Werkgeversreferentie: Wat mag wel en niet? (Uitleg & AVG)

Een werkgeversreferentie is een verklaring van een vorige werkgever over het functioneren en gedrag van een werknemer, waarmee je verifieert of een sollicitant daadwerkelijk past bij de openstaande functie. Je wilt immers zeker weten wie je in huis haalt, zonder blind te varen op een mooi opgemaakt cv. Maar hoe pak je dit aan binnen de grenzen van de privacywetgeving en hoe zorg je dat je zelf de juiste informatie deelt als je gebeld wordt?

Wat is een werkgeversreferentie?

Een werkgeversreferentie is een verklaring waarin een ex-werkgever inzicht geeft in het functioneren, de prestaties en het gedrag van een werknemer. Meestal vindt dit plaats via een telefoongesprek tussen de nieuwe werkgever en de vorige leidinggevende. Het gaat hierbij niet alleen om het checken van feiten op het cv, maar vooral om een beeld te krijgen van de werkhouding en persoonlijkheid. Zo weet je beter of iemand echt binnen het team past voordat je een contract aanbiedt.

Kenmerken van een referentie:

✅ Vorm: Meestal mondeling (telefonisch).
✅ Inhoud: Focus op gedrag, functioneren en 'soft skills'.
✅ Doel: Inschatten of de kandidaat in de cultuur past.
✅ Voorwaarde: Mag alleen met toestemming van de kandidaat.

Handige download

Referentiebrief opstellen?

Download een professioneel voorbeeld van een referentiebrief en bespaar tijd bij het correct en zorgvuldig afronden van een dienstverband.

Download de referentiebrief

Het verschil met een getuigschrift

Veel mensen gebruiken de termen door elkaar, maar er zit een harde juridische scheidslijn tussen. Een getuigschrift is een formeel, schriftelijk document. Als een vertrekkende werknemer hierom vraagt, ben je wettelijk verplicht dit uit te reiken. Hierin staan de feiten, zoals de periode van het dienstverband, de functie en het aantal gewerkte uren per week.

Een referentie gaat de diepte in en geeft kleur aan het plaatje. Dit is meestal niet verplicht en gaat vaak mondeling. Hier vraag je niet naar de startdatum, maar naar hoe iemand omgaat met tijdsdruk, kritiek of samenwerking. Simpel gezegd: het getuigschrift is het papierwerk, de referentie is het verhaal erachter.

❌ Situatie zonder centraal systeem	🚀 Situatie met Shiftbase
1️⃣ Contract zoeken in archiefkast of map	1️⃣ Medewerkerprofiel openen
2️⃣ Uren checken in Excel	2️⃣ Alle contract- en salarisdata direct in beeld
3️⃣ Rekenen en overtypen (foutgevoelig)	3️⃣ Gegevens overnemen op verklaring
4️⃣ Risico op afkeuring door typfout	4️⃣ Foutloos en direct klaar

Wat mag je vragen en wat mag je zeggen? (AVG)

Hier wordt het vaak spannend voor werkgevers. Je wilt eerlijk zijn, maar je wilt geen privacyboete riskeren. De basisregel van de AVG is helder: je mag alleen informatie delen die relevant is voor de nieuwe functie. Gegevens over gezondheid, ziekteverzuim of privéomstandigheden zijn verboden terrein. Zelfs als iemand vaak ziek was, mag je medische oorzaken nooit delen.

Waar mag je het dan wel over hebben? Het functioneren. Was iemand op tijd? Hoe ging de samenwerking met collega's? Klopten de urenregistraties? Als oud-werkgever heb je een waarheidsplicht: je mag niet liegen en een probleemgeval de hemel in prijzen, want dan zadel je de nieuwe werkgever op met schade. Maar je hebt ook een zorgplicht: je mag de carrière van de werknemer niet onnodig breken met ongefundeerde meningen. Houd het dus bij feiten en aantoonbaar gedrag.

✅ Wel bespreken (Do’s)	❌ Niet bespreken (Don’ts)
📈 Functioneren en prestaties	🏥 Medische gegevens of ziekteoorzaken
🤝 Betrouwbaarheid en integriteit	👨‍👩‍👧‍👦 Gezinssituatie, religie of afkomst
💼 Werkhouding en samenwerking	🗳️ Politieke voorkeur
📝 Reden van vertrek (indien zakelijk)	🗣️ Subjectieve roddels zonder bewijs

Waarom objectieve data belangrijk is bij referenties

Een referentie geven op basis van je geheugen is risicovol. Als iemand twee jaar geleden uit dienst is gegaan, weet je dan nog zeker hoe de stiptheid was? Of baseer je dat op dat ene incident dat is blijven hangen? Als je leunt op onderbuikgevoel, loop je het risico dat je onbedoeld onwaarheden vertelt. Dat is niet eerlijk tegenover de oud-werknemer, maar het maakt jou als werkgever ook kwetsbaar.

Door te kijken naar harde data voorkom je discussie achteraf. Denk aan inzicht in de daadwerkelijk gewerkte uren, patronen in aanwezigheid of vastgelegde beoordelingsverslagen. Als je jouw verhaal kunt onderbouwen met cijfers uit je administratie, geef je een referentie die staat als een huis. Het haalt de emotie eruit en brengt de feiten terug. Zo help je de nieuwe werkgever echt, zonder dat je zelf op glad ijs begeeft.

Het verschil in de praktijk:

❌ Subjectief (Gevaarlijk): "Volgens mij was hij best vaak te laat, ik herinner me dat hij vaak de trein miste." (Is dit waar? Of was dit maar twee keer in een jaar?)

✅ Objectief (Onderbouwd): "Uit de tijdsregistratie blijkt dat hij in 2024 een aanwezigheidsscore van 99% had en zijn uren contractueel netjes heeft gemaakt." (Feitelijk, controleerbaar en eerlijk.)

Hoe Shiftbase hierbij ondersteunt

Precies op het moment dat je om een referentie wordt gevraagd, wil je niet stapels papierwerk of verspreide Excel-sheets doorzoeken. Met Shiftbase is dat verleden tijd, omdat alle HR-data en urenregistratie op één centrale plek staan. In plaats van te gokken op je geheugen, open je het personeelsdossier en heb je direct inzicht.

Je ziet in één oogopslag de historie van gewerkte uren en patronen in afwezigheid (zonder de medische details, dus AVG-proof). Daarnaast heb je direct toegang tot opgeslagen documenten zoals eerdere functioneringsverslagen. Dit maakt het geven van een referentie niet alleen sneller, maar vooral eerlijker. Je baseert je verhaal op feiten die zwart-op-wit staan. Zo sta je als werkgever sterk in je schoenen en geef je de nieuwe werkgever een betrouwbaar beeld, zonder dat het jou kostbare tijd kost.

Veelgestelde vragen

Nee, in principe niet. Een oud-werkgever is niet verplicht om mee te werken aan een referentiecheck, tenzij dit expliciet in een vaststellingsovereenkomst is afgesproken. Wel ben je verplicht een getuigschrift te geven als daarom wordt gevraagd.
Ja, dat mag, zolang het maar feitelijk en onderbouwd is. Je mag niet liegen, maar je moet ook oppassen met ongefundeerde beschuldigingen die iemands carrière onterecht schaden. Baseer je altijd op dossiers en feiten (zoals te laat komen of niet functioneren volgens verslagen), niet op emotie.
Meestal is dit de direct leidinggevende van de werknemer. Soms doet een HR-manager dit, maar die kan vaak minder vertellen over het dagelijks functioneren. Het is belangrijk dat degene die de referentie geeft, daadwerkelijk met de persoon heeft gewerkt.
Dit doe je meestal aan het einde van de sollicitatieprocedure, vlak voordat je een aanbod wilt doen. Vraag het nooit zomaar in het begin; doe dit altijd in overleg met

Tot slot: feiten spreken luider dan meningen

Het geven of inwinnen van een werkgeversreferentie blijft mensenwerk. Je wilt iemand helpen in zijn carrière of juist je eigen team beschermen tegen een mismatch. Toch is het belangrijk om in dat proces niet alleen op je gevoel te varen. Emoties kleuren je herinnering, maar cijfers liegen niet.

Door je administratie op orde te hebben en te weten wat de regels zijn, maak je van een referentiecheck een professioneel en zorgeloos moment. Je helpt de nieuwe werkgever, je respecteert de privacy van je oud-werknemer en je bespaart jezelf een hoop uitzoekwerk. Zorg dus dat je basis goed staat, dan is dat telefoontje zo gepleegd.