet aan drie minimumeisen voldoen: het is objectief (niet achteraf te manipuleren), betrouwbaar (volledig en juist) en toegankelijk (inzichtelijk voor zowel medewerkers als controlerende instanties).

Daarnaast geldt:

• Werktijden worden dagelijks vastgelegd.

• Overuren en meerwerk zijn transparant en herleidbaar.

• Pauzes en rusttijden worden correct verwerkt.

Het implementeren van zo’n systeem is geen klusje dat je in een weekend klaart. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf moet je rekenen op een doorlooptijd van 2 tot 6 maanden.

Stappenplan

STAP 1 - De voorbereiding: Breng je eisen in kaart

Alles begint met een nulmeting van je organisatie. Het doel? Zorgen dat de wetgeving naadloos aansluit op hoe er bij jou op de werkvloer wordt gewerkt.

Kijk goed naar deze punten:

• Je team: Om hoeveel mensen gaat het? Denk aan fulltime en parttime, maar vergeet ook de oproepkrachten, ploegendiensten en flexibele werktijden niet.

• De werkplek: Waar wordt er gewerkt? Op kantoor, thuis, in de buitendienst of op verschillende vestigingen?

• CAO en bedrijfsregels: Waar moet je rekening mee houden qua toeslagen, overuren en verplichte bloktijden?

STAP 2 - De methode: Digitaal of analoog?

Sinds de uitspraken van het Europees Hof is er geen twijfel meer: als werkgever ben jij eindverantwoordelijk voor een correcte tijdregistratie. Hoewel werken met Excel of pen en papier niet verboden is, is de kans op fouten hierbij groot.

• Digitaal: Je profiteert van automatische tijdstempels, wijzigingen worden gelogd en de data wordt veilig en ‘audit-proof’ opgeslagen.

• Analoog: Dit kost veel handmatig werk, is lastig te controleren en geeft een groter juridisch risico als er discussie ontstaat.

STAP 3 - Privacy, de OR en draagvlak

Omdat tijdregistratie over privacygevoelige persoonsgegevens gaat, krijg je direct te maken met de AVG (GDPR) en - als je die hebt – de Ondernemingsraad.

• De Ondernemingsraad (OR): In Nederland heeft de OR instemmingsrecht bij het invoeren van systemen die aanwezigheid of prestaties registreren (volgens de Wet op de ondernemingsraden). Betrek ze dus op tijd!

• Privacy (AVG): Houd je aan de principes van doelbinding en dataminimalisatie. Leg alleen vast wat nodig is en regel de toegangsrechten goed in (wie mag wat zien?).

• Draagvlak: Communicatie is de sleutel tot succes. Maak duidelijk dat tijdregistratie geen 'controletool' is, maar juist bedoeld is om medewerkers te beschermen tegen structureel onbetaald overwerken.

STAP 4 - Testen, integreren en trainen

Ga niet meteen voor een ‘big bang’, maar begin met een pilotfase. Zo haal je de kinderziektes uit het proces en wennen collega's rustig aan het nieuwe systeem.

• Start klein: Kies een specifieke afdeling of een vaste groep medewerkers om mee te proefdraaien.

• Check de koppelingen: Test of de data goed doorstroomt naar de salarisadministratie.

• Maak het makkelijk: Zorg voor korte trainingen of duidelijke tutorials, zodat iedereen direct snapt hoe het werkt.

STAP 5 - Blijvende compliance en optimalisatie

Na de 'go-live' begint de echte meerwaarde pas: inzicht, rapportages en de kans om continu te verbeteren.

• Archivering: Sla de gegevens veilig en 'audit-proof' op. Houd hierbij rekening met de wettelijke bewaartermijn (in Nederland is dat voor de basisgegevens van de salarisadministratie vaak 7 jaar).

• Periodieke checks: Controleer regelmatig of de regels rondom pauzes, rusttijden en overuren in de praktijk goed worden nageleefd.

• Meet het succes: Kijk naar concrete resultaten, zoals minder handmatig herstelwerk, tijdwinst voor HR en minder vragen van medewerkers over hun uren.

Business Case: Waarom digitale tijdregistratie loont

Digitale tijdregistratie is niet alleen een wettelijke verplichting, het is ook een slimme zakelijke zet. Door minder handmatig herstelwerk, minder fouten in de salarisadministratie en meer inzicht bespaar je onderaan de streep direct tijd én geld.

Vergelijking: methodes voor tijdregistratie

Hieronder zie je een overzicht van de meest gebruikte methodes:

Conclusie

🚀 Klaar voor de volgende stap?

Tijdregistratie is allang geen stoffige administratieve klus meer. Het is de basis van een gezonde, transparante organisatie. Door over te stappen van Excel of papier naar een digitaal systeem zoals Shiftbase, sla je twee vliegen in één klap:

1. Je voldoet aan de wet: Geen zorgen meer over controles, de AVG of discussies over overuren.
2. Je bespaart kosten: Minder administratieve rompslomp en een foutloze koppeling met je salarisadministratie zorgen ervoor dat de investering zich vaak al binnen een maand terugverdient.

Wacht niet tot de wetgever of een inspectie je dwingt, maar neem zelf de regie. Een modern systeem geeft rust in de organisatie en zorgt ervoor dat jij je weer kunt focussen op wat echt belangrijk is: ondernemen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen