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Erfüllt deine Schichtplanungs-Software die Anforderungen des EU AI Acts?

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 20 Januar 2026

EU AI Act Schichtplanungs-Software im HR-Workflow eines Arbeitgebers


Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in Schichtplanung, Personaleinsatzplanung und Workforce-Management-Software. Gleichzeitig sorgt der EU AI Act bei vielen Unternehmen für Unsicherheit: Bin ich betroffen? Muss ich meine Software austauschen? Drohen Bußgelder?

Die gute Nachricht: Nicht jede Schichtplanungs-Software fällt automatisch unter die strengen Regeln des EU AI Acts. Entscheidend sind der Grad der Automatisierung und die menschliche Kontrolle. Mit dem richtigen Verständnis lassen sich Risiken realistisch einschätzen und gezielt vermeiden.

Key Takeaways zum EU AI Act für die Schichtplanung

  • Der EU AI Act reguliert Risiken, nicht den Einsatz von KI an sich.
  • Schichtplanungs-Software ist nur selten Hochrisiko-KI.
  • Menschliche Kontrolle senkt das regulatorische Risiko erheblich.
  • Transparenz und Erklärbarkeit sind zentrale Prinzipien.
  • Die meisten Unternehmen müssen ihre Software nicht austauschen.

Was regelt der EU AI Act – verständlich erklärt

Der EU AI Act ist die erste umfassende gesetzliche Regulierung von Künstlicher Intelligenz weltweit. Ziel ist es, Menschen vor unfairen, intransparenten oder schädlichen automatisierten Entscheidungen zu schützen.

Dazu teilt der EU AI Act KI-Systeme in vier Risikoklassen ein:

  • Unzulässige KI → Verboten (z. B. soziale Bewertung von Menschen)
  • Hochrisiko-KI → Strenge Anforderungen an Kontrolle, Dokumentation und Transparenz
  • Begrenztes Risiko → Transparenzpflichten
  • Minimales Risiko → Keine neuen Pflichten

‼️Wichtig: Nicht der Einsatz von KI ist problematisch, sondern automatisierte Entscheidungen mit rechtlichen oder erheblichen Auswirkungen auf Menschen, insbesondere im Arbeitskontext.

Wann wird Schichtplanungs-Software relevant für den EU AI Act?

Schichtplanungs-Software fällt nur dann unter höhere Anforderungen, wenn sie eigenständig Entscheidungen trifft, die direkt in Arbeitsbedingungen eingreifen.

Beispiele für potenziell relevante Funktionen:

  • Automatische Zuweisung von Schichten ohne Freigabe
  • Bewertung oder Ranking von Mitarbeitenden nach Leistung oder Zuverlässigkeit
  • Systematische Benachteiligung bestimmter Gruppen durch Algorithmen

Typische nicht-kritische Funktionen:

  • Regelbasierte Planung (z. B. Verfügbarkeiten, Arbeitszeitgesetze)
  • Prognosen zur Auslastung oder Personalbedarf
  • Planungsvorschläge, die manuell angepasst werden können

Viele moderne Tools wie Shiftbase gehören zur zweiten Kategorie: Sie unterstützen Entscheidungen, ersetzen sie aber nicht.

  • Die Software schlägt einen Dienstplan vor, basierend auf Verfügbarkeiten und gesetzlichen Regeln. Eine Führungskraft prüft und genehmigt den Plan manuell.

    Einordnung: Minimales Risiko – kein Hochrisiko-System.

  • Ein Algorithmus teilt automatisch Schichten zu und benachteiligt bestimmte Mitarbeitende aufgrund historischer Daten, ohne menschliche Kontrolle.

    Einordnung: Potenziell Hochrisiko – zusätzliche Pflichten möglich.

✅ Checkliste: Ist meine Schichtplanung EU-AI-Act-ready?

Diese Version ist konkreter (prüfbar statt „nice to have“). Hake ab, was du wirklich nachweisen kannst. Du siehst live Readiness-Score + Prioritäten.

Readiness-Score: 0/18
kritisch
Tipp: Wenn Freigabe-Pflicht + Logging + Transparenz sitzt, bist du sofort deutlich „safer“.
 

Als Nächstes (Top 3 Prioritäten)

  • Hake Punkte ab, um Prioritäten zu sehen.

1) KI-Scope & Einordnung Basis

Was genau ist „KI“ im Prozess – und wofür wird sie genutzt?
▾
Use-Case klar beschrieben (Zweck, Datenquellen, Output)

1-Pager: „Welche Entscheidung wird unterstützt? Welche Daten fließen ein?“

KI ist nur Entscheidungshilfe (keine automatische Umsetzung)

Ohne Freigabe wird nichts live geschaltet.

Erklärbarkeit definiert (mind. 2–3 Gründe pro Vorschlag)

Beispiel: Bedarf, Verfügbarkeit, Qualifikation/Skill-Match, Regeln.

2) Menschliche Kontrolle High impact

Freigabe, Override, Verantwortliche – „Human in the loop“.
▸
Dienstplan jederzeit manuell änderbar (Override möglich)

Kein „Lock-in“ durch das System.

Freigabe-Pflicht vor Veröffentlichung (Approval-Step)

Wer gibt frei? Wann? Wie wird das dokumentiert?

Klare Rollen: Letzte Entscheidung liegt nachweisbar beim Menschen

Owner/Vertretung festgelegt (z. B. Teamleitung/HR).

3) Transparenz & Nachvollziehbarkeit Audit

Mitarbeitende verstehen den Prozess – Änderungen sind belegbar.
▸
Kurzinfo/FAQ für Mitarbeitende vorhanden („So entsteht der Plan“)

1 Seite: Regeln, Inputs, Ansprechpartner, Beschwerdeweg.

Regeln/Logiken dokumentiert (Constraints, Prioritäten, Skills)

Was wird bevorzugt? Was ist tabu? Welche Regeln sind fix?

Änderungen sind protokolliert (wer/wann/was/warum)

Change-Log/Audit-Trail für Plan + Zeiten.

4) Datenschutz (DSGVO) Must

Rechtsgrundlage, Datensparsamkeit, keine sensiblen Daten.
▸
DSGVO-Grundlagen geklärt (Zweck, AVV, Speicherfristen)

Dokumentiert und intern auffindbar.

Datensparsamkeit aktiv (nur notwendige Inputs)

Keine „nice to have“-Daten in der Planung.

Keine sensiblen personenbezogenen Daten im Modell/Regeln

z. B. Gesundheit, Religion, politische Ansichten: raus.

5) Anbieter-Verantwortung & Governance Owner

Dokumentation, Einordnung, Ansprechpartner, Incident-Prozess.
▸
Anbieter-Doku vorhanden (Funktionsweise, Grenzen, Updates)

Was kann das System – und was ausdrücklich nicht?

Schriftliche Aussage zur EU-AI-Act-Einordnung (Use-Case)

Einordnung gilt für deinen konkreten Einsatz.

Compliance-Kontakt & interner Prozess für Fragen/Incidents

Wer prüft? Wer entscheidet? Wie wird dokumentiert?

Auswertung

Hake Punkte ab, um deine Einordnung zu sehen.

Noch unsicher?
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Warum der EU AI Act kein Risiko, sondern ein Qualitätsfilter ist

Der EU AI Act verbietet keine moderne HR-Software. Er stellt sicher, dass:

  • Entscheidungen fair bleiben
  • Automatisierung kontrollierbar ist
  • Software nachvollziehbar funktioniert

Für Unternehmen bedeutet das mehr Rechtssicherheit und für Mitarbeitende mehr Vertrauen.

Fazit

Wenn Ihre Schichtplanungs-Software unterstützt statt ersetzt, erklärbar bleibt und menschliche Kontrolle ermöglicht, sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite. Der EU AI Act ist damit weniger Bedrohung als vielmehr ein Leitfaden für gute, verantwortungsvolle Software.

Häufig gestellte Fragen

  • In den meisten Fällen nein.
    Der EU AI Act betrifft deine Schichtplanungs-Software nur dann, wenn sie vollautomatische KI-Entscheidungen über Mitarbeitende trifft, z. B. ohne menschliche Kontrolle.
    Moderne Tools zur Personaleinsatzplanung unterstützen dich meist nur mit Vorschlägen – die Entscheidung triffst du.

  • Nein. Nicht jede KI in einer Schichtplanungs-Software gilt als regulierungsrelevant. Entscheidend ist, ob die KI rechtlich oder erheblich in Arbeitsbedingungen eingreift.
    Regelbasierte Planung oder erklärbare Prognosen gelten meist als geringes Risiko.

  • Nur in Ausnahmefällen.
    Eine Schichtplanungs-Software gilt nicht automatisch als Hochrisiko-KI, solange sie:

    • keine Mitarbeitenden bewertet

    • keine Entscheidungen ohne Freigabe trifft

    • transparent & anpassbar ist

    Die meisten Workforce-Management-Systeme fallen nicht in die Hochrisiko-Kategorie.

  • Ja, Transparenz ist wichtig – aber unkompliziert.
    Du solltest erklären, wie Dienstpläne entstehen und dass KI nur unterstützend eingesetzt wird.
    Das schafft Vertrauen und erfüllt sowohl EU AI Act als auch DSGVO-Grundsätze.

  • In der Regel nein.
    Wenn deine Schichtplanungs-Software bereits:

    • erklärbar arbeitet

    • DSGVO-konform ist

    • keine autonomen HR-Entscheidungen trifft

    dann bist du meist gut aufgestellt. Ein kompletter Systemwechsel ist selten nötig.

  • Zunächst: keine Panik.
    Der EU AI Act wird schrittweise eingeführt. Du hast Zeit, Prozesse zu prüfen und anzupassen.
    Wichtig ist, dass du:

    • Risiken erkennst

    • Transparenz herstellst

    • mit deinem Anbieter sprichst

  • Stell dir drei einfache Fragen:

    1. Trifft die Software Entscheidungen ohne mich?

    2. Kann ich Ergebnisse verstehen & ändern?

    3. Kann der Anbieter erklären, wie die KI funktioniert?

    Wenn du alle drei mit „Ja“ beantworten kannst, bist du meist auf der sicheren Seite.

  • Shiftbase ist so aufgebaut, dass Menschen entscheiden – nicht Algorithmen.
    Die Software unterstützt bei der Schichtplanung, ersetzt aber keine HR-Entscheidungen.
    Damit erfüllt Shiftbase zentrale Prinzipien des EU AI Acts wie Transparenz, Kontrolle und Fairness.
Human Resource Personaleinsatzplanung
Diana Tran

Verfasst von:

Diana Tran

Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.

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