Arbeitgeber schickt keine Entgeltbescheinigung an Krankenkasse – was tun?

Die Entgeltbescheinigung ist ein zentrales Dokument im deutschen Sozialversicherungssystem. Sie enthält alle relevanten Gehaltsdaten eines Arbeitnehmers und dient als Grundlage zur Berechnung von Leistungen wie dem Krankengeld. Ohne diese Angaben kann die Krankenversicherung ihre Aufgaben nicht korrekt erfüllen. Auch für dich als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin ist die Entgeltbescheinigung wichtig, weil sie nachweist, wie viel du verdient hast und welche Sozialabgaben abgeführt wurden. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Meldung zur Sozialversicherung rechtzeitig und vollständig abzugeben. Die Bescheinigung ist Teil des Entgeltnachweises, der auch zur Klärung von Rentenansprüchen und für das Finanzamt von Bedeutung ist. Umgangssprachlich ist auch von einer Verdienstbescheinigung die Rede.

Was passiert, wenn sie nicht rechtzeitig versendet wird?

Kommt die Entgeltbescheinigung für den jeweiligen Kalendermonat nicht fristgerecht bei der Krankenkasse an, kann das schnell zu Problemen führen. Ein Fristversäumnis hat zur Folge, dass die Auszahlung von Krankengeld verzögert wird – und das bringt für dich als Arbeitnehmer unnötige finanzielle Belastungen mit sich. Auch die Leistungsbewilligung kann ins Stocken geraten, weil wichtige Unterlagen fehlen. Arbeitgeber unterliegen hier einer klaren Meldepflicht: Sie müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig übermittelt werden. In manchen Fällen kann sogar der Anspruch auf Krankengeld gefährdet sein, wenn die Bescheinigung dauerhaft fehlt. Besonders in Branchen mit häufigem Arbeitsausfall durch Krankheit ist dies ein kritisches Thema. Eine verspätete Meldung wirkt sich auch negativ auf andere Entgeltersatzleistungen aus.

Gesetzliche Grundlagen zur Entgeltbescheinigung

Die Pflicht zur Übermittlung der Entgeltbescheinigung ist gesetzlich genau geregelt – insbesondere durch § 107 SGB IV. Dieses Gesetz legt fest, welche Meldepflichten Arbeitgeber gegenüber den Sozialversicherungsträgern haben. Es geht nicht nur darum, formal korrekt zu handeln, sondern auch darum, Transparenz und Fairness im System sicherzustellen. Die Entgeltbescheinigungspflicht dient dem Schutz der Arbeitnehmer und der zuverlässigen Abwicklung durch die Krankenkassen. Wer hier nachlässig handelt, verstößt gegen geltende Vorschriften aus dem Sozialgesetzbuch und riskiert Sanktionen. Auch andere Vorschriften wie die DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) regeln die elektronische Übertragung von Daten im Rahmen der Lohnabrechnung. Die Entgeltbescheinigung ist somit untrennbar mit der Entgeltabrechnung verbunden. Besonders hervorzuheben ist 'Satz 1' der Gewerbeordnung, der festlegt, welche Angaben in der Verdienstabrechnung enthalten sein müssen und somit die rechtlichen Anforderungen für die Ausstellung der Entgeltbescheinigung klarstellt.

Mögliche Folgen für Arbeitgeber

Arbeitgeber, die ihre Meldepflichten nicht erfüllen, müssen mit spürbaren Konsequenzen rechnen. Dazu zählen etwa Bußgelder, die bei systematischem oder wiederholtem Meldeverzug verhängt werden können. Auch die Nachweispflicht wird bei Streitfällen zur Herausforderung – ohne korrekt übermittelte Entgeltbescheinigung fehlen die Belege, die im Zweifel wichtig wären. Diese Belege umfassen verschiedene Beiträge, wie Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und andere gesetzlich vorgeschriebene oder vereinbarte Abgaben, die für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Lohn- und Gehaltsstrukturen wichtig sind. Rechtliche Konsequenzen, wie Regressforderungen oder Probleme bei Betriebsprüfungen, sind ebenfalls möglich. Letztlich trägt der Arbeitgeber die Haftung, wenn Arbeitnehmer durch sein Versäumnis finanzielle Nachteile erleiden. In manchen Fällen kann eine unterlassene Meldung auch arbeitsrechtliche Folgen nach sich ziehen, etwa bei Verdacht auf vorsätzliche Pflichtverletzung. Gerade für kleine Unternehmen kann das ein vermeidbarer Mehraufwand sein – oder ein Reputationsschaden gegenüber Mitarbeitenden.

Auswirkungen auf Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin kann eine fehlende oder verspätete Entgeltbescheinigung erhebliche Folgen haben. Wird die Bescheinigung zu spät eingereicht, kommt das Krankengeld ebenfalls später – das kann zu finanzieller Unsicherheit führen, besonders wenn sie ohnehin schon krankgeschrieben sind. Ohne vollständige Unterlagen verzögern sich zudem viele Prozesse der Leistungsbeantragung. Es fehlt schlichtweg der Nachweis über ihr Einkommen und ihre Versicherungszeiten, was dich in eine unangenehme Lage bringen kann. Auch für spätere Sozialleistungen – zum Beispiel Arbeitslosengeld oder Reha-Maßnahmen – kann eine lückenhafte Dokumentation problematisch sein. Wer wegen einer längeren Arbeitsunfähigkeit auf eine kontinuierliche Zahlung angewiesen ist, erlebt die Folgen eines fehlerhaften Prozesses besonders deutlich. Die korrekte Zusammensetzung und Nachweisführung des Arbeitsentgelts ist daher entscheidend für die Berechnung von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld.

So vermeiden Arbeitgeber Probleme mit der Entgeltbescheinigung

Es gibt effektive Möglichkeiten, wie Arbeitgeber ihre Prozesse optimieren können. Die Digitalisierung der Lohnabrechnung spielt hier eine zentrale Rolle: Moderne HR-Software kann automatisierte Meldungen an die Krankenkassen senden, sodass Fristen eingehalten werden. Wichtig ist auch eine klare interne Kommunikation, damit keine Informationslücken entstehen. Wer frühzeitig in geeignete Systeme investiert, spart sich später Zeit und Ärger – und sorgt gleichzeitig dafür, dass du als Arbeitnehmer deine Leistungen pünktlich bekommst. Die Nutzung von zertifizierten Schnittstellen im ELStAM- oder SV-Meldeverfahren hilft, Fehler zu vermeiden. Eine saubere Entgeltabrechnung legt den Grundstein für jede fristgerechte Entgeltbescheinigung und muss den Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung entsprechen.

Besonderheiten bei längerer Krankheit oder Mutterschutz

Gerade bei längeren Krankheitsphasen oder im Mutterschutz ist die rechtzeitige Übermittlung der Entgeltbescheinigung besonders wichtig. Denn hier kommt es oft zu einem Übergang von Lohnfortzahlung zu Krankengeld oder Mutterschaftsgeld. Ohne die notwendigen Bescheinigungen entsteht eine Lücke in der finanziellen Absicherung. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen besonders aufmerksam sein und ihre Lohnbuchhaltung entsprechend sensibilisieren. Auch eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann in solchen Sonderfällen hilfreich sein. Zudem sollten Arbeitnehmer rechtzeitig ihre Unterlagen prüfen und ggf. fehlende Nachweise anfordern. Es geht um deine finanzielle Sicherheit – und darum, dass du dich in dieser ohnehin sensiblen Lebensphase auf eine funktionierende Verwaltung verlassen kannst.

Was tun bei wiederholten Versäumnissen?

Wenn es wiederholt dazu kommt, dass die Entgeltbescheinigung nicht rechtzeitig versendet wird, solltest du aktiv werden. Sprich den Arbeitgeber direkt an, frage nach internen Abläufen und weise auf deine Rechte hin. In vielen Fällen ist der Arbeitgeber schlichtweg überfordert oder nicht gut organisiert. Eine dauerhafte Lösung könnte die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungssysteme oder die Auslagerung an einen externen Lohnabrechnungsdienst sein. Im Falle einer Erkrankung ist die rechtzeitige Übermittlung der Entgeltbescheinigung besonders wichtig, da sie für die Berechnung des Krankengeldes entscheidend ist. Für dich als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin ist es wichtig, dran zu bleiben – notfalls mit Unterstützung durch deine Krankenversicherung oder einen Anwalt. Auch die Einbindung des Betriebsrats kann sinnvoll sein, wenn mehrere Menschen betroffen sind. Die Verbindung zwischen Arbeitgeber, Krankenkasse und Arbeitnehmer muss auf Vertrauen und Verlässlichkeit beruhen.

Technische Lösungen für reibungslose Abläufe

Viele Fehler entstehen durch manuelle Prozesse. Dabei gibt es längst technische Lösungen, die helfen, die Entgeltbescheinigung rechtzeitig und korrekt zu übermitteln. Digitale Schnittstellen zwischen Lohnbuchhaltung und Krankenkassen ermöglichen eine automatische Datenübertragung in der erforderlichen Form. Besonders kleinere Betriebe sollten sich hier beraten lassen, welche Softwarelösungen zu ihrer Struktur passen. Das reduziert Fehlerquellen, spart Arbeitszeit und schützt gleichzeitig vor Bußgeldern. Wir bei Shiftbase bieten passende Lösungen, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Auch das Erstellen mehrerer Entgeltbescheinigungen für verschiedene Zeiträume kann durch Software effizienter und fehlerfreier abgebildet werden.

Was Arbeitnehmer selbst tun können

Auch du kannst vorbeugend handeln, damit keine wichtige Entgeltbescheinigung verloren geht. Achte darauf, dass deine Krankenkasse immer die aktuellen Kontaktdaten deines Arbeitgebers kennt. Bewahre Lohnabrechnungen und Bescheinigungen sorgfältig auf. Falls du länger krank bist, frage aktiv beim Arbeitgeber nach, ob alle notwendigen Meldungen erfolgt sind. Ein Gespräch mit der Personalabteilung oder der Lohnbuchhaltung kann in diesem Fall schnell Klarheit bringen. Wer gut informiert ist, kann im Ernstfall schneller reagieren – und sich notfalls selbst eine Verdienstbescheinigung ausstellen lassen, wenn das System versagt. Diese kann dann zumindest als vorübergehender Nachweis gegenüber der Krankenkasse dienen.

Fazit: Zusammenarbeit und Digitalisierung als Schlüssel

Die ordnungsgemäße Übermittlung der Entgeltbescheinigung liegt nicht nur im Interesse der Krankenkassen, sondern schützt auch Arbeitnehmer vor bürokratischen Hürden und finanziellen Risiken. Arbeitgeber profitieren durch reibungslose Abläufe, weniger Rückfragen und mehr Vertrauen seitens der Belegschaft. Die Lösung liegt oft in modernen digitalen Tools und klar definierten Prozessen. Für Arbeitnehmer bedeutet das: Du darfst erwarten, dass dein Arbeitgeber seine Pflichten kennt und erfüllt – und solltest selbst wachsam bleiben, wenn es doch einmal hakt. Ein transparenter Umgang mit sensiblen Daten und eine strukturierte Entgeltabrechnung schaffen langfristige Sicherheit.

Moderne Lösungen für die Entgeltabrechnung

Um die Effizienz der Entgeltabrechnung zu steigern, nutzen viele Unternehmen moderne Softwarelösungen wie Shiftbase.

Diese ermöglichen nicht nur eine einfache Verwaltung der Arbeitszeiten, sondern bieten auch eine kostenlose Demoversion an, um die Vorteile der Digitalisierung im eigenen Betrieb zu testen.

So können Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und rechtzeitig alle notwendigen Bescheinigungen übermittelt werden.