Kleinunternehmerregelung beantragen: Wichtige Hinweise und Voraussetzungen

Wenn du aktuell ein Unternehmen gründest, aber gerade zu Anfang noch nicht so viele Umsätze machst, könnte sich für dich die sogenannte Kleinunternehmerregelung lohnen. Diese bringt dir vor allen Dingen bürokratische Vorteile.

📌Aktuelle Änderungen 2025

Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 umfassend reformiert, um besser auf die wirtschaftliche Realität kleiner Unternehmen zu reagieren. Die wichtigsten Neuerungen betreffen die Umsatzgrenzen sowie die Internationalisierung der Regelung.

Neue Umsatzgrenzen

Seit 2025 gelten deutlich höhere Umsatzgrenzen:

• Umsatz im Vorjahr: maximal 25.000 Euro netto (zuvor 22.000 Euro brutto)

• Prognose für das laufende Jahr: maximal 100.000 Euro netto (zuvor 50.000 Euro brutto)

Diese Erhöhung ermöglicht es mehr Unternehmen, von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren. Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Regelung ab dem Zeitpunkt der Überschreitung.

Änderungen bei Neugründungen

Für Unternehmensgründungen entfällt ab 2025 die bisherige Hochrechnung des Umsatzes auf ein volles Jahr. Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz im Gründungsjahr. Wird die Grenze von 25.000 Euro überschritten, unterliegt der Mehrumsatz der regulären Umsatzbesteuerung.

Internationalisierung der Regelung

Erstmals können auch Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten die deutsche Kleinunternehmerregelung nutzen – vorausgesetzt, ihr Jahresumsatz innerhalb der EU bleibt unter 100.000 Euro netto. Umgekehrt gilt dies auch für deutsche Kleinunternehmer im EU-Ausland.

Hierfür ist eine spezielle Kleinunternehmer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu beantragen.

Empfehlung

Um die Vorteile der Kleinunternehmerregelung vollständig und rechtskonform zu nutzen, ist es wichtig, sich regelmäßig über gesetzliche Änderungen zu informieren. Gerade bei internationalen Geschäftsbeziehungen oder Unternehmensgründungen kann professionelle steuerliche Beratung sinnvoll sein.

Die Kleinunternehmerregelung bietet spürbare steuerliche Entlastung – setzt jedoch sorgfältige Buchführung und genaue Kenntnis der geltenden Vorschriften voraus.

Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?

Mit einer Start-up Gründung fällst du nicht automatisch unter die Kleinunternehmerregelung. Dafür gibt es bestimmte Grenzen im Umsatz, die du einhalten musst:

Dazu sollte dir bewusst sein, dass du die Kleinunternehmerregelung vor allen Dingen vor dem Finanzamt begründen musst. Das wichtigste Kriterium ist in diesem Zusammenhang dein Umsatz, und zwar sowohl der geplante als auch der tatsächlich erreichte:

• vorausgegangenes Kalenderjahr: maximal 25.000 Euro (im Jahr 2024: 22.00 Euro) Umsatz

• im laufenden Jahr: maximal 100.000 Euro Umsatz

Um den Kleinunternehmer Status für dich geltend zu machen, sind diese Umsatzgrenzen tatsächlich genau einzuhalten. Das bedeutet natürlich nicht, dass du in den ersten beiden Jahren deiner Geschäftstätigkeit vorsichtig sein solltest und möglichst wenig Umsatz fahren solltest. Im Gegenteil: Falls dein Umsatz zu Beginn noch nicht so toll aussieht, sollst du durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit haben, mit etwas weniger Aufwand auszukommen.

Die Umsatzgrenze von 25.000 Euro bezieht sich dabei auf das volle Kalenderjahr. Wenn du beispielsweise erst im laufenden Jahr mit deinem Betrieb begonnen hast, musst du die Verdienstobergrenze entsprechend herunterbrechen. Beachte außerdem unbedingt, dass es sich um den Umsatz, nicht etwa um den Gewinn handelt. Denn beim Gewinn ziehst du von deinem Umsatz ja noch diverse Posten ab.

Kleinunternehmerregelung Grenze

Die Kleinunternehmerregelung ist an bestimmte Umsatzgrenzen gebunden, die du nicht überschreiten darfst, um von dieser Regelung profitieren zu können. Diese Grenzen sind klar definiert und spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung, ob du als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG gelten kannst. Viele Kleinunternehmers, wie Freiberufler und Kleingewerbetreibende, nutzen diese Regelung, um den Gründungsprozess zu vereinfachen und die bürokratischen Hürden zu minimieren. Hier sind die wesentlichen Umsatzgrenzen im Detail:

📉📆 Umsatz im Vorjahr: Ein entscheidendes Kriterium ist dein Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Dieser darf 25.000 Euro nicht überschritten haben. Hierbei handelt es sich um den Nettoumsatz, also die Einnahmen ohne Umsatzsteuer.

📈📆 Umsatz im laufenden Jahr: Für das laufende Geschäftsjahr darf deine Umsatzprognose 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese Grenze ist eine Schätzung, die du zu Beginn des Jahres abgibst.

🔄📊 Änderung der Umsatzgrenzen: Es ist wichtig zu beachten, dass die Umsatzgrenzen gesetzlich festgelegt sind und sich ändern können. Daher ist es ratsam, regelmäßig die aktuellen gesetzlichen Regelungen zu prüfen.

⚠️📉 Überschreiten der Umsatzgrenze: Überschreitest du im Laufe des Kalenderjahres die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, musst du ab dem Zeitpunkt der Überschreitung Umsatzsteuer abführen und kannst die Kleinunternehmerregelung im darauffolgenden Jahr nicht mehr in Anspruch nehmen.

🧩📌 Sonderfälle: Bei der Gründung eines Unternehmens im laufenden Jahr wird für die Ermittlung der Umsatzgrenze das gesamte Kalenderjahr hochgerechnet, auch wenn das Unternehmen nur einen Teil des Jahres aktiv war.

Die Einhaltung dieser Umsatzgrenzen ist zwingend erforderlich, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können. Werden die Grenzen überschritten, musst du zur Regelbesteuerung übergehen und Umsatzsteuer abführen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet somit eine erhebliche steuerliche Erleichterung, jedoch nur für Unternehmer, deren Umsätze die gesetzlich festgelegten Grenzen nicht überschreiten. Es ist daher essenziell, diese Grenzen genau im Blick zu behalten und bei der Planung des Geschäftsjahres zu berücksichtigen.

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Sonderfall von der Umsatzsteuer befreite Einnahmen

Es gibt in der Tat einige Umsätze, die nicht in die Kleinunternehmerregelung eingerechnet werden. So könnten beispielsweise Ärzte, die eine gut gehende Praxis betreiben, dennoch mit einem kleinen Webshop die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen.

Denn ärztliche Heilbehandlungen, Handel mit menschlichen Organen, Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern, Angebote allgemeinbildender oder berufsbildender Schulen oder Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an solchen Einrichtungen sind tatsächlich von der Umsatzsteuer befreit.

Deine Umsätze sind außerdem nicht wirklich von der Umsatzsteuer befreit. Die Vereinfachungsregelung durch das Finanzamt erhebt lediglich bei Unterschreiten der Kleinunternehmer Umsatzgrenze diese Umsatzsteuer nicht.

Solltest du die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Du bist zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht verpflichtet. Du kannst es dir selbst überlegen, ob du es willst oder nicht. Wir stellen dir an dieser Stelle die wichtigsten Pros und Kontras der Regelung vor:

Pro Kleinunternehmerregelung

Du hast es deutlich leichter. Denn die Vereinfachungsregelung besagt, dass du nicht in Brutto und Netto rechnen musst. Das verschafft dir auch Kunden gegenüber einen Vorteil, denn du musst die Umsatzsteuer ja nicht separat draufrechnen. Stattdessen kannst du einfach einen günstigeren Preis als der Mitbewerber anbieten und hast dadurch einen klaren Vorteil. Dadurch, dass du keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen musst, musst du auch selbst die Umsatzsteuer nicht abführen. Diesen Vorteil kannst du aber nur im Privatkundengeschäft ausspielen. Denn wenn du mit anderen Unternehmen interagierst, werden sie die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer eher bemängeln, denn dann können auch sie nichts von deiner Rechnung absetzen.

Kontra Kleinunternehmerregelung

Natürlich möchtest du nicht auf Dauer unterhalb der Umsatzgrenze von 25.000 Euro für das Vorjahr oder unterhalb der Umsatzgrenze von 100.000 Euro für das aktuelle Jahr bleiben.

Deshalb wirst du früher oder später zur Regelbesteuerung übergehen müssen und was du bisher als Preis Vorteil gegenüber deinen Privatkunden ausgespielt hast, musst du dann wieder aufschlagen und diese für Privatkunden gefühlte Preissteigerung musst du durchsetzen können. Falls das nicht der Fall ist, wirst du Nachteile bei deinen Gewinnen hinnehmen müssen.

Dein Image als Unternehmer gegenüber anderen Unternehmen ist immer das eines “kleinen Fischs” – oft kommt bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer durch die Kleinunternehmerregelung, die ja auch noch separat ausgewiesen werden muss, der Eindruck auf, du bist gar kein richtiger Profi. Viele Kleinunternehmers im B2B-Geschäft sehen sich daher mit dem Vorurteil konfrontiert, nicht professionell genug zu sein. Der Kleinunternehmer Status hinterlässt bei manch anderem Unternehmer das Gefühl, du meinst es gar nicht ernst mit deinem Geschäft.

Da du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer nicht ausweisen darfst, kannst du aber auch selbst keinen Vorsteuerabzug in Anwendung bringen.

Du kannst selbst nichts absetzen, wie es andere Unternehmer können. Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du also auch deine Anfangsinvestitionen nicht absetzen, was wiederum deine Betriebsausgaben heraufsetzt. Hier sieht das Finanzamt auch genau hin, denn wer keine Umsatzsteuer ausweist, soll im Gegenzug, so sagt es §19 Umsatzsteuergesetz, auch nichts gegenrechnen können.

Anmeldung und Gründungsschritte

Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, musst du einige wichtige Schritte unternehmen. Der erste Schritt ist die Anmeldung deines Unternehmens beim Finanzamt. Dies erfolgt durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. In diesem Fragebogen hast du die Möglichkeit anzugeben, dass du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest.

Nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und beim Finanzamt eingereicht hast, ist es wichtig, dass du deine Umsätze und Ausgaben sorgfältig dokumentierst. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist unerlässlich, um die Einhaltung der Umsatzgrenzen nachweisen zu können. Es empfiehlt sich, ein Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm zu verwenden, um die Umsatzentwicklung kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erstellung von Rechnungen. Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen musst du einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG auf deinen Rechnungen vermerken. Dies ist wichtig, um Missverständnisse mit deinen Kunden zu vermeiden und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Wechsel zur Kleinunternehmerregelung

Ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn dein Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Dazu gehört, dass dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr unter 25.000 Euro liegt und die Prognose für das Folgejahr unter 100.000 Euro liegt. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du zur Kleinunternehmerregelung wechseln und von den damit verbundenen Vorteilen profitieren.

Der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung kann auch rückwirkend erfolgen, wenn dein Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt. Das bedeutet, dass du die Regelung auch dann in Anspruch nehmen kannst, wenn du im laufenden Jahr bereits Umsätze erzielt hast, die unter den genannten Grenzen liegen. In diesem Fall musst du dem Finanzamt gegenüber nachweisen, dass du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst und die entsprechenden Umsätze und Ausgaben dokumentieren.

Es ist wichtig, den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung sorgfältig zu planen und die Umsatzgrenzen im Auge zu behalten. Überschreitest du die Umsatzgrenzen, musst du dies dem Finanzamt melden und zur Regelbesteuerung übergehen. Daher ist es ratsam, regelmäßig die Umsatzentwicklung zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung weiterhin zu erfüllen.

Kleinunternehmerregelung und die Steuererklärung: Was du wissen musst

Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, unterliegst du besonderen steuerlichen Regelungen. Das betrifft auch deine Steuererklärung. Hier erfährst du, was du in Bezug auf die Steuererklärung als Kleinunternehmer beachten musst:

Umsatzsteuererklärung 📑💶

Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführst, bist du dazu verpflichtet, jährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. In dieser Erklärung weist du deine Umsätze nach und belegst, dass du die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung nicht überschritten hast.

Einkommensteuererklärung 🧾💰

Als Kleinunternehmer musst du ebenfalls eine Einkommensteuererklärung abgeben. Hierbei gibst du die Einnahmen aus deinem Gewerbe in der Anlage G (Einkünfte aus Gewerbebetrieb) oder in der Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) an.

Kein Vorsteuerabzug 🚫💸

Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebst, kannst du auch keine Vorsteuer abziehen. Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die in deinen Einkaufsrechnungen ausgewiesen ist, nicht vom Finanzamt zurückfordern kannst.

Buchführung und Belege 📚🗂️

Obwohl die Buchführungspflichten für Kleinunternehmer erleichtert sind, musst du dennoch alle Geschäftsvorfälle aufzeichnen und Belege sorgfältig aufbewahren. Diese Unterlagen sind wichtig für die Erstellung deiner Steuererklärung.

Gewinnermittlung 💼📊

Für Kleinunternehmer ist es in der Regel ausreichend, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen, um den Gewinn zu ermitteln. Diese EÜR ist ebenfalls Bestandteil der Steuererklärung.

Fristen Beachten ⏰📅

Die Abgabefrist für die Steuererklärungen ist in der Regel der 31. Juli des Folgejahres. Bei Abgabe durch einen Steuerberater verlängert sich die Frist bis zum 28./29. Februar des übernächsten Jahres.

Tipp: Es ist ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren, der dich bei der Erstellung der Steuererklärung unterstützt und dafür sorgt, dass alle Angaben korrekt und fristgerecht beim Finanzamt eingehen.

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert vieles, aber die Pflicht zur Abgabe einer ordnungsgemäßen Steuererklärung bleibt. Es ist daher essenziell, diese Pflicht ernst zu nehmen und sich bei Unsicherheiten professionelle Hilfe zu holen.

Sonderfälle und Internationale Aspekte

Bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gibt es einige Sonderfälle, die beachtet werden müssen. Dazu gehört beispielsweise die Internationalisierung deines Unternehmens und die Anwendung der Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Ländern. Wenn du grenzüberschreitende Leistungen erbringst oder Waren ins Ausland verkaufst, gelten besondere Vorschriften, die du beachten musst.

Ein wichtiger Aspekt ist die Buchführung und Rechnungsstellung. Auch wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du dennoch eine ordnungsgemäße Buchführung führen und alle Geschäftsvorfälle dokumentieren. Dies ist besonders wichtig, wenn du internationale Geschäfte tätigst, da hier zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation und Nachweisführung bestehen.

Bei der Rechnungsstellung musst du darauf achten, dass du keine Umsatzsteuer ausweist und einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG auf deinen Rechnungen vermerkst. Dies gilt auch für Rechnungen an Kunden im Ausland. Es ist ratsam, sich über die spezifischen Anforderungen in den jeweiligen Ländern zu informieren und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass du alle gesetzlichen Vorgaben erfüllst.

Ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden?

Du siehst, als Kleinunternehmer hast du ein paar Vorteile. Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen, damit kannst du den Nettobetrag als Preis ansetzen. Da du aber keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du nichts absetzen. Da stellt sich manch einem Unternehmer die Frage, ob es überhaupt sinnvoll ist, wenn du die Kleinunternehmerregelung beantragst. Viele Kleinunternehmers, insbesondere im Nebengewerbe, entscheiden sich für diese Regelung, um von den bürokratischen Erleichterungen zu profitieren. Früher oder später wirst du ohnehin mehr mit dem Finanzamt zu tun bekommen.

Für Gründer, die die Gründung direkt im Vollerwerb durchführen, ist die Kleinunternehmerregelung nicht zu empfehlen. Denn dann dürftest du nur viel zu wenig Umsätze haben. Davon könntest du nicht einmal deinen eigenen Unterhalt bestreiten, von einer ganzen Familie einmal ganz zu schweigen.

Zwar hast du dem Finanzamt gegenüber eine Vereinfachungsregel, dafür wirst du aber früher oder später die Umsatzgrenzen doch überschreiten wollen und dann fällst du mit dem vollen Umsatz unter die Regelbesteuerung vor der Umsatzsteuer. Deine Anfangsinvestition als Unternehmer fällt aus der Kleinunternehmerregelung heraus und das lohnt sich unter Umständen gar nicht.

Was die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer im Nebengewerbe angeht, musst du unterscheiden, ob du eher im B2B Geschäft oder im B2C Geschäft unterwegs bist.

Für Kleinunternehmer im B2B Geschäft lohnt sich die Kleinunternehmerregelung gerade aufgrund des Imageschadens und wegen des zu erwartenden geringeren Umsatzes (kein richtiger Profi) auch eher nicht. Dass du dafür weniger Aufwand in der Verwaltung mit dem Finanzamt und der Buchführung hast, schlägt im Verhältnis dazu geringer ins Gewicht.

Für Kleinunternehmer im B2C Geschäft kann sich die Kleinunternehmerregelung hingegen schon lohnen. Denn dann kannst du günstige Einsteigerpreise anbieten und das kann attraktiv sein. Die Umsatzgrenzen im Nebenerwerb sind meistens so angelegt, dass es ein nettes Zubrot ist.

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