Das ABC der Kleinunternehmerregelung

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 28 Februar 2024
Unternehmer prüft die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

In der Welt der Selbstständigen ist die Kleinunternehmerregelung ein oft diskutierter Begriff. Sie ist im deutschen Umsatzsteuerrecht ein "Geheimtipp" für Unternehmer mit Umsatz unter bestimmten Grenzen. Sie hilft, den bürokratischen Aufwand zu verringern und das Finanzamt zufriedenzustellen. Doch wie behält man bei Umsatzgrenzen und 19 UStG den Durchblick? Was bedeutet die Regelung für Kunden?

Definition: Was ist Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Bestimmung im deutschen Umsatzsteuerrecht, genauer im § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz). Sie ermöglicht es Unternehmern, sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Eine der wichtigsten Voraussetzungen hierfür ist die Umsatzgrenze: Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz nicht mehr als 22.000 Euro betragen, und im laufenden Geschäftsjahr ist eine Umsatzprognose von nicht mehr als 50.000 Euro erforderlich. Dies kann besonders für Gründer, Selbstständige und Freiberufler von Vorteil sein, um im Gründungsjahr oder bei geringen Umsätzen steuerliche Entlastungen zu erhalten. Es handelt sich um eine Regelung, die dazu dient, die bürokratische Belastung für kleinere Unternehmen zu verringern. Sie befreit diese von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung und -zahlung ans Finanzamt, aber auch vom Vorsteuerabzug.

Kleinunternehmenregelung vs. Kleinunternehmen

Obwohl die Begriffe Kleinunternehmerregelung und Kleinunternehmen häufig synonym verwendet werden, gibt es bedeutende Unterschiede. Ein Kleinunternehmen bezieht sich allgemein auf die Größe eines Unternehmens in Bezug auf Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Bilanzsumme, unabhängig von der Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Die Kleinunternehmerregelung hingegen ist eine spezielle steuerliche Regelung im Umsatzsteuerrecht, die es Unternehmen ermöglicht, auf die Ausweisung und Abführung der Umsatzsteuer zu verzichten, sofern sie die oben genannten Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Es ist also möglich, ein Kleinunternehmen zu führen, ohne die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen – und umgekehrt.

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ?

Gründerin informiert sich über die Kleinunternehmerregelung

Der § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist die gesetzliche Grundlage der Kleinunternehmerregelung in Deutschland. Diese Regelung ist dafür gedacht, kleinen Unternehmen und Selbstständigen das Wirtschaftsleben zu erleichtern, indem sie von der Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer entlastet werden. Nachfolgend sind die wesentlichen Punkte dieser Regelung dargelegt:

Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen

Unternehmer, die nach § 19 UStG besteuert werden, weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Das bedeutet, dass sie die von ihren Kunden erhaltenen Beträge in voller Höhe behalten können und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen müssen.

Kein Vorsteuerabzug

Im Gegenzug dürfen Kleinunternehmer die in Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer, die sie selbst als Kunden bezahlen, nicht als Vorsteuer abziehen.

Umsatzgrenzen

Die Kleinunternehmerregelung kommt nur zur Anwendung, wenn der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird.

Freiwillige Verzichtsmöglichkeit

Ein Unternehmer kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn hohe Vorsteuern zu erwarten sind.

Anwendung auf Antrag

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht automatisch gültig, sondern muss beim Finanzamt beantragt werden. Dies erfolgt in der Regel durch entsprechende Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Geltung für alle unternehmerischen Tätigkeiten

Ein Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss dies für alle seine unternehmerischen Tätigkeiten tun. Es ist nicht möglich, die Regelung nur für einen Teilbereich des Geschäfts zu nutzen.

Der § 19 UStG ist somit eine erhebliche Erleichterung für Kleinunternehmer, da er den Verwaltungsaufwand minimiert und Liquiditätsvorteile schaffen kann. Allerdings sollten die möglichen Nachteile, insbesondere der Verzicht auf den Vorsteuerabzug, nicht außer Acht gelassen werden.

Was sind die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung?

Berater erklärt einem Unternehmer die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung kann für viele Selbstständige und Unternehmen eine attraktive Option sein. Sie bietet allerdings nicht nur Vorteile, sondern bringt auch einige Nachteile mit sich. Hier eine Übersicht:

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

  • Vereinfachte Buchführung: Kleinunternehmer haben einen geringeren buchhalterischen Aufwand, da sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen und auch die Buchführung weniger umfangreich ist.

  • Liquiditätsvorteil: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen, bleibt mehr Geld im Unternehmen.

  • Wettbewerbsvorteil: Da keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen wird, können Kleinunternehmer ihre Produkte oder Dienstleistungen effektiv günstiger anbieten.

  • Geringerer Verwaltungsaufwand: Keine monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt. Das spart Zeit und Kosten.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

  • Kein Vorsteuerabzug: Kleinunternehmer können die in Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Das kann bei hohen Betriebsausgaben ein Nachteil sein.

  • Geringere Glaubwürdigkeit bei Geschäftspartnern: Einige Unternehmen sehen Kleinunternehmer als weniger professionell an, weil auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

  • Umsatzgrenzen: Die Kleinunternehmerregelung ist nur bis zu bestimmten Umsatzgrenzen (22.000 Euro im Vorjahr, 50.000 Euro im laufenden Jahr) anwendbar. Werden diese überschritten, entfällt die Regelung.

  • Eingeschränktes Wachstum: Um die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nicht zu verlieren, müssen Unternehmer darauf achten, dass sie die Umsatzgrenzen nicht überschreiten, was das Wachstum des Unternehmens limitieren kann.

  • Komplexität bei Geschäften im EU-Ausland: Für Kleinunternehmer kann der Handel mit Kunden im EU-Ausland komplizierter sein, da hier andere umsatzsteuerrechtliche Regelungen gelten.

Diese Liste zeigt, dass die Kleinunternehmerregelung für manche Unternehmer sehr vorteilhaft sein kann, während sie für andere, je nach Geschäftsmodell und Umsatz, weniger attraktiv ist. Es ist daher wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, bevor man sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidet.

Kleinunternehmer: Erstellung von (Kleinstbetrags-) Rechnungen

Checkliste zur Beantragung der Kleinunternehmerregelung

Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie Rechnungen erstellen, die bestimmten Anforderungen entsprechen. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer), den sogenannten Kleinstbetragsrechnungen, gelten vereinfachte Regeln. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Rechnungsstellung beachten müssen:

Allgemeine Anforderungen an Rechnungen

Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden: Diese Angaben müssen klar und eindeutig sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer, die vom Finanzamt vergeben wird, oder die USt-IdNr. muss auf der Rechnung stehen.

Ausstellungsdatum der Rechnung: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, muss angegeben werden.

Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben, um sie eindeutig identifizieren zu können.

Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistungen: Eine klare Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen ist erforderlich.

Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung: Als Kleinunternehmer müssen Sie den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder eine ähnliche Formulierung auf der Rechnung vermerken.

Besonderheiten bei Kleinstbetragsrechnungen (bis 250 Euro inklusive Umsatzsteuer):

Vereinfachte Angaben: Bei Kleinstbetragsrechnungen reichen der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung und der Bruttoentgeltbetrag.

Kein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, ist dies bei Kleinstbetragsrechnungen ohnehin der Fall.

Hinweis auf Kleinunternehmerregelung: Auch auf Kleinstbetragsrechnungen muss der Hinweis zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG erscheinen.

Das Erstellen korrekter Rechnungen ist für Kleinunternehmer essenziell, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und einen transparenten Geschäftsverkehr zu gewährleisten. Es ist daher ratsam, sich eingehend mit den Anforderungen zu befassen und bei Unsicherheiten einen Steuerberater zu konsultieren.

Tipp: Wenn Sie wissen möchten, wie man die Kleinunternehmerregelung beantragen und die Steuererklärung abgeben kann, lesen Sie unseren Blog.

Die Kleinunternehmerregelung hat auch Konsequenzen für Ihre Kunden

Unternehmer bei der Buchführung unter der Kleinunternehmerregelung

Die Entscheidung, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, beeinflusst nicht nur das Unternehmen selbst, sondern hat auch Auswirkungen auf die Kunden. So wird beispielsweise keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG von dieser Befreiung profitieren. Für Privatkunden, die keine Vorsteuer geltend machen können, ist dies in der Regel vorteilhaft, da die Endpreise oft niedriger sind.

Jedoch kann das Fehlen der ausgewiesenen Umsatzsteuer auf der Rechnung für Geschäftskunden, insbesondere solche, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, nachteilig sein. Sie können die Vorsteuer nicht geltend machen, was zu höheren Netto-Kosten für diese Kunden führt. Erfahren Sie mehr über das Nettoeinkommen.

Durch die Regelung können Kleinunternehmer ihre Produkte oder Dienstleistungen zu günstigeren Preisen anbieten, da sie in der Regel niedrigere Betriebskosten haben, weil sie keine Umsatzsteuer abführen müssen. Dies kann für Kunden attraktiv sein, erfordert aber auch von den Kleinunternehmern, dass sie durch Professionalität und Qualität ihrer Arbeit das Vertrauen ihrer Kunden gewinnen. Einige Kunden könnten nämlich skeptisch gegenüber Kleinunternehmern sein, da der Status als solcher oft mit einem kleineren, weniger etablierten Unternehmen assoziiert wird.

Zuletzt ist die Transparenz und Kommunikation entscheidend. Es ist essenziell, dass Kleinunternehmer ihren Kunden klar und transparent kommunizieren, dass sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und somit keine Umsatzsteuer ausweisen. Dies vermeidet Missverständnisse und stellt eine offene und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung sicher.

Insgesamt kann die Kleinunternehmerregelung also für die Kunden sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Es ist wichtig, dass Kleinunternehmer sich dieser Konsequenzen bewusst sind und in der Lage sind, ihre Kunden entsprechend zu informieren und zu beraten.

Häufig gestellte Fragen

  • Nein, der Status als Kleinunternehmer hängt nicht von der USt-IdNr. ab. Ein Kleinunternehmer kann eine USt-IdNr. besitzen, dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Die Kleinunternehmerregelung ist abhängig vom Jahresumsatz des Unternehmens, nicht von der USt-IdNr.

  • Ja, auch Kleinunternehmer können einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt unterzogen werden. Die Betriebsprüfung ist ein reguläres Verfahren zur Überprüfung der steuerlichen Angaben eines Unternehmens, und Kleinunternehmer sind hiervon nicht ausgenommen. Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung kann jedoch variieren und ist unter anderem abhängig von der Branche, der Unternehmensgröße und den bisherigen steuerlichen Verhältnissen des Unternehmens. Es ist daher wichtig, dass Kleinunternehmer ihre Buchführung sorgfältig und ordnungsgemäß führen.

  • Ja, ein Unternehmer kann bei der Gründung seines Unternehmens auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Dies erfolgt durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt, dass auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG verzichtet wird. Dieser Verzicht bindet den Unternehmer in der Regel für fünf Jahre. Der Verzicht kann sinnvoll sein, wenn der Unternehmer plant, in Kürze die Umsatzgrenze von derzeit 22.000 Euro zu überschreiten oder wenn er regelmäßig Geschäfte mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen tätigt. Durch den Verzicht kann der Unternehmer zum regulären Umsatzsteuerrecht übergehen und den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Es ist ratsam, diese Entscheidung im Vorfeld gut zu überlegen und gegebenenfalls steuerlichen Rat einzuholen.

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Diana Tran

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Diana Tran

Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.

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