80/20-regel

Wat is de 80/20-regel?

De 80/20-regel is een concept dat stelt dat ongeveer 80% van gevolgen voortkomt uit slechts 20% van de inspanning. Met andere woorden, een klein deel van wat je doet, is verantwoordelijk voor het leeuwendeel van de resultaten. Zo is bij een bedrijf (in theorie) 20% van de klanten verantwoordelijk voor 80% van de omzet.

Dit concept wordt vaak toegeschreven aan de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, die ontdekte dat 80% van de rijkdom in Italië in handen was van 20% van de bevolking. Daarom wordt de regel ook wel het Pareto principe genoemd.

Relevantie voor werkgevers

Als werkgever wil je zeker weten dat de processen in je bedrijf soepel verlopen, en dat betekent dat je moet begrijpen hoe de 80/20-regel van toepassing is op welke delen continu het meest tijd in beslag nemen.

Dit inzicht biedt een kans om te focussen op de impactvolste taken en processen die je energie waard zijn, en minder tijd kwijt aan zaken die wat minder invloed hebben. Kortom, waar je de meeste resultaten kunt behalen met de minste inspanning.

Praktisch toepasbare tips

Hier zijn praktische tips waarmee je zelf het principe kunt toepassen:

1. Identificeer de belangrijkste taken

Denk aan 20% van de oorzaken die de meeste impact hebben op je bedrijf en die verantwoordelijk zijn voor 80% van de uitkomsten. En ga na welke taken de meeste omzet genereren, klanten aantrekken of problemen oplossen.

2. Stel prioriteiten

Bepaal welke taken en activiteiten het meeste resultaat opleveren voor je bedrijf. En richt je aandacht en energie voornamelijk hierop.

3. Minimaliseer inspanningen

Een belangrijk aspect van de 80/20-regel is het herkennen van minder belangrijke taken of activiteiten binnen je bedrijf en deze efficiënt beheren. Dit betekent niet dat je deze taken volledig negeert; integendeel, ze hebben nog steeds hun plaats en waarde in de bedrijfsvoering.

Echter, de sleutel ligt in het minimaliseren van de hoeveelheid tijd, energie en middelen die je aan deze minder belangrijke taken besteedt. Dit is hoe je inspanningen kan minimaliseren:

Bij de 80/20-regel moet je kunnen onderscheiden welke taken of klusjes echt het verschil maken voor je bedrijf en welke minder belangrijk zijn.

Het is niet de bedoeling om die minder belangrijke dingen helemaal overboord te gooien; ze hebben nog steeds hun plek in het grote geheel. Maar de truc zit in het beperken van de tijd, energie en middelen die je eraan besteedt. Zo doe je dat:

• Ontdek de tijdrovers: Neem even een moment om te bekijken welke taken in je bedrijf niet echt bijdragen aan je grote doelen. Denk aan al die administratieve rompslomp, die oeverloze vergaderingen die nergens naartoe lijken te gaan, of projecten die je weinig rendement opleveren. Het zijn vaak deze taken die je kostbare tijd opslokken. Optimaliseer waar mogelijk.

• Verminder vergaderingen: Zeg "nee" tegen die oeverloze vergaderingen die nergens naartoe lijken te gaan. Als vergaderingen een tijdverspilling lijken te zijn, overweeg dan om ze te verminderen of efficiënter te maken. Zorg ervoor dat vergaderingen doelgericht zijn en dat alleen de mensen die echt nodig zijn aanwezig zijn.

• Evalueer projecten: Kijk kritisch naar lopende projecten en bepaal of ze de gewenste resultaten opleveren. Als sommige projecten weinig rendement opleveren, overweeg dan om ze te veranderen of te beëindigen.

• Delegeer (als het kan): Wanneer je die taken hebt geïdentificeerd, overweeg dan om ze te delegeren of uit te besteden. Denk aan het doorschuiven van taken naar medewerkers of het inzetten van externe hulp. Hierdoor kun jij je richten op de kerntaken die echt bijdragen aan je bedrijf.

• Automatiseer de sleur: Een andere slimme zet is het automatiseren van die tijdrovende, repetitieve taken. Technologie en automatiseringstools kunnen je daarbij helpen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan software zoals Shiftbase die je helpt bij het beheren van urenregistratie, verlofregistratie en personeelsplanning. Hiermee win je kostbare tijd.

Bepaal welke taken en activiteiten het meeste resultaat opleveren voor je bedrijf, en richt daar je aandacht, energie en tijd voornamelijk op.

Kijk ook naar welke taken binnen het bedrijf 80% van de tijd in beslag nemen, en concentreer je op optimalisatie.

In het kort

• Wat is de 80/20-regel? De 80/20-regel, ook bekend als het Pareto-principe, stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de uitkomsten.
  
  
• Hoe pas je de 80/20-regel toe? Om de regel toe te passen, identificeer je de taken en activiteiten die de meeste impact hebben op je bedrijf. Concentreer je op deze belangrijke taken, automatiseer of delegeer andere taken, verminder onnodige vergaderingen en e-mailbeheer, en blijf je activiteiten regelmatig evalueren.