Dein Guide: Zeiterfassung rechtssicher einführen

Was bedeutet „rechtssichere Zeiterfassung“ konkret?

Ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem erfüllt drei Mindestanforderungen: Es ist objektiv (keine nachträgliche Manipulation), verlässlich (vollständig und korrekt) und zugänglich (für Mitarbeiter und Prüfinstanzen einsehbar).

• Arbeitszeiten werden täglich erfasst
• Überstunden und Mehrarbeit sind transparent nachvollziehbar
• Pausen und Ruhezeiten werden korrekt berücksichtigt

Die Einführung eines solchen Systems ist kein Wochenendprojekt. Je nach Unternehmensgröße solltest du eine Zeitspanne von 2 bis 6 Monaten einplanen.

SCHRITT 1️⃣ - Analyse: Anforderungen und Rahmenbedingungen klären

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme deiner Organisation. Ziel ist es, rechtliche Anforderungen und betriebliche Realität zusammenzubringen.

• Mitarbeiterstruktur: Anzahl der Mitarbeiter, Vollzeit/Teilzeit, Minijob, Schicht- oder Gleitzeitmodelle
• Arbeitsorte: Büro, Homeoffice, Außendienst, Filialen
• Tarifliche oder betriebliche Regelungen: Zuschläge, Überstundenregeln, Kernarbeitszeiten
• Fakt: Fehlerhafte Überstunden-Erfassung ist eine der häufigsten Ursachen für Nachzahlungen bei Prüfungen.

SCHRITT 2️⃣ - Methode wählen: Digital vs. analog

Seit den Urteilen von EuGH und BAG ist klar: Die Verantwortung für eine korrekte Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Analoge Systeme sind zwar nicht grundsätzlich verboten, aber fehleranfällig.

• Digitale Systeme: Automatische Zeitstempel, Protokollierung von Änderungen, revisionssichere Speicherung
• Analoge Systeme: Hoher manueller Aufwand, geringere Nachvollziehbarkeit, erhöhtes Haftungsrisiko
• Empfehlung: Cloudbasierte Lösungen ermöglichen Echtzeit-Zugriff für HR, Führungskräfte und Mitarbeiter.

SCHRITT 3️⃣ - Datenschutz, Betriebsrat und Akzeptanz

Zeiterfassung betrifft sensible personenbezogene Daten und unterliegt der DSGVO sowie dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

• Betriebsrat: Mitbestimmung gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
• Datenschutz: Zweckbindung, Datenminimierung, klare Zugriffsrechte
• Akzeptanz: Kommunikation ist entscheidend – Zeiterfassung schützt Mitarbeiter vor unbezahlter Mehrarbeit

SCHRITT 4️⃣ - Testphase, Integration und Schulung

Vor dem vollständigen Rollout empfiehlt sich eine Pilotphase, um Prozesse zu testen und Akzeptanz aufzubauen.

• Pilotgruppe oder Abteilung definieren
• Schnittstellen zur Lohnabrechnung (z. B. DATEV) testen
• Kurze Schulungen oder Tutorials für Mitarbeiter bereitstellen

SCHRITT5️⃣ - Dauerhafte Compliance und Optimierung

Nach dem Rollout beginnt der eigentliche Mehrwert: Transparenz, Auswertungen und kontinuierliche Verbesserung.

• Archivierung: Mindestens 2 Jahre revisionssicher speichern
• Regelmäßige Audits: Prüfung von Pausen, Ruhezeiten und Überstunden
• Kennzahlen: Reduktion manueller Korrekturen, Zeitersparnis in HR, weniger Rückfragen

Business Case: Warum sich digitale Zeiterfassung rechnet

Digitale Zeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein wirtschaftlicher Hebel. Weniger manuelle Korrekturen, weniger Fehler in der Abrechnung und mehr Transparenz sparen Zeit und Geld.

Dein Ergebnis auf einen Blick

Basierend auf typischen Unternehmensdaten amortisiert sich der Einsatz von Shiftbase häufig bereits im ersten Monat.

Vergleich der Zeiterfassungs-Methoden