Als werkgever krijg je te maken met hogere loonkosten dan alleen het maandelijkse brutoloon van werknemers. Zo moet je bijvoorbeeld ook rekening houden met de kosten van verplichte premies en bijdragen. Welke personeelskosten er nog meer zijn, welke kosten verplicht zijn als je personeel aanneemt en wat een gemiddelde werknemer kost, dat ontdek je in dit artikel.
Wat zijn personeelskosten?
Personeelskosten zijn alle kosten die een werkgever maakt in verband met het personeel dat in dienst is. Dit omvat onder andere salarissen, lonen, sociale bijdragen, pensioenbijdragen, verzekeringen, training en ontwikkeling, en andere arbeidsvoorwaarden. Ook kosten voor werving en selectie, ontslagvergoedingen en andere kosten gerelateerd aan het aannemen en ontslaan van personeel vallen onder personeelskosten. Kortom, personeelskosten omvatten alle kosten die nodig zijn om het personeel te werven, te behouden en te ondersteunen in hun werkzaamheden.
"Wist je dat... je per werknemer zo'n 20% tot 40% van het jaarsalaris, bovenop het bruto salaris betaalt?"
Directe personeelskosten waar elke werkgever mee te maken krijgt
Directe personeelskosten zijn de kosten van:
- brutoloon per werknemer
- de jaarlijkse vakantietoeslag van 8%
- premies werknemersverzekeringen
- overige werkgeverspremies
- eindejaarsuitkeringen of een 13e maand
Deze kosten nemen het grootste deel van de totale loonkosten in beslag. Voor het brutoloon is het verplicht om minstens het minimumloon te betalen en hiernaast betaal je als werkgever 8% van het bruto jaarsalaris als vakantiegeld. Geldt er in jouw branche een cao die algemeen verbindend verklaart is, dan ligt het minimumbedrag voor het maandsalaris vaak hoger dan het verplichte minimumloon. Hiernaast vallen eventuele eindejaarsuitkeringen en een 13e maand onder directe loonkosten.
Tot slot vallen loonheffingen voor de WIA premie, de WW premie, het werkgeversdeel van de pensioenpremie en de bijdrage zorgverzekeringswet onder directe loonkosten. Dit zijn de premies werknemersverzekeringen. Eventuele andere premies voor bijvoorbeeld werkloosheidsuitkeringen of de ziektekostenuitkeringen moeten ook bij de directe loonkosten gerekend worden. Er zijn ook andere kosten die niet standaard zijn, maar afhankelijk zijn van werksituaties. Dit worden indirecte loonkosten genoemd.
Indirecte loonkosten
Onder indirecte kosten vallen:
- kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden
- pensioenkosten
- kosten van regelmatige financiële voordelen
Bij de kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn er verschillende kosten waar je aan kunt denken. Denk niet alleen aan de kosten voor bijvoorbeeld bedrijfshulpverlening, leasekosten en reiskosten of overwerkvergoedingen. Neem ook de kosten van ambtsjubilea, werktelefoons en laptops, kinderopvang of verhuiskosten mee in de berekening van de kosten van secundaire voorwaarden.
Onder regelmatige financiële voordelen vallen de kosten van prestatiebeloningen, een eventuele eindejaarsuitkering en de 13e maand. In sommige branches is het niet verplicht om een pensioenregeling aan te bieden. Pensioenkosten vallen hierdoor ook onder overige personeelskosten. Werk je echter in de bouw, dan staat er in de cao dat werknemers zich verplicht moeten aansluiten bij een bedrijfstakpensioenfonds. Controleer daarom altijd de cao van je branche om erachter te komen of aanbieden van een pensioenregeling verplicht is.
Overige personeelskosten berekenen
Voor het berekenen van alle overige personeelskosten is het belangrijk om na te gaan wat werknemers nodig hebben voordat je begint met personeel aannemen, zoals een vaste werkplek. Moet een medewerker bijvoorbeeld vanuit huis werken, dan valt de investering voor een werkplek onder overige uitgaven. Denk ook aan kosten voor het opleiden van personeel, werkkleding en andere arbeidsvoorzieningen. Tot slot bereken je de kosten van bijvoorbeeld de lunch en ontspanning op kantoor als overige uitgaven. In feite vallen alle kosten die niet direct of indirect zijn dus onder overige uitgaven.
Verplichte premies en bijdragen
Sommige premies en bijdragen zijn verplicht. De kosten die elke werkgever draagt zijn loonheffingen. Deze loonheffingen bestaan uit:
- loonbelasting
- inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (Zvw)
- premie volksverzekeringen AOW, Anw en Wlz
- premie werknemersverzekeringen WW, WIA en ZW
Loonheffingen worden betaald aan de belastingdienst. Over het salaris van een werknemer die vanaf een uitzendbureau komt betaal je premies en bijdragen voor verzekeringen niet. In dit geval zijn de kosten voor het uitzendbureau, maar als het bureau deze premies en bijdragen niet betaalt, dan kan de Belastingdienst jou aansprakelijk stellen voor het betalen hiervan. Je beperkt dit risico door enkel voor uitzendbureaus te kiezen die voorzien zijn van het keurmerk van Stichting Normering Arbeid.
Voorbeeld berekening personeelskosten
Stel: een werknemer heeft een bruto maandsalaris van €3.000. Dan ziet een vereenvoudigde berekening er zo uit:
| Kostenpost | Bedrag (per maand) |
|---|---|
| Brutoloon | €3.000 |
| Vakantiegeld (8%) | €240 |
| Werkgeverspremies (WW, WIA, ZW, Zvw, pensioen) | ca. €900 |
| Overige kosten (secundaire voorwaarden, werkplek, opleiding) | ca. €300 |
| Totaal | ca. €4.440 |
De totale werkgeverslasten kunnen dus 30% tot 40% hoger liggen dan het brutoloon.
Samenvatting personeelskosten
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Directe loonkosten | Brutoloon, vakantiegeld, werkgeverspremies, 13e maand |
| Indirecte loonkosten | Leasekosten, reiskosten, werktelefoon, kinderopvang |
| Overige kosten | Werkplek, opleidingen, lunch, werkkleding |
Veelgestelde vragen over personeelskosten
- Wat zijn personeelskosten?
- Alle kosten die een werkgever maakt voor personeel, zoals loon, premies, pensioen, verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Hoeveel kost een werknemer gemiddeld?
- Gemiddeld 20% tot 40% bovenop het bruto salaris. Een werknemer met €3.000 bruto kan de werkgever ca. €4.400 kosten.
- Welke personeelskosten zijn verplicht?
- Verplichte kosten zijn loonbelasting, Zvw-bijdrage, werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en vaak pensioenpremies via de cao.
- Wat zijn indirecte loonkosten?
- Niet-standaard kosten zoals leaseauto, werktelefoon, kinderopvang of verhuiskosten.
- Hoe kan ik personeelskosten verlagen?
- Door efficiënte personeelsplanning, goed gebruik van subsidies en het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
