Werkgeversreferentie

Een werkgeversreferentie is wat een vorige werkgever vertelt over hoe een sollicitant werkte. Je vraagt haar alleen op met toestemming van de kandidaat. Als oud-werkgever mag je eerlijk zijn, ook als het oordeel negatief is, maar over gezondheid en ziekteverzuim zeg je niets, zelfs niet als de oud-medewerker daar toestemming voor geeft.

Wat is een werkgeversreferentie?

Meestal is het een telefoongesprek tussen de nieuwe werkgever en de vorige leidinggevende, soms een korte mail. Het doel is een beeld van hoe iemand werkt: hoe die omgaat met een volle zaak, met kritiek, met collega's. Een oud-werkgever is niet verplicht mee te werken.

Het verschil met een getuigschrift

Een getuigschrift is een schriftelijk document dat je verplicht meegeeft als een vertrekkende medewerker erom vraagt. Daarin staan de duur van het dienstverband, de functie en de arbeidsduur. Een oordeel over het functioneren of de reden van vertrek komt er alleen in op verzoek van de medewerker. Een referentie is vrijwillig, meestal mondeling en gaat juist over dat functioneren.

Toestemming van de kandidaat

Vraag de kandidaat voordat je iemand belt. De NVP Sollicitatiecode, die veel werkgevers volgen, schrijft voor dat je referenties alleen met voorafgaande toestemming natrekt, en dat sluit aan op de privacywet. Laat de kandidaat zelf de referenten noemen, vertel waarover je wilt praten en bel geen vorige werkgever die de kandidaat niet heeft opgegeven. Je aantekeningen bewaar je niet langer dan de procedure duurt.

Referentie vragen bij een oude werkgever: zo pak je het aan

Doe het aan het eind van de procedure, als je een aanbod overweegt. Bedenk vooraf wat de functie echt vraagt en stel daar open vragen over: "Hoe ging hij of zij om met een drukke avond?", "Waar kon je op bouwen?". Vraag door op voorbeelden in plaats van op oordelen. En weeg het antwoord als één bron naast de gesprekken en een eventuele proefdag, niet als eindoordeel.

Wat mag je vragen en wat mag je zeggen? (AVG)

De toets is of de informatie iets zegt over de functie. Gezondheid valt er altijd buiten, ook het ziekteverzuim. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een werkgever gezondheidsgegevens niet delen, zelfs niet met toestemming van de medewerker, omdat een werknemer afhankelijk is en die toestemming dus niet echt vrij is. Hoe vaak of hoe lang iemand ziek was, hoort dus niet in een referentie.

Als oud-werkgever mag je niet liegen: wie een slechte medewerker de hemel in prijst, kan de nieuwe werkgever schade bezorgen. Je mag ook niet met ongefundeerde oordelen iemands loopbaan beschadigen. Bij feiten en gedrag blijven dat je kunt onderbouwen, is in beide richtingen veilig.

Mag je een negatieve referentie geven?

Ja, als ze eerlijk, feitelijk juist en relevant is. Kwam iemand vaak te laat of hield die zich niet aan afspraken, en blijkt dat uit verslagen of gesprekken, dan mag je dat zeggen. Wat niet mag: dingen beweren die niet kloppen, een oordeel geven dat je niet kunt onderbouwen, privézaken noemen of iets zeggen over gezondheid of verzuim. Twijfel je, beperk je dan tot wat je zeker weet en zeg dat ook. "Ik kan alleen iets zeggen over de periode dat ik leidinggevende was" is een eerlijk antwoord. Weigeren mag ook.

Referenties opgeven als sollicitant

Wie solliciteert, kiest zelf wie er gebeld mag worden. Een vorige leidinggevende die je dagelijks zag werken, zegt de nieuwe werkgever het meest. Heb je weinig werkervaring, dan kan een stagebegeleider of de leidinggevende van je bijbaan dat ook. Vraag vooraf of iemand referent wil zijn en vertel om welke functie het gaat, zodat de referent niet overvallen wordt door het telefoontje.

Op je cv hoeven referenties niet te staan. De meeste werkgevers vragen er pas naar aan het eind van de procedure. Dan geef je de namen en telefoonnummers. Ben je op een vervelende manier vertrokken, dan ben je niet verplicht juist die werkgever op te geven. Een nieuwe werkgever mag ook niet zonder jouw toestemming bij een oud-werkgever informeren. Het getuigschrift is in zo'n geval een goed alternatief, omdat daar alleen feiten in staan als je niet om een beoordeling vraagt.

Een onjuiste referentie: wat zijn de risico's?

Een referentie die aantoonbaar onjuist is of onnodig schaadt, kan een oud-werkgever aansprakelijk maken. Loopt een kandidaat daardoor een baan mis, dan kan die naar de rechter en schadevergoeding vragen. Andersom kan een nieuwe werkgever schade lijden als een oud-werkgever bewust een te mooi beeld schetste. Of er echt een vergoeding volgt, hangt sterk af van de omstandigheden.

Referentie geven als werkgever: stappen

Word je zelf gebeld, vraag dan eerst of de kandidaat toestemming heeft gegeven. Bij twijfel check je dat bij de oud-medewerker zelf. Kende jij de medewerker nauwelijks, verwijs dan door naar de directe leidinggevende. Is er bij het einde van het dienstverband een vaststellingsovereenkomst gesloten, kijk dan of daar iets over referenties in staat. Beantwoord vragen met voorbeelden en laat gezondheid en privézaken rusten, ook als ernaar wordt gevraagd.

Waarom objectieve data belangrijk is bij referenties

Is iemand twee jaar geleden vertrokken, dan herinner je je vooral dat ene incident en niet het patroon. Een blik in het personeelsdossier, met functioneringsverslagen en vastgelegde afspraken, maakt je antwoord eerlijker. Gebruik daarbij alleen wat voor de nieuwe functie relevant is. Verzuimgegevens horen er niet bij, ook niet als ze in je administratie staan.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is referenten bellen zonder toestemming. Daarna komt het vragen naar ziekteverzuim, of als oud-werkgever daar antwoord op geven. En soms weigert een werkgever ook het getuigschrift, omdat die geen referentie wil geven, terwijl het getuigschrift wel verplicht is.

Hoe Shiftbase hierbij ondersteunt

In Shiftbase staan contracten en personeelsdossiers op één plek. Word je gebeld voor een referentie of vraagt een oud-medewerker om een getuigschrift, dan staan functie, contractperiode en vastgelegde documenten bij elkaar in de personeelsadministratie.