Efficiënte personeelsplanning met de beste WFM software

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 2 februari 2024
Efficiënte personeelsplanning met de beste WFM software

WFM-software stroomlijnt personeelsplanning en operationeel beheer. Dit artikel gaat dieper in op hoe deze tools jouw bedrijfsprocessen kunnen versnellen en waarom ze een cruciale rol spelen in moderne organisatiestructuren.

Belangrijkste punten

  • WFM-software vereenvoudigt complexe planningsprocessen, verhoogt de efficiëntie door nauwkeurige roosters te creëren en vermindert de werklast door automatisering.

  • Belangrijke functies van WFM-software omvatten urenregistratie, verlofregistratie, rapportages en analyses, waarmee inzicht in productiviteit en efficiëntie van de personeelsplanning wordt verkregen.

  • Integratie van WFM-software met andere systemen zoals salarisadministratie en reserveringssystemen verhoogt de operationele efficiëntie, terwijl ondersteuning en training na implementatie cruciaal zijn voor het succesvol gebruik van de software.

Wat is Workforce Management Software?

Workforce Management software, of WFM-software, is een krachtig hulpmiddel dat bedrijven in staat stelt om hun personeelsplanning en -beheer te optimaliseren. Deze workforce management oplossingen optimaliseren de personeelscapaciteit en productiviteit door:

  • Inzicht te geven in de benodigde medewerkers
  • Inzicht te geven in de prestaties, vaardigheden en doelen van medewerkers
  • Een efficiëntere inzet van het personeel te realiseren
  • Betere prestaties te behalen

Een van de belangrijkste voordelen van WFM-software is de mogelijkheid om complexe planningsprocessen te vereenvoudigen. Dit stelt managers in staat om een optimale personeelsbezetting te behouden en de juiste medewerkers op het juiste moment in te zetten. Bovendien kan WFM-software worden aangepast aan de individuele procesbehoeften van een organisatie, waardoor het een flexibele en veelzijdige oplossing is.

Efficiënte personeelsplanning

Een van de belangrijkste functies van WFM-software is de mogelijkheid om nauwkeurige roosters te creëren. Door gebruik te maken van verwachte werkaanbod en capaciteitsplanning kan WFM-software zorgen voor een optimale personeelsbezetting, afgestemd op real-time gegevens. Dit betekent dat WFM-software organisaties in staat stelt om snel bij te sturen waar nodig en te zorgen dat medewerkers op het juiste moment en op de juiste plek zijn.

Daarnaast houden moderne WFM-oplossingen rekening met de individuele voorkeuren en eigen beschikbaarheid van werknemers. Dit resulteert in eerlijke en op maat gemaakte roosters, wat bijdraagt aan de tevredenheid van medewerkers.

Tijdsbesparing en verhoogde productiviteit

Een andere belangrijke functie van WFM-software is de mogelijkheid tot automatisering. Door taken zoals planning, roostering en rapportage te automatiseren, vermindert WFM-software de werklast en voorkomt het fouten. Dit resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen en een verhoogde productiviteit.

Daarnaast verlaagt WFM-software de administratieve lasten door automatisering van handmatige taken zoals verlofaanvragen. Dit maakt het mogelijk voor medewerkers om zich te richten op hun kernactiviteiten, waardoor de algehele productiviteit van de organisatie verder toeneemt. Bovendien biedt WFM-software inzicht in de productiviteit van werknemers door middel van tijdregistratie-analyses.

Belangrijke functies van WFM Software

Illustratie van een geautomatiseerd urenregistratiesysteem dat de functionaliteit van workforce management software illustreert

Naast de hierboven genoemde voordelen biedt WFM-software ook een aantal andere fundamentele functionaliteiten die essentieel zijn voor de efficiëntie van personeelsplanning in diverse sectoren zoals de horeca. Deze omvatten onder andere de mogelijkheid om werknemers effectiever toe te wijzen aan specifieke diensten en werkgebieden, wat zorgt voor een betere inzet van het personeel.

Daarnaast biedt WFM-software voorzieningen voor urenregistratie, verlofregistratie en rapportages. Deze functionaliteiten maken WFM-software tot een complete oplossing voor workforce management.

Urenregistratie en verlofaanvragen

Een van de meest waardevolle functionaliteiten van WFM-software is het automatiseren van arbeidsintensieve en foutgevoelige taken zoals het berekenen van uren en het correct toepassen van loonheffingsregels. Gewerkte uren worden automatisch geregistreerd en verwerkt volgens bedrijfsregels met behulp van timesheets, prikklokken en mobiele apps die verbonden zijn aan WFM-software.

Naast urenregistratie biedt WFM-software ook geautomatiseerde verlofaanvragen. Medewerkers kunnen via het WFM-systeem verlof aanvragen en de status van hun aanvraag volgen, wat zorgt voor meer gemak en overzicht.

Rapportages en analyses

Rapportages en analyses zijn essentiële functies van WFM-software. Door het aanbieden van directe visuele inzichten, helpen deze functionaliteiten bij het beoordelen van de efficiëntie van personeelsplanning en het identificeren van verbeterpunten.

Door transparantie over de capaciteitsbenutting en real-time inzicht in planning en aanwezigheid, kan WFM-software knelpunten detecteren en het management in staat stellen om de personeelsinzet te optimaliseren. Daarnaast worden de verzamelde gegevens door WFM-software gebruikt voor het genereren van diepgaande analyses en periodieke rapportages, wat bijdraagt aan een cyclische benadering voor het continu bijsturen en verbeteren van de personeelsstrategie.

Integraties en koppelingen

Naast de functies en voordelen die we tot nu toe hebben besproken, biedt WFM-software ook integratiemogelijkheden met salarisadministratie en HR-systemen. Dit draagt bij aan automatisering en efficiëntie binnen het bedrijf.

Een goede integratie met andere interne data, inclusief relevante gegevens, zorgt voor een naadloze afstemming tussen verschillende werksystemen en verhoogt daarmee de algehele efficiëntie in de organisatie. Goede communicatie speelt hierbij een cruciale rol.

Synchronisatie met salarisadministratie

WFM-software kan worden gekoppeld aan loonadministratiesoftware. Dit is essentieel voor het efficiënt synchroniseren van uren en gegevens. Door de koppeling tussen WFM-software en salarisadministratie worden kloktijden en gewerkte uren direct en correct verwerkt naar de loonadministratie.

Dit zorgt ervoor dat beheerders altijd toegang hebben tot actuele en nauwkeurige gegevens voor de salarisverwerking.

Koppeling met kassasystemen en reserveringssystemen

WFM-software biedt ook integratiemogelijkheden met kassasystemen en reserveringssystemen. Deze koppelingen bieden real-time inzichten en kunnen de operationele activiteiten naar een hoger niveau tillen.

Bijvoorbeeld, WFM-software kan integreren met restaurantreserveringssystemen om de personeelsbehoefte te voorspellen op basis van verwachte bezettingsgraden en de personeelsplanning te optimaliseren.

Implementatie en ondersteuning

Een ander belangrijk aspect van WFM-software is de implementatie en ondersteuning. Training voor WFM-software implementatie is essentieel, omdat het gebruikers in staat stelt de software effectief te gebruiken.

Daarnaast speelt ondersteuning na implementatie een cruciale rol in het succes en de effectiviteit van WFM-software, en het is belangrijk om een leverancier te kiezen die u kan ondersteunen.

Trainingen en webinars

Trainingen en webinars spelen een essentiële rol bij de succesvolle implementatie en optimaal gebruik van WFM-software. Tijdens deze sessies doen gebruikers hands-on ervaring op en leren ze over de functionaliteiten en best practices van de WFM-software.

Bij Shiftbase bieden we gratis webinars aan als onderdeel van ons trainingsprogramma voor de implementatie van WFM-software en het effectief beheren van communicatie.

Ondersteuning na implementatie

Na de implementatie is het belangrijk dat organisaties blijven profiteren van deskundige ondersteuning. Consultants kunnen ondersteuning bieden gericht op het volledige levenscyclusbeheer van de WFM-software, met een grondige kennis van de specifieke bedrijfsprocessen van de organisatie.

Bovendien is documentatie cruciaal voor het vastleggen van besluitvormingsprocessen en biedt het een basis voor ondersteuning bij zowel de implementatie als het langetermijngebruik van WFM-software.

Voordelen van WFM Software

Female employee using shiftbase planning tool - employee scheduling-1

Naast de hierboven genoemde functionaliteiten en integraties biedt WFM-software ook een aantal belangrijke voordelen. Deze omvatten een hogere klanttevredenheid, tevreden medewerkers en verbeterde efficiëntie.

Hogere klanttevredenheid

Een van de belangrijkste voordelen van WFM-software is dat het bijdraagt aan een hogere klanttevredenheid. Door accurate voorspellingen voor personeelsbezetting mogelijk te maken, kan WFM-software ervoor zorgen dat er altijd voldoende personeel aanwezig is om aan de verwachtingen van de klanten te voldoen. Dit resulteert in een stabiele en kwalitatieve klantenservice.

Tevreden medewerkers

WFM-software draagt ook bij aan de tevredenheid van medewerkers. Transparante communicatie en feedbackmogelijkheden via WFM-tools vergroten de betrokkenheid en motivatie van medewerkers.

Bovendien kan WFM-software de werkverdeling evenwichtiger maken, wat leidt tot minder stress en een betere werk-privébalans.

Verbeterde efficiëntie

Tot slot draagt WFM-software bij aan een verbeterde efficiëntie. WFM-software:

  • Centraliseert versnipperde WFM-processen in één totaaloplossing
  • Leidt tot stroomlijning van werkprocessen
  • Zorgt voor betere communicatie tussen afdelingen

Daarnaast stelt WFM-software organisaties in staat om snel in te spelen op veranderingen in vraag en aanbod, wat resulteert in een grotere flexibiliteit en het behoud van kwaliteit.

Samenvatting

Na het verkennen van de kracht, functies, integraties en voordelen van WFM-software is het duidelijk dat deze software een essentieel hulpmiddel is voor elke organisatie die streeft naar efficiëntie en productiviteit. Of het nu gaat om het optimaliseren van personeelsplanning, het automatiseren van taken of het verbeteren van de klantenservice, WFM-software biedt een complete oplossing voor workforce management.

Ontdek hoe je met Shiftbase jouw workforce management eenvoudig kan inrichten!

Veel gestelde vragen

  • Een WFM systeem, ook bekend als strategische personeelsplanning, wordt gebruikt om de werk- en personeelsplanning binnen een bedrijf te beheren op basis van de geschatte hoeveelheid werk.

  • Workforce management omvat het plannen, instrumenten en activiteiten om de beschikbaarheid van personeel te koppelen aan de capaciteitsbehoeften van de organisatie. Dit helpt om een efficiënte inzet van medewerkers te realiseren.

  • WFM is essentieel omdat het kan zorgen voor een optimale personeelsplanning, waardoor personeelscapaciteit wordt geoptimaliseerd en kostbare tijd wordt bespaard. Met behulp van WFM-software is het gemakkelijker om gegevens te verzamelen, strakke schema's te maken en waardevolle inzichten te verkrijgen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

Personeelsplanning en urenregistratie software!

  • Eenvoudige personeelsplanning
  • Overzichtelijke urenregistratie
  • Makkelijke verlofregistratie
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Productiviteit
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.