Trinkgeld versteuern in Deutschland – das solltest du als Arbeitgeber wissen

Das Trinkgeld wandert einfach in die eigene Tasche, richtig? Leider nein und so sehen sich viele Gastronomen, Kellner und Kellnerinnen vor der Situation, dass sie rechtlich gesehen sogar Steuerhinterziehung begehen – völlig unbewusst natürlich. Aber Unwissen schützt vor Strafe nicht, das ist hinlänglich bekannt. Wir möchten dir in diesem Blogartikel einen Überblick darüber geben, wie du mit Trinkgeld korrekt umgehen solltest und ob beziehungsweise wann du Trinkgeld versteuern musst.

Wie solltest du als Selbstständiger mit Trinkgeld umgehen?

Nicht nur Kellner, auch viele andere Branchen kennen den Brauch des Trinkgeldes. Was in der Gastronomie angefangen hat, ziehen Kunden inzwischen auch beim Friseur, bei Handwerkern und in anderen Branchen im Dienstleistungsbereich weiter. Gerade als Unternehmer bist du in der Pflicht, dein Trinkgeld in die Versteuerung zu geben, und zwar in voller Höhe.

Wichtiger noch: Du musst dein Trinkgeld nicht nur versteuern. Du musst es auch dokumentieren. Du kannst nicht einfach irgendeine Zahl angeben und diese als Trinkgeld ausgeben. Du musst tagesaktuell und je nach Branche am besten auch pro Rechnung zeigen, was dein Trinkgeld ist. In der Gastronomie wird das natürlich aus Praxisgründen nur tageweise dokumentiert. Denn denk an eine Betriebsprüfung: Da musst du ganz klar zeigen, woher das Geld kommt und auf welche Art es zu dir kam.

Trinkgeld in der Kaffeekasse für Arbeitnehmer

Deine Angestellten haben es da schon einfacher. Ob in der Gastronomie oder für jegliche andere Dienstleistung – Zuwendungen von Dritten, die im Zusammenhang mit einer Dienstleistung zusätzlich und als freiwilliges Trinkgeld gegeben werden, sind steuerfrei, sofern kein Rechtsanspruch besteht (§ 107 Abs. 3 Gewerbeordnung).

Trinkgeld, das direkt von Kunden und Gästen an deine Arbeitnehmer gezahlt wird, ist und bleibt steuerfrei. Und was passiert mit der Kaffeekasse? Sofern du als Arbeitgeber das Trinkgeld treuhänderisch verwaltest, bleibt das Trinkgeld weiterhin steuerfrei. Das tust du beispielsweise dann, wenn du in einem Restaurant auch deinen Koch oder die Spülkraft anteilig am Trinkgeld beteiligen willst. Es wäre ja auch möglich, dass du Kartenzahlung akzeptierst und dann läuft das Trinkgeld ohnehin auf deinem Konto auf. Der Trinkgeldempfänger bucht das Geld dann zwar ein, kann es aber am Schichtende nicht separieren.

Trinkgeld aus der Kaffeekasse ist also ebenfalls kein Schwarzgeld, das am Finanzamt vorbei gewirtschaftet wird. Zwar sahen das in der Vergangenheit einige Gerichte anders – der Bundesfinanzhof hat aber all diese Entscheidungen relativiert und verkündet, dass auch Kaffeekassen Steuerfreiheit genießen. Das gilt natürlich auch nur dann, wenn das Trinkgeld freiwillig und ohne Rechtsanspruch gegeben wurde.

Wie solltest du mit dem Trinkgeld und der Kaffeekasse umgehen?

Gerade in größeren Teams kann schnell der Eindruck entstehen, einzelne Kollegen würden sich das Trinkgeld einfach aufteilen und es damit an den anderen vorbeiwirtschaften. Damit dieser Eindruck gar nicht erst entsteht und es tatsächlich zu einer fairen Aufteilung des Trinkgeldes kommt, empfehlen wir dir, das Ganze möglichst transparent zu gestalten. Eine tagesaktuelle Excelliste kann eine Übersicht über das eingenommene Trinkgeld liefern. Hier kannst du direkt folgende Posten einplanen:

• Datum
• Mitarbeiter
• eingenommenes Trinkgeld
• anwesende Personen, je nach Bereich (z.B. Küche, Service, Spülkräfte etc.)
• über eine Formel, wer wieviel Trinkgeld bekommt

Mache diese Liste allen, die tatsächlich abrechnen, zur Bearbeitung verfügbar und allen, die lediglich Nutznießer sind, also alle Arbeitnehmer, die eben keine Abrechnung machen, zur Ansicht. Eine Auflistung, welcher Gast wie viel Trinkgeld gegeben hat, ist nicht nötig. Gerade im Service kann schnell ein Wettbewerb einsetzen und diejenigen, die viel Trinkgeld erwirtschaften, sei es durch mehr Arbeit, sei es durch besseren Service, könnten denken, sie sollten dann auch mehr Geld dafür bekommen. Aber das ist nicht sinnvoll.

Teile das Trinkgeld am besten nach einem Schlüssel auf. Küche und Service bekommen den größten Anteil, die Spülkraft schon weniger. Sie sorgt zwar mit ihrer Arbeit dafür, dass der Laden läuft und die anderen arbeiten können. Die Arbeit am Gast direkt sollte aber vom Arbeitgeber schon stärker bedacht werden.

Mache diese Formel ebenfalls transparent. Es sollte nicht so aussehen, als ob du als Unternehmer einzelne Empfänger bevorzugst. Eine Schichtleitung bekommt mehr, aber sie hat auch mehr Verantwortung. Zeige, dass du als Unternehmer durchaus bereit bist, in den Dialog zu gehen.

Wann musst du Trinkgeld versteuern?

In manchen Speisekarten in der Gastronomie liest man den Hinweis, das Trinkgeld sei bereits im Preis enthalten oder es gäbe eine Trinkgeldpauschale. In diesem Fall kann weder der Mitarbeiter durch besondere Dienstleistung punkten, noch hat der Trinkgeldgeber ein Mitspracherecht, wie viel Trinkgeld er gerne geben möchte.

In diesem Fall handelt es sich dem Gesetz nach nicht mehr um ein freiwilliges Trinkgeld, sondern eher um eine Zwangsabgabe, die quasi im Preis direkt enthalten ist. In solchen Fällen sind die Voraussetzungen für Steuerfreiheit nicht mehr gegeben. Das auf diese Weise eingenommene Trinkgeld kommt dem Trinkgeldempfänger zwar nach wie vor zugute. Aber es muss eben auch in deiner Steuererklärung zu finden sein. Denn dann zählt es zu den Betriebseinnahmen und du musst es versteuern.

Das Problem setzt genau dann ein, wenn du eine Betriebsprüfung bekommst. Im Fall einer Betriebsprüfung reicht den Prüfern ein Blick in die Speisekarte und sie wissen, dass du steuerpflichtiges Trinkgeld nicht angegeben hast. Da schützt dich als Gastronomen auch nicht die Unwissenheit. Hier gilt: Wenn du ein Restaurant betreibst, musst du dich schlau machen, welche Regeln du einzuhalten hast. In den meisten Fällen passiert das nicht bewusst.

Im Zweifel wirkt sich das Ganze dennoch negativ auf dein Betriebsergebnis aus. Denn das Finanzamt, das durch diesen Zusammenhang nicht mehr feststellen kann, in welcher Höhe wirklich Trinkgeld geflossen ist, wird deine Einnahmen schätzen und das passiert in der Regel zu deinen Ungunsten. Wenn du das also vermeiden willst, solltest du dein Trinkgeld wirklich korrekt versteuern und immer unmittelbar angeben.

Was musst du für eine Betriebsprüfung wissen?

Jedes Trinkgeld muss sorgfältig dokumentiert werden. Dazu können zwei Fälle eintreten:

1. Du überlässt die Höhe des Trinkgeldes dem Gast oder deinen Kunden und du als Unternehmer dokumentierst lediglich für alle und damit auch für das Finanzamt, in welcher Höhe das Trinkgeld geflossen ist und auch, wie es verteilt wurde. Dann ist auf einen Blick erkenntlich, wann und wie viel Trinkgeld eingenommen wurde.
2. Du richtest eine Pauschale für Trinkgeld ein, die jeder Gast und jeder Kunde zahlen muss. Deine Mitarbeiter bekommen ganz normal anteilig ihr Trinkgeld, aber du musst es eben auch versteuern.

Hältst du dich nicht an diese Regeln, kann es nicht nur für dich, sondern auch für deine Mitarbeiter unangenehm werden. Denn da das Finanzamt das Trinkgeld schätzt, müssen die Arbeitnehmer dann auch anteilig mehr Sozialabgaben und Lohnsteuer zahlen. Durch diese Regelung musste nicht nur ein Arbeitnehmer durch eine Schätzung eine heftige Nachzahlung leisten.

Ein ordentlicher Umgang mit dem Trinkgeld lohnt sich auf jeden Fall.

Fazit Trinkgeld

Gerade in der Gastronomie, in der häufig der Lohn relativ gering ausfällt, oft unmittelbar an der Mindestlohngrenze (intern verlinken), ist das Trinkgeld die beste Möglichkeit der Arbeitnehmer, ihren Lohn aufzubessern. Aber auch andere Branchen im Dienstleistungsbereich arbeiten aktiv mit Trinkgeld.

Dabei ist es dir als Arbeitgeber verboten, die Arbeitnehmer ausschließlich für das Trinkgeld arbeiten zu lassen. Auch ein anteiliges Anrechnen vom Trinkgeld auf den Lohn ist nicht zulässig. Du kannst also nicht pauschal sagen, wie viel du am Ende des Monats überweisen wirst und je mehr Trinkgeld der Arbeitnehmer eingenommen hat, desto weniger musst du obendrauf zahlen. Im Gegenteil: Das Trinkgeld ist eine Angelegenheit zwischen dem Arbeitnehmer und dem Trinkgeldgeber, also dem Gast oder dem Kunden. Sofern das Ganze ohne Rechtsanspruch geschieht, ist das Trinkgeld auch für alle steuerfrei.

So oder so: Trinkgeld ist eine tolle Möglichkeit, nicht nur in der Gastronomie, den Arbeitslohn etwas aufzustocken. Die meisten Arbeitnehmer nutzen diese erwarteten, aber in der Höhe nicht fixen Einnahmen dafür, um sich etwas Besonderes zu leisten. Manche sparen damit auf einen Urlaub, den sie sich von ihrem sonstigen Arbeitslohn nicht leisten könnten. Da darauf auch keine Steuern gezahlt werden müssen, geht das Ganze 1:1 in die eigene Kasse. Es ist also so, dass diese recht einfache Einnahmequelle, die ein Ausdruck für gute Dienstleistungen ist, die Arbeitsleistung auf eine besondere Weise belohnt. Andersherum: Wer keine gute Arbeit leistet, bekommt in der Regel auch nur ein Minimum an Trinkgeld. Damit bleibt man oft nur beim normalen Arbeitslohn.

Du als Unternehmer solltest dich in jeder Branche mit der korrekten Behandlung von Trinkgeld beschäftigen. Entscheide dich für ein bestimmtes System, installiere dies und dann lass deine Mitarbeiter gute Dienstleistungen erbringen.

Du kannst es entweder mit einer Tabelle dokumentieren oder du pflegst es direkt in deine Kasse ein. Dann können die Serviceangestellten das Trinkgeld gleich eingeben und wenn du es dann einmal im Monat, in der Regel am Ende, als Übersicht rauslässt, ist auch die Dokumentationspflicht dem Finanzamt gegenüber erfüllt.

Hast du noch Fragen?

Wir von Shiftbase haben uns auf Software für die HR spezialisiert. Wir beschäftigen uns deshalb jeden Tag mit Abrechnung, Steuern und damit, wie du bei einer Betriebsprüfung vorgehen solltest. Du hast dich vielleicht gerade mit dem Bereich Trinkgeld noch nicht so auseinandergesetzt. Vielleicht hast du jetzt einige Fragen. Wenn du deine HR von der Softwareseite auf stabile Beine stellen möchtest und ein System haben willst, das sich nahtlos in deine bestehende IT Infrastruktur eingliedert, dann fordere noch heute deine kostenlose Demoversion an. Gerne unterstützen dich unsere Experten auch bei der Implementierung.