Kleinunternehmerregelung – das gilt es, zu beachten

Wenn du aktuell ein Unternehmen gründest, aber gerade zu Anfang noch nicht so viele Umsätze machst, könnte sich für dich die sogenannte Kleinunternehmerregelung lohnen. Diese bringt dir vor allen Dingen bürokratische Vorteile. Allerdings kannst du als Kleinunternehmer auch nichts absetzen, denn du kannst deine Rechnungen nur ohne ausgewiesene Umsatzsteuer abgeben. Auch eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer bekommst du dann nicht zugewiesen. Wir möchten dir in diesem Artikel einmal die wesentlichen Regelungen für Kleinunternehmer nahebringen.

Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?

Mit einer Start-up Gründung fällst du nicht automatisch unter die Kleinunternehmerregelung. Dafür gibt es bestimmte Grenzen im Umsatz, die du einhalten musst:

Dazu sollte dir bewusst sein, dass du die Kleinunternehmerregelung vor allen Dingen vor dem Finanzamt begründen musst. Das wichtigste Kriterium ist in diesem Zusammenhang dein Umsatz, und zwar sowohl der geplante als auch der tatsächlich erreichte:

• vorausgegangenes Kalenderjahr: maximal 22.000 Euro (früher 17.500 Euro) Umsatz
• im laufenden Jahr: maximal 50.000 Euro Umsatz

Um den Kleinunternehmer Status für dich geltend zu machen, sind diese Umsatzgrenzen tatsächlich genau einzuhalten. Das bedeutet natürlich nicht, dass du in den ersten beiden Jahren deiner Geschäftstätigkeit vorsichtig sein solltest und möglichst wenig Umsatz fahren solltest. Im Gegenteil: Falls dein Umsatz zu Beginn noch nicht so toll aussieht, sollst du durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit haben, mit etwas weniger Aufwand auszukommen.

Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich dabei auf das volle Kalenderjahr. Wenn du beispielsweise erst im laufenden Jahr mit deinem Betrieb begonnen hast, musst du die Verdienstobergrenze entsprechend herunterbrechen. Beachte außerdem unbedingt, dass es sich um den Umsatz, nicht etwa um den Gewinn handelt. Denn beim Gewinn ziehst du von deinem Umsatz ja noch diverse Posten ab.

Die Kleinunternehmerregelung kann in zwei Fällen angewendet werden:

1. Neugründung: In diesem Fall, unabhängig davon, ob du einen Gewerbebetrieb oder einen land- oder forstwirtschaftlichen Betrieb eröffnest, hast du ja noch kein Vorjahr aufzuweisen. Dann darfst du den Vorjahresumsatz schätzen und er darf dennoch nicht mehr als 22.000 Euro betragen. Im laufenden Jahr darf er nicht mehr als 50.000 Euro betragen.
2. Gründung liegt bereits etwas zurück: Wenn du ein neues Geschäft startest und nach den ersten Monaten bemerkst, dass dein Umsatz nicht die Höhen erreicht, von denen du ausgegangen bist, ist das noch kein Grund, aufzugeben. Dann beantragst du als Unternehmer nachträglich die Kleinunternehmerregelung.

Kleinunternehmerregelung vs. Kleinunternehmen

Die Namensgebung "Kleinunternehmerregelung" ist bewusst gewählt. Denn die Regelung gilt für dich als Unternehmer, nicht für dein Unternehmen. Es spricht nichts dagegen, dass du mehrere größere oder kleinere Unternehmen als Unternehmer unter dir hast. Allerdings solltest du dann bedenken, dass das Finanzamt die Umsätze aller Unternehmungen, die du als Unternehmer betreibst, zusammenrechnet und dass diese im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen dürfen. Du kannst also, um es ganz klar zu sagen, nicht mehrmals 22.000 Euro einnehmen und jeweils eine Kleinunternehmerregelung anwenden.

Sonderfall von der Umsatzsteuer befreite Einnahmen

Es gibt in der Tat einige Umsätze, die nicht in die Kleinunternehmerregelung eingerechnet werden. So könnten beispielsweise Ärzte, die eine gut gehende Praxis betreiben, dennoch mit einem kleinen Webshop die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen.

Denn ärztliche Heilbehandlungen, Handel mit menschlichen Organen, Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern, Angebote allgemeinbildender oder berufsbildender Schulen oder Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an solchen Einrichtungen sind tatsächlich von der Umsatzsteuer befreit.

Deine Umsätze sind außerdem nicht wirklich von der Umsatzsteuer befreit. Die Vereinfachungsregelung durch das Finanzamt erhebt lediglich bei Unterschreiten der Kleinunternehmer Umsatzgrenze diese Umsatzsteuer nicht.

Was sind deine Pflichten bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung?

Vor allen Dingen hast du es bei der Steuererklärung dem Finanzamt gegenüber leichter. Denn die Regelung besagt, dass du keine separate Umsatzsteuer abführen musst. Du kannst außerdem eine sogenannte Kleinunternehmer Rechnung herausgeben. Auf deinen Rechnungen weist du dann keine Umsatzsteuer aus. Das ist ein Sonderfall im Umsatzsteuerrecht. Es findet in diesem Fall auch keine Umsatzsteuervoranmeldung statt. Deine Steuerpflichten sind dadurch deutlich geringer.

Solltest du die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Du bist zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht verpflichtet. Du kannst es dir selbst überlegen, ob du es willst oder nicht. Wir stellen dir an dieser Stelle die wichtigsten Pros und Kontras der Regelung vor:

Pro Kleinunternehmerregelung

Du hast es deutlich leichter. Denn die Vereinfachungsregelung besagt, dass du nicht in Brutto und Netto rechnen musst. Das verschafft dir auch Kunden gegenüber einen Vorteil, denn du musst die Umsatzsteuer ja nicht separat draufrechnen. Stattdessen kannst du einfach einen günstigeren Preis als der Mitbewerber anbieten und hast dadurch einen klaren Vorteil. Dadurch, dass du keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen musst, musst du auch selbst die Umsatzsteuer nicht abführen. Diesen Vorteil kannst du aber nur im Privatkundengeschäft ausspielen. Denn wenn du mit anderen Unternehmen interagierst, werden sie die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer eher bemängeln, denn dann können auch sie nichts von deiner Rechnung absetzen.

Außerdem ersparst du dir bei Einhalten der Umsatzgrenze einiges an Verwaltung. Denn deine Steuererklärung besteht meistens aus dem Eintragen von 2 Zahlen in ein Formular.

Kontra Kleinunternehmerregelung

Wo es Vorteile gibt, gibt es auch Nachteile:

Natürlich möchtest du nicht auf Dauer unterhalb der Umsatzgrenze von 22.000 Euro für das Vorjahr oder unterhalb der Umsatzgrenze von 50.000 Euro für das aktuelle Jahr bleiben.

Deshalb wirst du früher oder später zur Regelbesteuerung übergehen müssen und was du bisher als Preis Vorteil gegenüber deinen Privatkunden ausgespielt hast, musst du dann wieder aufschlagen und diese für Privatkunden gefühlte Preissteigerung musst du durchsetzen können. Falls das nicht der Fall ist, wirst du Nachteile bei deinen Gewinnen hinnehmen müssen.

Dein Image als Unternehmer gegenüber anderen Unternehmen ist immer das eines "kleinen Fischs" – oft kommt bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer durch die Kleinunternehmerregelung, die ja auch noch separat ausgewiesen werden muss, der Eindruck auf, du bist gar kein richtiger Profi. Der Kleinunternehmer Status hinterlässt bei manch anderem Unternehmer das Gefühl, du meinst es gar nicht ernst mit deinem Geschäft.

Da du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer nicht ausweisen darfst, kannst du aber auch selbst keinen Vorsteuerabzug in Anwendung bringen.

Du kannst selbst nichts absetzen, wie es andere Unternehmer können. Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du also auch deine Anfangsinvestitionen nicht absetzen, was wiederum deine Betriebsausgaben heraufsetzt. Hier sieht das Finanzamt auch genau hin, denn wer keine Umsatzsteuer ausweist, soll im Gegenzug, so sagt es §19 Umsatzsteuergesetz, auch nichts gegenrechnen können.

Ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden?

Du siehst, als Kleinunternehmer hast du ein paar Vorteile. Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen, damit kannst du den Nettobetrag als Preis ansetzen. Da du aber keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du nichts absetzen. Da stellt sich manch einem Unternehmer die Frage, ob es überhaupt sinnvoll ist, wenn du die Kleinunternehmerregelung beantragst. Früher oder später wirst du ohnehin mehr mit dem Finanzamt zu tun bekommen.

Für Gründer, die die Gründung direkt im Vollerwerb durchführen, ist die Kleinunternehmerregelung nicht zu empfehlen. Denn dann dürftest du nur viel zu wenig Umsätze haben. Davon könntest du nicht einmal deinen eigenen Unterhalt bestreiten, von einer ganzen Familie einmal ganz zu schweigen.

Zwar hast du dem Finanzamt gegenüber eine Vereinfachungsregel, dafür wirst du aber früher oder später die Umsatzgrenzen doch überschreiten wollen und dann fällst du mit dem vollen Umsatz unter die Regelbesteuerung vor der Umsatzsteuer. Deine Anfangsinvestition als Unternehmer fällt aus der Kleinunternehmerregelung heraus und das lohnt sich unter Umständen gar nicht.

Was die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer im Nebengewerbe angeht, musst du unterscheiden, ob du eher im B2B Geschäft oder im B2C Geschäft unterwegs bist.

Für Kleinunternehmer im B2B Geschäft lohnt sich die Kleinunternehmerregelung gerade aufgrund des Imageschadens und wegen des zu erwartenden geringeren Umsatzes (kein richtiger Profi) auch eher nicht. Dass du dafür weniger Aufwand in der Verwaltung mit dem Finanzamt und der Buchführung hast, schlägt im Verhältnis dazu geringer ins Gewicht.

Für Kleinunternehmer im B2C Geschäft kann sich die Kleinunternehmerregelung hingegen schon lohnen. Denn dann kannst du günstige Einsteigerpreise anbieten und das kann attraktiv sein. Die Umsatzgrenzen im Nebenerwerb sind meistens so angelegt, dass es ein nettes Zubrot ist. Überlege dir allerdings, wie du den Umstieg in die Regelbesteuerung schaffen willst: Wie willst du in Zukunft also höhere Preise durchsetzen und die Umsatzgrenzen von 50.000 Euro pro Jahr überschreiten?

Und wie wird man nun Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung kannst du relativ einfach beantragen. Du musst lediglich auf dem Formular für die Steuererklärung angeben, ob du als Kleinunternehmer gewertet werden willst und damit die Kleinunternehmerregelung anwendest. Dann trägst du deinen Umsatz ein und das war es. Das Finanzamt prüft dann natürlich deinen Umsatz, den du belegst. Dann brauchst du auch keine Rechnungen für deine Ausgaben einreichen. Denn absetzen kannst du nichts. Dafür musst du als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Wie du siehst, gibt es zwar weniger Verwaltung für Kleinunternehmer, aber auch einige Nachteile und man gründet ein Unternehmen ja nicht, um wenig Umsatz zu machen oder in einigen Jahren das Gewerbe wieder abzumelden. Die Regelungen für Kleinunternehmer sind also für wenige, ausgewählte Gründer die richtige Wahl. Die meisten werden mit einem Steuerberater und einer entsprechenden Buchhaltungssoftware von Anfang an einen professionellen Stand haben.

Wir von Shiftbase haben uns Abrechnungen und Zeitdokumentationen zur Mission gemacht. Wir arbeiten auch gerne mit dir als Kleinunternehmer. Wenn du deine Zeitdokumentation vereinfachen und deine Workflows optimieren willst, beantrage einfach unsere kostenlose Demoversion. Wir freuen uns auf dich.