Jahreslohnsteuerbescheinigung: Pflicht für Arbeitgeber

Was ist eine Jahreslohnsteuerbescheinigung?

Die Jahreslohnsteuerbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgeber am Ende eines Kalenderjahres für ihre Arbeitnehmer ausstellen. Sie dient als Nachweis über den Lohnsteuerabzug, die geleisteten Sozialabgaben, das Bruttogehalt, sowie weitere steuerlich relevante Angaben. Dieses Steuerdokument ist essenziell für die Erstellung der Steuererklärung durch den Arbeitnehmer und den Datenabgleich mit der Finanzverwaltung.

Wichtige Merkmale:

• Enthält Informationen über den Bruttoarbeitslohn, einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

• Muss jährlich bis Ende Februar bzw. Februar des Folgejahres ausgestellt und übermittelt werden.

• Wird über das Verfahren ELSTER in elektronischer Form an das zuständige Finanzamt übermittelt.

• Dient u. a. als Nachweis für die Beantragung von Leistungen wie BAföG, Rente oder Kurzarbeitergeld.

Für Arbeitgeber bedeutet das:

• Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ersetzt seit Einführung der ELStAM die frühere Lohnsteuerkarte in Papierform.

• Die Transfer Identifikationsnummer (eTIN) oder die Steuer-ID wird zur eindeutigen Zuordnung der Personen benötigt.

• Ein ordnungsgemäß geführtes Lohnkonto bildet die Grundlage für eine korrekte Ausstellung.

Hinweis:
Die korrekte Erstellung der Bescheinigung ist nicht nur gesetzlich verpflichtend, sondern auch entscheidend, um spätere Korrekturen, Rückfragen oder Probleme bei der Steuererstattung zu vermeiden.

Ausstellung und Erhalt der Lohnsteuerbescheinigung

Die Ausstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung gehört zu den zentralen Aufgaben eines jeden Arbeitgebers am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses oder spätestens zum Ende Februar des Folgejahres. Die Bescheinigung dokumentiert sämtliche Lohnsteuerabzugsmerkmale und bildet die Grundlage für die persönliche Steuererklärung der Arbeitnehmer.

📤 Wie erfolgt die Ausstellung?

• Die Erstellung erfolgt auf Basis der im Lohnkonto gespeicherten Daten des Vorjahres.

• Die Übermittlung an das zuständige Finanzamt findet ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Verfahren statt.

• Für die Übermittlung werden eindeutige Identifikationsmerkmale wie die Steuer-ID oder alternativ die eTIN benötigt.

📅 Wann muss die Bescheinigung übermittelt werden?

• Spätestens bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres.

• Bei unterjährigem Austritt eines Mitarbeiters: Ausstellung zeitnah zum Ende des Arbeitsverhältnisses.

📨 Erhalt durch den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der übermittelten Daten zur Verfügung zu stellen – entweder digital oder in Papierform.

Dieser Ausdruck dient als Grundlage für Anträge auf Steuererstattung, BAföG, Rente oder zum Nachweis gegenüber anderen Institutionen.

Inhalt und Struktur der Lohnsteuerbescheinigung

Die Jahreslohnsteuerbescheinigung enthält eine Vielzahl steuerlich relevanter Angaben, die für das Finanzamt, den Datenabgleich sowie die Steuererklärung von zentraler Bedeutung sind. Sie fasst die Lohnsteuer, Sozialabgaben und weitere Abzüge aus dem vergangenen Kalenderjahr übersichtlich zusammen.

📋 Welche Informationen enthält die Lohnsteuerbescheinigung?

• Bruttoarbeitslohn: Der gesamte Arbeitslohn, inklusive geldwerter Vorteile, ohne Abzüge.

• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer: Höhe der im Jahr einbehaltenen Steuern.

• Beiträge zur Sozialversicherung: Angaben zur Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung.

• Steuerklasse, Freibeträge und Kinderfreibeträge: Relevante Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Einfluss auf die Abzüge haben.

• Zeiträume: Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses, ggf. Angabe von mehreren Zeiträumen im Jahr.

• Versorgungsbezüge oder Einmalzahlungen: Sofern zutreffend, werden auch diese aufgeführt.

• eTIN oder Steuer-ID: Zur eindeutigen Identifikation der Person durch die Finanzverwaltung.

🧾 Muster & Form
Die Struktur ist standardisiert und entspricht den Vorgaben der deutschen Finanzverwaltung. Die Bescheinigung umfasst in der Regel mehrere Abschnitte und wird maschinenlesbar aufgebaut, um den Datentransfer zu optimieren. Bei Bedarf stellt das Bundeszentralamt für Steuern ein offizielles Muster zur Verfügung.

📎 Hinweis für Arbeitgeber

• Die Angaben müssen exakt mit den Daten im Lohnkonto übereinstimmen.

• Bei Unstimmigkeiten kann es zu Rückfragen durch das Finanzamt oder zu Verzögerungen bei der Steuererstattung kommen.

• Prüfen Sie regelmäßig die Richtigkeit der Lohnabrechnung und der verwendeten Steuermerkmale.

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Fehler und Korrekturen in der Lohnsteuerbescheinigung

Trotz automatisierter Prozesse können bei der Ausstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung gelegentlich Fehler auftreten – etwa durch falsche Lohnsteuerabzugsmerkmale, unvollständige Daten oder fehlerhafte Angaben zu Sozialabgaben oder dem Bruttogehalt. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, solche Unstimmigkeiten umgehend zu korrigieren.

❗ Typische Fehlerquellen:

• Falsche oder fehlende Steuer-ID bzw. eTIN

• Unzutreffende Steuerklasse oder Freibeträge

• Nicht korrekt erfasste Lohnbestandteile (z. B. Boni, Einmalzahlungen)

• Fehlerhafte Zeiträume des Beschäftigungsverhältnisses

• Falsche Angaben zu Versorgungsbezügen oder Kinderfreibeträgen

🔄 Korrekturverfahren – So gehen Sie vor:

1- Fehlerhafte Bescheinigung stornieren:
Die ursprüngliche elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird über das ELSTER-Verfahren mit einem Storno-Vermerk zurückgezogen.

2- Neue Bescheinigung übermitteln:
Nach Stornierung wird eine korrekte Version mit identischer Transfer Identifikationsnummer oder aktualisierter Steuernummer erneut an das Finanzamt übermittelt.

3- Information an den Arbeitnehmer:
Auch der Arbeitnehmer muss einen neuen Ausdruck der korrigierten Bescheinigung erhalten – entweder digital oder in Papierform.

Hinweis: Eine verspätete oder nicht korrigierte Meldung kann zu Nachteilen bei der Steuererklärung führen, etwa durch falsche Berechnung der Steuererstattung oder unnötige Prüfungen durch das Finanzamt.

Tipp für Arbeitgeber: Führen Sie regelmäßige Kontrollen in Ihrer Lohnabrechnung durch, um Abzüge, steuerpflichtige Bezüge und Lohnsteuerdaten korrekt zu dokumentieren. So vermeiden Sie Rückfragen, Verzögerungen und rechtliche Risiken.

Fazit

Die Jahreslohnsteuerbescheinigung ist ein unverzichtbares Steuerdokument, das Arbeitgeber ihren Beschäftigten jährlich zur Verfügung stellen müssen. Sie bildet die Grundlage für die Steuererklärung, den Datenabgleich mit dem Finanzamt und zahlreiche Anträge wie etwa auf BAföG oder Rente. Eine korrekte Ausstellung, fristgerechte Übermittlung und ein sorgfältiger Umgang mit sensiblen Lohndaten sind daher essenziell.

Arbeitgeber sollten ihre Lohnabrechnungssysteme regelmäßig überprüfen, die Lohnsteuerabzugsmerkmale stets aktuell halten und bei Bedarf umgehend Korrekturen vornehmen. So stellen Sie sicher, dass sowohl gesetzliche Vorgaben erfüllt als auch die Interessen Ihrer Arbeitnehmer gewahrt bleiben.

📊 Papierform vs. Elektronische Übermittlung der Jahreslohnsteuerbescheinigung