Gesetzliche Pausenzeiten

Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, muss mindestens 30 Minuten Pause machen, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden, muss im Voraus feststehen und darf nicht an den Anfang oder das Ende der Schicht gelegt werden. Länger als 6 Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

Was sind gesetzliche Pausenzeiten?

Gesetzliche Pausenzeiten sind die Ruhepausen, die das Arbeitszeitgesetz für jeden Arbeitstag vorschreibt (§ 4 ArbZG). In dieser Zeit wird nicht gearbeitet und nicht bezahlt, und die Beschäftigten entscheiden selbst, wie sie die Pause verbringen.

Das Gesetz schreibt vor, dass diese Pausen im Voraus feststehen müssen, zum Beispiel im Schichtplan oder in einer betrieblichen Regelung. Eine Pause ist also nicht etwas, das man spontan nebenbei nimmt, sondern ein klar geplanter, arbeitsfreier Zeitraum.

Gesetzliche Vorgaben im Überblick

Wichtige Punkte für Arbeitgeber:

• Ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit ist eine Pause Pflicht.

• Die Pause muss im Voraus geplant und wirklich arbeitsfrei sein.

• Die Regeln gelten für Vollzeit, Teilzeit und Minijob gleich.

• Wer Pausen nicht oder zu kurz gewährt, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 22 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG).

Wie lange dauern die gesetzlichen Pausenzeiten?

Diese Pausen können in kleinere Zeitabschnitte aufgeteilt werden, wobei jeder Abschnitt jeweils mindestens 15 Minuten betragen muss. Der Arbeitszeitrechner markiert Tage, an denen die Pause nach § 4 ArbZG zu kurz ist.

Länger als 6 Stunden hintereinander darf niemand ohne Ruhepause beschäftigt werden (§ 4 Satz 3 ArbZG). Bei einer Schicht von 8 bis 17 Uhr muss die Pause also spätestens um 14 Uhr beginnen.

Mehr als 10 Stunden Arbeit am Tag sind nicht erlaubt (§ 3 ArbZG). Mit der Pflichtpause von 45 Minuten ist eine Schicht also höchstens 10 Stunden 45 Minuten lang.

Wie viel Pause bei welcher Schicht?

Was keine Pause ist

• Unterbrechungen unter 15 Minuten, etwa für Kaffee, Zigarette oder Toilette. Sie zählen nicht auf die Mindestpause an.

• Warten mit Anwesenheitspflicht, etwa im Restaurant, falls doch Gäste kommen. Wer sich bereithalten muss, arbeitet.

• Bezahlte Kurzpausen bei Bildschirmarbeit oder Lärm. Sie gehören zur Arbeitszeit und ersetzen die Ruhepause nicht.

• Eine Pause am Anfang oder Ende der Schicht. Sie unterbricht die Arbeit nicht und zählt deshalb nicht.

Wo jemand die Pause verbringt, entscheidet er selbst; er darf dafür auch den Betrieb verlassen. Verlangt der Arbeitgeber, dass jemand in der Pause erreichbar bleibt und bei Bedarf einspringt, ist das keine Ruhepause, sondern Arbeitszeit.

Gesetzliche Pausenzeit bei Teilzeit

Auch Teilzeitarbeitnehmer haben Anspruch auf gesetzliche Pausenzeiten, die sich an den Stunden Arbeit orientieren. Die Regelungen orientieren sich an der Gesamtarbeitszeit:

• Arbeitet ein Teilzeitbeschäftigter weniger als 6 Stunden am Tag, sind keine festen Pausenzeiten vorgeschrieben.

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden gelten dieselben Pausenregelungen wie für Vollzeitbeschäftigte.

Praktische Umsetzung im Betrieb

Damit Pausen im Alltag wirklich stattfinden, gehören sie in den Dienstplan und nicht ins Belieben des Moments. Das ist die Aufgabe des Arbeitgebers, und sie ist leichter, wenn der Betrieb in der Pause weiterläuft.

Ein bewährter Ansatz ist es, Pausen bereits bei der Einsatz- und Schichtplanung fest einzuarbeiten. So wissen alle Beteiligten im Voraus, wann die Pausen stattfinden, und können ihre Arbeit entsprechend organisieren. Gerade in Betrieben mit Schichtarbeit oder wechselnden Arbeitszeiten ist eine digitale Planungslösung, wie etwa Shiftbase, hilfreich. Damit lassen sich Pausen direkt im Dienstplan hinterlegen, flexibel anpassen und automatisch dokumentieren.

In der Praxis hat es sich bewährt:

• Pausenzeiten im Schichtplan sichtbar zu machen, damit es keine Missverständnisse gibt

• Pausen so zu staffeln, dass der Betrieb jederzeit funktionsfähig bleibt

• Bei längeren Arbeitstagen auf mehrere kurze Pausen zu setzen, anstatt auf eine einzige lange Unterbrechung

• Mitarbeitende regelmäßig daran zu erinnern, ihre Pausen tatsächlich zu nehmen, um Erschöpfung vorzubeugen

Welche Ausnahmen und Sonderregelungen gibt es?

1. Branchen mit abweichenden Regelungen

Eine eigene Pausenregel für bestimmte Branchen kennt das Gesetz nicht; auch in Gastronomie, Pflege und Handel gilt § 4 ArbZG. Nur ein Tarifvertrag, oder eine Betriebsvereinbarung auf Grund eines Tarifvertrags, kann in Schicht- und Verkehrsbetrieben erlauben, die Pausenzeit auf mehrere Kurzpausen von angemessener Dauer zu verteilen (§ 7 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG).

2. Tarifvertragliche und betriebliche Vereinbarungen

Tarifverträge dürfen in den Grenzen von § 7 ArbZG von den Pausenregeln abweichen, etwa bei der Aufteilung in Kurzpausen. Prüfe deshalb, ob für deinen Betrieb ein Tarifvertrag gilt.

3. Notfälle und Ausnahmesituationen

In außergewöhnlichen Situationen, etwa bei plötzlichen Störungen im Betriebsablauf, technischen Defekten oder Notfällen, kann es notwendig sein, Pausen zu verschieben oder zu unterbrechen. Wichtig: Diese Ausnahmen dürfen nur vorübergehend und aus triftigem Grund erfolgen. Danach muss die Pause nachgeholt werden.

4. Minderjährige und besondere Personengruppen

Für Jugendliche unter 18 Jahren gelten strengere Pausenregelungen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz:

• Arbeitszeit mehr als 4,5 bis zu 6 Stunden: mindestens 30 Minuten Pause

• Arbeitszeit mehr als 6 Stunden: mindestens 60 Minuten Pause
  Auch für Schwangere und stillende Mütter gelten besondere Schutzregelungen nach dem Mutterschutzgesetz, die zusätzliche Pausen oder kürzere Arbeitszeiten vorsehen können.

Die Pause von Jugendlichen darf frühestens eine Stunde nach Arbeitsbeginn und spätestens eine Stunde vor Arbeitsende liegen, und länger als 4,5 Stunden am Stück dürfen sie nicht ohne Pause arbeiten (§ 11 JArbSchG). Ihre Ruhepausen sind außerdem länger: 30 Minuten ab 4,5 Stunden Arbeit und 60 Minuten ab 6 Stunden.

5. Mobile Arbeit und Homeoffice

Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Pausenzeiten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende ihre Pausen einhalten, und diese Zeiten erfassen.

6. Wer nicht unter das Arbeitszeitgesetz fällt

Für leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes und Chefärzte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht, auch nicht seine Pausenregeln (§ 18 ArbZG). Eine Schichtleitung oder ein Restaurantleiter ist in aller Regel kein leitender Angestellter in diesem Sinn.

Mit dem Arbeitszeitrechner rechnest du die Arbeitszeit aus Beginn, Ende und Pause aus; Tage mit zu kurzer Pause nach § 4 ArbZG markiert er.

Ruhezeit zwischen zwei Schichten

Zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Wer bis 23 Uhr arbeitet, darf also frühestens um 10 Uhr wieder anfangen.

In Gaststätten, Hotels und anderen Betrieben zur Bewirtung und Beherbergung, in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, in Verkehrsbetrieben, beim Rundfunk sowie in Landwirtschaft und Tierhaltung darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden. Jede Verkürzung muss innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Für den Einzelhandel gilt diese Ausnahme nicht; dort kann nur ein Tarifvertrag die Ruhezeit kürzen (§ 7 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG).

Was geschieht, wenn die Pausenzeiten nicht eingehalten werden?

Wer Pausen nicht, zu kurz oder zu spät gewährt, handelt ordnungswidrig. Das Bußgeld kann bis zu 30.000 € betragen (§ 22 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 ArbZG). Wird dabei vorsätzlich die Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, ist es eine Straftat (§ 23 ArbZG).

Vergütung von Pausen nach Arbeitsrecht

Gesetzliche Ruhepausen sind in der Regel unbezahlt, weil sie nicht zur Arbeitszeit zählen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Das gilt im Restaurant, im Laden und im Außendienst gleichermaßen.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen und Gestaltungsmöglichkeiten:

• Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung: Manche sehen vor, dass Pausen ganz oder teilweise bezahlt werden.

• Freiwillig: Du kannst Pausen auch von dir aus bezahlen.

• Keine echte Pause: Muss jemand in der Pause erreichbar bleiben oder einsatzbereit sein, etwa in einer Leitstelle, ist das Arbeitszeit und wird bezahlt.

Zieht die Zeiterfassung die Pause automatisch ab, muss sie auch tatsächlich genommen worden sein. Konnte jemand wegen vieler Gäste keine Pause machen, ist die Zeit Arbeitszeit: Sie wird bezahlt und zählt auf die Höchstarbeitszeit an.

Für die Praxis bedeutet das:

• Halte Pausenregeln und ihre Bezahlung im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung fest.

• Kennzeichne Pausen in der Zeiterfassung eindeutig.

• Sorg dafür, dass in der Pause niemand nebenbei weiterarbeitet.

In der Zeiterfassung von Shiftbase legst du Pausenregeln pro Abteilung fest, nach Schichtlänge oder Uhrzeit. Die Pausen werden dann von der erfassten Zeit automatisch abgezogen.